Главная | Обратная связь | Поможем написать вашу работу!
МегаЛекции

Оформление дел длительных сроков




Заказать ✍️ написание работы
Поможем с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой

Хранения

 

Завершенные дела, выполненные проекты, исполненные доку­менты постоянного и долговременного, свыше 10 лет, хранения под­лежат обязательному дополнительному оформлению и описанию в специальных учетных формах в соответствии с требованием Государ­ственной архивной службы.

Дела временного, до 10 лет включительно, срока хранения могут оформляться только частично по сравнению с предыдущей группой. Так, они могут храниться в папках с любым типом и материалом крепления, в них может не проводиться пересистематизация доку­ментов внутри дел, листы можно не нумеровать, а заверительные записи не составлять.

Дела постоянного или долговременного хранения, а также кон­фиденциальные и по личному составу должны быть полностью оформлены с выполнением всех названных работ. Основные задачи, которые ставятся при этом:

максимально возможное обеспечение прочности и гибкости пе­реплета, позволяющего при необходимости скопировать докумен­ты не вынимая их из подшивки или изъять один или несколько ли­стов из подшитого дела на время, например для реставрации, а мо­жет быть и безвозвратно, в случае его переформирования, без нане­сения повреждений другим листам дела;

обеспечение учета количества листов в каждом деле и возмож­ности проверки полноты дела после каждого обращения к нему;

создание справочного аппарата к документам, включенным в одну единицу хранения, для быстроты поиска и нанесения при этом документам минимального ущерба при перелистывании.

В соответствии с этими требованиями документы постоянного хранения, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую, установленную государственным стандартом обложку. Для дел, не подлежащих постоянному хранению, допускается примене­ние переплетных работ.

Особо ценные документы во избежание их физической порчи целесообразно хранить в закрытых твердых папках с тремя клапана­ми или в специальных картонных футлярах.

Поскольку на хранение документы передаются на тех носителях, на которых они разработаны — бумажных стандартного формата А5—A3 и крупноформатных, пленочных, магнитных и других носи­телях, для каждого носителя применяется свой вариант упаковки. Однако большинство документов, имеющих постоянный или дли­тельный срок хранения, оформляется на бумаге стандартных форма­тов.

При обработке документов постоянного и длительного хране­ния все металлические скрепления во избежание появления ржавчи­ны обязательно удаляются. Личные документы (трудовые книжки, дипломы, удостоверения и т.д.), фотографии и другие документы, неудобные для подшивки (плотный носитель, отсутствие полей), вкладываются в заранее вшитые в дело чистые конверты. В конце дела подшивается специальный бланк или чистый лист формата А4 для заверительной записки, а в начале дела перед собственно доку­ментами - листы внутренней описи документов дела, если она для данного дела,необходима. Внутренние описи необходимы в том слу­чае, если заголовки дел не раскрывают конкретное содержание доку­ментов, например: «Приказы по основной деятельности...». А также для специфичной документации — личные, судебные и следствен­ные дела, дела о присуждении ученых степеней и присвоении уче­ных званий и т.д.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка распо­ложения документов, включенных в дело, все листы его, кроме ли­стов внутренней описи и заверительной записи, нумеруются в раз­вернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу простым карандашом. Фотографии, диаграммы и дру­гие иллюстрированные документы, представляющие самостоятель­ный лист, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Лист с наглухо наклеенными документами (вырезками, билетами, фотографиями и другими включениями) нумеруется как один лист. При нумерации конвертов с вложениями сначала нумеруется кон­верт, а затем последовательно каждое вложение в конверт. Чистые листы не нумеруются, так как не несут информации. Листы внутрен­ней описи имеют самостоятельную нумерацию и не включаются в общее количество листов в деле, а указываются через плюс.

Заверительная запись составляется на любую единицу архивно­го хранения. В книгах, журналах заверение может быть оформлено на обороте последнего чистого листа, в картотеках — на чистый кар­точке, помещаемой последней. Если в дело уже подшит лист с заве­рительной записью, то его приклеивают за верхнюю часть к внутрен­ней стороне обложки. Запрещается составлять заверительную запись на обороте документов и на самой обложке. При хранении докумен­тов без подшивки лист с заверительной записью вкладывается в упа­ковку.

В заверительной записи должны отмечаться следующие особен­ности нумерации дела:

литерные (25а, 256) и пропущенные номера листов;

номера листов с наклеенными документами;

номера листов с конвертами и вложений в них;

номера крупноформатных листов, карт, рисунков, планов и т.д. в том случае, если это исключения из общего состава документов дела.

Все последующие изменения в составе и состоянии дела, на­пример: повреждения, замена подлинных документов копиями, включение новых документов, отражаются в заверительной запи­си со ссылкой на соответствующий акт выдачи подлинника. В за-верительной записи отдельной строкой вносятся все последующие проверки наличия и состояния дела, которые проводятся регуляр­но, а также при каждой выдаче дела для использования. При полном переформировании дела оно перенумеруется. При пере­нумерации старые номера зачеркиваются, а не стираются, а заве-рительная запись пересоставляется.

Внутренняя опись должна содержать сведения о порядковых номерах документов в данном описываемом деле, их делопроизвод­ственных индексах, датах создания, заголовках и номерах листов по внутренней нумерации дела, на которых расположен каждый доку­мент. К внутренней описи, имеющей форму таблицы, составляется итоговая запись об общем количестве включенных в нее документов и количестве листов самой внутренней описи. Если дело уже пере­плетено или подшито, то заверенная составителем внутренняя опись подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой об­ложки дела. При внесении изменений в состав дела — изъятие доку­ментов, копирование, замена оригинала на копию - эти изменения отражаются в последней резервной графе «Приложения» со ссылкой на соответствующий акт. При добавлении документов в дело внут­ренняя опись пересоставляется или дополняется с пересоставлением итоговой записи.

На обложке дел постоянного и долговременного хранения в со­ответствии с государственным стандартом должно быть указано:

наименование организации и ее непосредственная подчинен­ность на период создания документов, включенных в дело;

наименование структурного подразделения или направления деятельности в зависимости от структуры описи дел;

делопроизводственный индекс дела по номенклатуре дел;

номер дела по годовому разделу описи дел;

заголовок дела;

дата или крайние даты первого и последнего по датам докумен­тов дела;

количество листов в деле;

срок хранения дела или запись «Хранить постоянно»;

архивный шифр дела, сначала карандашом, а после утверждения описей — чернилами.

При сдаче в перспективе документов на хранение в государст­венный архив на обложке вверху должно быть предусмотрено место для наименования государственного архива, кодов госархива и орга­низации фондообразователя.

 


Воспользуйтесь поиском по сайту:



©2015- 2022 megalektsii.ru Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав.
Поможем в написании
> Курсовые, контрольные, дипломные и другие работы со скидкой до 25%
3 569 лучших специалисов, готовы оказать помощь 24/7