 |
Требования к оформлению служебных документов (ГОСТ Р 6.30 – 2003)
|
|
|
|
МОДУЛЬ 2 Нормирование оформления документов
ЛЕКЦИЯ. Общие положения о правилах оформления документов
Для чего нужны правила составления документов?
· С целью придания юридической силы
· Для оперативного исполнения документа и последующего использования в информационных и научно-исторических целях
· С целью создания предпосылок для машинной обработки информации самих документов
· Для сокращения затрат труда и средств при составлении документа и работе с ними
Правила устанавливаются стандартами!
· ГОСТ Р 6.30 – 1997
· ГОСТ Р 6.30 – 2003
Унифицированные системы документации (УСД)
Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД)
Требования к оформлению документов
1 раздел: «Область применения». Описывает ту позицию, что стандарт разработан впервые и имеет рекомендательный характер. Указывается, что стандарт распространяет свою силу на все документы, включенные в ОКУД.
2 раздел: «Реквизиты документа». Всего описывается 30 реквизитов.
3 раздел: «Требования к оформлению реквизитов документа»
4 раздел: «Требования к изготовлению бланков реквизитов»
Приложение 1 «Зона расположения реквизитов»
 |
Формат бумаги: А4 (210х287), А5 (210х148)
Шаг письма – 2,6 мм
Межстрочный интервал – 4,25 мм
Размер шрифта – 12-14
Приложение 2. Носит рекомендательный характер.
Печатание реквизитов: Всё (кроме текста), состоящее из нескольких строк – через 1 межстрочный интервал, отделяются друг от друга 2-3 межстрочными интервалами.
Требования к оформлению служебных документов (ГОСТ Р 6.30 – 2003)
Формуляр – набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности.
|
|
|
Формуляр-образец – модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты.
Бланк документа – стандартный лист бумаги с нанесенной постоянной информацией (постоянными реквизитами) и местом для заполнения переменной информацией (переменными реквизитами); набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.
Стандартные форматы бумаги: А4 (210х287мм), А5 (148х210мм)
Виды бланков:
· Бланк для письма
· Общий (все прочие виды документов за исключением письма (устав, долж. инстр-ия))
· Бланк конкретного виды документа (докладная записка) формируется на базе общего бланка
Максимальный набор реквизитов 2-х видов бланков – 14шт
| Бланк письма | Общий бланк |
| 08- наименование организации | 01- Государственный герб РФ |
| 09- справочные данные об организации | 02- герб субъекта РФ |
| 04- код организации | 03- эмблема организации |
| 05- основной гос-ый регистрационный номер | <=>07- код формы документа |
| 06- идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) | 08- наименование организации |
| 11- дата документа | <=>10- наименование вида документов |
| 12- регистрационный номер документа | 11- дата документа |
| 13- ссылка на регистрационный номер и дату документа | 12- регистрационный номер документа |
| <=>14- место составления или создания документа |
Ниже представлен рисунок, где расположены все реквизиты и характеристика каждого реквизита!
Государственный Герб Российской Федерации (реквизит 01) помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом "О Государственном гербе Российской Федерации". Реквизит "Герб Российской Федерации" используется при изготовлении общего бланка, бланка письма, бланка конкретного вида документа.
Герб субъекта Российской Федерации (реквизит 02) помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. Порядок использования изображения герба субъекта Российской Федерации на бланках документов определяется нормативными актами, принимаемыми органами государственной власти республик, краев, областей, городов федерального значения, автономной области, автономных округов. Реквизит используется при изготовлении общего бланка, бланка письма, бланка конкретного вида документа.
|
|
|
Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) (реквизит 03) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Эмблему и товарный знак не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации или герб муниципального образования. Реквизит используется при изготовлении общего бланка, бланка письма, бланка конкретного вида документа.
Код организации (реквизит 04) проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) или Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ) на основании требований о ведении этих классификаторов и других взаимосвязанных с ними классификаторов.В бланках документов код организации включают в состав справочных данных. При этом пишут ОКПО (или ОКОГУ) и проставляют код организации. Код организации относится к реквизитам, используемым для изготовления бланков писем.
Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (реквизит 05) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. На бланках писем ОГРН указывается в составе справочных данных об организации. ОГРН относится к реквизитам, используемым для изготовления бланков.
Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) (реквизит 06) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) – это цифровой код, свидетельствующий о постановке на налоговый учет налогоплательщика – юридического лица, индивидуального предпринимателя, физического лица. В связи с особенностями учета организаций, определенных положениями Налогового кодекса (статья 83), в дополнение к идентификационному номеру налогоплательщика (ИНН) организации вводится код причины постановки на учет (КПП).
|
|
|
ИНН/КПП относится к реквизитам, используемым для изготовления бланков писем. На бланках писем ИНН/КПП указывается в составе справочных данных об организации.
Код формы документа (реквизит 07) проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). Код формы документа служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения количества возможных ошибок и является элементом идентификации документа, а также одним из средств достижения информационной совместимости документационных систем.
Код формы документа проставляется при использовании в организации унифицированных форм документов, включенных в ОКУД. В кодовом обозначении унифицированной формы документа отражены следующие признаки классификации: первый и второй знаки (класс форм) - принадлежность унифицированной формы документа к соответствующей унифицированной системе документации; третий и четвертый знаки (подкласс форм) - общность содержания множества форм документов и направленность их использования; пятый, шестой и седьмой знаки - регистрационный номер унифицированной формы документа внутри подкласса; восьмой знак - контрольное число.
Пример кодового обозначения унифицированной формы документа по ОКУД: 02112418 Учредительный договор.
Наименование организации (реквизит 08), являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. На бланке обязательно должно указываться полное наименование организации, закрепленное в ее учредительных документах. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.
|
|
|
Справочные данные об организации (реквизит 9) включают в себя: почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотрению организации. При оформлении этого реквизита могут также указываться номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты, адрес Интернет-сайта (web-страницы в Интернете). В составе справочных данных об организации указываются: код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП). Реквизит "Справочные данные об организации" используется для изготовления бланков писем. На общем бланке и на бланке конкретного документа (кроме письма) справочные данные не указывают.
Наименование вида документа (реквизит 10), составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) (класс 0200000). Наименование вида документа относится к реквизитам, используемым для изготовления бланков конкретного вида документа (кроме письма). В письме наименование вида не указывается. Наименование вида документа пишется прописными буквами.
Дата документа – реквизит (реквизит 11), обозначающий время подписания (утверждения) документа или зафиксированного в нем события. Т.о. датой документа является:
· дата подписания документа (приказы, распоряжения, письма, докладные, служебные записки и др.);
· дата утверждения документа (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет и др.);
· дата события, зафиксированного в документе (протокол).
Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, или службой документационного обеспечения управления (ДОУ) при регистрации документа, или непосредственно составителем при подготовке документа (докладная, служебная записка, заявление и др.).
Регистрационный номер документа (или регистрационный индекс документа) – цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.
Регистрационный номер документа (реквизит 12) состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. При этом порядковые номера для распорядительных и информационно-справочных документов присваиваются в пределах календарного года отдельно для каждого вида документа. Порядок регистрации документов и структура регистрационных номеров устанавливаются в инструкции по делопроизводству организации и распорядительных документах организации. Регистрационный номер документа относится к реквизитам, для которых на бланке проставляются отметки.
|
|
|
Ссылка на регистрационный номер и дату документа (реквизит 13) включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ. Реквизит "Ссылка на регистрационный номер и дату документа" оформляется преимущественно в письмах-ответах. Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа и соответствуют регистрационному номеру и дате поступившего документа.
Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания номера и даты поступившего документа в тексте письма, что освобождает текст от чисто вспомогательной, справочной информации.
Место составления или издания документа (реквизит 14) указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения. В письме место издания помещается в реквизите "Справочные данные об организации".
Реквизит "Адресат" оформляется на документах, отправляемых в другие организации или частным лицам, представляемых руководству (заявления, докладные и объяснительные записки) и передаваемых в структурные подразделения. В качестве адресата (реквизит 15) могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.
Гриф утверждения (реквизит 16) – реквизит официального документа, свидетельствующий о правовом статусе документа. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом.
При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.
Резолюция – реквизит, содержащий указания должностного лица по исполнению документа. Резолюция (реквизит 17), написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату.
Заголовок к тексту (реквизит 18) включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.
Отметку о контроле (реквизит 19) за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль". Отметка о контроле обозначает, что документ поставлен на контроль. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.
Текст документа (реквизит 20) – основная содержательная часть документа.
Бланк конкретного вида документа, кроме письма (для письма существует специальный вид бланка), в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты:
01 - Государственный герб Российской Федерации (02 - герб субъекта Российской Федерации или 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания));
08 - наименование организации;
10 - наименование вида документа;
14 - место составления или издания документа,
а также ограничительные отметки для реквизитов:
11 - дата документа;
12 - регистрационный номер документа.
И, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов:
18 - заголовок к тексту;
19 - отметка о контроле.
ЛЕКЦИЯ.
Алгоритм составления документа:
Аналитические шаги
· Постановка цели документа, выбирается вид
· Изучение законодательной базы, изучение подобных документов
· Сбор фактов
Материал должен быть: необходимым и достаточным, актуальным, достоверным, объективным
· Составление проекта документа
· Согласование проекта документа
· Этап удостоверения документа
Реквизиты:
1. Заголовок к тексту (поисковый признак документа) - реквизит документа, кратко излагающий его содержание. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопросы: о чем (о ком)?
Оформление заголовка – это от левого поля документа строками (1,5мм межстрочный интервал).
Наличие заголовка значительно облегчает обработку документа, т.к. не читая всего текста можно получить представление о содержании и направить документ на исполнение. Заголовок размещается над текстом под основными реквизитами бланка. Заголовок печатается без кавычек и не подчеркивается. На рисунке данный реквизит обведен.
2. Адресат -реквизит, обозначающий физическое (частное) или юридическое (организация, должностное лицо) лицо, которому направляется документ.
Реквизит "Адресат" оформляется на документах, отправляемых в другие организации или частным лицам, представляемых руководству (заявления, докладные и объяснительные записки) и передаваемых в структурные подразделения.
В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа организации или структурному подразделению их наименования указывают в именительном падеже. При этом если документ адресован структурному подразделению, то над его наименованием необходимо указать наименование организации.
В реквизите "Адресат" допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций. При адресовании документа должностному лицу, его должность и фамилию указывают в дательном падеже, инициалы указывают перед фамилией. Между инициалами и фамилией должен быть пробел.
Таким образом, реквизит «Адресат» может включать до 5 элементов:
1. Наименование организации
2. Наименование структурного подразделения
3. Указание должности получателя
4. Фамилия и инициалы получателя
5. Почтовый адрес
Пример 1:
Генеральному директору
ЗАО "Термика"
А.Г. Цицину
Пример 2:
Образцову О.П.
Волгоградский пр., д. 5, кв. 12,
г. Москва, 109316
Пример 3:
ЗАО "Термика"
Управление производства и внедрения информационных систем
На одном документе указывается не более 4-х реквизитов адресатов.
ЛЕКЦИЯ
Проект документа Согласование документа
Время Готовый документ
Удостоверение документа
Согласование - оценка проекта документа с точки зрения соответствия действующему законодательству, компетенции принимающего документ органа, оптимальности принятого решения.
Виды согласования:
· Внутри учреждения (визирование)
· Вне учреждения (внешнее - за пределами организации)
Технология визирования:
1. Исполнитель – визирует документ
Оформление внутреннего согласования:
· Подпись
· Расшифровка
· Дата
2. Начальник (руководитель) структурного подразделения
Оформление внешнего согласования:
· Справка согласования
· Протокол согласования
· Гриф согласования
· Несколько грифов (лист согласования)
Удостоверение – придание официальному документу юридической силы.
Способы удостоверения документов:
· Подписание
· Оттиск печати
· Утверждение
· Заверительная надпись (отметка о заверении копии)
1.Подписание документа – принятие на себя ответственности за то, что изложено в документе и за то, что должно быть выполнено.
Реквизит «Подпись» имеет:
· Наименование должности лица
· Личная подпись
· 
Расшифровка подписи
Глава администрации ПодписьРасшифровка подписи
2.Оттиск печати проставляется на наиболее важных документах, с целью удостоверения подлинности документа.
3.Утверждение – способ удостоверения уже подписанного документа, санкционирующий его действие на определенный круг организаций, структурных подразделений, должностных лиц, граждан.
Утверждение возможно:
· Конкретным должностным лицом
· С помощью распорядительного документа
Утверждение с помощью распорядительного документа применяется в том случае, если необходимо помимо утверждения предусмотреть срок введения утверждаемого документа в действии комплекс мер предшествующих документу, а также контроль за исполнением утверждаемого документа и распорядительного.
4.Заверение – отметка на копии документа с целью придания ему юридической силы.
Отметка на документе:
· Отметка о наличии приложения (на 2 листах и в 3 экземплярах)
· Резолюция – отметка на документе, сделанная должностным лицом и содержащая принятое решение.
· Отметка о контроле
· Отметка об исполнители
· Отметка о поступлении документа в организацию
· Отметка об исполнении документа и помещении его в дело
· Идентификация электронной копии документа
|
|
|
