 |
Создадим таблицу Поставщики.
|
|
|
|
1. Перейдите на вкладку Таблицы.
2. Нажмите кнопку Создать/ Конструктор.
3. После выполнения указанных действий на экране появится окно таблицы в режиме Конструктора, а также панель инструментов Конструктор таблиц (Table Design) (рис. 5).
Окно таблицы в режиме Конструктора состоит из двух панелей.
· Верхняя панель содержит таблицу из трех столбцов: Имя поля (Field Name), Тип данных (Data Type) и Описание (Description). В столбце Имя поля (Field Name) содержатся имена полей таблицы, в столбце Тип данных (Data Type) указывается тип данных для каждого поля. Заполнение двух первых столбцов является обязательным.
· На нижней панели располагаются две вкладки свойств полей: Общие (General) и Подстановка (Lookup), а также область контекстной справки.
Ключевое поле таблицы помечается специальным значком — ключик 
в поле выделения в левой части окна. Чтобы выделить поле, достаточно просто щелкнуть мышью по строке, в которой описывается данное поле. При этом в нижней части окна будут показаны параметры именно для этого поля. Перемещаться между столбцами в верхней панели окна можно с помощью клавиши <Таb>, а для перемещения по списку полей вверх и вниз пользуйтесь клавишами со стрелками. С помощью клавиши <F6> можно перемещаться между панелями.
В верхней части окна приложения появляется стандартная панель инструментов Конструктор таблиц. Рассмотрим основные кнопки этой панели инструментов (описываются только кнопки, уникальные для данного режима).
Рис.5. Таблица «Поставщики» в режиме Конструктора таблиц.
· Ключевое поле (Primary Key) — добавляет в таблицу ключевое поле или удаляет его.
· Индексы (Indexes) — открывает окно редактирования индексов.
· Вставить строки (Insert Rows) — позволяет добавлять поля в таблицу.
|
|
|
· Удалить строки (Delete Rows) — позволяет удалять поля из таблицы.
· Свойства (Properties) — открывает окно свойств таблицы.
· Построить (Build) — открывает окно Построителя полей.
Определение полей
При создании таблиц в режиме Конструктора приходится задавать имена таблиц и полей в таблицах. При этом необходимо придерживаться ряда правил.
· Имена полей в таблице не должны повторяться, т. е. должны быть уникальными.
· Имена полей могут содержать не более 64 символов, включая пробелы.
· Желательно избегать употребления имен полей, совпадающих с именами встроенных функций или свойств Microsoft Access (например, Name — имя).
· Имя поля не должно начинаться с пробела или управляющего символа (коды ASCII 00-31).
· Имена полей могут содержать любые символы, включая буквы, цифры, пробелы, специальные символы, за исключением точки (.), восклицательного знака (!), апострофа (') и квадратных скобок ([), (]).
Эти же правила действительны и для имен таблиц, а также других объектов Microsoft Access.
Совет
Рекомендуется не использовать очень длинные имена, т. к. они плохо запоминаются, и не включать в имена большое количество пробелов, особенно если с именами предполагается работать с помощью процедур Visual Basic for Application. Чтобы следовать этой рекомендации и при этом получать понятные имена, можно либо использовать вместо пробелов между словами знак подчеркивания (_), либо писать все слова слитно, но каждое начинать с заглавной буквы.
- Чтобы ввести имя первого поля, установите курсор на первой строке и в поле Имя введите имя первого поля – Код_поставщика. Заметим, что в имени используется знак нижнего подчеркивания.
- Следующий шаг, это необходимо указать Тип данных. По умолчанию всем полям таблиц присваивается тип Текстовый. Наиболее удобным способом является выбор типа из списка, но наименование типа можно ввести и вручную. В Microsoft Access имеются следующие типы данных:
· Текстовый (Text) — символьные или числовые данные, не требующие вычислений. Поле данного типа может содержать до 255 символов. Размер текстового поля задается с помощью свойства Размер поля (FieldSize), в котором указывается максимальное количество символов, которые могут быть введены в данное поле.
|
|
|
· Поле MEMO (MEMO) — поле MEMO предназначено для ввода текстовой информации, по объему превышающей 255 символов. Такое поле может содержать до 65 535 символов. Поле типа MEMO не может быть ключевым или проиндексированным.
· Числовой (Number) — числовой тип применяется для хранения числовых данных, используемых в математических расчетах. Имеет много подтипов. Для установки подтипа числовых данных служит свойство Размер поля (FieldSize). Данные этого типа могут содержаться в 1, 2, 4, 8 или 16 байтах. Обычно по умолчанию используется подтип Длинное целое (Longlnteger). Но, кроме этого типа, можно указать Байт (Byte) — 1 байт, Целое (Integer) — 2 байта, Одинарное с плавающей точкой (Single) — 4 байта, Двойное с плавающей точкой (Double) — 8 байтов, Десятичное (Decimal) — 12 байтов, Код репликации (Replication ID) — 16 байтов.
· Дата/Время (Date/Time) — тип для представления даты и времени. Позволяет вводить даты с 100 по 9999 год. Access предоставляет большой выбор форматов отображения даты и времени.
· Денежный (Currency) — тип данных, предназначенный для хранения данных, точность представления которых колеблется от 1 до 4 десятичных знаков. Целая часть данного типа может содержать до 15 десятичных знаков.
· Счетчик (AutoNumber) — поле содержит 4-байтный уникальный номер, определяемый Microsoft Access автоматически для каждой новой записи либо случайным образом, либо путем увеличения предыдущего значения на 1. Значения полей типа счетчика обновлять нельзя.
· Логический (Yes/No) — логическое поле, которое может содержать только два значения, интерпретируемых как Да/Нет, Истина/Ложь, Включено/Выключено. Поля логического типа не могут быть ключевыми, но их можно индексировать.
· Поле объекта OLE (OLE object) — содержит ссылку на OLE-объект (лист Microsoft Excel, документ Microsoft Word, звук, рисунок и т. п.). Объем объекта ограничивается имеющимся в наличии дисковым пространством. Тип объекта OLE не указывается в свойствах поля объекта OLE. Он зависит от приложения, использованного для создания объектов OLE, которые хранятся в этом поле.
|
|
|
· Гиперссылка (Hyperlink) — дает возможность хранить в поле ссылку, с помощью которой можно ссылаться на произвольный фрагмент данных внутри файла или Web-страницы на том же компьютере, или в Интернет. Гиперссылка состоит из четырех частей: отображаемый текст, адрес (путь к файлу или странице), дополнительный адрес (положение внутри файла или страницы) и текст всплывающей подсказки. Каждая часть гиперссылки может содержать до 2048 символов. Поле типа Гиперссылка не может быть ключевым или индексированным.
В поле типа можно также выбрать значение Мастер подстановок (Lookup Wizard), который запускает Мастера подстановок (Lookup Wizard), создающего поле подстановок. Поле подстановок позволяет выбирать значение поля из списка, содержащего набор постоянных значений или значений из другой таблицы. (О поле подстановок мы подробно будем говорить позже в разд. "Использование Мастера подстановок" данной практической работы.)
- Выбираем из списка Тип данных поля Код_поставщика – Счетчик, и устанавливаем ключевое поле, соответственно нажав на панели инструментов кнопку
.
Замечание. Как уже было сказано выше, чтобы работать с реляционными базами данных необходимо создавать такие таблицы, которые бы связывались друг с другом с помощью ключевых полей. Нет смыла создавать таблицу данных, которая бы не связывалась с другими таблицами базы данных. Каждая таблица должна иметь одно или несколько полей, которые могут однозначно идентифицировать записи в таблице и служить первичным ключом.
Ключевое поле — это одно или несколько полей, комбинация значений которых однозначно определяет каждую запись в таблице. Если для таблицы определены ключевые поля, то Microsoft Access предотвращает дублирование или ввод пустых значений в ключевое поле. Ключевые поля используются для быстрого поиска и связи данных из разных таблиц при помощи запросов, форм и отчетов.
В Microsoft Access можно выделить три типа ключевых полей: счетчик, простой ключ и составной ключ. Рассмотрим каждый из этих типов.
|
|
|
Для создания ключевого поля типа Счетчик необходимо в режиме Конструктора таблиц:
· Включить в таблицу поле счетчика.
· Задать для него автоматическое увеличение на 1.
· Указать это поле в качестве ключевого путем нажатия на кнопку Ключевое поле (Primary Key) на панели инструментов Конструктор таблиц (Table Design).
Если до сохранения созданной таблицы ключевые поля не были определены, то при сохранении будет выдано сообщение о создании ключевого поля. При нажатии кнопки Да (Yes) будет создано ключевое поле счетчика с именем Код (ID) и типом данных Счетчик (AutoNumber).
Для создания простого ключа достаточно иметь поле, которое содержит уникальные значения (например, коды или номера). Если выбранное поле содержит повторяющиеся или пустые значения, его нельзя определить как ключевое.
Составной ключ необходим в случае, если невозможно гарантировать уникальность записи с помощью одного поля. Он представляет собой комбинацию нескольких полей. Для определения составного ключа необходимо:
· Открыть таблицу в режиме Конструктора.
· Выделить поля, которые необходимо определить как ключевые.
· Нажать кнопку Ключевое поле (Primary Key) на панели инструментов Конструктор таблиц (Table Design).
7. Как только вы выбираете тип данных для поля, так на нижней панели окна отображается список свойств этого поля. Данный список зависит от типа поля. Для поля Код_поставщика все свойства оставим без изменения, кроме свойства Индексированное поле. Установите его значение на Совпадения не допускаются (No duplicates).
Для того чтобы просмотреть или изменить свойства конкретного поля таблицы необходимо:
· Выделить нужное поле таблицы (то есть установить курсор в строку с именем поля) в окне Конструктора.
· Раскрыть вкладку Общие (General) для просмотра общих свойств поля или вкладку Подстановка (Lookup) для просмотра параметров подстановки.
Рассмотрим основные свойства полей для каждого типа данных:
· Подпись (Caption) - с помощью этого свойства можно задать названия полей таблицы, которые выводятся в различных режимах (в надписях, присоединенных к элементам управления формы, в заголовке столбца в режиме Таблицы; в строке заголовка в режиме Формы; в заголовке отчета, выводящемся в режиме Предварительного просмотра; текст, который выводится в элементе управления). Поле может содержать до 2048 символов.
· Обязательное поле (Required) - свойство, которое определяет необходимость ввода данных в это поле.
· Формат поля (Format) – указывает формат отображения данных из поля в режиме Таблицы. Для определения формата полей текстового типа используются специальные символы форматирования. Для числовых полей значение формата можно выбрать из раскрывающегося списка. Для логических полей можно выбрать из списка следующие варианты: Да/Нет (Yes/No), Истина/Ложь (True/False), Вкл/Выкл (On/Off). (Форматы полей мы будем подробно рассматривать в разд. "Форматы отображения данных" этой практической работы.)
|
|
|
· Маска ввода (Input Mask) - указывается маска, позволяющая автоматизировать проверку ввода символов в поле. Она применяется к таким полям, как номер телефона, дата и т. д. Задавать маску ввода можно вручную или с помощью Мастера. (К маскам ввода мы еще вернемся в разд. "Форматы отображения данных" этой практической работы.)
· Индексированное поле (Indexed) определяет, является ли данное поле индексированным, и если является, то в каком режиме. Существуют два режима индексирования: Совпадения допускаются (Duplicates OK) и Совпадения не допускаются (No duplicates). В первом случае поле может содержать повторяющиеся значения, во втором — нет.
· Значение по умолчанию (Defau.lt Value) - указывается значение, автоматически добавляемое в поле для каждой новой записи, если это значение не введено пользователем.
· Условие на значение (Validation Rule) — свойство определяет условие (ограничение), накладываемое на вводимые в это поле данные. При несоответствии вводимых данных указанному условию выдается сообщение об ошибке.
· Сообщение об ошибке (Validation Text) — свойство определяет то сообщение, которое будет выдаваться пользователю, если при вводе данных не соблюдается условие, указанное в свойстве Условие на значение (Validation Rule).
8. Самостоятельно создайте следующие поля и установите значения их свойств:
Название_поставщика, тип Текстовый, размер поля - 50 символов;
Адрес, тип Текстовый
Город, тип Текстовый
Страна, тип Текстовый
Идентификац№_поставщика, тип Числовой;
Телефон, тип Текстовый
Признак, тип Логический, формат - Да/нет, Значение по умолчанию – Да
Дата_регистрации – тип Дата/время, формат - Короткий формат времени;
ФИОдиректора, тип Текстовый
Банковский_счет, тип Текстовый.
9. Изменим свойства Формат и Маска полей Название_поставщика, Дата_регистрации, Банковский_счет и Телефон.
Формат данных – это указывают способ отображения на экране текста, чисел, значений дат и времени. Для каждого типа поля существует свой набор встроенных стандартных форматов. Эти форматы используют при отображении данных локальные установки, т. е. те параметры, которые установлены на соответствующих вкладках окна Язык и стандарты панели управления Windows. Но вы можете определить собственные (специальные) форматы, пользуясь специальными символами форматирования. Свойство Формат поля (Format) имеет различные значения для разных типов данных.
Встроенные числовые форматы для числовых и денежных типов данных следующие: Основной (General Number), Денежный (Currency), Евро (Euro), Фиксированный (Fixed), С разделителями разрядов (Standard), Процентный (Percent), Экспоненциальный (Scientific).
|
|
|
