Разработка отчета Список абитуриентов по специальностям

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА 5. РАЗРАБОТКА ОТЧЕТОВ В ACCESS

Общие сведения об отчетах в Access

Отчеты имеют много общего с формами. Однако отчеты, в отли­чие от форм, не предназначены для ввода и правки данных в табли­цах. Они позволяют только выводить данные в различном виде. Вывод отчета может быть осуществлен на экран, на печать, а также в файл. Чаще всего отчеты используются для вывода информации на печать (т. е. для получения так называемых «твердых копий»). Для документов, даже одинаковых по содержанию, могут использо­ваться разные приемы его оформления в зависимости от того, куда осуществляется вывод информации. Например, при выдаче инфор­мации на экран могут использоваться специальные эффекты («ми­гание», динамические изображения, полосы прокрутки и т. п.).

Источниками для получения отчетов могут быть не только таб­лицы баз данных, но и запросы, а также записи, отобранные с по­мощью фильтров. Различают отчеты анкетной и табличной формы. При анкетной форме данные об одном объекте (сотруднике, товаре и т. п.) обыч­но размещаются один под другим, причем слева указывается назва­ние атрибута (поля), а справа — его значение. После вывода ин­формации об одном объекте выводится информация о следующем объекте.

Документы табличной формы включают в себя привычные таб­лицы с названиями атрибутов в заголовках столбцов; данные о ка­ждом из объектов представляются в одной строке. Табличные документы могут включать одну таблицу — одно-табличные документы, либо несколько таблиц (обычно разной структуры) — многотабличные документы.

В зависимости от объема и выбранного способа оформления до­кумент может занимать одну или несколько страниц. В любом документе могут быть выделены самостоятельные раз­делы (зоны, «полосы», области), несущие разную смысловую на­грузку. В реальном документе те или иные из перечисленных ниже зон могут отсутствовать. Различают зоны, относящиеся целиком к документу; это заголовок отчета и примечание документа («итого­вая» зона, оформительская часть). Заголовок отчета и примечание отчета могут размещаться на первой и последней страницах отчета соответственно либо выноситься на отдельные листы.

Для каждой страницы выделяют верхний и нижний колонтиту­лы (заголовок и «подножие» страницы). Ну и, естественно, основ­ной областью является область данных. В этой области размеща­ются данные из БД.

Кроме того, в документе может быть обеспечена группировка данных, причем, в отличие от запросов, группировка может быть многоуровневой. В этом случае для каждого уровня группировки могут быть созданы зоны заголовка и примечания группы.

Группировка обычно используется с целью подсчета каких-либо итоговых показателей для каждой группы (суммы, коли­чества элементов в группе и т. п.). При этом возможно получе­ние итоговых документов, содержащих только итоговые значе­ния, детальных документов, содержащих только детальные стро­ки, и смешанных — содержащих как детальные строки, так и ито­говые.

Отчеты с подведением итогов могут быть использованы и при создании документов анкетной формы. Например, при выдаче в анкетной форме сведений о сотрудниках в конце документа можно подсчитать общее количество сотрудников. Но так как наиболее часто эти возможности используются в «табличных» документах, то соответствующие классификационные группировки отнесены именно к этому виду документов.

В последнее время в отчеты, наряду с символьной информацией, часто включается деловая графика.

Кроме документов, содержащих в основном фактографическую информацию из баз данных, можно создавать и документы, кото­рые в основном, напротив, включают какой-то текст, в который «вкраплены» данные из БД (документы типа «письма»).

В документах фактографического типа можно различать про­сто какой-то текст, не имеющий жесткой связи с элементами БД (например, название документа, поясняющее текст), названия эле­ментов из БД (например, «Фамилия») и значения этих элементов (например, Иванов, Петров), элементы оформления (линия, ри­сунки).

Разработка отчета Карточка абитуриента

Для создания отчета в окне базы данных следует перейти на за­кладку «Отчеты», нажать на кнопку «Создать» и в верхней части появившегося окна «Новый отчет» выбрать способ соз­дания отчета, а в нижней - указать таблицу или запрос, данные из которого будут выводиться в отчете. После чего следует нажать на кнопку «ОК».

В окне «Новый отчет» можно выбрать любую из предлагаемых системой возможностей. Но если при создании таблиц и запросов основным средством является конструктор, то с отчетами, как и с формами, дело обстоит иначе. Гораздо удобнее воспользоваться мастером или создать какой-нибудь автоотчет, а затем с помощью конструктора внести в него необходимые изменения. В принципе, в данном случае «мастерами» можно считать все возможности, пе­речисленные в ниспадающем меню, изображенном на рисунке, кро­ме позиции «Конструктор».

 

Простейшим способом создания отчетов является использова­ние «Автоотчетов». При использовании этой возможности в отчет выводятся все поля выбранного источника данных (таблицы/за­проса), названием отчета и его заголовком становится название ис­точника данных. Никакое вмешательство пользователя в процесс создания документа не предусматривается. Более гибкой возможностью является использование «Мастера отчетов». Именно этот инструмент наиболее часто ис­пользуется при первоначальном создании документа.

При любом способе создания отчета необходимо выбрать источ­ник данных, на основе которого он будет формироваться. Источни­ком может быть одна или несколько таблиц или запрос.

Для разработки отчета Карточка абитуриентов выберем Автоотчет:в столбец. В качестве источника данных выберем таблицу Контингент.

Отчет будет сформирован автоматически. Для доработки отчета его можно открыть в конструкторе и внести изменения в оформление. Ниже приведен пример одной страницы отчета.

Отчет состоит из числа страниц, равного числу абитуриентов в базе данных. При желании можно распечатать карточку любого абитуриента.

Разработка отчета Список абитуриентов по специальностям

Разработаем отчет, представляющий собой список абитуриентов по каждой специальности. Для этого в качестве источника данных отчета можно выбрать таблицу контингент. Однако в таблице отсутствует полное название специальностей. Поэтому вначале сформируем запрос к базе данных, включив в него данные из двух таблиц – таблицы контингент и таблицы специальности. На рисунке представлен результат выполнения такого запроса.

Для разработки отчета воспользуемся мастером отчетов. В качестве источника данных укажем ранее созданный запрос. После просмотра результата выполнения отчета рекомендуется внести поправки оформления отчета в режиме конструктора. Внизу приведен пример выполнения отчета Списка студентов по специальностям. Как видно из приведенного рисунка отчет имеет табличный вид.

 

 

Поделиться:

Воспользуйтесь поиском по сайту: