Составьте докладную записку начальника отдела сбыта директору ООО « Полимер» о применении штрафных санкций к ЗАО «Альянс» которое задерживает поставку продукции по договору № 127 в течении 15 дней.

Чайковский филиал

Федерального государственного бюджетного

Образовательного учреждения высшего профессионального образования

«Пермский национальный исследовательский политехнический университет»

(ЧФ ПНИПУ)

 

 

Кафедра экономики, управления и предпринимательства

 

 

Щербакова Е.В.

Документационное обеспечение управления

 

Методические указания и задания

для выполнения практических работ

 

 

Специальность 080507.65 Менеджмент организации

 

для студентов всех форм обучения

 

Чайковский 2011

Щербакова Е.В.Документационное обеспечение управления: Методические указания и задания для выполнения практических работ. Специальность - 080507.65 Менеджмент организации / Перм. гос. техн. ун-т. – Пермь, 2011.

 

Обсуждено на заседании кафедры ЭУП «05» декабря 2011г. протокол №14.

 

 

© Федеральное государственное

бюджетное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«Пермский национальный исследовательский

политехнический университет»

(ЧФ ПНИПУ)

Чайковский филиал, 2011

© Щербакова Е.В., 2011

Введение

 

Выполнение контрольной работы направлено на ознакомление с основными организационно-распорядительными документами, составом и расположением основных реквизитов документа по ГОСТ Р.6.30-2003, этапами документооборота, а также на формирование заявленных в рабочей программы дисциплины умений по составлению и оформлению основных организационно – распорядительных документов, документов личного происхождения, деловых и коммерческих писем.

ТЕМА Состав и расположение реквизитов. Бланки документов.

 

Практическое задание 1. Используя раздаточный материал «Таблица реквизитов» расположите предложенные реквизиты документа в формате А4 в соответствии с требованиями ГОСТ Р.6.302003.

Реквизиты:

Контроль	Директор Матвеев А.А. Матвеев 12.09.2007		Пр. Вернадского 82 ampiks@ com 495 8372561
Согласовано	УТВЕРЖДАЮ	эмблема	Р/с 458712369
Соловьева 236 01 26	Справка		ООО «Ампикс»
akt14.doc	В дело № 02-03 20.09.2007		ОКПО 00122378
12.09.2007	О целевом использовании средств проекта 237
№ 138	Приложение: на 1л., в 2экз.	«Верно» нач.службы ДОУ Колгова В.Э. Колгова 12.090.2007
Начальник финансового отдела Подпись Н.В. Величко
Главный бухгалтер Солдатова А.В.Солдатова

 

 

Практическое задание 2. Оформите общий бланк, бланк письма, бланк конкретного вида документа и должностной бланк для гипотетического предприятия.

 

 

ТЕМА Составление и оформление распорядительных документов.

 

Практическое задание 1.

Используя примеры оформления распорядительных документов и изученный лекционный материал, составьте документ по предложенной ситуации.

Индивидуальные задания:

1. Составьте приказ по открытому акционерному обществу «Новосибирский завод химконцентратов» об утверждении инструкции по делопроизводству. В констатирующей части укажите, что в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 канцелярией завода разработаны порядок прохождения документов и стандарты на организационно- распорядительную документацию. В распорядительной части утвердите инструкцию и поручите заведующей канцелярией обеспечить методическое руководство организацией делопроизводства на предприятии и установить контроль за соблюдением требований инструкции.

 

2. Составьте приказ по строительному кооперативу «Запуск» о неправильном использовании строительных отходов. Во вводной части укажите, что при проверке работы склада пиломатериалов установлены факты отпуска в котельную для сжигания отходов пиломатериалов длиной свыше 20 см. Следует предложить заведующему складом организовать работу по реализации отходов частных лицам.

 

3. Составьте приказ по предприятию «Сайл» об итогах ревизии по проверке финансового учета. В констатирующей части укажите, что ревизией обнаружены факты грубого нарушения финансового учета, полное отсутствие учета и отчетности по командировкам, отсутствие журнала учета доверенностей.

 

4. Составьте приказ об итогах работы с документами в 200_ г. В ОАО «Родина».

В констатирующей части укажите на низкую требовательность руководителей подразделений к качеству подготовки документов и контроля за их исполнением. В распорядительной части обратите внимание руководителей на повышение требовательности к работникам в части работы с документами. Дайте задание работнику, отвечающему за делопроизводство, на разработку мер по улучшению организации документооборота на предприятии.

 

5. Составьте приказ по НПО «Агроприбор» об обеспечении противопожарной безопасности и усилении охраны предприятия в праздничные дни, В распорядительной части укажите что коменданту здания нужно проверить состояние электропроводки, электрооборудования, сигнализации, начальнику отдела кадров представить в секретариат список сотрудников, пребывание которых необходимо на территории объединения в праздничные дни, контроль за исполнением приказа возложить на гл. инженера Жарова Л.В.

 

6. Составьте приказ по АО «Космос» об итогах проверки состояния документационного обеспечения. В акте ревизии были указаны следующие недостатки:

- в отделе кадров предприятия в личных делах работников отсутствуют некоторые необходимые документы;

- в канцелярии не ведется книга регистрации приказов по основной
деятельности;

- в бухгалтерии выдача зарплаты по трудовым соглашениям не подтверждена актами о выполнении работ.

7. Составить приказ ЗАО «Форум» о проведении служебного расследования в связи с фактом утраты документов, имеющих гриф «Конфиденциально» в управлении делами. Предложить начальнику управления делами И. П. Крамскому подготовить план мероприятий по усилению обеспечения сохранности документов. Контроль за исполнением распоряжения возложить на зам. директора В. И. Федорова.

 

8. Составить приказ по ОАО «НовЭЗ» о выбранной проверки остатков электродов Д 500-550 мм на складе цеха управления реализации по состоянию на 01.02.200_. Для приведения инвентаризации назначить комиссию. Контроль за исполнением приказа и подготовкой результатов инвентаризации возложены на начальника отдела анализа и ревизии.

 

9. Составить приказ ГУП «Союзводопроекта» на основе постановления правительства Москвы от 08.02.200_ № 27-ПП по координации, разработке и внедрению новой технологической системы очистки водопровода. Представить план экспериментальных испытаний технической системы «Родник».

 

10. Составить приказ ОАО «Электромаш» об организации занятий по повышению квалификации ИТР предприятия. Утвердить контингент работников согласно прилагаемому списку, установить день занятий.

 

11. Составьте приказ по НПО «Агроприбор» об усилении охраны предприятия в праздничные дни, В распорядительной части укажите, что коменданту здания необходимо проверить состояние сигнализации, начальнику отдела кадров представить в секретариат список сотрудников, пребывание которых необходимо на территории объединения в праздничные дни, контроль за исполнением приказа возложить на гл. инженера Жарова Л.В.

 

 

ТЕМА Составление и оформление информационно-справочных документов.

 

Практическое задание 1.

Используя примеры оформления документов и изученный лекционный материал, составьте докладную записку по предложенной ситуации.

1. Составьте докладную записку начальника отдела руководителю предприятия о факте невыполнения распоряжения по монтажу оборудования на участке по причине слабого контроля со стороны главного механика

 

2. Составьте докладную записку начальника отдела руководителю предприятия об утере работником Степановым поступившего 2 месяца назад письма- запроса фирмы «Ника».

 

Составьте докладную записку начальника отдела сбыта директору ООО «Полимер» о применении штрафных санкций к ЗАО «Спецрембыт» которое задерживает оплату продукции в течении двух месяцев, несмотря на неоднократные напоминания

 

4. Составьте докладную записку начальника отдела маркетинга начальнику отдела снабжения ЗАО «Карим» В.Н. Лощину о необходимости заказа новых бланков документов в количестве 1000 экземпляров.

 

5. Составьте докладную записку начальника отдела директору ООО «Спецавтодор» о командировании инженера Е.Н. Лоскутова в ЗАО «Спецстрой» в связи с необходимостью уточнения объемов выполненных работ о договору 10-23.

 

6. Составьте докладную записку начальника планово-экономического отдела директору ООО «Вымпел» об итогах работы по централизации расчетов, которая дала возможность уменьшить ошибки по расчету и усилить контроль за расходованием фонда заработной платы. Поставьте вопрос о премировании работников бухгалтерии обеспечивающих переход на централизованный расчет заработной платы.

 

7. Составьте докладную записку старшего мастера директору ООО «Вымпел» о нарушении производственной дисциплины.

 

Составьте докладную записку начальника отдела сбыта директору ООО «Полимер» о применении штрафных санкций к ЗАО «Альянс» которое задерживает поставку продукции по договору № 127 в течении 15 дней.

 

Практическое задание 2.

Используя примеры оформления документов и изученный лекционный материал, составьте акт по предложенной ситуации.

1. Составьте акт ОАО «Прогресс» по результатам проверки мер безопасности на складе готовой продукции, проведенной на основании приказа директора «О мерах по предупреждению хищений». В результате проверки существующая система мер безопасности признана удовлетворительной, предложено установить камеры наружного наблюдения и модернизировать имеющуюся охранную сигнализацию.
2. Составьте акт ЗАО «Медприбор» о проверке работы с документами в отделе маркетинга, проведенной на основании приказа директора «О совершенствовании документационного обеспечения деятельности». В результате проверки установлено что исполненные документы несвоевременно формируются в дела, заголовки дел не всегда соответствую номенклатуре, указанные недостатки обозначены как существенные.

.

3. Составьте акт ревизии касс ЗАО «Фрост». Укажите сроки проведения и результаты ревизии

 

4. Составьте акт проверки состояния документационного обеспечения АО «Космос». Укажите на следующие недостатки:

- в отделе кадров предприятия в личных делах работников отсутствуют некоторые необходимые документы;

- в канцелярии не ведется книга регистрации приказов по основной
деятельности;

- в бухгалтерии выдача зарплаты по трудовым соглашениям не подтверждена актами о выполнении работ

 

5. Составьте акт проверки финансового учета ООО «Сайл». Укажите, что комиссией обнаружены факты грубого нарушения финансового учета, полное отсутствие учета и отчетности по командировкам, отсутствие журнала учета доверенностей.

 

6. Составьте акт проверки сохранности документов ООО «Сайл». На основании приказа № 102 «О проверки сохранности управленческих документов» Укажите, что комиссией не обнаружены факты утраты, порчи и незаконного уничтожения документов

 

7.Составьте акт ОАО «Прогресс» по результатам проверки мер безопасности на складе готовой продукции, проведенной на основании приказа директора «О мерах по предупреждению хищений». В результате проверки существующая система мер безопасности признана удовлетворительной, предложено установить камеры наружного наблюдения и модернизировать имеющуюся охранную сигнализацию.

 

8. Составьте акт приема работ (услуг) по договору

 

Практическое задание 3.

Используя примеры оформления документов, систему «Консультант- плюс» и изученный лекционный материал, составьте производственную справку по предложенным ситуациям.

 

1. Вам необходимо предоставить заместителю директора по маркетингу информацию об объеме продаж вашего отдела за последний квартал; составьте необходимый организационно-распорядительный документ

 

2. Вам необходимо предоставить заместителю директора по маркетингу информацию о количестве обращений клиентов за последний квартал (для оценки эффекта от рекламной компании); составьте необходимый организационно-распорядительный документ.

 

Практическое задание 4.

 

Составьте производственную справку по произвольной ситуации.

 

 

ТЕМА Составление и оформление организационных документов

 

Практическое задание 1.

Используя систему «Консультант- плюс» ознакомиться с формой содержания уставов, положений, инструкции, должностной инструкции.

Результаты работы представить по следующей схеме:

- наименование документа

- реквизиты

- основное содержание (разделы текста).

 

Результаты работы необходимо представить по следующей схеме:

 

Документ	Наименование документа	Содержание (разделы текста).	Реквизиты документа
Устав	1. Устав ОАО….. 2.
Положение	1. Положение о …. 2.
Инструкция	1. 2.
Должностная инструкция

 

Практическое задание 2.

 

Студентам необходимо определить организационно- правовую форму, сферу деятельности «своего» предприятия и оформить устав, используя систему «Консультант- плюс». (Выполняется в парах)

 

ТЕМА Составление и оформление контрактов, договоров

 

До начала выполнения студентам предлагается определить предприятие, сферу деятельности и т.д.; свою должность. Практическое задание выполняется в парах, представителей разных предприятий или физических лиц.

Практическое задание 1.

Используя примеры оформления договоров и контрактов, систему «Консультант- плюс», изученный лекционный материал, составьте договор по результатам условных переговоров (в произвольной ситуации).

 

 

ТЕМА Составление и оформление документов личного происхождения

 

Практическое задание 1.

Используя примеры оформления документов и изученный лекционный материал, составьте доверенность от своего имени (в произвольной ситуации).

 

Практическое задание 2.

Используя примеры оформления документов и изученный лекционный материал, составьте расписку от своего имени (в произвольной ситуации).

 

Практическое задание 3.

Используя примеры оформления документов и изученный лекционный материал, составьте заявление от своего имени (в произвольной ситуации).

 

Практическое задание 4.

Используя примеры оформления и дополнительный справочный материал, составьте резюме от своего имени.

 

ТЕМА Организация документооборота и работы с документами

 

Практические задания выполняется в парах или группах представляющих работников условного предприятия.

 

Практическое задание 1.

 

Отразите этапы документооборота «входящего документа» поступающего в вашу организацию: оформите необходимые реквизиты на листе бумаги символизирующем документ, сделайте запись в журнале регистрации.

 

Практическое задание 2.

 

Отразите этапы документооборота «исходящего документа» вашей организацию: оформите необходимые реквизиты на листе бумаги символизирующем документ, сделайте запись в журнале регистрации.

 

Практическое задание 3.

 

Отразите этапы документооборота «внутреннего документа» вашей организацию: оформите необходимые реквизиты на листе бумаги символизирующем документ, сделайте запись в журнале регистрации.

 

 

ТЕМА Систематизация документов, номенклатура дел для их формирования и хранения

 

Практическое задание

 

Практические задания выполняется в парах или группах представляющих условное предприятие.

Оформите номенклатуру дел для «своего предприятия»

 

ТЕМА Современные способы и техника создания документов

 

Практическое задание

 

Создайте шаблоны оформления в текстовом редакторе с использованием типовых форм документов (ОКУД). Наименование (код формы) типового документа выбирается произвольно. Для выполнения задания используется правовая система «Консультант- плюс».

 

ТЕМА Деловые и коммерческие письма

 

Практическое задание 1.

Используя примеры оформления писем, изученный лекционный материал и стандартные фразы и выражения составьте инициативное письмо по предложенной конкретной ситуации.

 

1.Составьте письмо-извещение Новосибирского ЗАО «Экосан»
Кемеровскому ЗАО «Партнер» о причинах задержки поставок машин и
оборудования.

 

2. Составьте письмо с предложением о подписании коммерческого контракта ОАО «Сарни» с ЗАО «Алекс» на поставку строительных материалов

 

3. Составьте письмо администрации Новосибирской области в
Ассоциацию японо-российской торговли с просьбой предоставить подробный список экспортной продукции.

 

4. Составьте письмо-просьбу Мытищенского завода железобетонных конструкций администрации области о выделении лимита на стеклоплитку
«Ириска» в количестве 50 тыс. кв. м для отделки наружных стеновых панелей
серии 135, которые завод начинает выпускать с 200_ г. для треста
«Запсибтрансстрой».

 

5. Составьте письмо объединения «Сибинтек» в Комитет
внешнеэкономических связей Российской Федерации о направлениях своей

деятельности и с просьбой о выделении квоты на экспорт в 200_ г.

 

6. Составьте письмо-просьбу ОАО «Индивидум» в комитет по
внешнеэкономическим связям о выделении квоты на экспорт круглого леса в
количестве 10 тыс. куб. м.

 

7. Составьте письмо-просьбу производственно-коммерческого
предприятия «Пермпромкомбыт» сирийской фирме «Дейритекс» о поставке
портьерной ткани, текстиля для пошива мужской, женской и детской одежды.

 

8. Составьте письмо- запрос объединения «Пермавтодор» французской фирме «Окситроль» о возможности продажи современных гидравлических кранов. Цена крана 5500 долларов США.

 

9. Составьте письмо-просьбу Государственной торговой
компании «Сибторг» в болгарскую фирму «Миаве» о возможности поставки в
Новосибирскую область экологически чистого детского питания.

 

10. Составьте письмо-просьбу коммерческой фирмы «Пермснабсбыт»
французской фирме «Окситроль» об организации встречи для установления
сотрудничества в поставках точной измерительной аппаратуры.

 

Практическое задание 2.

Используя примеры оформления писем, изученный лекционный материал и стандартные фразы и выражения составьте ответное письмо по предложенной конкретной ситуации.

 

1. Составьте письмо-ответ производственного объединения
«Пермгазификация» директору Химфармзавода и начальнику управления
«Пермгоргаз» о ежемесячной поставке Химфармзаводу 64 т сжиженного газа в
течение 200_ г. Поставка будет осуществляться через управление «Пермгоргаз».

 

2. Составьте письмо-отказ производственного управления пассажирских
перевозок Пермскому производственному кооперативу «Вектор» по вопросу
обеспечения запасными частями парка автобусов. Укажите причину отказа.

 

3. Составьте письмо-отказ Новосибирского производственного
объединения энергетики и электрификации «Сибэнерго» директору
спецкомбината «Радон» о выдаче разрешения на электроснабжение жилых домов

 

4. Составьте письмо-ответ областного управления сельского хозяйства
председателю акционерного общества «Ирмен» по вопросу поставок легковых
автомобилей за сданное зерно.

 

5. Составьте письмо-ответ объединения «Пермхлебопродукт»
открытому акционерному обществу «Сарабалыкский» о выделении ОАО
автомашины УАЗ-469 под сданное в 200_- 200_ гг. зерно.

 

6. Составьте письмо-ответ предприятия «Сайл» на просьбу
строительно-монтажной фирмы «Альт» разработать проектно-сметную
документацию на строительство жилого дома в поселке Коченево.

 

7. Ваша фирма" ОАО Строймет" получила предложение о поставке 15 единиц оборудования в течение месяца от фирмы " Гранд". Ваша фирма не можете выполнить заказ. Используя предложенную информацию и стандартные фразы и выражения составьте письмо – отказ.

 

8. Фирма контр агент по договору поставки № 45 / 87 не получила в срок оговоренную продукцию и направила в адрес вашей фирмы претензию. Используя предложенную информацию и стандартные фразы и выражения составьте письмо – ответ на претензию.

 

9. Заказанное вашей фирмой оборудование прибыло не в полной комплектации. Фирма контрагент по договору ААА. Используя предложенную информацию и стандартные фразы и выражения составьте письмо – рекламацию.

 

10. Составьте письмо-ответ типографии издательства «Наука»
товариществу на вере «Триника» о невозможности выполнить заказ на изготовление бланков учета и отчетности.

 

Практическое задание 3.

 

Оформите ответные письма по предложенным примерам (письма раздаются преподавателем).

 

 

ТЕМА Правила и формы коммерческой переписки с зарубежными партнерами

 

Практическое задание 1.

Используя примеры оформления и раздаточный материал, составьте деловое письмо иностранному партнеру.

Практическое задание 2.

Оформите ответные письма по предложенным примерам (письма раздаются преподавателем).

 

ТЕМА Корреспонденция, связанная с проведением периодических мероприятий

 

Практическое задание 1.

Используя примеры протоколов и изученный лекционный материал, составьте протокол по предложенной ситуации.

 

1. Составить полный протокол собрания трудового коллектива
   ЗАО «Темп». Обсуждались следующие вопросы: 1) о развитии сотрудничества с
   ЗАО «Электрон»; 2) о переходе на новый режим работы.

 

2. Составить полный протокол совещания редакции информационного обеспечения выставок об участии в подготовке компьютерных программ для оснащения российских выставок за рубежом.

 

3. Составить полный протокол общего собрания членов инициативной
группы об организации ООО и утверждении его наименования и Устава.

 

4. Составить полный протокол собрания кредиторов «Импэкс-банка» для: 1) утверждения конкурсного управляющего банком Бочарова И.Е.; 2) переизбрания комитета кредиторов.

 

6.. Составьте полный протокол общего собрания коллектива ОАО «Статус» о переходе на новую систему премирования с «» 200_г. Изложить принятые решения.

 

7. Составить полный протокол заседания совета директоров ЗАО «Прогресс» о разработке и утверждении бизнес-плана. Другие данные в тексте и реквизиты указать самостоятельно.

 

8. Составить полный протокол о результатах работы транспортного цеха, где выявлены факты серьезных нарушений технологической дисциплины.

 

9. Составить полный протокол производственного совещания АОЗТ «Ромб» о подготовке к переговорам с представителями немецкой фирмы «Крафт» о дальнейшем сотрудничестве. Подготовить предложения для обсуждения на переговорах. Ответственным назначить начальника производственного отдела Шишкина С.Д. Срок - 25.11.200_.

 

10. Составить полный протокол заседания дирекции ООО «КОНСАЛТИНГ». В повестке дня указать вопрос о ходе рекламной компании в III квартале 200_ г., об изменениях в системе налогообложения. Изложить принятые решения.

 

11. Составить полный протокол собрания членов инициативной группы по созданию ООО «Ксимар». Повестка дня: 1) Организация общества с ограниченной ответственностью (ООО), утверждение его наименования и устава. Изложить принятые решения

 

12. Составьте краткий протокол заседания инвентаризационной комиссии завода газовой аппаратуры, на котором рассматривался вопрос о результатах инвентаризации по складу № 2 вспомогательных материалов. На заседании было принято постановление об утверждении результатов инвентаризации и отнесения за счет заведующего складом недостачи вспомогательных материалов в сумме 365 тыс. руб.

 

13. Составьте краткий протокол производственного совещания работников планово-экономического отдела завода Медпрепаратов, на котором был рассмотрен вопрос о досрочной разработке техпромфинплана на 200_ г. После обсуждения производственное совещание приняло решение разработать техпромфинплан на три дня раньше установленного срока.

 

14. Составьте краткий протокол заседания Совета директоров ЗАО
«Реал-контракт» об организации филиала предприятия в г. Дубне. Общее
собрание постановило: - подготовить, необходимую документацию для организации филиала до «» 200_г. (отв. М.И. Шувалов); - доработать бизнес-план с учетом дополнений до «» (отв. И.С. Караев).

 

15. Составить краткий протокол общего собрания трудового коллектива
ЗАО "Прогресс" о развитии сотрудничества с Ассоциацией предпринимателей на 200_-200_ гг. Подготовить комплексный план развития сотрудничества. Ответственным назначить зам. директора Голубева И.П. Срок-15.04.200_.

 

16. Составьте краткий протокол производственного совещания работников бухгалтерии, которые обсуждали вопрос организации работы в отделе в связи с развитием коммерческой деятельности и приняли решение о необходимости увеличения численности работников бухгалтерии и об оснащении отдела новыми компьютерами.

 

Поделиться:

Воспользуйтесь поиском по сайту: