Объединение порталов и инструментальных средств управления знаниями означает, что больше пользователей получат больше данных.

Яшин А.М., Горовая Д.О.

Санкт-Петербургский государственный политехнический университет, Санкт-Петербург

Текст доклада

Портал, как единая точка доступа к информации, сегодня одно из доминирующих Интернет-решений как для научной, так и для социальной информатики. При этом сейчас уже никому не нужно доказывать актуальность систем, основанных на знаниях, более того знания стали модным флагом, под которым стремительно набирает обороты новая ветвь информационных технологий — управление знаниями.

Дуализм проблемы «Управление знаниями»

Термин управление знаниями (КМ — Knowledge Management) появился в середине 90-ых годов. В крупных корпорациях, где проблемы обработки информация приобрели особую остроту и стали критическими [1], стало очевидным, что основным узким местом является обработка знаний, накопленных специалистами компании, так как именно знания обеспечивают преимущество перед конкурентами [2].

С одной стороны, KM трактуется как совокупность процессов, которые управляют созданием, распространением, обработкой и использованием информации внутри предприятия. С точки же зрения информационных технологий (ИТ) КМ обеспечивается набором программных средств для поддержки этих процессов.

К сожалению, часто КМ — это лозунг в менеджменте и ИТ, и его связь с реальной обработкой знаний (knowledge engineering) в настоящее время практически эфемерна. Нечеткость различий в понятиях «информация», «данные» и «знания» льет воду на мельницу спекуляций на эту тему. Если трактовать информацию как общий термин для всех информационных ресурсов (рис.1), то в реальности современные системы управления знаниями (СУЗ) занимаются проблемой организации только части информации, в основном документооборота.

«Мостиком» к интеллектуальным технологиям является понятие «знания», которое трактуется в КМ крайне свободно и широко. В СУЗ знаниями называют все виды информации (они включают руководства, письма, новости, информацию о заказчиках, сведения о конкурентах и технологии, накопившиеся в процессе разработки), в то время как традиционно под знаниями понимаются закономерности предметной области, позволяющие специалистам решать свои задачи [3]. Они получены в результате практического опыта или почерпнуты из литературы.

Фактически системы, позиционирующие себя как СУЗ — системы управления знаниями (Fulcrum, Documentum i4, Knowledge Station, etc.)[4] реализуют лишь отдельные элементы вышепреведенного списка. Все они работают либо с неструктурированной информацией в форме документов, либо с данными (Рис.1) Это ситуация as is (как есть), а хотелось бы включения и знаний.

Именно управление знаниями позволяет сформировать целостный системный взгляд на структурирование информации, в отличие от «лоскутных» систем, основанных на субъективных стратегиях структурирования, «заточенных» под конкретные программные средства.

Современные СУЗ

Под видом СУЗ рынок предлагает различные классы программных продуктов от средств разработки корпоративных порталов до систем документооборота. Рис. 3 иллюстрирует основные функции этих систем.

С объективной точки зрения только наиболее «продвинутые» информационные порталы можно отнести к средствам работы со знаниями, так как они включают фрагменты функциональностей, перечисленных в правом столбце Рис. 2. Такие порталы, включают онтологии, или концептуальные модели предметной области или предприятия [5], описания бизнес-процессов, профили знаний специалистов, так называемые «карты знаний», чаты для обмена опытом и другие средства и виды информационных ресурсов, позволяющие компании накапливать и приумножать интеллектуальный капитал, накопленный ведущими специалистами.

Рис. 3. представляет рынок лидеров систем, позиционирующихся как «системы управления знаниями». К сожалению, пока снять кавычки с термина еще рано.

Проблемы разработки порталов

Если смотреть на проблему шире, т.е. выйти за рамки непосредственно технологических проблем выбора программного средства и реализации, то следует учитывать целый ряд проблем, неизбежно встающих перед коллективом, решившимся на разработку портала:

• Недостаточное понимание со стороны топ-менеджмента и ведущих специалистов важности работы со знаниями,
• Отсутствие организационных предпосылок для создания в компании СУЗ (традиции обмена опытом, его документирования, стандартов хранения, процедур обработки),
• Отсутствие специалистов по работе со знаниями (инженеры по знаниям (knowledge engineer), менеджеры знаний (knowledge manager), брокеры знаний (knowledge broker), главный управляющий знаниями (CKO — Chief Knowledge Officer)),
• Нежелание специалистов делиться опытом и саботаж системы при отсутствии специальной системы мотивации и регламентации.

Центральной среди этих проблем является отсутствие специалистов по работе со знаниями, или аналитиков. Сегодня ни один из российских вузов не готовит таких специалистов. Робкие попытки системы повышения квалификации и консалтинговых компаний (например, «Школа аналитика» компании «БАЛТ АУДИТ ЭКСПЕРТ», сайт www.bae.ru) восполнить этот пробел никак не меняют ситуации кадрового голода.

Заключение

Таким образом, сегодня корпоративные порталы знаний не готовы, но стремятся, как с организационной, так и с технологической стороны, интегрировать такие информационные ресурсы и технологии, как:

• электронная почта и Интернет-ресурсы;
• системы управления базами данных (СУБД) и сами базы данных (БД);
• средства создания хранилищ данных (Data Warehousing);
• системы поддержки групповой работы;
• локальные системы автоматизации и документооборота;
• системы документооборота и workflow;
• экспертные системы и базы знаний;
• знания специалистов и др.

Работа поддержана Российским Фондом фундаментальных исследований, грант 01-01-00224.

Литература:

1. Borghoff U., Pareschi R. Information Technology for Knowledge Management. Springer-Verlag, Bln., 1998.

2. Kühn O., Abecker A. Corporate Memories for Knowledge Management in Industrial Practice: Prospects and Challenges. 1998.

3. Гаврилова Т.А., Хорошевский В.Ф. Базы знаний интеллектуальных систем: Учебник для вузов. СПб.: Изд-во «Питер», 2000.

4. Попов Э.В. Корпоративные системы управления знаниями // Новости ИИ. 2001. № 1.

5. Gruber T. R. A translation approach to portable ontologies. Knowledge Acquisition, 5 (2): 199–220, 1993.

 

 

http://www.osp.ru/cio/2002/04/172107/

Здесь собирают знания предприятия

Объединение порталов и инструментальных средств управления знаниями означает, что больше пользователей получат больше данных...

Лори Митчелл

Объ­еди­не­ние пор­та­лов и ин­стру­мен­таль­ных средств управ­ле­ния зна­ни­я­ми озна­ча­ет, что боль­ше поль­зо­ва­те­лей по­лу­чат боль­ше данных

Пред­ставь­те себе ком­па­нию, в ко­то­рой ра­бо­та­ют та­лант­ли­вые и зна­ю­щие со­труд­ни­ки, опыт­ные ру­ко­во­ди­те­ли, ква­ли­фи­ци­ро­ван­ные кон­суль­тан­ты. Каж­дый день эти люди пишут до­ку­мен­ты, об­ме­ни­ва­ют­ся со­об­ще­ни­я­ми по элек­трон­ной почте и со­зда­ют пре­зен­та­ции. Дру­ги­ми сло­ва­ми, они со­зда­ют зна­ния, и эти зна­ния в ко­неч­ном итоге могут вы­де­лить ком­па­нию на фоне дру­гих. Про­бле­ма в том, что боль­шая часть этих зна­ний оста­ет­ся либо в го­ло­вах со­труд­ни­ков, либо в до­ку­мен­тах, ко­то­рые по­лу­чить не так-то легко. Как выйти из со­здав­шей­ся ситуации?

Во мно­гих ком­па­ни­ях со­труд­ни­ки пы­та­ют­ся по­лу­чить до­ступ к кор­по­ра­тив­ным зна­ни­ям, вы­пол­няя поиск в хра­ня­щих­ся ло­каль­но со­об­ще­ни­ях элек­трон­ной почты или об­ра­ща­ясь к базе дан­ных с по­мо­щью раз­лич­ных при­ло­же­ний. В самом худ­шем слу­чае этот про­цесс сво­дит­ся к слу­чай­ным раз­го­во­рам с кол­ле­га­ми в ко­ри­до­ре. Ни один из пе­ре­чис­лен­ных под­хо­дов нель­зя на­звать очень эф­фек­тив­ным: на ко­па­ние в раз­роз­нен­ных базах дан­ных ухо­дит масса вре­ме­ни, и ни­ко­гда не из­вест­но, с кем вас све­дет судь­ба в ко­ри­до­ре и о чем зай­дет разговор.

Сети intranet и ин­фор­ма­ци­он­ные пор­та­лы пред­при­я­тий (enterprise information portal, EIP) по­мо­га­ют мно­гим ор­га­ни­за­ци­ям на­ла­дить ис­поль­зо­ва­ние кор­по­ра­тив­ной ин­фор­ма­ции. Пор­та­лы поль­зу­ют­ся осо­бой по­пу­ляр­но­стью, бла­го­да­ря своим воз­мож­но­стям иден­ти­фи­ци­ро­вать, филь­тро­вать и до­став­лять пер­со­ни­фи­ци­ро­ван­ные дан­ные из раз­лич­ных при­ло­же­ний. Но EIP, глав­ным об­ра­зом, по­лу­ча­ют дан­ные из при­ло­же­ний управ­ле­ния от­но­ше­ни­я­ми с за­каз­чи­ка­ми (customer relationship management, CRM) и при­ло­же­ний пла­ни­ро­ва­ния ре­сур­сов пред­при­я­тия (enterprise resource planning, ERP), то есть они не могут ра­бо­тать с ис­точ­ни­ка­ми неструк­ту­ри­ро­ван­ной ин­фор­ма­ции, та­ки­ми как поч­то­вый ящик или элек­трон­ные таблицы.

Ин­стру­мен­таль­ные сред­ства ка­те­го­рии KM (knowledge management — «управ­ле­ние зна­ни­я­ми») могут ре­шить эту про­бле­му. Си­сте­ма KM спо­соб­на ра­бо­тать и со струк­ту­ри­ро­ван­ной ин­фор­ма­ци­ей, такой как дан­ные, вы­бран­ные из баз дан­ных ERP и CRM, и с неструк­ту­ри­ро­ван­ной, нефор­ма­ли­зо­ван­ной ин­фор­ма­ци­ей, на­при­мер, с дан­ны­ми из тек­сто­вых до­ку­мен­тов. За счет объ­еди­не­ния тех­но­ло­гии KM с тех­но­ло­ги­ей пор­та­лов по­явил­ся новый под­ход к ис­поль­зо­ва­нию на­коп­лен­но­го кор­по­ра­тив­но­го опыта — пор­тал зна­ний пред­при­я­тия (enterprise knowledge portal, EKP).

Как и тра­ди­ци­он­ные пор­та­лы, EKP ди­на­ми­че­ски со­зда­ет поль­зо­ва­тель­ские про­фи­ли, со­би­ра­ет дан­ные и затем пе­ре­да­ет ин­фор­ма­цию поль­зо­ва­те­лям. Как и си­сте­мы клас­са KM, EKP от­сле­жи­ва­ет все виды зна­ний пред­при­я­тия, вне за­ви­си­мо­сти от того, фор­ма­ли­зо­ва­ны они или нет. С по­мо­щью EKP поль­зо­ва­те­ли могут по­лу­чать до­ступ к ин­фор­ма­ции по­ми­мо той, ко­то­рая хра­нит­ся в ре­ля­ци­он­ных базах дан­ных. Таким об­ра­зом, боль­ше людей в ком­па­нии может сов­мест­но ис­поль­зо­вать боль­ший объем зна­ний. Можно рас­смат­ри­вать EKP как сво­е­го рода внут­ри­кор­по­ра­тив­ное со­об­ще­ство профессионалов.

Ос­нов­ной функ­ци­ей EKP, как и лю­бо­го дру­го­го пор­та­ла, яв­ля­ет­ся пер­со­ни­фи­ка­ция. Каж­дый поль­зо­ва­тель по­лу­ча­ет еди­ный до­ступ к необ­хо­ди­мым ин­фор­ма­ци­он­ным ре­сур­сам, а ин­тер­фейс можно на­стро­ить в со­от­вет­ствии с его ин­ди­ви­ду­аль­ны­ми требованиями.

EKP — это не толь­ко пор­тал с функ­ци­я­ми управ­ле­ния зна­ни­я­ми, хотя, как пра­ви­ло, он и вклю­ча­ет в себя все ком­по­нен­ты стан­дарт­ной EIP-плат­фор­мы (т. е. сер­вер пор­та­лов, ко­то­рый ин­те­гри­ру­ет­ся со всеми необ­хо­ди­мы­ми ис­точ­ни­ка­ми дан­ных, и ме­ха­низм под­держ­ки ра­бо­ты со зна­ни­я­ми, обес­пе­чи­ва­ю­щий самые ши­ро­кие воз­мож­но­сти поиска).

Ряд па­ке­тов, к при­ме­ру, предо­став­ля­ют ин­стру­мен­ты, ав­то­ма­ти­че­ски со­зда­ю­щие си­сте­ма­ти­ку для по­ис­ка. Ана­ли­зи­руя дей­ствия поль­зо­ва­те­лей, такой ин­стру­мен­та­рий спо­со­бен рас­пре­де­лять по ка­те­го­ри­ям, де­лать раз­мет­ку и со­зда­вать ги­перс­сыл­ки во всем ин­фор­ма­ци­он­ном на­пол­не­нии, осво­бож­дая от необ­хо­ди­мо­сти тра­тить на по­доб­ную ра­бо­ту время и силы. В от­ли­чие от EKP, мно­гие KM-ин­стру­мен­ты для со­зда­ния си­сте­ма­ти­ки тре­бу­ют, чтобы рас­пре­де­ле­ние по ка­те­го­ри­ям вы­пол­ня­лось вручную.

EKP также могут ав­то­ма­ти­че­ски до­став­лять ин­фор­ма­цию, ана­ли­зи­руя ре­ак­цию поль­зо­ва­те­ля и со­зда­вая пер­со­ни­фи­ци­ро­ван­ный про­филь на ос­но­ве дан­ных та­ко­го ана­ли­за. Неко­то­рые EKP даже ска­ни­ру­ют поль­зо­ва­тель­ские на­столь­ные си­сте­мы, ана­ли­зи­руя их дей­ствия и од­но­вре­мен­но вы­во­дя под­хо­дя­щую ин­фор­ма­цию в дру­гом окне. Таким об­ра­зом, EKP может по­мочь со­труд­ни­ку на­пи­сать отчет по рас­пре­де­лен­ным сетям, вы­пол­няя поиск со­от­вет­ству­ю­щей ин­фор­ма­ции во время ра­бо­ты поль­зо­ва­те­ля. В от­дель­ном окне бра­у­зе­ра си­сте­ма может пред­ло­жить до­ку­мен­ты или ссыл­ки по дан­ной те­ма­ти­ке, а также предо­ста­вить ин­фор­ма­цию о том, кто еще в ор­га­ни­за­ции имеет дело с про­бле­ма­ти­кой рас­пре­де­лен­ных сетей.

Что в основе?

Без­услов­но, такая функ­ци­о­наль­ность стоит денег. И, как может себе пред­ста­вить каж­дый, кому ко­гда-ли­бо при­хо­ди­лось ре­а­ли­зо­вы­вать пор­тал, раз­вер­ты­ва­ние EKP тре­бу­ет времени.

Для на­ча­ла, этот про­цесс тре­бу­ет, чтобы пред­ста­ви­те­ли всех под­раз­де­ле­ний ком­па­нии, в том числе и выс­шее ру­ко­вод­ство, по­мог­ли опре­де­лить, какие ре­сур­сы долж­ны быть вклю­че­ны в хра­ни­ли­ще зна­ний. Затем со­труд­ни­ки ИТ-служ­бы долж­ны ин­те­гри­ро­вать EKP с ба­зо­вы­ми ком­по­нен­та­ми ин­фор­ма­ци­он­ной ин­фра­струк­ту­ры, при­вле­кая по мере необ­хо­ди­мо­сти ква­ли­фи­ци­ро­ван­ных разработчиков.

С дру­гой сто­ро­ны, уже внед­рен­ный пор­тал зна­ний не нуж­да­ет­ся в осо­бом об­слу­жи­ва­нии. Ин­фор­ма­ция в нем ав­то­ма­ти­че­ски об­нов­ля­ет­ся, а по­сколь­ку все ин­фор­ма­ци­он­ное на­пол­не­ние с целью сти­му­ли­ро­ва­ния об­ме­на зна­ни­я­ми рас­пре­де­ле­но по ка­те­го­ри­ям, то без ка­ко­го-ли­бо вме­ша­тель­ства га­ран­ти­ру­ет­ся, что ин­фор­ма­ция не будет утрачена.

Ко­неч­но, EKP — неде­ше­вое ре­ше­ние. Сле­ду­ет преду­смот­реть, что за пол­ную кон­фи­гу­ра­цию си­сте­мы, вы­пу­щен­ной из­вест­ным про­из­во­ди­те­лем на­по­до­бие Lotus или Open Text, при­дет­ся за­пла­тить около 100 тыс. долл. Обой­тись без зна­чи­тель­ных за­трат не удаст­ся, но, если вы хо­ти­те упро­стить себе жизнь, имеет смысл об­ра­тить­ся к про­из­во­ди­те­лю, пред­ла­га­ю­ще­му пол­ное ре­ше­ние. К при­ме­ру, Portal-in-a-Box ком­па­нии Autonomy пред­став­ля­ет собой пол­но­функ­ци­о­наль­ный пор­тал зна­ний, име­ю­щий все свой­ства тра­ди­ци­он­ных пор­та­лов, ко­то­рые встро­е­ны в хо­ро­шо про­ду­ман­ное ядро, ис­поль­зу­е­мое для ана­ли­за тек­ста и кон­цеп­ций, по­лу­чен­ных из раз­лич­ных ис­точ­ни­ков. Дан­ный ин­стру­мен­та­рий вы­пол­ня­ет раз­би­е­ние по ка­те­го­ри­ям, со­зда­ет связи, осу­ществ­ля­ет пер­со­ни­фи­ка­цию и до­став­ку ин­фор­ма­ции, то есть ре­а­ли­зу­ет все функ­ции, необ­хо­ди­мые для EKP.

Еще один про­дукт, за­слу­жи­ва­ю­щий вни­ма­ния, — K-station. В пор­та­ле ком­па­нии Lotus, вы­пу­щен­ном в ян­ва­ре, осо­бое зна­че­ние уде­ле­но функ­ци­ям сов­мест­ной ра­бо­ты раз­лич­ных групп со­труд­ни­ков. Как и в си­сте­ме Autonomy, в K-station раз­лич­ные ин­стру­мен­таль­ные сред­ства со­бра­ны в одно ин­те­гри­ро­ван­ное решение.

Пер­спек­ти­вы

Пока в кор­по­ра­тив­ной среде пор­та­лы зна­ний ис­поль­зу­ют­ся весь­ма редко, но, ско­рее всего, в бли­жай­шее время си­ту­а­ция из­ме­нит­ся. По мно­гим рас­че­там, управ­ле­ние зна­ни­я­ми ста­нет важ­ной со­став­ля­ю­щей ра­бо­чих про­цес­сов мно­гих ком­па­ний, по­это­му про­из­во­ди­те­ли пор­та­лов уже се­год­ня под­пи­сы­ва­ют дол­го­вре­мен­ные парт­нер­ские со­гла­ше­ния с про­из­во­ди­те­ля­ми си­стем управ­ле­ния знаниями.

По­сколь­ку EKP спо­соб­ны обес­пе­чить зна­чи­тель­ные кон­ку­рент­ные пре­иму­ще­ства, непре­мен­но сле­ду­ет об­ра­тить вни­ма­ние на эту тех­но­ло­гию. Если пред­при­я­тие уже ин­ве­сти­ро­ва­ло сред­ства в соб­ствен­ный ин­фор­ма­ци­он­ный пор­тал, воз­мож­но, ра­зум­но до­ба­вить к нему функ­ции управ­ле­ния зна­ни­я­ми. Но если со­зда­ние пор­та­ла толь­ко на­чи­на­ет­ся, ру­ко­во­ди­те­лю этого про­ек­та сле­ду­ет тща­тель­но опре­де­лить свои тре­бо­ва­ния, вы­брать под­хо­дя­ще­го про­из­во­ди­те­ля и... не пы­тать­ся дер­жать­ся слиш­ком чо­пор­но, когда со­труд­ни­ки ком­па­нии будут за­ни­мать оче­редь в его ка­би­нет, чтобы по­бла­го­да­рить за по­мощь в работе.

Стар­ший ана­ли­тик Лори Мит­челл знает все о раз­го­во­рах со­труд­ни­ков в ко­ри­до­рах. С ней можно свя­зать­ся по элек­трон­ной почте по ад­ре­су: lori_​mitchell@​infoworld.​com

Под­во­дя черту

Пор­та­лы зна­ний предприятий

Об­ласть применения

Пор­та­лы зна­ний дают поль­зо­ва­те­лям воз­мож­ность об­ра­щать­ся к ин­фор­ма­ции, раз­ме­щен­ной в хра­ни­ли­щах неструк­ту­ри­ро­ван­ных дан­ных (на­при­мер, к тек­сто­вым до­ку­мен­там или со­об­ще­ни­ям элек­трон­ной почты, в ко­то­рых обыч­ные пор­та­лы поиск вести не могут. По­сколь­ку они ав­то­ма­ти­че­ски вы­пол­ня­ют сбор дан­ных и их пе­ре­да­чу по­тре­би­те­лям с уче­том осо­бен­но­стей ра­бо­ты по­след­них, ком­па­нии могут до­би­вать­ся более эф­фек­тив­но­го рас­про­стра­не­ния зна­ний в рам­ках всего предприятия.

EKP тре­бу­ет до­ста­точ­но огра­ни­чен­ной по­сто­ян­ной под­держ­ки. Поль­зо­ва­те­ли могут по­лу­чать до­ступ к ин­фор­ма­ции через Web-ин­тер­фейс, тем самым ми­ни­ми­зи­ру­ет­ся уро­вень под­держ­ки для ра­бо­чих стан­ций. Ад­ми­ни­стра­тор си­сте­мы, од­на­ко, дол­жен иметь на­вы­ки разработчика.

До­сто­ин­ства

+ Поз­во­ля­ет быст­рее при­ни­мать более обос­но­ван­ные ре­ше­ния
+ Улуч­ша­ет вза­и­мо­дей­ствие между под­раз­де­ле­ни­я­ми компании

Недо­стат­ки

- Тре­бу­ет дли­тель­ной ре­а­ли­за­ции
- Пред­по­ла­га­ет боль­шие затраты

 

Поделиться:

Воспользуйтесь поиском по сайту: