Создание заготовки отчета

Базы данных Access

Методические рекомендации для выполнения лабораторной работы

Для студентов всех специальностей, направлений подготовки и форм обучения

 

 

 

Ростов-на-Дону

Составители:

к.т.н., доцент О.В. Смирнова
к.т.н., доцент А.Ю. Полуян

УДК 681.3

 

Подготовлено на кафедре «Вычислительные системы и информационная безопасность»

 

Методические рекомендации для выполнения лабораторной работы на тему «Базы данных Access» / ДГТУ, Ростов-на-Дону, 2011, 16 с.

Методические указания предназначены для проведения лабораторных работ для студентов 1-5 курсов всех специальностей и форм обучения. Содержит общие сведения об базах данных, построение отчетов, решение некоторых задач. Лабораторная работа включает набор заданий, методические указания к ним и контрольные вопросы по изучаемой теме. Методические рекомендации могут быть использованы для самостоятельной работы.

Печатается по решению методической комиссии факультета «Энергетика и системы коммуникаций».

Цель работы: научиться создавать отчеты в Access.

 

Методика выполнения

Основная сфера применения форм – обеспечение возможности просмотра отдельных или небольших групп связанных записей. Отчеты же представляют собой наилучшее средство отображения информации из базы данных в виде печатного документа. Разработка отчета очень похожа на разработку формы. Используется та же панель элементов, тот же список полей и окно свойств. Построим относительно несложный отчет, пройдя шаг за шагом всю цепочку его создания.

Создайте в Access базу данных поставщиков, деталей и проектов, содержащую информацию о поставках деталей поставщиками для различных проектов. База данных включает четыре таблицы. Таблица S содержит информацию о поставщиках, размещенную в следующих полях:

SN - номер поставщика, SNAME - имя поставщика, STATUS – статус поставщика, CITY – город поставщика.

Таблица P содержит информацию о деталях, размещенную в следующих полях:

PN - номер детали, PNAME - название детали, COLOR – цвет детали, WEIGHT – вес детали, CITY – город, где хранится деталь.

Таблица J содержит информацию о проектах, размещенную в следующих полях:

JN - номер проекта, JNAME - название проекта, CITY – город, где реализуется проект.

Таблица SPJ содержит информацию о поставках деталей поставщиками для различных проектов, размещенную в следующих полях:

SN - номер поставщика, PN - номер поставляемой детали, JN - номер проекта, для которого поставляется деталь, QTY – объем поставки (количество поставляемых деталей).

Таблицы данных приведены ниже:

Таблица S

SN	SNAME	STATUS	CITY
S1	Смит		Лондон
S2	Джонс		Париж
S3	Блэк		Париж
S4	Кларк		Лондон
S5	Адамс		Афины

 

Таблица P

PN	PNAME	COLOR	WEIGHT	CITY
P1	Муфта	Красный		Лондон
P2	Болт	Зеленый		Париж
P3	Спица	Синий		Рим
P4	Колпак	Красный		Лондон
P5	Диск	Синий		Париж
P6	Вал	Красный		Лондон

 

 

Таблица J

JN	JNAME	CITY
J1	Sorter	Париж
J2	Display	Рим
J3	OCR	Афины
J4	Console	Афины
J5	RAID	Лондон
J6	EDS	Осло
J7	Tape	Лондон

Таблица SPJ

SN	PN	JN	QTY
S1	P1	J1
S1	P1	J4
S2	P3	J2
S2	P3	J7
S2	P3	J1
S2	P3	J3
S2	P3	J4
S2	P3	J5
S2	P3	J6
S2	P5	J2
S3	P3	J1
S3	P4	J2
S4	P6	J7
S4	P6	J3
S5	P5	J7
S5	P1	J4
S5	P2	J2
S5	P2	J4
S5	P5	J5
S5	P6	J2
S5	P3	J4
S5	P4	J4
S5	P5	J4
S5	P6	J4

Требуется создать отчет - справку о поставках деталей для данного проекта. Отчет будет запускаться из формы Проекты.

Создание формы с отчетом

 

В окне базы данных выберите вкладку «Формы» и создайте новую форму Проекты,добавив в нее все поля таблицы J.

Построение базового запроса

При создании запроса нам понадобится информация из таблиц J, SPJ и P. Запрос содержит данные о деталях, поставляемых для проекта, который отображается в форме Проекты.

 

1. В окне базы данных выберите вкладку «Запросы». Он находится в списке «Объекты». Нажмите кнопку «Создать» на панели инструментов окна базы данных. Появится окно «Новый запрос». Выберите пункт «Конструктор» и нажмите кнопку «ОК».

2. В окне «Добавление таблицы» добавьте таблицы J, SPJ и P.

3. Поместите в бланк запроса поле JN из таблицы SPJ, JNAME из таблицы J, все поля из таблицы Р.

4. В запрос должны попасть данные только по одному конкретному проекту. Его номер отображен в форме Проекты. Для этого добавим условие отбора по полю JN: [Forms]![Проекты]![JN].

5. Запрос должен выдавать суммарный объем поставок данной детали для данного проекта. Для этого добавьте в запрос соответствующую групповую операцию.

6. Установите порядок сортировки записей, попавших в запрос. Они должны отображаться в документе в порядке возрастания порядковых номеров проектов.

7. Сохраните созданный запрос. Не забудьте, что корректно он будет запускаться только из формы Проекты.

Разработка отчета в режиме конструктора

Сделайте активным окно базы данных. Выберите вкладку «Отчеты».

Создание заготовки отчета

 

Так как на данный момент вы не создали еще ни одного отчета, то вы увидите в окне списка отчетов только два приглашения: «Создание отчета в режиме конструктора» и «Создание отчета с помощью мастера» (см. ­рис. 2).

 

Проигнорируйте оба приглашения и сделайте щел­чок левой кнопкой мыши по пиктограмме «Создать».

 

Появится диалоговое окно «Но­вый отчет» (рис. 1). Выберите пункт «Конструктор» в верхнем окне и созданный Вами запрос в поле с раскрывающимся списком.

При завершении этого этапа нажмите кнопку «ОК».

Рис. 1. Создание нового отчета

Заготовка отчета содержит три раздела: верхний и нижний

колонтитулы, между которыми находится область данных. Вы можете изменить размер любого раздела. Ширина всех разделов должна быть одинаковой. Линейки с сантиметровыми делениями по верхнему и левому краям отчета помогают расположить данные на странице. Если линейки отсутствуют, то для их появления на экране выберите в главном меню Microsoft Access пункт «Вид», а в открывшемся подменю строку – «Линейка». Верхний и нижний колонтитулы будут напечатаны соответственно вверху и внизу каждой страницы. Их можно убрать совсем с помощью пунктов меню «Вид» и «Колонтитулы». Вы можете создать заголовок, который будет напечатан только в начале отчета на первой странице. Для этого используйте пункт меню «Вид» и строку «Заголовок/примечание отчета».

Рис. 2. Конструктор отчетов

Добавление элементов в отчет Microsoft Access

Для создания отчета выполните следующие действия.

1. Разместите надпись в самом верху заголовка отчета и введите в нее текст «Справка». Выделите надпись и установите шрифт Arial размером 10 пунктов. Подчеркните текст и сделайте его выделенным. Выберите пункт «Формат» в главном окне Access, а затем «Размер» и строчку «По размеру данных». Размер элемента управления будет настроен в соответствии с назначенным шрифтом. Выполните аналогичные действия по размещению второй строки заголовка отчета «Данные о поставке деталей для проекта».

2. «Перетащите» поля JN, JNAME из списка полей в заголовок отчета. Выполните форматирование. Для этого выберите нужные элементы управления, щелкая по ним левой кнопкой мыши при нажатой клавише <Shift>. Откройте пункт «Формат» главного окна и пункт «Выровнять» открывшегося подменю. В появившемся окне вам будет предложено несколько способов форматирования.

3. «Перетащите» поля PN, PNAME, WEIGHT, Sum-QTY в область данных. Удалите подписи, которые к ним сгенерирует Access, и выполните форматирование.

4. Чтобы названия полей PN, PNAME, WEIGHT, Sum-QTY появлялись только один раз на странице отчета, разместите их в области «Заголовок отчета». При этом создайте следующие надписи: Номер детали, Название детали, Вес детали, Объем поставки. Разместите эти надписи в одну строку.

5. Оформите верхний и нижний колонтитулы. В нижнем колонтитуле расположите поле, присоединенную надпись поля удалите, для свойства поля Данные введите значение:

="-страница " & [Page] & " из " & [Pages] & " -"

В области верхнего колонтитула и в верхней части нижнего колонтитула расположите горизонтальные линии.

6. Осталось поместить в отчете итоговое поле, в котором будет выводиться суммарный объем поставок всех деталей для данного проекта. Для этого служит раздел «Примечания». Поместите в его верхнюю часть горизонтальную линию, а под ней – свободное поле. Для присоединенной надписи поля задайте текст «Общий объем поставок для проекта», а для свойства Данные поля укажите с помощью построителя выражений значение:

=Sum([Sum-QTY])

Все, отчет готов. Его примерный вид в режиме конструктора приведен на рис. 3, а в режиме предварительного просмотра – на рис. 4.

Закончив работу, не щелкайте по кнопке «Предварительный просмотр». В автономном виде этот отчет не запустится по изложенным ранее причинам. Добавьте кнопку «Просмотр отчета» в форму Проекты и запускайте отчет из этой формы.

Отчет запус­кается в режиме предварительного просмотра.

Рис. 3. Вид отчета в режиме конструктора.

 

Рис.4. Вид отчета в режиме просмотра.

 

Задание 1

Создать СУБД заданной предметной области. Реализацию СУБД произвести в среде MS-Access.

 

Варианты:

1. Библиотека: · Название книги; · ФИО автора; · Количество страниц; · Издательство; · Год издания Отчет – отбор книг по авторам и годам издания	2. Фонотека: · Группа; · Музыкант; · Стиль альбома; · Альбом; · Год выпуска; Отчет – выбрать альбом по группе или стилю
	4. Фонотека: · Группа; · Музыкант; · Стиль альбома; · Альбом; · Год выпуска; Отчет – выбрать альбом по группе или стилю
17. Библиотека: · Название книги; · ФИО автора; · Количество страниц; · Издательство; · Год издания Отчет – отбор книг по авторам и годам издания	18. Фонотека: · Группа; · Музыкант; · Стиль альбома; · Альбом; · Год выпуска; Отчет – выбрать альбом по группе или стилю
19. ЖД вокзал: · Расписание поездов; · Расписание поездов до Ростова-на-Дону; · Запрос по времени; · Запрос по стоимости; Отчет – по отправке или стоимости	19. Авто вокзал: · Расписание автобусов; · Марка автобуса · Запрос по времени; · Запрос по стоимости; Отчет – по отправке или стоимости

 

 

Контрольные вопросы

1. Для чего нужна прикладная программа MS Access?

2. Как просмотреть содержимое базы данных на экране?

3. Как создать новый базу, используя программу MS Access?

4. Как осуществляется одновременная работа с несколькими документами в MS Access?

5. Как вставить рисунок или текст в документ?

6. Технологии обмена данными между приложениями, используемыми в Windows?

7. Как осуществляется предварительный просмотр подготовленной базы данных?

8. Как распечатать базу?

9. Как создать отчет?

10. Как изменить связи в базе данных?

 

Поделиться:

Воспользуйтесь поиском по сайту: