 |
Управление коммуникациями и основные коммуникативные барьеры
|
|
|
|
Развитие успешной коммуникационной политики предприятия может потребовать создание специальной структуры, размеры и функции которой определяются целями и задачами, которые ставятся перед ней. Эффективное функционирование организации возможно только при условии хорошо налаженной связи между всеми ее уровнями, как по вертикали, так и по горизонтали. В связи с этим целесообразно проводить анализ как вертикальных, так и горизонтальных организационных коммуникаций.
Каждое предприятие, должно определить, на сколько адекватны его управленческие институты потребностям самого предприятия, времени, условиям, конкурентной среде и другим факторам [4, С. 390].
Классификация коммуникаций в организации
| Признак классификации | Вид коммуникации |
| 1. Субъект и средства коммуникаций | 1. Межличностные коммуникации с помощью технических средств и информационных технологий. |
| 2. Форма общения | 2. Вербальный 45%; невербальный 55% |
| 3. Канал общения | 3. Формальные; неформальные |
| 4. Организационный признак | 4. а) горизонтальная б) вертикальные в) диагональные |
| 5. Направленность общения | 5. Вертикальная восходящая / нисходящая |
Коммуникации организации с внешней средой предусматривают обмен информацией с различными субъектами внешней среды организации. Такие коммуникации ориентированы на различные аудитории, образованные внешней средой потребителей, поставщиков, конкурентов, государственные органы и пр. Внешние коммуникации играют важную роль в формировании имиджа организации, обеспечивают связи с общественностью.
Коммуникации в организации могут быть также классифицированы по степени их формализации.
Формальные коммуникационные связи стандартизируют взаимоотношения между субъектом, передающим информацию и лицом, принимающим информацию. Формальные коммуникации определены организационной структурой организации, особенностями технологического процесса; они строго регламентированы графиком документооборота, инструкциями, положениями и пр.
|
|
|
Неформальные коммуникационные связи не имеют строгой регламентации и поэтому менее устойчивы. Неформальные коммуникации направлены в основном на достижение целей малых групп и отдельных личностей. Неформальные связи не носят иерархического характера, но могут быть как горизонтальными (в подавляющем большинстве), так и вертикальными (например, дружеское общение между лидером и рядовым членом группы) [17, С. 75].
Управление коммуникациями обеспечивает поддержку системы между участниками проекта, передачу управленческой и отчетной информации, направленной на обеспечение достижения целей проекта. Каждый участник проекта должен быть подготовлен к взаимодействию в рамках проекта в соответствии с его функциональными обязанностями. Функции управления информационными связями включает в себя следующие процессы:
1. планирование системы коммуникаций - определение информационных потребностей участников проекта (состав информации, сроки и способы доставки);
2. сбор и распределение информации - процессы регулярного сбора и своевременной доставки необходимой информации участникам проекта;
. отчетность о ходе выполнения проекта - обработка фактических результатов состояния работ проекта, соотношение с плановыми анализ тенденций, прогнозирование;
. документирование хода работ - сбор, обработка и организация хранения документации по проекту.
План коммуникаций является составной частью проекта. Он включает в себя [9, С. 80].
1. план сбора информации, в котором определяются источники информации и методы ее получения;
|
|
|
2. план распределения информации и способы, в котором определяются потребители информации и способы ее доставки;
. детальное описание каждого документа, который должен быть получен или передан, включая формат, содержание, уровень детальности и используемые определения;
. план ввода в действие тех или иных видов коммуникаций;
. методы обновления и совершенствования плана коммуникаций.
План коммуникаций формализуется и детализуется в зависимости от потребности проекта.
Коммуникационная сеть - это соединение определенным образом участвующих в коммуникационном процессе индивидов с помощью информационных потоков. Коммуникационная сеть включает потоки посланий или сигналов между двумя или более индивидами. Коммуникационная сеть концентрируется на выбранных в организации образцах этих потоков, а не на том, удалось ли передать значение или смысл послания. Однако коммуникационная сеть может влиять на сокращение или увеличение разрыва между посланным и полученным значением.
В процессе делового общения возникают следующие коммуникативные барьеры:
. Некомпетентность одного из партнёров
Некомпетентность одного из партнёров вызывает чувство досады, ощущение потерянного времени. Поэтому очень важно иметь дело со знающим специалистом, а если произошла ошибка, вести себя по ситуации: если партнёр совсем не разбирается в проблеме, вежливо свернуть разговор; если он владеет вопросом частично и обратиться больше не к кому, ввести его в курс дела, не подчеркивая при этом свою большую осведомленность.
. Неумение партнера ясно и последовательно выражать свои мысли
Неумение партнера ясно и последовательно выражать свои мысли весьма мешает общению. Тем, кто столкнётся с таким собеседником, можно посочувствовать. Придётся набраться терпения и использовать все своё умение слушать, задавать вопросы, чтобы получить от партнёра хоть какую-то информацию.
. Плохая техника речи партнёра, невнятная речь; скороговорка, очень тихий или, наоборот, пронзительный голос способны вывести из себя кого угодно.
. Неумение слушать проявляется в том, что партнёр перебивает, начинает говорить о своём или уходит в собственные мысли и вовсе не реагирует на ваши слова. Компенсировать неумение партнёра слушать можно только своим искусством говорить.
|
|
|
. Барьер модальностей. Незнание того, что у каждого человека есть свой приоритетный канал восприятия, нередко затрудняет общение.
Знание того, что у каждого человека есть определенный приоритетный канал восприятия, делает нас терпимее, а умение его определять позволяет найти адекватный язык общения с конкретным собеседником, сделать контакт с ним не только бесконфликтным, но и эффективным.
Итак, для того чтобы в коммуникативном акте не возникал барьер модальностей, нужно передавать информацию в той модальности, в которой готов ее воспринимать партнер, в той форме, в которой она ему понятна.
. Барьер характера тоже создаёт сложности в общении. У каждого человека свой характер, но воспитанные, владеющие собой люди умеют вести себя так, чтобы их характер не был источником конфликта или даже дискомфорта. Не все, однако, хотят и умеют разобраться в себе и контролировать себя. Люди с ярко выраженными особенностями темперамента могут быть неудобными собеседниками.
Мобильный собеседник (экстраверт-сангвиник) быстро мыслит, быстро говорит, перескакивает с одной темы на другую, потому что ему кажется все ясным. Следить за ходом его рассуждений трудно, а перебивать нельзя - он сердится. Рекомендуется дата такому собеседнику высказаться до конца и лишь затем уточнить что-то или даже вернуться к началу разговора. Таких людей надо ценить как генераторов идей.
Доминантный собеседник (экстраверт-холерик) любит лидировать в разговоре. Говорит громко, безапелляционным тоном, настаивает на своем мнении. Попытаетесь поставить такого собеседника на место - получится конфликт. Лучше, оставаясь при своем мнении, позволить ему высказаться, как он того хочет, а затем в решающий момент тихо, но твердо настоять на своем, а если и согласиться (быть может, он прав), то с достоинством.
Ригидный собеседник (интроверт-флегматик) - «малоподвижный» собеседник. Думает медленно, детально обсуждает обстоятельства дела. Вам давно всё ясно, однако подгонять его нельзя. Эти люди ценны как эксперты или критики идей, и в разговоре с ними надо просто набраться терпения.
|
|
|
Заключение
Таким образом, коммуникация - это двойственный процесс развития или обмена информации, необходимый для многих важных управленческих действий, в котором руководитель играет одну из главных ролей.
Подводя итоги можно с уверенностью сказать; что осуществление коммуникаций - это связующий процесс, необходимый для любого важного управленческого действия, в котором роль менеджера одна из важнейших. Прежде всего менеджер должен быть отличным психологом, который может предугадать малейшие изменения настроения коллектива Психологический фактор - один из важнейших факторов успешных коммуникаций. Во-вторых, менеджер должен обладать ораторским мастерством и умением убеждать. Риторика общения в развитых компаниях стоит на одном из ведущих мест в развитии коммуникаций. От умения общаться с подчиненными зависит прежде всего будущее предприятия, а вместе с ним и будущее каждого отдельно взятого сотрудника. Менеджер должен уметь найти общий язык с замкнутыми и необщительными людьми, а также в нужный момент приостановить поток речи болтунов, чтобы дать высказаться другим сотрудникам.
Коммуникация - это обмен информацией, на основе которого руководитель получает информацию, необходимую для принятия эффективных решений, и доводит принятые решения до сотрудников организации. Если коммуникации налажены плохо, решения могут оказываться ошибочными, люди могут неверно понимать чего же хочет от них руководство, или, наконец, от этого могут страдать межличностные отношения. Эффективностью коммуникаций часто определяется качество решений и то, как они в действительности будут реализованы.
Почти невозможно переоценить важность коммуникаций в управлении. Едва ли не все, что делают руководители, чтобы облегчить организации достижение ее целей, требует эффективного обмена информацией. Если люди не смогут обмениваться информацией, они не сумеют работать вместе, формулировать цели и достигать их. Однако коммуникации - это сложный процесс, состоящий из взаимозависимых шагов. Каждый из этих шагов очень нужен для того, чтобы сделать наши мысли понятными другому лицу. Каждый шаг - это пункт, в котором, если мы будем небрежны и не будем думать о том, что делаем, смысл может быть утрачен.
Согласно исследованиям, руководитель от 50 до 90% всего времени тратит на коммуникации. Это кажется невероятным, но становится понятным, если учесть, что руководитель занимается этим, чтобы реализовать свои роли в межличностных отношениях, информационном обмене и процессах принятия решений, не говоря об управленческих функциях планирования, организации, мотивации и контроля. Именно потому, что обмен информацией встроен во все основные виды управленческой деятельности, мы называем коммуникации связующим процессом.
|
|
|
Список литературы
1. Анискин Ю.П. Планирование и контроллинг. - М.: Омега-Л, 2010. - 409 с.
2. Батаршев А.В. «Организаторские и коммуникативные качества личности» - М. Регалис, 2011. - С. 221.
. Бенвенист Э. «Общая лингвистика», Москва, 1974.
4. Борисова Е. Критерии оценки персонала. Рецепт для тех, кому некогда //www.emsi.ru
. Ван Дейк, Т.А. Язык. Познание. Коммуникация. М., 1989.
6. Виханский О.С. Менеджмент. - М.: Высшая школа, 2010. - С. 390.
7. Гапоненко А.Л. Стратегическое управление. - М.: Омега-Л, 2011. - 388 с.
8. Дерябо С, Ясвин В. Гроссмейстер общения. М.: Смысл, 2008;
9. Иванцевич Д. Человеческие ресурсы управления. - М.: Дело, 2010. - 107 с
10. Лабунская В.А. «Экспрессия человека: общение и межличностное познание», Ростов-на-Дону, 2006.
11. Лукичева Л.И. Управление организацией. - М.: Омега-Л, 2011. - 354 с.
12. Магура М. Оценка работы персонала, подготовка и проведение аттестации // Управление персоналом. - 2011. - №9
. Матвеева А., Хорошавина Н. «Семь нот менеджмента»: Настольная книга руководителя / Под ред. В. Красновой и А. Привалова. - 2-е изд. - М.: ЗАО «Журнал Эксперт», 2011.
14. Машков В.Н. Психология управления. - СПБ: Издательство Михайлова В.А., 2010
. Менеджмент организации: Учебное пособие / Под ред. 3.П. Румянцевой, Н.А. Саломатина. - М.: ИНФРА-М, 2010.
16. Менеджмент: Дайджест основных разделов и тем / Под ред. А.К. Казанцева - Спб.: СПбГИЭА, 2010.
. Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента. - М.: Дело, 2010. - С. 301.
. Ньюстром Дж.В. Организационное поведение. - СПБ.: Питер, 2011.
. Основы менеджмента: Учебное пособие - 2-е изд. - М.: Издательский Дом «Дашков и Ко», 2011
20. Панасюк А.Ю. А что у него в подсознании? - М.: Дело, 2007.
21. Почепцов, Г.Г. Фатическая метакоммуникация // Семантика и прагматика синтаксических единств. Калинин, 1981. 52 стр.
. Тренев Н.Н. Управление конфликтами. М.: ПРИОР, 2008.
23. Управление организацией: Учебник для вузов / Под ред. А.Г. Поршнева и др. - 2-е изд. - М.: ИНФРА-М, 2010.
. Фейгенберг Е.И., Асмолов А.Г. «Некоторые аспекты исследования невербальной коммуникации: за порогом рациональности» // Психологический журнал, 1989, т. 10, №6
25. ШепельВ.П. Коммуникационный менеджмент. - М.: Гардарики 2010.
|
|
|
