Схема обработки поступающих документов

Понятия и принципы организации документооборота.

Документооборот — это движение документов на предприятии, в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправ­ки.

 

Основными принципами организации документооборота являются:

- Оперативность

прохождение документов должно быть оперативным. Чтобы сократить время их пребывания в сфере: делопроизводства, следует различные операции по обработке документов выполнять параллельно (например, копирование и раздача копий документа лицам, в исполнении которого они участвуют);

- Оправданность

каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключать или ограничить возвратные перемещения документов;

- Единообразие

порядок прохождения и процессы обработки основных видов документов должны быть единообразными.

Иначе говоря, основная задача организации документооборота — прямоточность в движении документов, однократность и единообразие их обработки т. е. прохождение их кратчайшим путем через наименьшее количество инстанций, исключающее или сводящее к минимуму возвратные перемещения.

В документообороте учреждения различают следующие потоки документов:

■ входящие — поступающие;

■ создаваемые — внутренние и отправляемые.

В целях ускорения прохождения и наиболее рациональной обработки документов создаются схемы движения основных категорий документов внутри учреждения. Это позволяет установить наиболее рациональные маршруты движения документов, опреде­лить этапы их обработки, унифицировать пути движения и сам порядок обработки, установить на этой основе единый порядок работы с документами. Схемы обработки документов включаются в инструкцию по ведению делопроизводства, разработанную в учреждении.

Объем документооборота — это количество поступающих и создаваемых документов за определенный период, обычно за год. При этом отдельно учитываются копии документов. Общий объем документооборота выражается дробью: в числителе дается количество основных документов, в знаменателе — число экземпляров их копий.

Учет объема документооборота осуществляется в целях получения данных для расчета штата персонала делопроизводства, выбора технических средств и корректировки загрузки подразделений и отдельных исполнителей при работе с документами.

Ускорение документооборота достигается за счет сокращения количества инстанций, проходимых документами, сокращения и ускорения операции, проводимых с ними, сокращения объёма документооборота, которому способствует более четкое распределение функций между структурными подразделениями и исполнителями.

 

ПРИЕМ И ОБРАБОТКА ПОСТУПАЮЩИХ ДОКУМЕНТОВ

 

При обработке поступающей корреспонденции выделяют следующие этапы документооборота.

■ прием поступающих документов;

■ первоначальная (экспедиционная) обработка документов;

■ предварительное рассмотрение и распределение документов;

■ регистрация документов;

■ рассмотрение документов руководителем (проставление резолюции);

■ исполнение документа.

Прием и первоначальная обработка поступающей корреспонденции осуществляются экспедицией, канцелярией или секретарем (в зависимости от категории учреждения), в функции которых входят проверка правильности доставки и целостности вложений, фиксация факта поступления документа в учреждение и подготовка корреспонденции к передаче по назначению.

Проверка правильности доставки осуществляется прочтением адреса на корреспонденции. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности. Для проверки целостности вложений конверты вскрывают. Не подлежат вскрытию конверты с пометкой «лично»

 

 

Схема обработки поступающих документов

 

Прием корреспонденции, проверка правильности доставки

Вскрытие конвертов и проверка вложений

Предварительное рассмотрение (сортировка, разметка)

Постановка отметки о поступлении документа (регистрационный штамп)

Регистрация

Передача документов руководителю

Рассмотрение документов руководителем (резолюция)

Внесение сведений из резолюции в журнал или карточку регистрации

Передача документов исполнителю

Контроль исполнения документов

Исполнение документов

Подшивка документов в дела

Передача писем с пометкой «лично» адресатам

 

Передача документов зам. директора, в структурные подразделения или исполнителям

Документы, поступившие не по адресу, следует немедленно переслать по правильному адресу, одновременно уведомляя об этом отправителя. Если в конверте отсутствует документ, который обозначен в описи, об этом следует поставить в известность отправителя. Специальные поступления (телеграммы, телефонограммы, заказные письма) обрабатывается в первую очередь.

Конверты, как правило, уничтожается, за исключением случаев, когда:

■ налицо несоответствие между записью на конверте и его содержанием;

■ на конверте имеются соответствующие отметки («секретно», «ценное», «заказное»);

■ только по конверту можно установить адрес отправителя или дату отправления;

■ документ имеет личный характер, а на конверте нет пометки «лично».

На всех поступающих документах проставляется регистрационный штамп (реквизит «отметка о поступлении документа в учреждение»), фиксирующий факт поступления документа в данное учреждение. Его проставляют на первом листе докумен­та, в правом нижнем углу; если конверт не вскрывают, то его проставляют на любой свободной площади лицевой стороны конверта.

В момент поступления документа в организацию в штампе проставляется только дата поступления, а входящий номер — в момент регистрации. Штамп не проставляется на газетах, журналах, документах, по которым делопроизводство не ведется. На те­леграммах и документах с пометками о срочном вручении проставляется также время получения.

Документы, полученные только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются. В учреждении должен быть утвержденный руководителем перечень нерегистрируемых документов.

 

Поделиться:

Воспользуйтесь поиском по сайту: