 |
Оформление материалов профсоюзных собраний, конференций и заседаний профсоюзного комитета
|
|
|
|
ИНСТРУКЦИЯ
По делопроизводству в Первичной профсоюзной организации студентов Северо-Восточного федерального университета имени М.К. Аммосова.
Общие положения
1.1.Данная инструкция разработана в соответствии с рекомендациями по делопроизводству в организациях профсоюза, утвержденными постановлением президиумом Профсоюзной организации работников образования № 7 от 8 августа 2012г.
1.2.Инструкция разработана в целях установления единого порядка по работе с документами и правильного ведения делопроизводства в профсоюзных организациях.
Организация делопроизводства
2.1. Делопроизводство в профсоюзных организациях ведется самостоятельно от делопроизводства образовательного учреждения или органа, осуществляющего управление в сфере образования, и включает в себя регистрацию входящей и исходящей корреспонденции, контроль за исполнением документов, ведение протоколов профсоюзных собраний (конференций), заседаний выборных коллегиальных профсоюзных органов, формирование документов в дела, обеспечение их сохранности или уничтожение в соответствии с установленным порядком.
2.2. Ведение делопроизводства поручается одному из членов выборного
профсоюзного органа.
2.3. Ответственность за организацию и правильное ведение делопроизводства в соответствии с Уставом Профсоюза возлагается на председателя организации Профсоюза.
Порядок работы с входящей корреспонденцией.
2.4. Поступающая в организацию Профсоюза корреспонденция регистрируется в журнале и рассматривается председателем профсоюзной организации или его заместителем (журнал регистрации, как правило, имеет графы, в которых отражается входящий номер и дата поступления документа, откуда поступил документ и его номер, краткое содержание документа, отметка об исполнении, номер дела по номенклатуре).
|
|
|
2.5. На всех поступивших в профсоюзную организацию документах и приложениях к ним в правом нижнем углу первого листа проставляются дата поступления и регистрационный номер по журналу регистрации
входящей корреспонденции.
2.6. Нумерация поступающих в профсоюзную организацию документов (начиная с № 1) ведется в пределах календарного года.
2.7. Внутренняя документация статистического и информационного характера, поступающая в профсоюзный орган от постоянных комиссий, первичных профсоюзных организаций, профгрупп или профсоюзных активистов, может не регистрироваться.
2.8. Письменные и устные обращения, предложения, заявления, жалобы членов Профсоюза регистрируются отдельно от других входящих документов, за своевременное и правильное исполнение документов, поступивших в организацию Профсоюза, отвечает председатель и его заместитель.
2.10. Началом срока исполнения документа считается день его регистрации.
2.11. В Профсоюзе устанавливаются следующие сроки исполнения документов:
не более 10 дней - для писем вышестоящих профсоюзных органов и иных организаций;
безотлагательно, но не более 15 дней - для предложений, заявлений и жалоб членов Профсоюза;
до 30 дней - для документов, требующих изучения и проверки, подготовки справок и обоснований, а также рассмотрения и обсуждения их на собрании или заседании соответствующего выборного профсоюзного органа.
2.12. Документ считается исполненным после направления ответа по
существу вопроса в вышестоящий профсоюзный орган или иную организацию.
При решении вопросов, поставленных в документе, в оперативном порядке (в личной беседе, по телефону, на совещании) делается отметка об исполнении с проставлением даты и подписи председателя организации Профсоюза.
|
|
|
2.13. При необходимости (в зависимости от объема входящей корреспонденции) один раз в год даётся информация по работе с документами на заседании коллегиального выборного профсоюзного органа.
Регистрация и отправка исходящих документов
2.14. Исходящие из профсоюзного органа и оформленные в установленном порядке (номер, дата, подпись председателя) документы профсоюзной организации подлежат обязательной регистрации в журнале исходящей корреспонденции (журнал содержит такие графы, как исходящий номер, дату, наименование адресата, краткое содержание документа и его номер).
2.15. На экземпляре исходящего документа проставляются дата отправления и регистрационный номер, присвоенный по журналу.
2.16. Ответы на предложения, заявления и жалобы членов Профсоюза имеют тот же регистрационный номер, который был дан заявлению при поступлении.
2.17. В профсоюзных организациях, имеющих права территориальной организации Профсоюза, к документам, передаваемым для исполнения в структурные звенья или в комиссии профсоюзного комитета, профбюро и профгруппы, как правило, составляются разнарядки на рассылку.
В таких организациях на финансово-хозяйственные документы проставляется печать профсоюзной организации. Оттиск печати должен захватывать часть наименования должности и подписи.
2.18. Копии всех исходящих профсоюзных документов, остающиеся в делах, должны быть подписаны председателем организации Профсоюза.
2.19. Оформленные и снятые с контроля постановления и иные профсоюзные документы формируются в дела (папки) в соответствии с номенклатурой дел, утверждаемой выборным коллегиальным профсоюзным органом как правило на календарный год.
Оформление материалов профсоюзных собраний, конференций и заседаний профсоюзного комитета
3.1. Протокол отчетно-выборного профсоюзного собрания (конференции), заседания контрольно-ревизионной комиссии оформляется в соответствии с
рекомендациями Информационного сборника Рескома профсоюза «Подготовка и проведение отчетов и выборов в профсоюзной организации» (декабрь 2008г.).
3.2. Оформление протоколов заседаний профсоюзного комитета (президиума) профсоюзной организации осуществляется по следующей форме:
|
|
|
