Как финансовому директору оперативно достигать желаемого? Принцип «Дважды дели на два»

Методика «ДДД» или «Дважды дели на два» помогает хаос дел привести в порядок.

У вас должен быть дневник и планировщик.

Весь хаос, который вокург вас появляется, вы заносите в Дневник. Используйте блокнот или приложение, котрое можно постоянно носить под рукой. Для себя я выбрал две программы – Evernote и Nozbe. Заносите в дневник все, что хотите записать: любые идеи, обязательства, которые вы дали людям или люди пообещали вам, важные разговоры и переговоры. Не используйте больше желтые стикеры! Приложение Evernote я выбираю для задач, которые не требуют действий, Nozbe – для задач, требующих конкретного действия. Всегда следите, чтобы у каждой записи стояла дата. К примеру, Evernote проставляет ее автоматически. Если используете что-то другое, обязательно ставьте дату.

Для планировщика я использую календарь Google, куда «прилетают» мои дела из Evernote (если я решил, что какую-то заметку надо превратить в действие) и Nozbe. Возможно, вы найдете свои инструменты – мне удобно работать с этими программами, они хорошо синхронизируются абсолютно на любом девайсе.

Я также применяю раздельные категории дел: конкретная дата, «Ближайшее время» (зависит от интенсивности вашей работы – неделя, месяц, год), «Когда-нибудь» (к примеру, неплохо было бы изучить английский, съездить на Мальту).

Теперь у вас есть входящие события (хаос) и есть структура (расписание).

Для расписания я использую календарь Google. В этом календаре у меня нет каких-то абстрактных пометок «на день». Я там размечаю, что надо сделать в такое-то время, и сколько это займет времени.

Со своим планировщиком вы будете работать ежедневно. Каждый день просматриваете весь список входящих дел, что вам в принципе нужно сделать, какие вопросы требуют решения в ближайшее время. Заглядывайте также в список дел «когда-нибудь». Возможно, из списка «когда-нибудь» вы перегоните задачи во «входящие». Неплохо, если вы время от времени будете возвращаться к своим стилям жизни, просматривать, чего вы хотите в ближайшие 3-5 лет в каждом из этих стилей жизни для себя получить. Так вы расставляете приоритеты.

Далее те задания, которые у вас висят во «входящих», вы классифицируете: а, b, c. а – это наиважнейшие, b – важные и c – менее важные. Дальше из категории а вы берете самую важную задачу и ставите ее в расписание на то время, где вероятность этой задачи наиболее высока и наиболее оптимальна. После того, как вы поставили одну задачу, вы берете следующую по важности задачу из категории а. И так заполняете день не более чем 5 заданиями. Оставляете время, зная свое расписания, свой стиль жизни, оставляете резерв для непредсказуемых заданий. Плюс очевидно, что у вас в расписании уже стоят задачи, намеченные на этот день неделю назад или ранее. Если вдруг произошло так, что вы все первостепенные задачи загнали в расписание, то переходите к задачам b и c. Плюс, в течении дня у вас между «входящими» и расписанием задачи могут «перебегать», что-то вы перенесете, что-то отмените. Какие-то дела, которые были важными, уйдут в «когда-нибудь», позже вы их удалите.

Чем хороша эта методика? При принятии решений, самая большая ошибка – остановиться на одной проблеме/задаче, не проанализировав другие. Но только изучив все проблемы в совокупности, мы сможем выбрать ту, которую нужно решать именно сейчас. Так и с планированием дел. Предложенная методика помогает избежать ошибки. Вы посмотрели все задания на день и выбираете те, которыми займетесь сегодня, зная свой режим, энергетику, предпочтительное время на перерывы. И в голове не будет мусора из дел, которые вы запланировали на сегодня, но сами понимаете, что никогда за них не возьметесь.

Что делаем дальше? В начале дня возьмите в привычку закрыть глаза и немного помедитировать – представить, как пройдет ваш день. Визуализация работает. Мозг – машинка, видит и находит ресурсы, если они нам требуются. И если мы свой мозг настраиваем на расписание, то он нам обязательно поможет лучше собраться и следовать плану.

Что точно не надо представлять? Особенно фанатам целей… Не надо представлять конечный результат. Меня поразил вопрос корреспондента к спортсменке, выигравшей гонку на Олимпиаде: «Скажите, как вы настраивались на победу?». «Я что, сумасшедшая, я никогда не настраиваю себя на то, чтобы победить. Я настраиваюсь в каждую секунду гонки выложиться по-максимуму». Вот это работает. Поэтому обязательно проигрывайте в голове каждый ваш день: вы пришли к шефу, высказали свое предложение, рассказали, как будете контролировать ситуацию... Это с большей вероятностью приведет вас к успеху и одобрению вашего плана.

В конце дня вы смотрите, на что потратили время. Очень хорошая фишка – записывать в Evernote ваши результаты. Это может быть достижение из любого стиля жизни: к примеру, что вы с сыном поговорили, отдохнули, добились, чтобы контрагент вернул деньги. Это помогает вам быть еще более эффективным и более результативным во времени. А результатом может быть что угодно: эмоции, выполненные задачи, приобретенные навыки. Вы понимаете, ради чего вы управляете временем, из-за чего вы счастливы и ради чего вы живете. Это часто помогает больше всего.

В концовке лекции порекомендую книги, меня всегда спрашиваю, что почитать дополнительно.

1. Джулия Моргенстерн. Самоорганизация по принципу «Изнутри наружу». Замечательная книга, наиболее адекватная по тайм-менеджменту, в частности оттуда можно почерпнуть идеи про управление временем как пространством.

2. Дэвид Аллен. Как быстро привести дела в порядок. Очень популярна сейчас его методика Getting Things Done – методика, ориентированная на действие, на результат. Хорошая,адекватная книга, почитайте.