 |
Форма изложения служебных бумаг
|
|
|
|
Положение о письмоводстве и делопроизводстве в военном ведомстве
Г.
Глава первая
Отделение 1
Виды служебных бумаг
1. Для служебной переписки чинов военного ведомства устанавливаются три нормальных вида служебных бумаг: рапорт, предписание и сношение. Кроме того, в определенных случаях: а) подается всеподданейшее прошение; б) допускаются: официальные письма, отправка подлинных бумаг взамен надписей при собственноручных пометках, надписи и записки.
Примечание. Официальные письма допускаются
1) для чинов главных, окружных и равных им по значению штабов и управлений, состоящих для поручений, числящихся в запасе, адъютантов при начальниках и вообще лиц, не имеющих определенного круга служебной переписки, и для строевых начальников, пользующихся правами начальника дивизии и выше, для переписки с лицами равными и высшими по вопросам, которым не желательно придавать строго официального значения, и с подчиненными в тех случаях, когда по характеру вопроса не желательно давать предписания;
2) для всех военнослужащих при переписке с должностными лицами тех ведомств, в которых переписка такими письмами допускается и для ответа на письма, полученные от лиц, означенных в пун. 1-ом, если ответ рапортом или сношением неудобен.
2. Переписка ведется с определенным должностным лицом, а не со штабом, учреждением, частью и т.п., при чем бумага адресуется всегда по названию штабной должности в зависимости от того, кто в данное время эту должность исполняет или кто подписал ту бумагу, на которую отвечают (форма № 11). Исключение из этого правила составляет: а) переписка с учреждениями других министерств; б) переписка главных окружных и равных им по значению штабов и управлений, где допускаются, кроме личных, еще и бумаги как исходящие от имени, так и адресованные на имя означенных штабов и управлений. Вид служебной бумаги определяется правами, присвоенными должности того, к кому обращаются по отношению к пишущему, а не чином лица, постоянно или временно эту должность занимающего, причем к временно исправляющему должность относятся также, как и к лицу, занимающему ее постоянно, лица, пользующиеся правами ниже командира корпуса в главные и равные им, а лица, пользующиеся правами ниже начальника дивизии, кроме того и в окружные и равные им штабы и управления представляют рапорт, аполучают от них предписание.
|
|
|
Окружные штабы и управления представляют в главные рапорт, а от них получают предписание.
Примечание. Если в одном и том же учреждении должностей одного названия несколько, то к названию должности прибавляют в заголовке бумаги чин и фамилию лица, к которому обращаются (а также титул и звание).
3. Все военнослужащие, в каком бы чине они не состояли, всегда и без изъятия представляют рапорт своему непосредственному начальнику и всем высшим над ним начальникам, если, согласно существующих правил, или в случае крайней необходимости обращаются непосредственно к ним.
4. Начальник всегда дает своему подчиненному предписание, хотя бы подчиненный состоял в равном и даже высшем чине, причем воспрещается употреблять слово "прошу", а писать непременно: "приказываю", "предписываю", или "предлагаю".
5. Во всех остальных случаях пишутся сношения независимо от должностей и чинов, в которых находятся переписывающиеся.
6. Личные соображения, объяснения, просьбы, приглашения, справки равно малозначительные или имеющие полуофициальное значение, вопросы и пр., кроме случаев обращения подчиненных к начальникам, излагаются в выписке.
|
|
|
Отделение 2
Форма изложения служебных бумаг
7. Всеподданнейшие рапорты (форма № 1) и прошения (форма №№ 2, 3 и 4) пишутся всегда на бумаге полулистового формата без бланка: а) обыкновенным подчерком, б) на пишущих машинах, или в) печатаются типографским способом, при чем для отделения как высочайшего имени, так и всех тех выражений, которые должны писаться крупными буквами, не разрешается употреблять никаких украшений или особого начертания букв. Бумаги эти подписываются четко и разборчиво без росчерков и сокращений тем лицом, от которого исходят, без скрепы. Прошения на Высочайшее имя военнослужащие представляют по команде в следующих случаях: при зачислении в запас и в комплект строевых частей казачьих войск, при увольнении от службы, при испрошении о награждении орденами по статусу и о разрешении браков, в изъятии из закона и при увольнении в такие отпуски, на разрешение которых должно быть испрошено Высочайшее соизволение.
Примечание. Всеподданнейшие отчеты, доклады и пр. по главным управлениям составляются по особым на то правилам.
8. Для всех прочих видов служебных бумаг употребляются бланки: а) со штатным названием должности лица, от которого бумага должна исходить, вне зависимости от того, кто ее подписывает и б) с названием главного, окружного или равного им по значению штаба или управления, из которого бумага исходит, но исключительно в том случае, если бумагу подписывает не начальник штаба или управления, или не лицо постоянно или временно исполняющее его должность (форма № 5).
Примечание. Если бумага исходит от установления, по закону, коллегиального, то употребляется бланк употребления, напр. военно-окружной Совет такого-то округа и т.д. Подпись на таком бланке заготовляется так: председатель Совета и пр.
9. Служебная бумага подписывается тем лицом, от которого она исходит, а скрепляется непосредственно подчиненным ему лицом, по части которого она заготовлена и лицом, ведающим ее исполнением. При подписи и скрепе прописываются чин и звание (напр., флигель-адъютант); титул же и фамилию обязательно писать собственноручно и разборчиво. Подписывающий бумагу проставляет число. На бумагах, копируемых на множительных аппаратах, все изложенное исполняется на том экземпляре, с которого копируется, так чтобы подпись, число и скрепы автоматически воспроизводились одновременно с текстом бумаги.
|
|
|
Если бумага заносится в исходящий журнал не в то число, которое проставлено при подписи, то число занесения в журнал прописывается под первым в виде знаменателя (форма № 11).
10. На полях всех видов бумаг с обширным или сложным, т.е. заключающим в себе сведения по нескольким вопросам, текстом, обязательно прописывается как можно кратче, но с полнотой, достаточной для того чтобы служить готовой записью во входящий журнал, суть того, о чем изложено в бумаге, если же бумага служит ответом, то, кроме того, обязательно проставляется № той бумаги, на которую отвечается. На бумагах кратких, несложного содержания, суть не прописывается, но если она ответная, № выставляется обязательно.
11. Для служебной переписки, смотря по количеству письма, независимо от той инстанции, в которую она отсылается, устанавливается следующий формат бумаги: в четверть и в 1/8 листа, загибая левый край, примерно на 1/4 вершка; полулист, сложенный пополам, и лист, сложенный пополам, в случае надобности со столькими вшитыми листами, сколько нужно по количеству написанного. Для писем обязательно употребляется, а для служебной переписки, имеющий характер личный может употребляться почтовая бумага большого и обыкновенного формата.
12. Когда подлежащее написанию мажет поместиться на бланке открытого казенного письма, можно пользоваться этими бланками.
13. Для часто повторяющихся бумаг с однообразным текстом обязательно заготовлять печатные или литографированные или другим подобным способом воспроизведенные бланки с неизменяемой частью текста. Также обязательно текст бумаги, подлежащий разсылке в нескольких экземплярах, воспроизводить каким-либо автоматическим способом.
14. В военное время, а также в мирное время на маневрах и других полевых занятиях, употреблять бланки полевых книжек, установленных уставом полевой службы, а для разного рода распоряжений и, вообще для канцелярской переписки, не представляющей особой важности – как бланки этих же книжек, так и других произвольных форматов, но с непременным условием, чтобы с написанного оставалась автоматическая копия.
|
|
|
Примечание. Настоящая статья в мирное время не имеет применения при переписке с лицами и учреждениями не военного ведомства.
15. На всех, без изъятия бумагах, каким бы способом не воспроизводился их текст (не исключая и напечатанных в типографии) с левой стороны должно оставаться для отметок чистое поле шириною около одной трети употребляемого для письма формата бумаги.
16. На бумагах: а) составляющих секретную переписку, б) требующих безусловно немедленного распоряжения, в) которые должны быть исполнены к определенному сроку или без замедления, г) одного и того же содержания, посылаемых нескольким лицам и д) подлежащих передаче в собственные руки того, кому адресованы, пишется вверху с правой стороны или на поле:
на первых – "секретно" или "не подлежит оглашению", на вторых "спешно", на третьих – "срочно", на четвертых – "циркулярно" и на последних – "в собственные руки".
17. К секретной переписке, подлежащей особому ведению и хранению, относить: а) только те бумаги, ведомости и пр., в которых заключается важные мобилизационные сведения, как-то: о формировании новых частей, о пунктах сосредоточения войск, о степени их готовности, о размерах и сроках прибытия укомплектования, планы и чертежи укрепленных пунктов и сведения о их вооружении и т.п., б) все те бумаги, содержание которых, по мнению подписывающего их начальника, должно быть сохранено в безусловной тайне.
На бумагах этих делается надпись "секретно" и их содержание не должно быть известно никому, кроме тех лиц, к которым они адресованы и тех, на которых в силу определенных законом для занимаемых ими должностей, или по особому приказанию начальника, будет возложено их исполнение.
Бумаги эти переписываются, представляются к подписи, записываются в журналы, нумеруются, заделываются в конверты – вообще исполняются без участия писарей или других низших чинов или вольнонаемных лиц.
При копировании таких бумаг в нескольких экземплярах, принимаются все меры к тому, чтобы не могло быть изготовлено лишних экземпляров.
Если кто бы то ни было из военнослужащих, при каких бы то ни было обстоятельствах, хотя бы и совершенно случайно, узнает содержание такой бумаги, он обязан хранить тайну, а за разглашение несет ответственность, установленную по закону, за разглашение вверенной по службе тайны.
|
|
|
На бумагах, содержанию которых нежелательно придавать широкого распространения, делается надпись "не подлежит оглашению". Надпись эта означает, что изложенное не составляет тайны, но должно быть известно лишь определенному кругу лиц. Эти бумаги проводятся по секретным входящему и исходящему журналам, но исполнению их может производиться при участии писарей.
18. В конце бумаги, после текста, перед подписью, прописываются: закон, служащий основанием для изложенного в бумаге; справка, указывающая на распоряжение, или вообще, дающая сведения, необходимые для уяснения причин, вызвавших написание бумаги; приложение – подробное перечисление всего пересылаемого при бумаге. Если приложений много, то им составляется отдельная опись, а в бумаге прописывается приложение – по описи.
19. Различные списки, ведомости, справки и т.п. пересылаются без предводительных бумаг, с указанием на них, за подписью лица, заведующего делопроизводством, куда доставляются, а если были затребованы, то и номер бумаги, на которую служат ответом.
20. Переписка, в подлиннике препровождаемая в высший, равные, или низшие инстанции, пересылается:
а) при собственноручно написанной и подписанной пометке (резолюции) того лица, которому адресовано, причем в этой же пометке могут излагаться и всякого рода разъяснения, если таковые требуются;
б) при надписи, если, по сложности требуемых сведений, таковые не могут быть изложены в собственноручной пометке (резолюции). Пометка и надпись помещаются на поле бумаги, а при неимении места – на обороте или на пришивном листе.
Пометка подписывается званием, чином (разрешается писать сокращенно) и фамилией. Препровождается же переписка при препроводительной надписи, подписываемой лицом, которое скрепляет бумаги, подписанные начальником, сделавшим пометку. В этой же препроводительной надписи, в случае надобности, указывается закон, справка и приложения. Если переписка препровождается порядком, указанным в пунк. б), то надпись подписывается и скрепляется согласно ст. 9.
В пометке или надписи промежуточный начальник дает свое заключение только в двух случаях: а) если он в подтверждение изложенного приводит какой-либо новый мотив, не имеющийся в переписке, и б) если он не соглашается с выводами низшей инстанции, но не может своей властью прекратить переписку. Во всех остальных случаях только указывается, к кому переписка направляется.
21. Служебная переписка, как между военнослужащими, так и с лицами и учреждениями гражданского ведомства должна излагаться ясно, кратко и точно, без неидущих к делу фраз учтивости, титулов, кроме случаев обращении к Высочайшим Особам, без заключительных фраз, без ссылки в тексте на то, что вызвало переписку и с неполным выписыванием слов, названия должностей и пр.
Отделение 3
|
|
|
