 |
Правила проведения пресс-конференций
|
|
|
|
Медиа-карта.
Mass-media в переводе означает средства массовой информации. Отсюда и термин «медиапланирование» - планирование работы со СМИ. Для того чтобы работа с ними была эффективной, необходимо систематизировать всю полученную, созданную и отправленную информацию о компании (в соответствующих базах данных) для оперативного предоставления ее СМИ. Потребуется также обновлять и систематизировать сведения о самих средствах массовой информации, которые необходимо фиксировать в так называемой медиа-карте.
Медиа-карта включает в себя набор следующих сведений:
перечень СМИ, с которыми работала и планирует работать компания;
специализированные списки СМИ по разделам:
1. экономика;
2. политика;
3. образование;
4. право;
5. культура;
6. здравоохранение и др.
7. тираж каждого конкретного СМИ и его ключевая аудитория (количественные и качественные характеристики);
8. график выхода изданий (программ);
9. структурированная схема ведущих СМИ по рубрикам в упомянутых сферах;
10. контакты каждого СМИ: главного редактора, ответственных секретарей, редакторов отделов, основные журналисты.
Контакты должны быть следующими:
1. почтовый адрес офисов;
2. электронная почта;
3. телефонные номера;
4. номера факсов.
Наличие такой карты поможет правильнее распределить свое время, оперативно пользоваться внесенной в нее информацией
Пресс-конференция.
Пресс-конференция является самой эффективной формой взаимодействия между фирмой и журналистами, так как они получают информацию из первых рук. В ней обязательно участвуют руководство
или люди максимально компетентные в вопросе, освещаемом на пресс-конференции.
|
|
|
Пресс-конференцию проводят, как правило, в случае возникновения необходимости в выяснении
спорных вопросов с общественностью и привлечении ее внимания к решению какой-либо проблемы.
Также пресс-конференции созываются, если у журналистов возникло к руководству фирмы много вопросов, в преддверии или окончании какого-либо мероприятия (события).
Пресс-конференция проходит с приглашением представителей средств массовой информации. Приглашение может быть разослано во все СМИ или избирательно. Для того чтобы пресс-конференция
достигла преследуемых целей, необходимо при ее подготовке и проведении учесть несколько обстоятельств:
• лучше всего проводить пресс-конференцию в середине недели, потому что понедельник – редакционный день в СМИ, и желаемой явки не получится, а пятница – день, предшествующий уик-энду,
день культурных программ, и это также отразится на присутствии журналистов;
• известно, что журналисты – профессиональные "совы" (поздние записи, монтаж, тракты и т.п.),
поэтому целесообразно назначать пресс-конференцию в промежутке от 12.00 до 14.00 ч, так как с 15.00
начинается сдача материалов в редакциях, записи, студийное время.
В приглашении на пресс-конференцию должна быть непременно указана тематика, что позволит
редакциям отправить на пресс-конференцию компетентных в данном вопросе журналистов. Приглашение лучше оформлять как именное и отправлять его за пять-семь дней до открытия самой пресс-
конференции.
Пресс-конференция должна иметь четкий сценарный план проведения, состоящий из двух частей –
изложения позиции фирмы по проблеме и ответов на вопросы журналистов. Время на проведение каждой части определяется организатором и зависит от позиции руководства – отвести ли больше времени
на раскрытие проблемы или же, наоборот, максимальное время выделить на ответы.
Вести пресс-конференцию может лицо, ответственное за связи с общественностью или с прессой.
|
|
|
Ведущий обязательно представляет журналистам участников, среди которых желательно присутствие
лица, уполномоченного принимать окончательные решения по вопросам пресс-конференции.
Целесообразно провести регистрацию участников пресс-конференции со стороны СМИ, что позво-
лит анализировать результаты встречи по последующим публикациям. При регистрации очень полезно
раздавать материалы, сообщающие факты и разъясняющие проблему, которым посвящена пресс-
конференция. Это оградит вас от кривотолков (не так записали, услышали, показалось и т.д.) и обеспечит понимание существа вопроса.
Бесспорно, способствует доброжелательности и активности журналистов организация угощения
(прохладительные напитки, кофе-брейк, фуршет и т.д.). Угощение следует проводить по окончании
конференции, так как организаторы при этом получают возможность неформального общения, установления более близких контактов, доверительных отношений, запуска нужных слухов.
Правила проведения пресс-конференций
1. Четкое определение темы, цели и соответствующая подготовленность (статистические данные, графики). Содержательность и смысловая насыщенность изложения, исчерпывающая аргументация любой оценки, любого вывода.
2. Раздаточный материал должен быть подготовлен так, будто обо всем предстоящем никто, никогда и ничего не слышал. Чем проще терминология и понятнее суть, тем легче достигнуть рефлексии со
стороны журналистов.
3. Продумать сценарий хода пресс-конференции: кто что скажет, кто какую роль, какую партию и когда будет играть?
4. В меру доброжелательное приветствие журналистов. Представление участников и оглашение предлагаемого плана конференции.
5. Максимально короткие доклады и короткая демонстрация любого наглядного материала. Все снова и снова журналисты слышат новые заголовки для своих статей и сообщений.
6. Логически последовательная аргументация. Избегать противоречий
7. Запланировать достаточно времени на вопросы журналистов.
8. Продолжительность пресс-конференции – максимум 40 минут, после чего обеспечить возможность работы журналистов с отдельными участниками.
|
|
|
9. Не забывать, что журналисты не верят в альтруизм. Поэтому не отрицать своих собственных бизнес-интересов, но четко и уверенно презентовать пользу идеи или продукта для третьих лиц. Лучший вариант, когда ясно видна выгода и для репрезентанта, и для широкой общественности одновременно.
10. Быть ровным по отношению ко всем журналистам. У журналистов обострено чувство несправедливости и собственного достоинства.
Презентация.
Презентация – самостоятельная акция, которая считается приемом. Презентация – это представление фирмы, новой продукции фирмы приглашенной аудитории. Как правило, презентация фирмы проводится по случаю открытия или создания фирмы, ежегодной демонстрации новых достижений, новых видов продукции, услуг, нового лица компании. Презентуется то, что можно увидеть, потрогать, попробовать или прочитать. При выходе на новые рынки сбыта также организуется презентация фирмы в стране, где открываются филиал, подразделение или представительство. Презентации отличаются от пресс-конференции прежде всего большим количеством приглашенных от различных общественных кругов, большим акцентом на культурную программу, а главное – тематикой. Если пресс-конференции обычно
посвящены проблемным темам, то презентации связаны с определенными конкретными результатами в
деятельности фирмы, к которым есть смысл привлечь внимание СМИ и общественности.
Презентации устраиваются для потенциальных потребителей, покупателей, партнеров, инвесторов, обязательно приглашаются представители СМИ. Продолжительность презентации в каждом конкретном случае зависит от представляемого материала. Естественной особенностью всякой презентации является ограниченность ее продолжительности. Презентация, как и пресс-конференция, предусматривает сессию вопросов-ответов.
Проведение презентации включает следующие этапы:
1 Определение цели и ее приоритетов в области привлечения новых клиентов, формирования
имиджа фирмы, привлечения новых партнеров, в том числе выгодных поставщиков, инвесторов, улучшения отношений с местными органами власти, определенными кругами общественности.
|
|
|
2 Обоснование концептуализации презентации путем формирования идеи, определения места и
сроков проведения состава участников и размеров совокупных затрат. Целесообразно начинать презентацию во второй половине дня, ее продолжительность не более 4 ч, в том числе торжественная часть и культурная программа – 1,5 – 2 ч, ужин или фуршет – 2 ч.
3 Разработка программы презентации. Назначается ответственный (ведущий), занимающий высокий пост в администрации фирмы и владеющий искусством оратора, навыками международного этикета. Как правило, сценарий презентации следующий:
• ведущий представляет руководителей фирмы и отдельных особо важных гостей;
• показываются рекламные видеофильмы длительностью
7 – 12 минут с сюжетами, отражающими идею презентации (инновационность, общественная значимость, актуальность и оригинальность объекта презентации);
• ведущий предоставляет слово руководителям фирмы для кратких сообщений на 2–3 мин с демонстрацией образцов, макета новых видов продукции, технологий;
• предоставляется время на вопросы присутствующих и ответы на них руководителей фирмы и
ведущих специалистов;
• ведущий предоставляет слово гостям для выступления с пожеланиями, комментариями, поздравлениями, предложениями и конструктивными замечаниями; предусматривается вручение сувениров, памятных альбомов, значков, адресов;
• заключительная часть предполагает проведение банкета, фуршета, неформальный обмен информацией, контакты и другие формы делового общения.
Ведущему полезно знать типы вопросов, способных нести опасность для презентации: вопрос-
скрытое возражение, оборонительный вопрос, испытующий вопрос, вопрос-демонстрация, вопрос-вызов.
Вопрос-скрытое возражение – задается с неодобрением в ситуациях, существенно угрожающих интересам того, кто этот вопрос задает. Справиться с этим можно при помощи обычных приемов:
– не становиться в оборонительную позицию;
– переформулировать вопрос для себя;
– не вступать в спор;
– упомянуть о выгодной стороне дела.
Оборонительный вопрос – обычно его задают в случаях, когда предложение ведущего может задеть
интересы того, кто вопрос задал. Единственный способ успешно справиться – это переадресовать этот
вопрос самому задающему, добиться, чтобы он разговорился, затем, если есть затруднение разрешить
вопрос на фактическом уровне, передать его другим членам группы.
Испытующий вопрос – предназначен для проверки знаний и опыта ведущего. Золотое правило – не блефовать и не оправдывать своего незнания. Полезно пообещать задавшему вопрос выяснить неизвестное и выполнить это обещание.
|
|
|
Вопрос-демонстрация – обычно его задают с целью показать коллегам, как хорошо задающий вопрос информирован. Ничто не сделает этого человека счастливее, чем публичная похвала его знаний, подтверждения того, как он умен.
Вопрос-вызов – возникает, когда ведущий высказывает некоторое суждение, неосторожно посягающее на область знаний одного из зрителей. Самое лучшее – мгновенно отступить, сохраняя достоинство, возвращая ему права в его владениях и по возможности спросить у него совета.
В целом трудные вопросы лучше всего переадресовывать коллеге-эксперту, другому члену аудитории, предложить для всеобщего обсуждения.
Брифинг.
Брифинг – это короткое оперативное выступление перед прессой по свежим следам важных событий. Сообщение на брифинге носит односторонний оповещательный характер с иллюстрацией конкретных фактов. Разница между пресс-конференцией и брифингом – во временных отрезках, которые на них отводятся. Брифинг не может быть более 20 – 30 мин. Такой короткий временной отрезок предполагает, что
ведущий брифинга может держать ситуацию в руках.
10 мин., как правило, отводится выступающему, 10 – 20 мин. на блиц-ответы на вопросы журналистов.
Брифинг можно провести стоя, не рассаживая журналистов и выступающих за столы.
Брифинги организуются в случаях чрезвычайных происшествий, общественных скандалов (массовых отравлений, срывов в работе транспорта, связи и т.д.), чтобы дать объяснения происшедшему, его
причинам, предотвратить возможные ошибки и преувеличения по этому поводу немедленно в СМИ.
Пресс-тур.
При организации полномасштабного пресс-тура в регион следует продумать следующие блоки мероприятий:
• встреча на вокзале или в аэропорту, размещение, инструктивная встреча с изложением деталей
пребывания в городе;
• сопровождение журналистов по всему маршруту пресс-тура;
• питание, вечерний досуг, культурная программа;
• встреча с исполнительной и законодательной ветвей власти;
• посещение профильных для тематики пресс-тура и наиболее интересных объектов города, знакомство с их социально-экономическим развитием;
• заключительная встреча, подведение итогов поездки, проводы на вокзал или в аэропорт.
Церемония открытия.
Церемония - одна из наиболее важных форм делового, или представительского мероприятия. Как правило, церемония требует строго соблюдения протокола. Организация и проведение церемоний и других деловых мероприятий (семинаров, встреч, конференций) - один из ведущих аспектов деятельности компании. Успех такого мероприятия зависит от огромного количества составляющих, знание которых приходит только с опытом.
Церемонии открытия знаменуют собой начало нового бизнеса, становление новой
услугт компании, - а именно открытие новой страниц в жизни компании.
Церемония открытия нового корпуса производственных мощностей, нового завода
направлена на укрепления имиджа, улучшения репутации компании среди
инвесторов, акционеров, дистрибьюторов, потребителей. Демонстрация
современного оборудования и последних технологий косвенно свидетельствует о
возможностях обеспечения высокого качества продуктов. Демонстрация хороших
условий работы помогает привлечь лучшие кадры. Кроме того, церемония
открытия способствует укреплению корпоративного духа и лояльности занятых.
Улучшаются отношения с местной общественностью, поскольку в районе
создаются новые рабочие места. Официальное открытие нового магазина
направлено на привлечение новых покупателей и партнеров.
Необходимость в паблисити, ил позитивной известности, делает участие в
церемонии открытия значимым не только для бизнеса, но и для политиков,
государственных должностных лиц и неприбыльных организаций. Открывая новый
корпус университета, делового центра, новую школу, больницу, политик или
представитель администрации города усиливает позитивные стороны своего
имиджа, что обеспечиват ему дополнительную поддержку на выборах.
Представители открываемых школ или больниц могут быть заинтересованы в
церемонии открытия с участием представителей городской администрации,
поскольку она создает им новые возможности известить общественность о своих
достижениях или нуждах. Официальное открытие медицинского или
образовательного учреждения часто обнародует серьезную общественную
проблему и служит стартом для развертывания фандрайзинговой деятельности –
сбора средств на решение социально-значимой проблемы или задачи.
Церемония открытия может быть полезной не только для заводов, магазинов,
ресторанов, отелей, мостов, но и для определенных типов офисных помещений,
скаладов, транспортных станций. Аналогом мероприятия открытия служит
церемония закладки судна или спуск его на воду, торжественный полет, вояж
или автопробег по новому маршруту.
Выбор персоны, лично открывающей объект, предполагает несколько
альтернатив. Это может быть мэр города, министр или представитель городской
администрации, представитель ведомства, курирующего сферу деятельности
объекта, парламентарий, известный спортсмен, артист, общественный деятель.
Критериями выбора служат – масштаб события и общественная значимость
официальной персоны, ее доступность и заинтересованность. Для артистов или
спортсменов критерием служит цена, если спецсобытие не благотворительная
акция. Общественный статус персоны прямо пропорционально влияет на интерес
СМИ к церемонии. Участие в церемонии мэра может обеспечить больше шансов
для широкого и подробного освещения события СМИ, чем участие менее
известного депутата. Чем выше статус приглашенных лиц, тем выше интерес СМИ
к церемонии, тем более широко она будет освещена. Однако, чем выше статус
персоны, тем больше необходимость обеспечить ей замену на случай занятости.
И чем более высокопоставленна персона и прочие приглашенные, тем выше
затраиы на проведение мероприятия – потому что растут затраты на
обслуживание охраны и сопровождающих – на размещение, питание и перевозки.
Если со стороны официальных лиц не ожидается заинтересованности в участии в
церемонии, следует ориентироваться на хорошо известных людей из спорта или
индустрии развлечений. Для церемонии открытия нового магазина такие персоны
весьма уместны, их участие способно обеспечить событие в местных газетах. В
небольших городах и поселках участие прессы в таком случае более вероятно,
если вообще возможно.
В отличае от официальных лиц люди из спорта и сферы развлечений ожидают
оплаты своего участия. Персона может появиться на церемонии, провозгласить
открытие объекта и сразу исчезнуть.
Другие персоны, не обязательно более дорогостоящие, способны при этом
провести день на объекте среди гостей и потребителей, раздавая автографы и
беседуя с сотрудниками.
Нередко официальное открытие состоится уже после фактического открытия
объекта. Интересы бизнеса могут требовать начала функционирования объекта
до того, как торжественная церемония открытия с участием почетных гостей и
официальных лиц может быть проведена. В таком случае объявляются две даты –
дата фактического открытия с небольшой церемонией и официальное открытие с
визитом или общественным мероприятием.
Для проведения церемонии составляется программа и сценарий. Готовятся пресс-
релизы и бэкграундеры – фоновая информация для медиа – история компании,
профили главных управляющих. В материалах для прессы дается характеристика
открываемого объекта – нового подразделения, продукта, услуги, товара,
магазина. В крайнем случае обилие интересной «фоновой» информации может
«вытянуть» слабый информационный повод.
Обеспечивается присутствие фотографа – на случай, если фотограф из СМИ не
придет или упустит интересный кадр.
Извещение-приглашение в СМИ следует сделать как для журналиста или
редактора отдела новостей, так и для фоторепортера. Нередко случается так,
что приглашения журналистам организаторы начинают высылать за месяц или,
наоборот, за несколько часов до начала. По мнению некоторых специалистов по
связям с общественностью, оптимальный срок для оповещения прессы - за 10 -
14 дней, а за несколько дней до акции желательно перезвонить приглашенному
и подтвердить его участие. Другие эксперты считают, что лучше приглашать
журналистов за 3 - 4 дня до события. Нужно учитывать ритм жизни. Если
высылать приглашения раньше, информация может затеряться и все придется
повторять заново.
Важно определить специальные места для журналистов и создать им условия для
работы.
Фуршет или кофе-брейк являются неотъемлемой частью практически каждого
мероприятия, и поэтому им также следует уделить особое внимание. Работа с
журналистами во время кофе-брейка или фуршета, тоже важна. В это время
стоит обменяться контактами, узнать, нужна ли дополнительная информация.
Это делается не для того, чтобы обязать журналистов что-то написать про
компанию. Это скорее знак внимания к журналистам. Чаще всего наиболее
нужную информацию получают именно во время неформального общения.
Прием.
Деловые вопросы решаются не только за столом переговоров, но и во время приемов. На приемах
деловые партнеры получают возможность получать дополнительную информацию, углублять и расширять контакты. Для бизнесменов прием – это, прежде всего, продолжение служебной деятельности. На приемах происходит активный обмен мнениями, информацией, завязываются дружеские отношения, что очень важно в деловых контактах.
Следует различать текущие и представительские приемы.
Текущий прием осуществляется на регулярной основе в рамках повседневной деятельности фирмы.
Работа с посетителями, клиентами во время приема ведется как руководством фирмы, так и специалистами внутренних подразделений. Лучше, если прием происходит в специальном помещении офиса или в отдельном уголке для приема, изолированном от посторонних лиц. Помещение или уголок должны быть оборудованы мебелью и столиками для переговоров, во время знакомства с рекламными материалами можно подать традиционную чашечку кофе. Руководство и персонал, участвующий в текущем
приеме, должны четко представлять с кем, когда, в течение какого времени состоится встреча гостей.
Во время текущего приема необходимо обеспечить спокойную, с соблюдением корпоративных традиций и фирменного стиля атмосферу переговоров.
Представительский прием – организационная форма общения сотрудников фирмы с гостями, носящая эпизодический характер, по случаю знаменательных событий, юбилейных дат, годовщин основания фирмы или создания организации. Представительские приемы сопровождаются встречей высоких гостей, делегаций фирм-партнеров.
Присутствующие на приеме гости должны быть представлены друг другу хозяином банкета. Способ представления зависит от формы приема, уровня и количества приглашенных. Представление гостей может происходить разными способами: персональным объявлением прибывающих в ходе приема, или каждому гостю может вручаться карточка с его именем, должностью, званием. Можно использовать специальную "книгу записей", в которой все желающие могут оставить краткие пожелания, замечания или просто автограф.
Выделяют следующие формы приемов: дневные, вечерние, формальные, неформальные, прием с рассадкой за столом и без нее.
Дневные приемы: "Бокал шампанского" или "Бокал вина" и Завтрак.
Прием "Бокал шампанского" или "Бокал вина" начинается обычно в 12.00 и длится около одного
часа, т.е. до 13.00. На приеме подаются, как правило, только шампанское, вино и соки, возможно, орешки, маленькие бутерброды и пирожные. Во время приема не садятся. Форма одежды – повседневный
костюм или платье. Данный прием отличает несложная подготовка и небольшие затраты времени. Поводом для такого приема может служить годовщина фирмы, проводы представителя фирмы-партнера, открытие выставки, показ моделей, образцов.
"Завтрак" может проводиться между 12 и 15 часами, начинается чаще всего между 12.30 и 13.30.
Средняя продолжительность – 1–1,5 ч, из них от 45 до 60 мин. проводятся за столом, а от 15 мин. до получаса – за кофе. "Завтрак" отличается от обеда меньшим количеством блюд. Во время приема подается
одно-два блюда холодной закуски, одно горячее блюдо. Форма одежды обычно повседневная. Устраивается прием "Завтрак" по случаю визита интересных и нужных людей, подписания важных контрактов, для поддержания полезных связей с партнерами и представителями прессы. Ходом приема руководят ведущий или группа ведущих, хорошо осведомленных в предмете обсуждения или подписания, и заинтересованных в результатах обмена мнениями.
Вечерние приемы считаются более торжественными. К ним относятся: "Коктейль", "А ля фуршет",
"Обед", "Обед-буфет", "Ужин", "Чай", "Кофе".
Прием "Коктейль" начинается между 17.00 и 18.00 часами и длится около двух часов. На приглашении принято указывать время начала и окончания приема. На "Коктейль" можно прийти в любое время в указанном промежутке и уйти можно в любое время до окончания приема.
Если сотрудники какой-либо фирмы пребывают на прием не вместе, то по этикету младшие сотрудники должны оказаться на месте раньше, чем их руководство. Уходить с приема следует в обратном порядке: сначала уезжает руководство, а затем, в соответствии с рангами, остальные сотрудники.
В течение приема официанты разносят стоящим гостям бокалы с коктейлями. Форма одежды – повседневный костюм или платье.
Прием "А ля фуршет" как и "Коктейль" проводится в промежутке между 17 и 20 часами и длится два часа. Но при "фуршете" гости сами подходят к накрытым столам, набирают закуски и отходят, давая возможность подойти другим. "Коктейль" и "фуршет" проходят стоя, что позволяет принять большое количество гостей и обеспечивает свободу перемещения с целью максимально возможного установления деловых контактов. После приема возможен показ художественного или рекламного фильма в зависимости от преследуемых целей.
Форма одежды – повседневный костюм или платье. Но торжественность вечернего приема может
быть подчеркнута указанием в приглашении торжественной формы одежды.
Рекламные фильмы – мощное PR-средство, позволяющее бесплатно распространять информацию,
необходимую для фирмы. При подготовке рекламных фильмов необходимо тщательно продумать сценарий фильма; цель, которую преследует демонстрация фильма; продолжительность; материальное обеспечение. Рекламные фильмы очень удобны при выезде на выставку, участии в международных симпозиумах, для показов на приемах, презентациях и во время другой формы общения.
Прием "Обед" – это самый почетный и торжественный вид приема. Начинается он, как правило, между 17.00 и 19.00 ч. Длится 2–3 часа и более. Гости находятся за обеденным столом в течение часа, затем переходят в другое менее официальное помещение, куда подаются фрукты, чай, кофе. Обед проводится с рассаживанием гостей. Форма одежды – парадная.
Прием типа "Обед-буфет" (или шведский стол) предполагает свободное рассаживание участников за маленькими столиками по четыре-шесть человек, на диванах, в креслах. Прием "Обед-буфет" начинается между 19 и 20 часами. Гости набирают закуски, выставленные на одном большом столе, и садятся за свободный столик. Такой прием организуется, обычно, в паузах между конференциями. "Обед-буфет" менее официален, чем "обед". Форма одежды – парадная.
Прием "Ужин" начинается в 21.00 и позднее. "Ужин" с рассаживанием гостей отличается от обеда
более поздним проведением и тем, что на ужин обычно не подают суп. "Ужин" может быть дан лицом,
пригласившим своих партнеров в театр или на какое-либо иное вечернее мероприятие. Форма одежды
указывается в приглашении.
Прием типа "Чай" организуется между 17.00 и 20.00 часами и длится 1–1,5 часа. Накрываются один
или несколько столов, подаются кондитерские изделия, фрукты, десертные и сухие вина, соки и, возможно, небольшое количество сандвичей с икрой, рыбой и сыром. Форма одежды – повседневный костюм или платье.
Прием "Кофе" сходен с приемом "Чай". Он не начинается позже, чем в 19.00. На этом приеме иногда подают горячую закуску или салат. Также подают соки, минеральную воду.
Конференция является наиболее формальным приемом. Конференции проводятся, как правило, в целях продвижения своих идей, задумок, новой продукции. Конференция фактически представляет форму совещания (собрания), посвященного рассмотрению определенной проблемы или темы. Конференции могут быть внутренними, т.е. для трудового коллектива компании или фирмы, а также внешними – ориентированными на внешнюю аудиторию.
Главным событием конференции являются подготовленные доклады и выступления по теме авторитетных представителей бизнеса, науки, органов власти. Доклады и выступления ограничены регламентом 10 – 20 минут. Регламент определяется наличием и качеством синхронного перевода, уровнем интеллекта слушателей, сложностью рассматриваемой тематики.
По материалам конференции, вызвавшим наибольший интерес, как правило, издаются сборники
текстов тезисов докладов с рекламным приложением со сведениями об участниках, перспективных направлениях и ведущих фирмах. Необходимо помнить, что конференция – это средство поддержания
связей, обсуждения и решения проблем в профессиональных, корпоративных, деловых сообществах и властных государственных структурах. В крупных коммерческих компаниях конференции дополняются
конференциями в Интернет.
Организация и проведение любого вида приемов требует предварительной подготовки. Подготовка
приема включает такие этапы, как:
1) постановка цели приема;
2) выбор вида приема;
3) составление списка приглашенных лиц;
4) составление и рассылка приглашений;
5) составление плана рассадки приглашенных за столом;
6) составление меню;
7) подготовка тостов и речей;
8) составление порядка проведения приема;
9) культурная программа.
Конференция.
День открытых дверей.
Дни открытых дверей позволяют всем желающим ознакомиться с деятельностью фирмы, ее плана-
ми, задать руководству интересующие вопросы. Предполагается приглашение сотрудников для близкого знакомства. На зарубежных фирмах для всех желающих проводятся экскурсии по фирме; сопровождающий рассказывает об истории создания и основных направлениях деятельности фирмы, о ее социальной значимости для общественности.
Дни открытых дверей по существу представляют своего рода внутреннюю презентацию фирмы, что
предполагает подготовку наглядных стендов, указателей, посещение новых зданий и территорий с предоставлением исчерпывающей информации. Время, отведенное для общения, 1–8 ч, включая обед и культурную программу.
Круглый стол.
Круглый стол – одна из форм обсуждения идеи, проблемы, имеющей значение для широких кругов
общественности; участниками круглого стола являются авторитетные представители науки, бизнеса, деловых кругов, общественных и государственных организаций.
Участие в круглых столах высших руководителей коммерческих фирм и компаний, спонсорство их
проведения способствуют повышению имиджа и популярности компании.
Тема и обсуждаемые вопросы круглого стола планируются и объявляются заранее. Участников
круглых столов знакомят с ними приблизительно за 10 – 14 дней до начала заседания. Это дает возможность участникам подготовить аргументы, материалы для демонстрации, цифры и факты, что делает
обсуждение более конструктивным и предметным. Число участников обычно не превышает 14–15 человек. Карточки-идентификаторы участника облегчают общение друг с другом.
Работу круглого стола организует ведущий. Перед началом обсуждения и выступлений участники
коротко представляются всем присутствующим. Как правило, это происходит по порядку занятия участниками мест за столом (по часовой стрелке). Ведущий предлагает порядок обсуждения и объявляет
регламент для каждого выступающего, в соответствии с важностью его выступления. В процессе обсуждения ведущий следит за соблюдением регламента, тактично предлагая прерваться, или, наоборот,
выделяя дополнительное время. Заканчивая обсуждение, ведущий коротко в пределах 2–3 минут делает резюме.
Выставки, ярмарки.
|
|
|
