 |
Подготовка и проведение переговоров с клиентами и поставщиками
|
|
|
|
Содержание
Введение
1. Подготовка и проведение переговоров с клиентами и поставщиками
2. Управление составлением и оформлением договоров
Заключение
Глоссарий
Список использованной литературы
Введение
Моя производственная практика проходила в фирме «ИП Коренюгин». Это достаточно большая организация, специализирующаяся на оптовой и розничной торговле запасными частями для автотракторов и ремонте деталей грузовых автомобилей по всему Южному Федеральному округу.
Целью данной практики являлось закрепление теоретических знаний, полученных в ходе обучения базовых экономических дисциплин, изучение организационной и управленческой деятельности организации, формирование профессиональных навыков, а так же получение практического опыта работы в коллективе.
Во время прохождения практики я выбрал для изучения тему: «Ведение переговоров с клиентами, управление составлением и оформлением договоров».
Договор - это понятие многозначное, имеющее в себе «триединое» начало. Гражданский кодекс определяет договор как соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей. То есть договор - это соглашение. Исходя из того, что к договорам применяются правила о дву- и многосторонних сделках, предусмотренных ГК, договор можно приравнять к сделке. (Под «сделкой» ГК понимает действия граждан и юридических лиц, направленные на установление, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей). То есть второе значение этого термина: договор - это сделка (действие).
И, кроме того, в обиходе договором называют единый документ, который содержит условия сделки. То есть третье значение этого термина: договор - это документ.
|
|
|
Подписанию договора предшествуют коммерческие переговоры. Проведением и подготовкой коммерческих переговоров в фирме занимаются директор (он же владелец фирмы), заместитель директора, юрисконсульт, руководители заинтересованных подразделений. Обычно переговоры протекают в виде деловой беседы при личной встрече по вопросам, представляющим интерес для обеих сторон, и служат налаживанию кооперационных связей. Предварительные согласования могут проходить в телефонной беседе. В деловых переговорах стороны имеют прямо противоположные цели – каждая из сторон хочет извлечь из договора максимальную выгоду для себя, поэтому задачей каждого из собеседников является завершение переговоров договоренностью, служащей его интересам. Проявлять твердость в главном, будучи гибким, обсуждая второстепенные вопросы – пожалуй, основная задача переговоров. Уступить в малозначимом и настоять на основном, пойти на компромисс в одном вопросе в обмен на уступку в другом: очень похоже на игру в шахматы. Переговоры, фактически, и есть игра, в которой побеждает наиболее подготовленный и искусный. Во время практики передо мной стояла задача проанализировать общий ход работ по заключению и исполнению договоров, и в частности выяснить следующие вопросы:
- есть ли в компании регламент договорной работы и насколько он соответствует ее потребностям (либо не пора ли его создать);
- есть ли неудобства в имеющемся порядке осуществления договорной работы для руководителей, юристов и иных сотрудников, принимающих в ней участие;
- насколько нивелированы возможные риски, возникающие в ходе заключения предприятием договоров;
- как проводится экспертиза договора на предмет налоговых последствий и оптимизации налогообложения;
- нет ли потребности в создании автоматизированной системы подготовки, заключения, контроля исполнения и учета договоров компании и т.п.
|
|
|
-проведение анализа договора на предмет возможности его выполнения (реализуемости договора).
Подготовка и проведение переговоров с клиентами и поставщиками
Главная цель ведения предпринимательской деятельности - получение прибыли (коммерческой выгоды). Соответственно вся работа фирмы строится так, чтобы получить максимальную выгоду при максимальной минимизации затрат на ее извлечение. Это очевидно. Но также, все хотят иметь некоторые гарантии собственного спокойствия и безопасности. А такой гарантией, в некотором смысле, может служить договор, заключенный между фирмой и клиентом или между фирмой и ее поставщиком. Заключение договора – это последний этап большой, кропотливой подготовительной работы, важной частью которой являются деловые переговоры. Ведь этап переговоров во многом определяет ход самой сделки
Ведение переговоров сопровождает любую совместную деятельность. Целью переговоров обычно является достижение договоренности об участии сторон в деятельности, результаты которой будут использованы для обоюдной выгоды. Деловые переговоры ведутся в рамках сферы ведения бизнеса участников и имеют более узкую задачу – достичь договоренности о взаимовыгодном обмене ресурсов, совместном инвестировании ресурсов, распределении прибыли, полученной от совместной деятельности.
Сразу хочется отметить, переговоры - сложный процесс, как бы сочетающий в себе и продажу и дискуссию. Действительно, некоторое сходство, безусловно, имеется: во всех этих ситуациях есть два и более участников, каждый их которых имеет некую свою позицию и преследует свой интерес. Однако, на этом, пожалуй, сходство и заканчивается. Так, например, переговоры, в отличие от дискуссии, имеют своей целью обязательное соглашение по итогам обмена мнениями – в случае обычного диалога стороны могут высказаться и остаться «при своем». Разница же между переговорами и продажей, принципиально, заключается в том, что при продаже мы имеем определенные ограничения по условиям заключения сделки с нашей стороны, в то время как при ведении переговоров мы можем значительно менять наши первоначальные условия, чтобы достичь соглашения.
|
|
|
Ключевыми ситуациями переговоров можно назвать следующие:
1. Деловые переговоры равных партнеров, когда оба заинтересованы друг в друге
2. Ведение переговоров в неравном положении, когда один заинтересован в переговорах больше, чем другой
3. Вынужденные переговоры, когда одна сторона вовлечена в неактуальное для нее обсуждение
4. «Статусные» переговоры, когда один или несколько участников переговоров имеют возможность влиять на позицию другого
Переговоры существенно различаются по своим целям: заключение договора о поставках, соглашение о сотрудничестве и координации деятельности и т.д.
В процессе переговоров люди хотят:
– добиться взаимной договоренности по вопросу в котором как правило сталкиваются интересы;
– достойно выдержать конфронтацию, неизбежно возникающую из-за противоречивых интересов не разрушая при этом отношения.
Чтобы достичь этого надо уметь:
a) Решить проблему;
b) Наладить межличностное взаимодействие;
c) Управлять эмоциями.
За столом переговоров могут сойтись люди, имеющие различный опыт ведения переговоров. Они могут иметь различный темперамент (например, сангвиник и холерик) и различное специальное образование (например, техническое и экономическое).
В соответствии с этим большим разнообразием отличается и сам ход переговоров. Они могут протекать легко или напряженно партнеры могут договориться между собой без труда или с большим трудом или вообще не прийти к какому-либо соглашению.
При проведении переговоров необходимо:
· успешно планировать свои действия на переговорах, максимально используя всю имеющуюся информацию для того, чтобы усилить свою позицию;
· выбирать стратегию и тактику переговоров, наиболее подходящую в той или иной ситуации;
· гибко приспосабливать избранную стратегию к изменившейся ситуации;
· эффективно использовать различные средства коммуникации в процессе взаимодействия с другими участниками переговоров, умение убеждать собеседника;
|
|
|
· противостоять различным уловкам, давлению, манипулированию со стороны оппонента;
· сводить к минимуму уступки и добиваться наилучшего результата
Переговорщик должен следовать следующим правилам:
- собрать информацию и подготовиться перед важной встречей;
- говорить с уверенностью. Четко определить то, чего вы хотите добиться от встречи и на какие условия готовы согласиться. Попросите то, чего вы хотите. Вы не должны ожидать, что другая сторона сама догадается о том, чего вы добиваетесь. Убедитесь, что человек, с которым вы ведете переговоры, в состоянии удовлетворить вашу просьбу. Будьте настойчивы. Пробуйте различные методы убеждения. Попросите, чтобы другая сторона предложила свое решение. Предложите компромисс.
- начинать процесс переговоров с предложения, ниже того, которого от вас добиваются. Быть умеренным. Не спорьте и не угрожайте. Уважайте позицию другой стороны. Предложите логические объяснения для своих требований. Объявите свое мнение и объясните последствия для обеих сторон в случае, если соглашение не будет достигнуто. Когда сделка заключена, прекратите говорить о деле, обменяйтесь рукопожатием и перейдите на разговор на нейтральные темы.
Перед началом переговоров надо обязательно определить границы компетенции участников переговоров. Во-первых, нужно уточнить, какими правами обладаете вы, и, во-вторых, какими правами обладают ваши собеседники: может ли их согласие считаться окончательным, или прежде чем дать ответ они должны проконсультироваться со своим руководством или с компаньонами. Иными словами, никогда нельзя строить из себя слишком "крутого" бизнесмена, который все решает сам. Если вам действительно нужно посоветоваться с начальством, всегда лучше честно сказать об этом, чем попасть потом в неловкое положение.
Постарайтесь, как можно больше узнать о людях, с которыми вам предстоит вести переговоры. Что они собой представляют, добросовестны ли в сделках, каков их имидж, какими финансовыми и организационными возможностями они располагают и т.д. Информация по этим вопросам поможет вам решить, стоит ли иметь с ними дело или лучше поискать других партнеров.
Подумайте о том, как будете представляться новым партнерам. Разумеется, как минимум нужно иметь визитную карточку, дающую краткие сведения о вас: имя, место работы, занимаемая должность. Кроме того, хорошо иметь с собой материалы, которые могут дать представление о вашей фирме: каталог, рекламный проспект, образцы производимой продукции. Главное, чтобы в руках у ваших партнеров оказалось нечто привлекающее их внимание, поскольку вам важно пробудить интерес собеседников.
|
|
|
Для участия в деловых переговорах всегда нужно готовить так называемое коммерческое предложение. В нем вы должны очень лаконично сформулировать цель проекта, обязанности заинтересованных сторон, возможный экономический или организационный эффект. По объему текст не должен превышать 2/3 страницы, причем надо позаботиться и о внешней его привлекательности.
Одна из самых распространенных ошибок заключается в том, что, проведя весьма полезную беседу и принципиально договорившись о чем-либо, стороны не оформляют свои отношения в виде итогового документа. Люди договориваются подготовить бумаги потом, говорят, что надо будет дополнительно созвониться, и тому подобное. Кончается это тем, что сделка заслоняется повседневными делами и остается незаключенной. Чтобы избежать такой традиционной для нашего бизнеса ситуации, подготовьте заранее проекты договоров. В любом случае встреча должна завершиться каким-либо осязаемым результатом.
Обычно в переговорах участвует команда, представляющая фирму. Переговоры могут быть успешными только при условии высокой дисциплинированности и выдержанности всех членов команды. Поэтому нужно обсудить предлагаемый проект, выработать общую стратегию поведения на переговорах и обязательно распределить ролевые функции. Надо определить, кто выступает в роли ведущего участника переговоров и несет на себе основную тяжесть разговора, кто ему помогает, кто имеет право сделать какие-то подсказки и замечания, а кто вообще не имеет права голоса и присутствует или иные детали переговорного процесса.
Естественно, никакие споры и перебранки, язвительные замечания среди членов команды недопустимы - команда должна быть единой. Поэтому если вдруг возникли какие-либо проблемы, лучше попросить время для конфиденциального обсуждения, а не афишировать свои разногласия. Вообще слишком эмоциональных сотрудников и любителей длительных разговоров на общие темы, наслаждающихся звуками собственного голоса, на переговоры лучше не брать: польза от них обычно невелика, а вот помешать они могут изрядно.
|
|
|
