Как справиться с тем, что мешает? Иллюзии управления и расхитители времени

Всегда остерегайтесь двух иллюзий. Первая иллюзия – есть правильное и неправильное управление временем. Такого не бывает. Или вы довольны, как вы тратите свое время и что получаете взамен. Или вы недовольны. Вторая иллюзия – есть личное время и есть рабочее… Какой бред! Такого не бывает, тем более на уровне человека входящего в команду топ-менеджеров. Есть ваше время. И в нем нет ни правильного, ни неправильного. Но вам нужно понять, чего вы хотите.

Теперь посмотрим, что нам мешает добиться того, чего мы хотим уже сейчас и чего мы хотим через 3-5 лет. Естественно начинаем с аудита, диагностики.

Есть очень хорошее упражнение, потратьте на него 2 недели. Оно уже само по себе работает и помогает выстраивать свое время. Причем, я знаю массу людей, которые резко улучшили свой тайм-менеджмент, не делая этого упражнения. И знаю массу людей, которые практиковали только его, и у них тоже были резкие улучшения. Помните, что нет ничего правильного и неправильного, поэтому хотя бы попробуйте.

Задача состоит в том, чтобы в точности до 15 минут в течение двух недель круглые сутки фиксировать, чем вы занимаетесь. Говорите по телефону – пометили с кем, принимаете пищу, спите, что угодно... Если дело отнимает менее 15 минут, вы его не фиксируете. Конструирующие скажут: в идеале, конечно, фиксировать надо каждые 5 минут. Если вы сможете это сделать быстро, четко – фиксируйте. Нам нужно примерно посмотреть, на что уходит ваше время. Затем каждый день, просматривая на что оно ушло, попробуйте ввести какие-то категории и суммировать, на что у вас за неделю или за день больше/меньше уходит времени. Во-первых, по стилям жизни: сколько вы тратите и на что. А во-вторых, на какие дела – на телефонные звонки, переписку, совещания, планирование, решение проблем своих сотрудников.

Хитрость упражнения не только в том, что оно дает ясную картинку и понимание, куда двигаться дальше. Уже то, что вы просто концентрируетесь на том, как распоряжаетсь каждыми 15 минутам, вам помогает автоматически улучшать расходование времени. Делает его более продуктивным, более эффективным, более результативным. То, на чем мы фиксируемся, улучшается в нашей жизни. Возможно, вы это уже замечали.

Смотрите и на те моменты, которые вы тратите зря. Это ваши расхитители времени. С ними мы сейчас и начнем работать.

Рекомендую вам прервать чтение и написать 7 самых злостных расхитителей своего времени. Не спрашивайте меня: что является расхитителем времени, а что не является. Что является вашим расхитителем времени, можете решить только вы.

Чтобы понимать, как бороться с расхитителями времени, нам нужно их классифицировать.

Первый тип – технические расхитители времени. Мы что-то делаем зря по единственной причине – мы не знаем, как это не делать. Или как это делать эффективно.

Второй тип – внешние. Это те расхитители времени, на которые мы никак не можем повлиять.

Третий тип – психологические. Сидят у нас в голове.

Рассмотрим пример. Руководитель делает все сам, никому ничего не делегирует, и поэтому тонет в делах. Какие варианты? Есть вариант, что он просто не умеет делегировать, даже не задумывался об этом. Это технический расхититель времени. Надо просто понять, как объяснить что-то сотруднику, как обсуждать результаты его работы. Научиться делегировать.

А может быть это психологический расхититель времени. Когда руководитель говорит: бесполезно, они ничего там не умеют, я лучше все сделаю сам. Это психологический расхититель. И мы понимаем: если руководитель сам с собой поговорит, или с ним побеседует коуч, тренер, то в этой ситуации, возможно, он сможет перевести этот психологический расхититель времени в технический.

А может быть, реальность такова, что у руководителя все сотрудники низкой квалификации или задачи слишком высоки, что он на данном этапе не может ничего делегировать. Тогда это внешний расхититель времени.

7 расхитителей времени, которые вы выписали – они какие? Проклассифицируйте и возвращайтесь к чтению.

Чтобы можно было проверить, насколько точно вы проклассифицировали своих расхитители времени, обсудим пару примеров расхитителей времени и поговорим, как с ними бороться.

1. Страх отвлечься, расслабиться. В голове сидит: не успею, не успею. Но чем больше мы себя накручиваем, тем с большим трудом мы все успеваем. Психологический расхититель.

Есть выход. Когда к вам пристают, требуют вашего времени, покажите ежедневник, где будет написано «Встреча с 15-00 до 16-00». Необязательно говорить, что это встреча с самим собой – для медитации, поспать, прогуляться в парке. Отвлечься, расслабиться – это помогает. Медитация, Mindfullness техники (техники осознанности) – тем более.

Очень часто страх отвлечься и расслабиться возникает у людей, которые «живут» на верхней территории, где нужен успех, где нужны результаты. Это возникает, потому что они не знают, чего хотят на нижней территории – в стиле жизни «Гармония». Они не знают себя и здесь им нужна поддержка коуча, психотерапевта, чтобы разобраться со своими ценностями.

2. «Бездомная задача». Не определено время начала выполнения. Технический расхититель времени. Уходит масса времени, когда мы понимаем, что надо составить отчет, написать важное письмо, но откладываем… время тянется, тянется, тянется и потом наступают неприятные последствия. Потому что мы не определили время начала задачи. Есть хорошая метафора: «Управление временем и управление пространством очень похожи». Задача – это какая-то вещь. Что значит определить время начала задачи? Это означает: положить вещь на какое-то место. Вот если вещь где-то лежит, то вы ее сможете использовать. А если вы ее просто куда-то кинули и больше на нее не натыкаетесь, то и распорядиться ею не сможете. Поэтому определяем время для всех задач. Как это делать – в заключительной части.

3. Выбрал неподходящее время. Технический расхититель. На дело нужно полчаса, а вы пытаетесь за 5 минут его сделать. В результате торопитесь, не успеваете. Это как большую статуэтку поставить на тонкую рамку телевизора и удивляться, что она упала.

4. Нереалистичная должностная нагрузка. Опять же кучу всего пытаемся заложить в один ящик, но оно там не умещается. Здесь звучит как внешний расхититель времени, тогда можно попытаться распределить дела. А может быть это технический расхититель времени: к примеру, вы в понедельник получили задачу, которую нужно к пятнице выполнить, и только делаете вид, что занимаетесь ею, потому что в пятницу о ней никто не вспомнит. Технический момент – неправильное планирование.

5. Неверно оценил продолжительность – опять же попытался большую вещь засунуть в маленький ящик. Технический расхититель.

6. Чрезмерно открыт к нуждам других. Такое часто можно наблюдать, когда вы приходите на новое место. На вас сваливается куча дел, все ждут от финдира чуда, а ты везде отвечаешь «да». НЕ боитесь раздать авансов больше, чем можете осилить? Это психологический расхититель времени – развиваем ассертивность, учимся говорить «нет» так, чтобы не обидеть.

7. Он – неподходящий исполнитель. Вы взялись за то, что вам делать не нужно. Например, вы стали готовить презентацию, слайды вылизывать. Нет. Финансовый директор может задать только логику, общую канву, набросать слайды. А вот уже дизайном пусть другие занимаются, не тратьте свое время, туда лучше не лезть.

8. Недостаточная эффективность из-за плохого физического состояния. Это внешний расхититель времени. Здесь мы ничего обычно сделать не можем – надо выспаться, принять таблетку, отдохнуть.

9. Специалист по кризисам. Их создание в качестве лучшего мотиватора. Этим часто грешат инициирующие со смесью добивающегося. «Надо что-то сделать, потому что скучно». А потом все затянул, все в последний срок, кризис... Психологическая тема – к коучу, к психотерапевту.

10. Страх изменить положение дел. Да, лучшее – враг хорошего. Но в менеджменте лучше хоть какое-то решение, чем никакое. Потому что плохое решение можно исправить, можно начать как-то действовать, учтя последствия. Но если нет никакого решения – встает вся организация. Это психологический расхититель времени. Можно свести к техническому расхитителю, если есть навык коллективного принятия решения.

11. Страх завершения. Я это сделаю, великий проект, большой. Как оценят? Надо будет что-то дальше делать? И что-то лучшее? Психологический расхититель времени.

12. Период изменений. Это внешний расхититель времени. Раз это внешний расхититель – расслабься, ты не сможешь изменить ситуацию полностью.

13. Слишком сложная задача выполняется сразу. Еще одна попытка большую вещь засунуть в маленький шкаф вместо того, чтобы разбить ее на отдельные части и положить их отдельно.

14. Не помню, что надо делать. Это технический расхититель времени. Не помнишь – записывай (подробнее – в заключительной части).

15. Стремление к совершенству, улучшательство. Этим особенно грешат конструирующие. Никогда не говорите человеку конструирующей роли – «подготовься». Вы его год не увидите, потом он придет и скажет, что осталось еще немного и надо проконсультироваться. «Лучшее – враг хорошего» в менеджменте, нужен конечный результат.

16. Страх успеха. Похож на страх завершения. Надо доказывать, что я лучше. Психологический расхититель.

17. Многочисленные прерывания (вмешательства) извне. Очень часто это внешний расхититель времени, но можно, используя определенные технологии, исправить ситуацию. Я расскажу про это дальше.

18. Страх стать нетворческим. Человек отказывается применять инструменты тайм-менеджмента, ссылаясь на свою спонтанность. Хоть какая-то часть жизни, но предсказуема и чем вы более ее делаете предсказуемой, тем больше становится предсказуемой вся ваша жизнь.

19. Неорганизованное пространство, беспорядок. Технический расхититель.

20. Неорганизованный начальник. Внешняя проблема. Такого приходится долго ждать, сидеть и слушать его пространные речи. Что делать? Медитируем, занимаемся самореализацией, пробуждением гармонии, планируем что-то, но внимательно слушаем.

21. Неясные цели и планы. Техническая проблема. Многие мне говорят: «До меня не доносят ясные цели и планы, компания не знает, что хочет». Если вы управленец, то это задача управленца ставить цели и планы. Даже, когда их сверху не спускают. Для себя поймите, что делаете. Если вы не понимаете, чего добиваетесь в конечном итоге, вы не управленец. Да, здесь есть риск: возможно, вы начнете делать то, что не надо или то, что вызовет сопротивление. Ничего, смените цели и планы, будете настаивать на своем. Это ваш выбор. Или вы чувствуюте себя управленцем, или вы чувствуете себя овощем и тихонько затухаете, пока вам больше нигде не найдется места.

22. Страх неудачи. Не начинаю делать, потому что не получится.

Посмотрите, каких у вас больше расхитителей времени. Если технических, то вам помогут видео, книжки – подробнее в следующей части. Если психологических – возможно, вы не понимаете, какие у вас ценности. Забываете поработать в стиле жизни, который относится к гармонии. Обратитесь к коучу, психотерапевту. Проясните, что для вас на самом деле важно. Внешние – разобрались: от вас не зависят и избавиться от них своими силами не получится.

Теперь, когда вы представляете себе, как бороться с различными расхитителями времени, поговорим, как оперативно достигать того, чего вы хотите.

 

Поделиться:

Воспользуйтесь поиском по сайту: