Предварительное рассмотрение документов

В службе документационного обеспечения

Следующий этап прохождения поступающих в организацию до­кументов в большей степени зависит от всей постановки документа­ционного обеспечения. Основное его значение — оперативное полу­чение документов исполнителями и формирование полноценного научно-справочного аппарата.

Значительным резервом сокращения сроков и инстанций про­хождения документов является установленное ГСДОУ предваритель­ное рассмотрение документов в службе документационного обеспе­чения и распределения на этой стадии документов на потоки — для обязательного рассмотрения руководителями организации в соответ­ствии с распределением обязанностей; а также направляемые сразу в структурные подразделения исполнителям как не требующие резо­люции руководства.

Предварительное рассмотрение поручается самому опытному сотруднику службы документационного обеспечения управления, хорошо знающему структуру организации и должностные обязанно­сти сотрудников. Эффективную помощь при предварительном рас­смотрении оказывает разработка серии справочных материалов: при­мерного перечня документов, требующих обязательного рассмотре­ния руководством; перечня должностных лиц и их обязанностей; технологические графические схемы последовательности экспедици­онной обработки и распределения различных поступающих докумен­тов и т.д.

При оценке поступившего документа учитывается: важность его содержания; сложность и новизна поставленных вопросов; авторство, т.е. общественное положение лица, автора документа, место учреждения-отправителя в структуре управления, роль обще­ственной организации в жизни общества; реальная срочность исполнения документа; вид документа: закон, распоряжение, письмо, отчет и т. д. В связи с нечетким разделением функций между отдельными органами представительной власти и управления, нарушением сло­жившихся правил ведения переписки и по другим причинам значи­тельную часть корреспонденции могут составлять документы по во­просам, не входящим в компетенцию их получателя. На стадии пред­варительного рассмотрения эти документы отбираются и с типовым сопроводительным письмом направляются по назначению.

После установления компетенции и ответственности, необходи­мых для решения поставленных и документе вопросов, отбираются те из них, к рассмотрению которых и определению порядка их ис­полнения следует привлечь руководство организации. Руководству, как правило, направляются документы, полученные из администра­ции Президента, правительственных органов, органов представитель­ной и исполнительной власти, документы вышестоящих управлен­ческих организаций, жалобы на действия подчиненных должност­ных лиц.

При рассмотрении документов руководителем целесообразно соблюдать ряд рекомендаций, позволяющих ускорить обработку до­кументов, избежать сбоев, утерь, создать условия для их своевремен­ного и ответственного исполнения.

Руководитель не должен задерживать документы, а тем более оставлять их у себя на неопределенный срок. Документы должны быть рассмотрены в день их поступления и в тот же день, как исклю­чение на следующий, — возвращены.

Поступать к руководителю и возвращаться после рассмотрения документы должны в строго обусловленное время.

При необходимости использования документа в будущем для руководителя по его заданию могут изготавливаться копии рассмот­ренных им документов, однако стремление к созданию «архива» проходящих через руководителя документов свидетельствует о его недоверии к работе службы документационного обеспечения.

Руководитель, как правило, не должен принимать лично доку­менты от посетителей, подчиненных, представителей других органи­заций. В любом случае документы должны быть переданы для их экспедиционной обработки и регистрации.

Служба документационного обеспечения должна быть уведом­лена: кому документ определен на исполнение и какое решение ру­ководителем принято и зафиксировано в резолюции. В том числе и для последующего информирования заинтересованных организаций по их запросам о ходе исполнения документов.

Для информирования о содержании резолюций руководителя документы передаются его секретарю с регистрационными карточ­ками, в которые секретарь переносит резолюцию. Такой способ поз­воляет сократить время доведения документа до исполнителя и не «потерять» его при обработке.

В учреждениях, где документы рассматриваются несколькими руководителями, а служба документационного обеспечения должна быть проинформирована о местонахождении каждого документа, целесообразно использовать следующую технологию.

Секретари руководителей ежедневно по мере поступления к ним документов с резолюцией руководителя заполняют специальную информационную карту (лист, экранный формат), в которую вносят сведения о номере и дате документа, содержании резолюции, сроке исполнения и исполнителе (подразделении), которому направлен документ. В конце рабочего дня информационные листы секретарей всех руководителей поступают в службу документационного обеспе­чения и на их основании дополняются сведения в информационно-поисковой системе организации. Такая технология в делопроизвод­ственной практике получила название «переметка».

После введения в информационно-поисковую систему сведений о поступивших документах, т.е. регистрации, документы передаются исполнителям. При наличии нескольких исполнителей документ передается ответственному исполнителю, а при отсутствии таково­го -первому из состава исполнителей. Необходимость размножения документа для его исполнения и количество копий определяется лицом, организующим исполнение.

При внедрении автоматизированной системы регистрации до­кументов и автоматизации рабочих мест в технорабочем проекте системы должен быть оговорен способ передачи информации испол­нителю: через компьютерную сеть или непосредственно сам испол­няемый документ.

Обработка поступающих документов может считаться удовлетво­рительной, если документ поступает на исполнение в течение дня или на следующий день после его получения организацией.

Обработка телеграфных и телефонных сообщений (телеграмм и телефонограмм), не требующих исходя из их содержания срочного исполнения, осуществляется вместе с остальной корреспонденцией.

При необходимости срочного исполнения поступившего доку­мента предполагаемого исполнителя целесообразно ознакомить с его содержанием до прохождения документом всех стадий обработки.