 |
Положение о порядке подготовки, заключения и регистрации договоров с участием Высшей школы экономики
|
|
|
|
1. Общие положения
1.1. Настоящее Положение устанавливает единый порядок подготовки, согласования и подписания заключаемых от имени Национального исследовательского университета «Высшая школа экономики» (далее по тексту НИУ ВШЭ) гражданско-правовых договоров (соглашений), организации их учета, хранения и контроля за выполнением договорных обязательств.
1.2. Термины и определения, используемые в настоящем Положении:
Контрагент – юридическое или физическое лицо - индивидуальный предприниматель, являющееся стороной по договору (соглашению)[1];
Заинтересованное подразделение – структурное подразделение НИУ ВШЭ, в полномочия которого входит осуществление действий, направленных на подготовку и заключение договоров (соглашений), и контроль за их исполнением. В случае заключения договоров (соглашений) по итогам торгов, заинтересованным подразделением является Управление закупок НИУ ВШЭ[2];
Ответственное лицо – лицо, назначенное в заинтересованном подразделении ответственным за подготовку проектов договоров и последующий контроль за соблюдением порядка согласования, подписания и исполнения договоров (соглашений);
Уполномоченное лицо – ректор или должностное лицо НИУ ВШЭ, которому ректором предоставлены полномочия по подписанию договоров (соглашений)[3];
Международный договор (соглашение) – договор (соглашение), заключаемое НИУ ВШЭ с международными контрагентами;
Международные контрагенты - юридические лица, зарегистрированные на территории иностранного государства, в том числе имеющие представительства на территории Российской Федерации.
1.3. Персональная ответственность за несвоевременное и некачественное исполнение условий договоров (соглашений) со стороны НИУ ВШЭ и его контрагентов (поставщиков, подрядчиков, исполнителей), неприменение мер гражданско-правовой ответственности к контрагентам возлагается на руководителей структурных подразделений, участвующих в процессе подготовки, заключения и исполнения гражданско-правовых договоров, в рамках их функционала.
|
|
|
1.4. Настоящее Положение принято в целях:
1.4.1. обеспечения своевременного и качественного заключения договоров (соглашений) с контрагентами на условиях, максимально удовлетворяющих интересы НИУ ВШЭ;
1.4.2. организации контроля исполнения договорных обязательств НИУ ВШЭ и его контрагентами;
1.4.3. анализа причин, вызывающих неисполнение или ненадлежащее исполнение договоров (соглашений), а также разработку мероприятий по их устранению.
1.5. Настоящее Положение применяется также к государственным и муниципальным контрактам в части установленного порядка согласования, подписания, регистрации и исполнения договорных обязательств.
2. Порядок и сроки подготовки, согласования и подписания договоров (соглашений)
2.1. Подготовку проекта договора (соглашения), организацию согласования его условий осуществляет заинтересованное подразделение.
При подготовке проекта договора (соглашения) заинтересованное подразделение может использовать примерную форму договора (соглашения), разработанную Правовым управлением[4], либо форму договора (соглашения), предложенную контрагентом.
2.2. Заинтересованные подразделения могут привлекать к подготовке проекта договора (соглашения) другие структурные подразделения, функции которых связаны с реализацией договора (соглашения), обращаться в административно-управленческие структурные подразделения, включая финансовые подразделения и Правовое управление НИУ ВШЭ[5], для получения соответствующих разъяснений (рекомендаций).
|
|
|
2.3. При необходимости заинтересованные подразделения вправе обратиться в Правовое управление[6] с запросом на подготовку проекта договора (соглашения). Срок подготовки проекта договора (соглашения) Правовым управлением[7] в этом случае составляет семь рабочих дней с момента получения запроса.
2.4. Оформленный заинтересованным подразделением проект договора (соглашения) последовательно визируется на последней странице, с указанием должности, фамилии и инициалов и даты визирования:
2.4.1. ответственным лицом;
2.4.2. руководителем заинтересованного подразделения.
2.5. После визирования проекта договора (соглашения) указанными в пункте 2.4. настоящего Положения лицами он подлежит обязательной правовой, финансово-экономической, бухгалтерской экспертизе и в обязательном порядке согласовывается с:
2.5.1. Правовым управлением[8] на предмет соответствия условий договора (соглашения) требованиям законодательства Российской Федерации, регулирующего порядок и условия заключения, исполнения, изменения и расторжения договоров (соглашений);
2.5.2. Управлением бухгалтерского учета[9] на предмет соответствия условий договора (соглашения) требованиям налогового законодательства Российской Федерации и законодательства, регулирующего порядок бухгалтерского учета и отчетности;
2.5.3. Планово-финансовым управлением[10] на предмет соответствия предмета договора (соглашения) наличию денежных средств по соответствующему источнику финансирования.
С учетом предмета договора (соглашения) он может согласовываться и с другими структурными подразделениями НИУ ВШЭ[11]. Необходимость согласования договора (соглашения) с другими структурными подразделениями НИУ ВШЭ[12] определяет заинтересованное подразделение.
2.6. На экспертизу и согласование проект договора (соглашения) представляется со всеми приложениями, упомянутыми в договоре (соглашении), оформленными в установленном порядке и являющимися его неотъемлемыми частями.
В случае подписания договора (соглашения) со стороны контрагента лицом, действующим на основании доверенности, к проекту договора (соглашения) должна быть приложена копия доверенности, заверенная:
|
|
|
2.6.1. в случае, если контрагент - юридическое лицо - подписью руководителя и печатью юридического лица;
2.6.2. в случае, если контрагент - индивидуальный предприниматель - его подписью и печатью (при наличии).
В случае если выполняемая работа (оказываемая услуга) относится к лицензируемому виду деятельности, то к проекту договора должна быть приложена копия лицензии на имя контрагента с соответствующими приложениями, заверенная либо нотариально, либо контрагентом.
2.7. Правовое управление[13] проводит предварительную правовую экспертизу проекта договора (соглашения) на соответствие его содержания и оформления требованиям законодательства.
Правовая экспертиза проекта договора (соглашения) осуществляется в течение трех рабочих дней с момента его поступления в Правовое управление [14]. При наличии утвержденной в НИУ ВШЭ [15] примерной формы договора (соглашения) проверка проекта договора (соглашения) осуществляется в течение двух рабочих дней с момента его поступления в Правовое управление [16].
В случае выявления несоответствия условий проекта договора (соглашения) требованиям законодательства, он возвращается Правовым управление[17] на доработку в заинтересованное подразделение с письменными замечаниями.
2.8. После устранения всех замечаний Правового управления[18] и прохождения предварительной правовой экспертизы ответственное лицо передает проект договора (соглашения) на проверку в Планово-финансовое управление[19] и Управление бухгалтерского учета[20].
Проект договора (соглашения), условия которого не влекут возникновения денежных обязательств, передаются на проверку только в Управление бухгалтерского учета[21] на предмет исключения налоговых последствий для НИУ ВШЭ в случае его заключения.
Срок согласования проекта договора (соглашения) указанными подразделениями составляет три рабочих дня с момента получения. Указанные подразделения также могут вернуть проект договора (соглашения) на доработку при наличии у них замечаний.
2.9. После согласования проекта договора (соглашения) Планово-финансовым управлением[22] и Управлением бухгалтерского учета[23] проект договора (соглашения) передается в Правовое управление[24] для согласования его окончательного варианта. Срок согласования проекта договора (соглашения) составляет два рабочих дня с момента получения.
|
|
|
2.10. После согласования указанными в пункте 2.5. настоящего Положения структурными подразделениями проект договора (соглашения) с приложениями представляется ответственным лицом на подпись уполномоченному лицу.
2.10.1. Договоры (соглашения) о сотрудничестве, условия которых не влекут возникновение денежных обязательств, представляются на подписание ректору в случаях, когда:
- предмет договора (соглашения) затрагивает различные направления деятельности НИУ ВШЭ[25], координируемые разными должностными лицами НИУ ВШЭ[26];
- заключаемый с органом государственной власти, включая субъекты Российской Федерации, договор (соглашение) подписывается руководителем органа государственной власти (главой субъекта Российской Федерации);
- в иных случаях по решению ректора.
2.10.2. Уполномоченное лицо вправе подписать договор (соглашение) при отсутствии виз указанных в пункте 2.5. настоящего Положения структурных подразделений. В этом случае ответственность за правомерность договора (соглашения) несет уполномоченное лицо.
2.11. Подпись уполномоченного лица на договоре (соглашении) скрепляется гербовой печатью НИУ ВШЭ[27] в Управлении делами НИУ ВШЭ[28].
2.12. Договор (соглашение) может быть изменен или расторгнут по взаимному согласию сторон путем оформления дополнительного соглашения.
Подготовка, согласование и подписание дополнительного соглашения об изменении или расторжении договора (соглашения) осуществляются в порядке, установленном настоящим Положением для подготовки, согласования и подписания договора (соглашения).
3. Особенности подготовки и заключения международных договоров (соглашений)
3.1. Инициативное предложение о заключении международного договора (соглашения) оформляется в виде служебной записки от руководителя заинтересованного подразделения на имя руководителя, координирующего вопросы международной деятельности НИУ ВШЭ[29] (далее – координирующий руководитель) по форме согласно приложению к настоящему Положению.
Служебная записка должна содержать обоснование инициативного предложения о заключении международного договора (соглашения), предысторию контактов с международным контрагентом - потенциальным партнером НИУ ВШЭ, с приложением проекта международного договора (соглашения) на русском и соответствующем иностранном языке и перспективного плана по реализации сотрудничества в рамках инициируемого международного договора (соглашения) на календарный год с предполагаемого времени подписания договора (соглашения). Прилагаемый к служебной записке проект международного договора (соглашения) может быть составлен с использованием примерных форм международных договоров (соглашений), имеющихся в Управлении развития международной деятельности (УРМД) НИУ ВШЭ[30], с учетом предложений международных контрагентов - потенциальных партнеров НИУ ВШЭ, либо с использованием примерных форм международных договоров (соглашений), предоставленных международными контрагентами - потенциальными партнерами НИУ ВШЭ.
|
|
|
3.2. УРМД[31] после получения поручения координирующего руководителя о подготовке международного договора (соглашения) в соответствии с поступившим инициативным предложением в течение трех рабочих дней с момента получения поручения проводит предварительную экспертизу проекта международного договора (соглашения) на соответствие его содержания заявленным направлениям международной деятельности НИУ ВШЭ и представляет заинтересованному подразделению в письменной форме предложения и замечания и определяет с заинтересованным подразделением порядок действий по доработке проекта международного договора (соглашения).
3.3. Проект международного договора (соглашения) проходит согласование в заинтересованном подразделении, УРМД[32], Правовом управлении[33], Планово-финансовом управлении[34] и Управлении бухгалтерского учета[35] в порядке, установленном в настоящем Положении. Виза согласования проставляется на проекте международного договора (соглашения), выполненном на русском языке.
УРМД[36] в процессе согласования, при необходимости, взаимодействует с заинтересованным подразделением и иными структурными подразделениями в устной и/или письменной форме.
3.4. После согласования проекта международного договора (соглашения) в подразделениях, указанных в пункте 3.3. настоящего Положения, УРМД[37] передает проект международного договора (соглашения) на подпись уполномоченному лицу.
3.5. Международный договор (соглашение) составляется и подписывается на двух языках: русском и официальном языке государства международного контрагента НИУ ВШЭ по договору (соглашению), либо ином языке по согласованию между сторонами договора (соглашения), в количестве экземпляров, соответствующем количеству сторон договора (соглашения).
Ответственность за точность перевода международного договора (соглашения), составленного на русском языке, на иностранный язык, равно как составленного на иностранном языке на русский язык, несет заинтересованное подразделение.
3.6. По поручению ректора, первых проректоров[38] и координирующего руководителя УРМД[39] готовит информационную справку о международном контрагенте - потенциальном партнере НИУ ВШЭ.
4. Порядок регистрации и контроль исполнения договора (соглашения)
4.1. Оригиналы подписанных договоров (соглашений), включая международные договоры (соглашения), условия которых влекут возникновение денежных обязательств, регистрируются в системе ИС-ПРО и хранятся в соответствии с нормативными сроками хранения в Планово-финансовом управлении[40], если иное не установлено настоящим Положением.
4.1.1. Для присвоения договору (соглашению) регистрационного номера в системе ИС-ПРО ответственное лицо представляет в Планово-финансовое управление[41] все подписанные сторонами экземпляры договора (соглашения) с приложением(ями) (при наличии).
4.1.2. После регистрации договора (соглашения) один экземпляр остается на хранении в Планово-финансовом управлении[42], другой(ие) экземпляр(ы) вместе приложением(ями) (при наличии) передается(ются) ответственным лицом контрагенту(ам) (международному (ым) контрагенту (ам)).
4.1.3. В целях контроля исполнения договора (соглашения) его копия хранится в заинтересованном(ых) подразделении(ях).
4.2. Оригиналы договоров (соглашений) с российскими контрагентами, условия которых не влекут возникновения денежных обязательств, хранятся в Правовом управлении[43], который ведет их реестр по представлении ответственным лицом в Правовое управление[44] одного экземпляра подписанного сторонами договора (соглашения) с приложением(ями) (при наличии).
4.3. Оригиналы международных договоров (соглашений), условия которых не влекут возникновения денежных обязательств, заключенных с организациями, зарегистрированными в странах Содружества Независимых Государств и Балтии, хранятся в Управлении по сотрудничеству со странами СНГ и Балтии НИУ ВШЭ[45], а их копии - в Отделе развития партнерства и мониторинга УРМД[46] и в заинтересованных подразделениях.
Оригиналы иных международных договоров (соглашений), условия которых не влекут возникновения денежных обязательств, хранятся в Отделе развития партнерства и мониторинга УРМД[47], а их копии – в заинтересованных подразделениях.
4.4. Условия договора (соглашения) со стороны НИУ ВШЭ[48] выполняются заинтересованным подразделением. Контроль надлежащего исполнения условий договора (соглашения) осуществляется руководителем заинтересованного подразделения.
При заключении комплексных договоров (соглашений), когда в исполнении их условий участвуют несколько структурных подразделений, приказом уполномоченного лица может быть назначен ответственный исполнитель и распределены обязанности между подразделениями.
Руководителем каждого структурного подразделения, участвующего в исполнении условий комплексных договоров (соглашений), назначается ответственное лицо, выполняющее указанные в п.4.8. настоящего Положения функции.
4.5. Контроль исполнения условий международных договоров (соглашений) осуществляет Отдел развития партнерства и мониторинга УРМД[49], который информирует руководителя УРМД[50] о ходе реализации международного договора (соглашения) ежегодно при подведении итогов международной деятельности НИУ ВШЭ[51] за истекший календарный год в течение первого квартала следующего за отчетным года, а также по запросу координирующего руководителя (заместителя координирующего руководителя).
4.6. При осуществлении расчетов по договорам (соглашениям) на Планово-финансовое управление[52] возлагается контроль за соответствием назначения платежа, указанного в счете и/или служебной записке руководителя заинтересованного подразделения, предмету договора (соглашения).
4.7. На Правовое управление[53] возлагается оказание правовой помощи в проведении претензионно-исковой работы, участие в судебных процессах по спорам, вытекающим из исполнения договоров (соглашений), а также правовая экспертиза документов, связанных с изменением или расторжением договоров (соглашений).
4.8. На ответственное лицо от структурного подразделения, участвующего в исполнении условий комплексных договоров (соглашений), возлагается контроль за своевременным представлением финансовых документов (акты приемки выполненных работ, счета-фактуры, счета) в Управление бухгалтерского учета[54].
4.9. На Управление бухгалтерского учета[55] возлагается контроль за своевременностью платежа в установленные договором (соглашением) сроки.
4.10. Работники НИУ ВШЭ[56], принимающие участие в договорно-правовой работе, обязаны строго руководствоваться требованиями сохранения коммерческой тайны и иной конфиденциальной информации НИУ ВШЭ[57] в соответствии с законодательством Российской Федерации и условиями договоров (соглашений).
Приложение
к Положению о порядке подготовки, заключения и регистрации договоров с участием НИУ ВШЭ
Примерная форма служебной записки
| Руководитель структурного подразделения | ______________________ НИУ ВШЭ (указывается должность координирующего руководителя) Ф.И.О. |
| Служебная записка от_______ | |
| О заключении договора с______ |
Предлагаю рассмотреть возможность заключения договора с __________
Цель договора:
Основные направления и формы деятельности, предусматриваемые договором:
Координирующее подразделение (кафедра):
Ответственный координатор от подразделения (имя, должность, контактная информация):
Ответственный координатор от международного контрагента-предполагаемого партнера НИУ ВШЭ (имя, должность, контактная информация):
Обоснование предлагаемого партнерства (по 1-2 абзаца по каждому пункту):
1. История взаимоотношений, имеющиеся контакты, предшествующее взаимодействие;
2. Соответствие стратегии развития структурного подразделения;
3. Соответствие Программе развития НИУ ВШЭ;
4. Предполагаемое взаимодействие с другими учебными и научными структурными подразделениями НИУ ВШЭ, включая филиалы.
Приложения:
Приложение 1. План-график по реализации сотрудничества в рамках инициируемого международного договора на календарный год, начиная с предполагаемого времени подписания договора.
Примерная форма плана-графика:
| Виды деятельности | Сроки | Участники/ответственный | Источник и предполагаемый объем финансирования | Комментарии | |
| Взаимодействие в научной сфере | |||||
| Взаимодействие в учебной сфере | |||||
| Мероприятия (конференции, семинары, школы…): совместная организация и проведение; участие в мероприятиях партнерской стороны |
Приложение 2. Проект инициируемого международного договора на русском и иностранном языке международного контрагента.
Должность подпись И.О.Фамилия
[1] Настоящее Положение не распространяется на порядок подготовки, согласования и подписания заключаемых от имени НИУ ВШЭ гражданско-правовых договоров (соглашений) с физическими лицами, не являющимися индивидуальными предпринимателями.
[2] Отдел закупок НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург
[3] Директор НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург Кадочников С.М.
[4] Юридическим отделом НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург
[5] Юридический отдел НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург
[6] Юридический отдел НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург
[7] Юридическим отделом НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург
[8] Юридическим отделом НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург
[9] Бухгалтерией НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург
[10] Планово-экономическим отделом НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург
[11] НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург
[12] НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург
[13] Юридический отдел НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург
[14] Юридический отдел НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург
[15] НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург
[16] Юридический отдел НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург
[17] Юридический отдел НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург
[18] Юридического отдела НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург
[19] Планово-экономический отдел НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург
[20] Бухгалтерию НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург
[21] Бухгалтерию НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург
[22] Планово-экономическим отделом НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург
[23] Бухгалтерией НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург
[24] Юридический отдел НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург
[25] НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург
[26] НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург
[27] НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург
[28] Общем отделе НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург
[29] НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург
[30] Центре международного сотрудничества НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург
[31] Центр международного сотрудничества НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург
[32] Центре международного сотрудничества НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург
[33] Юридическом отделе НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург
[34] Планово-экономическом отделе НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург
[35] Бухгалтерии НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург
[36] Центр международного сотрудничества НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург
[37] Центр международного сотрудничества НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург
[38] и Директора НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург
[39] Центра международного сотрудничества НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург
[40] Планово-экономическом отделе НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург
[41] Планово-экономический отдел НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург
[42] Планово-экономическом отделе НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург
[43] Юридическом отделе НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург
[44] Юридический отдел НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург
[45] Центре международного сотрудничества НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург
[46] Центре международного сотрудничества НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург
[47] Центре международного сотрудничества НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург
[48] НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург
[49] Центр международного сотрудничества НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург
[50] Центра международного сотрудничества НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург
[51] НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург
[52] Планово-экономический отдел НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург
[53] Юридический отдел НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург
[54] Бухгалтерию НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург
[55] Бухгалтерию НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург
[56] НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург
[57] НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург
|
|
|
