Этапы подготовки текстовых документов

 

Подготовка текстов с использованием СПТД заключается в по­следовательном выполнении ряда этапов. С некоторой долей услов­ности можно выделить:

набор текста;

редактирование введенной информации;

форматирование (оформление) отдельных структурных элемен­тов будущего документа;

печать документа;

сохранение текста документа и ведение архива текстов.

Каждый этап состоит из множества операций. Набор операций определяется конкретной программой, выбранной для подготовки документа. При работе с текстом обычно происходит многократное чередование операций различных этапов, поэтому отдельные операции нельзя четко отнести к определенному этапу подготовки доку­мента. Так, если при наборе текста обнаружились ошибки, то прибе­гают к операциям этапа редактирования. При редактировании (при вставке и замене) производится набор новых фрагментов текста. Операции оформления возможны как при этапах набора и редакти­рования, так и при собственно форматировании.

 

Набор текста

 

При современном уровне развития компьютерных информаци­онных технологий клавиатура ПК остается основным инструментом ввода текста будущих документов. Набор текста на клавиатуре может производиться с любой скоростью, потерь информации при этом не происходит, возможно лишь некоторое отставание обработки симво­лов системой подготовки текстов от момента непосредственного ввода. Вводимый текст располагается в специально отведенной об­ласти экрана дисплея — текстовом окне или рабочей области. Ос­тальная часть экрана отводится под служебную область. Размеры этих логических частей (служебной и рабочей) зависят от конкретной программы подготовки текста. Обычно в служебной области присут­ствует строка статуса, которая содержит полезную для пользовате­ля информацию о режиме работы программы подготовки текста и используется для краткой подсказки о действии программы при вы­боре того или иного пункта меню. Место экрана, на котором появ­ляется следующий вводимый символ, т.е. позиция ввода, отмечается специальным знаком — курсором. В служебной области всегда поме­щена информация о текущем положении курсора. Вид курсора зави­сит от программы, обеспечивающей обработку текста. Обычно это ромб, прямоугольник или знак подчеркивания. Любая система под­готовки текстов поддерживает два режима ввода - вставки или заме­ны. Переключение между режимами осуществляется клавишными командами программы либо командой меню. Возможность легко исправить ошибку набора снижает внимание пользователя и стиму­лирует высокую скорость набора текста, а следовательно, увеличива­ет вероятность набора ошибочных символов. Клавиша <Backspase> удаляет ошибочный символ слева от курсора, клавиша <Delete> уда­ляет из текста символ, находящийся в позиции курсора, а все симво­лы справа смещаются влево в режиме вставки. Вводимый символ автоматически раздвигает строку при режиме вставки либо заменяет существующий символ в режиме замены.

Если используется текстовый процессор, то существенным яв­ляется понятие «мягкого» и «жесткого» разделителя. При нажатии на клавишу <Пробел> клавиатуры ПК в текст вносится символ «жест­кого» пробела. Кроме этого символа, в тексте могут существовать так называемые «мягкие» пробелы, вносимые в текст программой текстового процессора для выравнивания длины строк. Термин «мяг­кий» указывает на то, что при необходимости текстовый процессор удаляет лишние либо вставляет дополнительные «мягкие» пробелы, в отличие от «жестких», которые автоматически в текст не включа­ются и не изымаются из него, Аналогично можно трактовать поня­тие «мягкий» и «жесткий» конец строки. «Жесткий» признак конца строки создается при нажатии пользователем клавиши <Enter> для указания конца вводимого абзаца текста, он не может удаляться программой текстового процессора или автоматически менять свое расположение. Признак конца строки не всегда индицируется на! экране монитора, но тем не менее всегда существует в тексте. Пере­вод курсора на новую строку программой текстового процессора осуществляется автоматически по достижении конца текущей стро­ки, т.е. ввод текста происходит под контролем функции автоматиче­ского форматирования.

Когда все отведенные для текста строки экрана дисплея будут заполнены, система подготовки текстов автоматически сдвигает текст. При этом верхняя строка текста исчезает из поля зрения поль­зователя, а внизу появляется пустая строка для дальнейшего ввода символов. Этот процесс называют прокруткой или скроллингом строк.

При наборе текста на компьютере часто имеют место нарушения правил набора и размещения текста абзацев, которые, как и ошибки грамматические, недопустимы ни в каком документе.

К часто нарушаемым правилам компьютерного набора можно отнести следующие:

знаки препинания не отбиваются (типографский термин) от предшествующего текста. Допускается отбивать пробелом только вопросительный знак (?);

не отбиваются от цифр знаки процент, градус, минута, секунда, ' т.е. 45%, 20°;

одним пробелом цифры отбиваются от № и §, однако при вводе нужно использовать «неразрывный» пробел, который не будет ни растянут при форматировании, ни разорван при переносе;

дефис пробелами не отбивается, в компьютерном наборе часто неправильно используют дефис вместо тире, потому что знака тире в стандартной раскладке клавиатуры нет;

тире, наоборот, отбивается пробелом. Тире не отбивают пробелом в сочетаниях, имеющих смысл «от» и «до», например 1941 — 1945 гг.

Во всех перечисленных случаях отбивка не должна быть больше одного пробела, и на этом пробеле недопустим перенос. Поэтому здесь необходим только «неразрывный» пробел. По этой же причине следует взять за правило ставить именно «неразрывный» пробел по­сле предлога, которым начинается предложение. В результате редак­торской правки оно может оказаться в конце строки, а правила за­прещают заканчивать строку предлогом или союзом, с которого на­чинается новое предложение.

Наконец, напомним правила, которыми следует руководство­ваться при использовании сокращений:

в конце общеупотребительных сокращений кг, т, ц, км точка не ставится;

сокращения типа т.д. и с.г. записываются без пробела;

сокращения и др., и т.д., и т.п. могут применяться только в кон­це предложения, в середине предложения их нужно записывать пол­ностью.

Для выполнения перечисленных правил рекомендуется следую­щая культура набора текста:

там, где нужен пробел, но недопустим перенос на следующую строку — ставить символ «неразрывного» пробела;

там, где нужен дефис и недопустим перенос на следующую стро­ку, - ставить символ «неразрывного» дефиса;

не отбивать пробелами знаки препинания;

для набора «правильных» типографских символов можно вос­пользоваться механизмом макропоследовательностей системы под­готовки текста, закрепив за удобной для вас клавишной комбинаци­ей символ, которого нет на клавиатуре.

Следующая группа ошибок набора связана с неправильной рас­становкой переносов слов. Системы подготовки текстов используют четыре способа выравнивания текста абзаца при автоматической вер­стке строк в процессе набора: влево, вправо, по центру и выключ­ка - когда каждая строка абзаца, кроме концевой, выравнивается по правой границе за счет расстановки переносов с последующим рав­номерным расширением пробелов между словами. Последний спо­соб наиболее распространен, так как более всего соответствует удоб­ству чтения и восприятия текста. Если в документе, изготавливае­мом с помощью компьютерной системы подготовки текста, не пре­следуются специальные цели, например зафиксировать с помощью рваной правой границы внимание читателя, то абзацы принято вы­равнивать выключкой. Если просто (без переносов) выравнивать текст по правой границе, возникает брак, называемый жидкой стро­кой или зияющими пробелами. Поэтому текстовый процессор является в определенном смысле таковым только для определенного язы-" ка, для которого он умеет выключать абзацы,

Общая рекомендация заключается в использовании «мягкого» переноса, поставленного в месте нужного переноса. В тот момент, когда слово попадет в зону возможного переноса, невидимый специ­альный символ «мягкого» переноса превратится в реальный правиль­ный знак переноса. При возникновении конфликта между вашим «мягким» переносом и неправильным, который автоматически пред­лагает текстовый процессор, необходимо провести исправления пе­реноса вручную. Современные правила орфографии разрешают на­рушение правил переноса при наборе на узкий газетный формат, когда нет технической возможности избежать ошибки. Текстовые процессоры работают в диапазоне широких строк, поэтому данные исключения для них неприменимы.

 

⇐ Предыдущая54555657585960616263Следующая ⇒

Поделиться:

Воспользуйтесь поиском по сайту: