Документы, используемые для документального оформления хозяйственных операций

В соответствии с Федеральным законом от 21.11.1996 № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" первичные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации Федеральной службы государственной статистики.

Кредитная организация самостоятельно разрабатывает формы первичных учетных документов, применяемые для оформления хозяйственных и финансовых операций, по которым не предусмотрены типовые формы первичных учетных документов, а также формы документов для внутренней бухгалтерской отчетности. Формы первичных документов, по которым в альбомах Федеральной службы государственной статистики типовые формы не предусмотрены, утверждаются руководителем кредитной организации. Документы должны включать обязательные реквизиты: наименование документа; дату составления документа; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции; измерение хозяйственной операции в натуральном и стоимостном выражении; наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции, и правильность ее оформления; личные подписи указанных лиц (перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером)

Отражение операций по основным средствам по формам ОС, утвержденным Госкомстатом России, не является обязательным для кредитных организаций. Однако кредитная организация может использовать данные формы в той мере, в какой они удовлетворяют ее требованиям. Если кредитная организация примет решение об утверждении другой формы для отражения операций по основным средствам, то применение такой формы должно быть регламентировано внутренним распорядительным документом кредитной организации.

Акт (накладная) приемки-передачи (внутреннего перемещения) основных средств (Форма ОС-1)
Акт приемки-сдачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов (Форма ОС-3)
Акт о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств (Форма ОС-4))
Акт о списании автотранспортных средств (Форма ОС-4а)
Инвентарная карточка учета основных средств (Форма ОС-6)
Акт о приеме (поступлении) оборудования (Форма ОС-14)
Акт о приеме-передаче оборудования в монтаж (Форма ОС-15)
Акт о выявленных дефектах оборудования (Форма ОС-16)
Карточка учета нематериальных активов (Форма НМА-1)
Доверенность (Форма М-2а)
Журнал учета выданных доверенностей (Форма)
Требование-накладная (Форма М-11)
Накладная на отпуск материалов на сторону (Форма М-15)
Карточка учета материалов (Форма М-17)
Ведомость учета выдачи спецодежды, специальной обуви и предохранительных приспособлений (Форма МБ-7)
Карточка учета малоценных и быстроизнашивающихся предметов (Форма МБ-2)
Акт выбытия малоценных и быстроизнашивающихся предметов (Форма МБ-4)
Акт списания малоценных и быстроизнашивающихся предметов (Форма МБ-8)
Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей (ТМФ-3 инв-3)
Акт о расходе материальных ценностей (по форме, утвержденной кредитной организацией)
Путевой лист легкового автомобиля
Путевой лист специального автомобиля
Книга регистрации путевых листов (Форма)
Счет-фактура (Форма)
Книга продаж (Форма)
Книга покупок (Форма)
Приходный ордер (Форма М-4)

В целях равномерного распределения нагрузки между учетно-операционными работниками, регулирования документопотоков и соблюдения режима рабочего дня в кредитной организации должен быть установлен график документооборота

График документооборота: - устанавливает в банке рациональный документооборот, т.е. предусматривает оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждого первичного документа, определяет минимальный срок его нахождения в подразделении; - должен способствовать улучшению всей учетной работы банка, усилению контрольных функций бухгалтерского учета, повышению уровня механизации и автоматизации учетных работ; - оформлен в виде перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемым каждым подразделением банка, а также всеми исполнителями, с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

График документооборота должен способствовать улучшению всей учетной работы на предприятии, в учреждении, усилению контрольных функций бухгалтерского учета, повышению уровня механизации и автоматизации учетных работ.

График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, учреждения, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

График документооборота утверждает руководитель кредитной организации. Главный бухгалтер является ответственным за осуществление работ по составлению графика документооборота, он может привлечь для составления графика различные службы

Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота по предприятию, учреждению осуществляет главный бухгалтер.

В схему

На начальном этапе работы по составлению графика документооборота главный бухгалтер устанавливает круг лиц, которые работают с первичными документами. В обязанности всех работников организации включаются положения о создании и представлении первичных оправдательных документов, относящихся к сфере их деятельности, в строгом соответствии с графиком документооборота.

После составления графикадо каждого лица, участвующего в документообороте, официально доводятся правила оформления первичных документов и сроки их представления в бухгалтерию. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика, в которой перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, и сроки их представления.

Ответственность за несвоевременное представление документов в бухгалтерию. Главный бухгалтер своим распоряжением по бухгалтерии обязывает принимать только те документы, которые оформлены в установленном порядке. Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

При организации документооборота и составлении графика документооборота по каждому виду документов необходимо предусмотреть порядок: - создания документа (количество экземпляров; ответственного за оформление; ответственного за исполнение); - проверки документа (ответственного за проверку); - срок представления; - обработки документа (исполнитель; срок исполнения); - передачи документа в архив (исполнитель; срок передачи; регистрация).

График документооборота в кредитной организации предусматривает время, необходимое для обработки документов, как в операционное, так и в послеоперационное время.

Требования главного бухгалтера в части порядка оформления операций и представления в подразделение бухгалтерского учета и отчетности необходимых документов и сведений являются обязательными для всех подразделений и служб кредитной организации.