Автоматизация документационного обеспечения управления

Модуль 4 Организация работы с документами

Организация документооборота

Организация работы с документами

Управление документацией – создание оптимальных условий для всех видов работ с документами (с момента создания или получения до его уничтожения или передачи на архивное хранение).

Исполнение документа в текущей деятельности

Хранение документов в текущей деятельности

Организация документооборота

1. Прием и первичная обработка документов 2. Регистрация 3. Организация движения документа

 

 

Документооборот – движение документа с момента его получения или создания до завершения исполнения решений по нему: отправки и\или сдачи в дело.

Потоки документации:

· Входящий

· Исходящий

· Внутренний

Принципы документооборота:

Ø Исключение возвратного движения документа

Ø Однократности

Ø Обусловленности

Ø Параллельности

Ø Единства порядка составления и оформления и работы с доками

Ø Сочетание документационного обеспечения управления с бездокументным

 

Объем документооборота – количество документов поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.

Объем зависит от:

o Значимости организации

o От функций и уровня решаемых задач

o От связей с внешними органами

 

Регистрация доков – фиксация факта создания или поступления дока в организацию путем проставления даты и регистрационного номера с последующей записью необходимых сведений о доке в регистрационные формы. (подлежат те доки, которые требуют учета, исполнения и использования в справочных целях).

Регистрация необходима:

1. Для обеспечения сохранности документов

2. Для удобства поиска

3. Для учета и контроля исполнения доков

 

Формы регистрации:

1. Централизованная (поступают все в службу ДОУ)

2. Децентрализованная (в разные структурные подразделения)

3. Смешанная (поступают в ДОУ и уже раздают оттуда)

Регистрационные форматы: журнал, карточка и электронная карточка.

 

Регистрационные реквизиты:

· Автор

· Вид дока

· Дата

· Регистрационный номер

· Заголовок к тексту

· Отметка о поступлении

· Резолюция

· Отметка об исполнении\направлении в дело

 

Контроль – функция управления, заключающаяся в отслеживании результатов исполнения и внесения управленческих воздействий на объект. (подлежат доки, требующие исполнения)

Субъекты контроля: руководитель, исполнитель, служба ДОУ.

Этапы контроля:

1. Постановка дока на контроль (руководитель + ДОУ)

2. Проверка своевременного доведения до исполнения (ДОУ + исполнитель)

3. Предварительная проверка (Исполнитель + руководитель)

4. Регулирование хода исполнения

5. Учет обобщения результатов контроля

 

Уровни контроля:

· Анализ существа и полноты исполнения

· Анализ сроков исполнения

Сроки исполнения:

ü Типовые (устанавливаются по нормативным документам)

ü Индивидуальные (устанавливаются руководителем)

 

Док снимается с контроля после: выполнения заданий и вопросов; после сообщения результатов всем заинтересованным лицам и организациям.

 

Дело – совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

Формирование дела – группирование только исполнительных доков с номенклатурой дел и систематизацию доков внутри дела.

Правила:

Ø Дела оформляются правильно сформированные и исполненные

Ø Приложения вместе с основными делами

Ø Машинограммы помещаются в дела на общем основании

Ø Толщина дела не должна превышать 250 листов

Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Цели создания номенклатуры:

· Для группировки исполненных доков в дела

· Для учета и обеспечения сохранности дел

· Для оперативного поиска доков в делах

 

Виды номенклатур дел:

1. Типовые (создаются для организаций однородных по структуре и характеру деятельности)

2. Примерные (для организаций однородных по характеру, но разных по структуре)

3. Индивидуальные (созданная в организации на основе 1 и 2 с учетом анализа собственной документации)

 

Формуляр номенклатуры дел:

· Общий бланк

· Гриф утверждения (нет для структурного подразделения)

· Заголовок к тексту + год

· Текст (таблица из 5 граф)

· Подпись (руководителя структурного подразделения или руководителя службы ДОУ)

 

Обеспечение сохранности документов

Росархив – это

Ø 15 федеральных государственных архивов и центров хранения доков

Ø Органы управления архивов и делом

Ø Научно-исследовательские учреждения

 

Виды архивов:

1. По компетенции организации

· Центральный отраслевой архив федерального органа власти или органов власти субъектов федерации

· Центральный отраслевой архив

· Объединенный архив

· Архив организации

2. По составу документации

· Архив управления документации

· Научно-технический архив

· Аудивизуальный архив

· Архив документации на электронных носителях

 

Документальный фонд – все доки организации, т.е. доки текущего управления, отобранные для постоянного и длительного хранения.

Архивный фонд – совокупность архивных доков, исторически или логически связанных между собой.

 

Экспертиза ценности доков – определение политического, экономического, социального, культурного, практического и много значений доков, с целью установления сроков их хранения или отбора их на гос. хранение.

 

Механизм экспертизы ценности доков:

ü Проводится экспертной комиссией (ЭК)

ü ЭК создается приказом руководителя

ü ЭК действует постоянно

ü ЭК комиссионный и совещательный орган

 

Задачи ЭК:

§ Организация и проведения экспертизы ценности доков на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и в процессе формирования дел

§ Экспертиза ценности доков на стадии подготовки и передачи в архив организации

§ Отбора и подготовки доков и передачи на постоянное хранение в гос или мун архив

 

В процессе экспертизы выделяют группы дел:

1. Постоянное хранение

2. Длительное хранение в архиве организации (выше 10 лет)

3. Временное хранение (до 10 лет)

4.

Оформление дел

Подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения

 

Полное (постоянного и временного сроков хранения)

частичное

Включает: ü Перегруппировку всех доков в деле ü Нумерацию листов в деле ü Составление заверительной записи в деле ü Составление внутренней описи доков дела ü Подшивку или переплет дела ü Оформление обложки

 

 

 

 

На обложке должно быть указано:

1. Наименование организации

2. Индекс дела

3. Номер дела по годовому разделу сводной описи дела

4. Заголовок дела

5. Аннотация к докам дела

6. Дата дела

7. Количество листов в деле

8. Срок хранения дела

9. Архивный шифр дела

 

Опись дела – архивный справочник, представляющий систематизированный перечень заголовков дел.

 

Автоматизация документационного обеспечения управления

Автоматизация возможна:

· Отдельных рабочих мест

· Документационного обеспечения управления организации

 

Правила автоматизации:

1. Средства и правила создания дока

2. Ведение электронного архива дока

3. Поддержка документооборота

 

Задачи автоматизации:

Ø Совершенствование работы по подготовке и обработке документационной информации путем создания механизма документационного обеспечения управления

Ø Выбор правильной стратегии автоматизации, включая верный выбор продуктов

 

Система должна:

ü В полном объеме выполнять все задачи ДОУ

ü Быть построенной на принципах ДОУ, современных решениях

ü Обеспечить полноценное использование и хранение созданного информационного ресурса

 

Система «ДЕЛО» отслеживает полный цикл дока, кроме создания:

1. Обработка и хранение

2. Расширение состава реквизитов карточки дока

3. Поточный ввод доков

4. Движение доков

5. Обеспечение юридической полноценности

6. Отправка дока

7. Справочно-аналитическая работа

8. Полнотекстовый поиск по содержанию

9. Работа со взаимосвязанными доками

10. Регламентация прав доступа

 

Поделиться:

Воспользуйтесь поиском по сайту: