Метаданные. Характеристика документных систем в соответствии с ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 и спецификацией MoReq2
Начало формы
Вопрос 1
Укажите для кого предназначен ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007:
Выберите правильные варианты ответа:
специалисты в области управления документами, информацией и технологиями
рабочие, имеющие высшее образование, не работающие по найму
научные сотрудники, не входящие в число штатных работников
руководители (менеджеры) организаций
Вопрос 2
Укажите верное определение термина "перемещение" в соответствии с ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007:
Выберите один ответ.
процессы реализации управленческих решений, зафиксированных в перечнях документов или других инструментах управления документами, и касающиеся уничтожения документов или передачи их на последующее хранение
перемещение документов из одного места в другое
принцип, в соответствии с которым частные лица, организации и общество ответственны за свои действия
изменение способа хранения документов, права собственности и (или) ответственности за документы
Вопрос 3
Укажите для кого предназначен ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007:
Выберите правильные варианты ответа:
сотрудники (персонал) организаций
лица свободных профессий
лица, не имеющие постоянного места работы
частные лица, обязанные создавать и сохранять документы
Вопрос 4
Укажите верное определение термина "управление документами" в соответствии с ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007:
Выберите один ответ.
процессы реализации управленческих решений, зафиксированных в перечнях документов или других инструментах управления документами, и касающиеся уничтожения документов или передачи их на последующее хранение
действие по присвоению документу уникального идентификатора при его вводе в систему
процесс уничтожения документов без какой-либо возможности восстановления
совокупность действий по созданию, использованию, хранению и уничтожению документов в организациях, осуществляющих деловую деятельность планомерно и эффективно, в целях доказательства проведения деловых (управленческих) операций
для применения в негосударственных организациях, желающих оценить системы управления электронными документами, используемые ими
для проведения предпроектного обследования в целях оптимизации системы документационного управления
для проведения аудита системы менеджмента качества, если такая система разработана и действует
для применения в государственных организациях, желающих оценить системы управления электронными документами, используемые ими
Вопрос 6
В документной системе, осуществляющей процессы регистрации... Укажите верные утверждения (в соответствии с ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007):
Выберите правильные варианты ответа:
до завершения регистрации не допускается предпринимать какие-либо действия, влияющие на документ
документ регистрируется при включении его в документную систему
регистрация должна осуществляться только в прошнурованном и опечатанном журнале
любой документ может быть уничтожен сразу после регистрации
Вопрос 7
Укажите элементы, которые относятся к регулирующей среде, применяемой к документированию деятельности организаций (в соответствии с ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007):
Выберите правильные варианты ответа:
стандарты, относящиеся к практической деятельности
идентифицируемые общественные ожидания, касающиеся приемлемого поведения в специфической отрасли или организации
мнение работников службы делопроизводства
добровольно применяемые кодексы поведения и этики
Вопрос 8
Укажите верное определение термина "индексирование" в соответствии с ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007:
Выберите один ответ.
создание, включение в систему и сохранение информации о движении и использовании документов
процесс проставления условных обозначений и составления указателей, служащих для упрощения доступа к документам и (или) информации
процесс перемещения документов с одного носителя на другой или из одного формата в другой
систематическая идентификация и упорядочение деловой деятельности и (или) документов по категориям в соответствии с логически структурированными условиями, методами и процедурными правилами, представленными в классификаторе
Вопрос 9
Укажите верное определение термина "метаданные" в соответствии с ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007:
Выберите один ответ.
процессы и операции по обеспечению технической и интеллектуальной аутентичности документов в течение времени
данные, описывающие контекст, содержание, структуру документов и управление документами в течение времени
процесс отслеживания временных рамок совершения действий, а также процесс установления связи этих отдельных действий с деловой деятельностью в целом
действие по перемещению документов из одной системы в другую с сохранением аутентичности, целостности, достоверности документов и их пригодности для использования
Вопрос 10
Установите соответствие задачи и стадии проектирования и внедрения документной системы (в соответствии с ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007):
выбор подходящей структуры документов, наилучшим образом соответствующей каждой функции, виду деловой деятельности или операции – определение требований к документам
изучение целей и задач организации, ее структуры, правовой, регулирующей, деловой и политической среды, критических факторов и критических недостатков, связанных с управлением документами – предварительное обследование
установление политики, стандартов, процедур и практических действий – определение стратегий соблюдений требований к документам
установление иерархии функций, видов деловой деятельности и операций; моделирование процессов и составляющих их операций –анализ деловой деятельности
Вопрос 11
Укажите английский аналог русского термина (в соответствии с ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007):
документная система; система управления документами
-
Record system
Вопрос 12
Укажите верное определение термина "отбор и передача" в соответствии с ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007:
Выберите один ответ.
процессы реализации управленческих решений, зафиксированных в перечнях документов или других инструментах управления документами, и касающиеся уничтожения документов или передачи их на последующее хранение
принцип, в соответствии с которым частные лица, организации и общество ответственны за свои действия
изменение способа хранения документов, права собственности и (или) ответственности за документы
перемещение документов из одного места в другое
Вопрос 13
Укажите характеристики, которые относятся к ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007:
Выберите правильные варианты ответа:
стандарт содержит методические рекомендации по проектированию и внедрению документной системы
стандарт содержит указания, распространяющиеся на управление архивными документами в архивных учреждениях
стандарт содержит руководящие указания по управлению по управлению документами в рамках процессов управления качеством и управления окружающей средой
стандарт содержит положения об ответственности, политике, процедурах, системах и процессах, связанных с документами организаций
Вопрос 14
Укажите верное определение термина "документная система; система управления документами" в соответствии с ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007:
Выберите один ответ.
учреждение, ответственное за отбор документов на хранение, комплектование и обеспечение сохранности архивного фонда, предоставление доступа к архивным документам и согласование уничтожения этих документов
информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), управление документами и доступ к ним в течение времени
зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или частным лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности
право, возможность, средства для поиска, использования или извлечения информации
Вопрос 15
Укажите функции, которые выполняет документная система (система управления документами) в соответствии с ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007:
Выберите правильные варианты ответа:
управление документами
сбор документов
доступ к документам в течение времени
распределение полномочий среди руководства
Вопрос 16
Расположите действия, которые относятся к понятию "управление документами" (в соответствии с ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007) в логической последовательности их выполнения:
Укажите характеристики, которые относятся к ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007:
Выберите правильные варианты ответа:
стандарт содержит положения об ответственности, политике, процедурах, системах и процессах, связанных с документами организаций
стандарт содержит указания, распространяющиеся на управление архивными документами в архивных учреждениях
стандарт распространяется на управление документами, создаваемыми или получаемыми государственной или коммерческой организацией в процессе ее деятельности или лицом, на которого возложена обязанность создавать или сохранять документы
стандарт содержит руководящие указания по управлению по управлению документами в рамках процессов управления качеством и управления окружающей средой
Вопрос 18
Укажите верное определение термина "контроль" в соответствии с ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007:
Выберите один ответ.
создание, включение в систему и сохранение информации о движении и использовании документов
систематическая идентификация и упорядочение деловой деятельности и (или) документов по категориям в соответствии с логически структурированными условиями, методами и процедурными правилами, представленными в классификаторе
процесс проставления условных обозначений и составления указателей, служащих для упрощения доступа к документам и (или) информации
процесс перемещения документов с одного носителя на другой или из одного формата в другой
Вопрос 19
Установите соответствие задачи и стадии проектирования и внедрения документной системы (в соответствии с ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007):
производится системно, с использованием проектного планирования и методологий, подходящих для конкретной ситуации – внедрение документной системы
идентификация и анализ существующих документных и других информационных систем в целях оценки их эксплуатационных характеристик на предмет соответствия требованиям, предъявляемым к документам – оценка существующих систем
проектирование новых систем и внедрение систем таким образом, чтобы соблюдались установленные требования к документам- определение стратегий соблюдения требований к документам
разработка стратегии, процессов и практики управления документами – проектирование документной системы
Вопрос 20
Расположите составные элементы политики управления документами в организации в логической последовательности их выполнения:
1 Выбрать... интегрирование управления документами в системы и процессы деловой деятельности проектирование, внедрение и администрирование специализированных систем для управления документами принятие политики и стандартов в сфере управления документами распределение ответственности и полномочий по управлению документами предоставление ряда услуг, относящихся к управлению документами и использованию документов установление и распространение процедур и руководящих указаний 2 Выбрать... интегрирование управления документами в системы и процессы деловой деятельности проектирование, внедрение и администрирование специализированных систем для управления документами принятие политики и стандартов в сфере управления документами распределение ответственности и полномочий по управлению документами предоставление ряда услуг, относящихся к управлению документами и использованию документов установление и распространение процедур и руководящих указаний 3 Выбрать... интегрирование управления документами в системы и процессы деловой деятельности проектирование, внедрение и администрирование специализированных систем для управления документами принятие политики и стандартов в сфере управления документами распределение ответственности и полномочий по управлению документами предоставление ряда услуг, относящихся к управлению документами и использованию документов установление и распространение процедур и руководящих указаний 4 Выбрать... интегрирование управления документами в системы и процессы деловой деятельности проектирование, внедрение и администрирование специализированных систем для управления документами принятие политики и стандартов в сфере управления документами распределение ответственности и полномочий по управлению документами предоставление ряда услуг, относящихся к управлению документами и использованию документов установление и распространение процедур и руководящих указаний 5 Выбрать... интегрирование управления документами в системы и процессы деловой деятельности проектирование, внедрение и администрирование специализированных систем для управления документами принятие политики и стандартов в сфере управления документами распределение ответственности и полномочий по управлению документами предоставление ряда услуг, относящихся к управлению документами и использованию документов установление и распространение процедур и руководящих указаний 6 Выбрать... интегрирование управления документами в системы и процессы деловой деятельности проектирование, внедрение и администрирование специализированных систем для управления документами принятие политики и стандартов в сфере управления документами распределение ответственности и полномочий по управлению документами предоставление ряда услуг, относящихся к управлению документами и использованию документов установление и распространение процедур и руководящих указаний
Вопрос 21
Ответственность в области управления документами (в соответствии с ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007) должна включать ряд положений. Укажите верные утверждения:
Выберите правильные варианты ответа:
ответственность руководства заключается в поддержке применения политики управления документами во всей организации
системные администраторы отвечают за то, чтобы вся документация была точной, удобной для восприятия и доступной для персонала организации
специалисты в области управления документами отвечают за сохранение аутентичности, целостности, достоверности и пригодности для использования документов, отражающих их деятельность
все сотрудники организации ответственны за все аспекты управления документами, в том числе за проектирование, внедрение и сохранность документных систем
для применения в государственных организациях, предполагающих внедрение системы управления электронными документами
для проведения предпроектного обследования в целях оптимизации системы документационного управления
для проведения аудита системы менеджмента качества, если такая система разработана и действует
для применения в негосударственных организациях, предполагающих внедрение системы управления электронными документами
Вопрос 23
Укажите формулировки, которые являются наименованиями разделов ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007:
Выберите правильные варианты ответа:
политика и ответственность
требования к управлению документами
характеристики документа
регулирующая среда
Вопрос 24
Укажите для чего в документной системе применяется контроль действий (в соответствии с ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007):
Выберите правильные варианты ответа:
распределяет между исполнителями ответственность за действия
фиксирует даты предполагаемого и реального выполнения действий
определяет этапы выполнения решений или операций, зафиксированных в документе
идентифицирует, в результате каких операций возникли отдельные документы при объединении или миграции систем
Вопрос 25
Укажите принципы, которыми следует руководствоваться при физическом уничтожении документов (в соответствии с ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007):
Выберите правильные варианты ответа:
все копии документов, разрешенных к уничтожению, включая конфиденциальные, страховые и резервные копии, следует уничтожить
для уничтожения документов не требуется санкции
документы, связанные с предстоящими или актуальными судебными разбирательствами и расследованиями, следует уничтожать в первую очередь
уничтожение документов должно производиться таким образом, чтобы сохранить конфиденциальность любой содержащейся в них информации
Вопрос 26
Укажите для кого не предназначен ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007:
Выберите правильные варианты ответа:
лица свободных профессий
сотрудники (персонал) организаций
лица, не имеющие постоянного места работы
частные лица, обязанные создавать и сохранять документы
Вопрос 27
Ответственность в области управления документами (в соответствии с ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007) должна включать ряд положений. Укажите верные утверждения:
Выберите правильные варианты ответа:
системные администраторы отвечают за поддержку применения политики управления документами во всей организации
специалисты в области управления документами отвечают за все аспекты управления документами, в том числе за проектирование, внедрение и сохранность документных систем
все сотрудники организации ответственны за сохранение аутентичности, целостности, достоверности и пригодности для использования документов, отражающих их деятельность
ответственность руководства заключается в том, то, чтобы вся документация была точной, удобной для восприятия и доступной для персонала организации
Вопрос 28
Для создания успешного решения по управлению корпоративными метаданными рекомендуется следовать определенной последовательности шагов, расположите эти шаги в логической последовательности их проведения:
собрать все требования, предъявляемые к метаданным;
выбрать соответствующую модель метаданных;
определить общие подходы к архитектуре;
внедрить выбранное решение и осуществлять его поддержку.
Вопрос 29
Укажите логически структурированные элементы, в соответствии с которыми производится классификация деловой деятельности и (или) документов по категориям (в соответствии с ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007):
Выберите правильные варианты ответа:
процедурные правила
условия
методы
должностные инструкции
Вопрос 30
Ответственность в области управления документами (в соответствии с ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007) должна включать ряд положений. Укажите верные утверждения:
Выберите правильные варианты ответа:
ответственность руководства заключается в поддержке применения политики управления документами во всей организации
системные администраторы отвечают за то, чтобы вся документация была точной, удобной для восприятия и доступной для персонала организации
специалисты в области управления документами отвечают за все аспекты управления документами, за исключением проектирования, внедрения и сохранности документных систем
все сотрудники организации ответственны за сохранение аутентичности, целостности, достоверности и пригодности для использования документов, отражающих их деятельность
Вопрос 31
Укажите международные стандарты, ссылки на которые не содержатся в ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007:
Выберите правильные варианты ответа:
ИСО 5963-85 Документация. Методы анализа документов, определения их темы и подбора индексированных терминов для составления указателей
ИСО 8001-45 Требования к составлению систем управления окружающей средой
ИСО 13042-2010 Методы тезаруса записей
ИСО 5127-2002 Информация и документация. Словарь
Вопрос 32
Укажите категории персонала, отвечающие за определенные области управления документами (в соответствии с ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007):
ответственность заключается в поддержке применения политики управления документами во всей организации
отвечают за то, чтобы вся документация была точной, удобной для восприятия и доступной для персонала организации
отвечают за все аспекты управления документами, в том числе за проектирование, внедрение и сохранность документных систем
ответственны за сохранение аутентичности, целостности, достоверности и пригодности для использования документов, отражающих их деятельность
Вопрос 33
Укажите действия, которые относятся к понятию "управление документами" (в соответствии с ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007):
Выберите правильные варианты ответа:
хранение документов
уничтожение документов
измельчение документов
создание документов
Вопрос 34
Укажите верное определение термина "обеспечение сохранности" в соответствии с ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007:
Выберите один ответ.
данные, описывающие контекст, содержание, структуру документов и управление документами в течение времени
действие по перемещению документов из одной системы в другую с сохранением аутентичности, целостности, достоверности документов и их пригодности для использования
процесс отслеживания временных рамок совершения действий, а также процесс установления связи этих отдельных действий с деловой деятельностью в целом
процессы и операции по обеспечению технической и интеллектуальной аутентичности документов в течение времени
Вопрос 35
Укажите элементы, которые относятся к регулирующей среде, применяемой к документированию деятельности организаций (в соответствии с ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007):
Выберите правильные варианты ответа:
законы и нормативные акты, регулирующие сферу деловой деятельности
стандарты, относящиеся к практической деятельности
правила рекомендательного характера, отражающие передовой опыт
мнение видных специалистов
Вопрос 36
Укажите принципы, которыми следует руководствоваться при физическом уничтожении документов (в соответствии с ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007):
Выберите правильные варианты ответа:
уничтожаемые документы следует передать в другую организацию, которая является независимым поставщиком услуг
уничтожение всегда должно быть санкционированным
при уничтожении документов обязательно следует оставлять их копии
документы, связанные с предстоящими или актуальными судебными разбирательствами и расследованиями, не следует уничтожать
Вопрос 37
Укажите государственные стандарты, которые не имеют отношения к ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007:
Выберите правильные варианты ответа:
ГОСТ Р ИСО 9001
ГОСТ Р ИСО 14001
ГОСТ Р ИСО 12301
ГОСТ Р ИСО 9008
Вопрос 38
Укажите термин, соответствующий приведенному определению (в соответствии с ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007):
процессы реализации управленческих решений, зафиксированных в перечнях документов или других инструментах управления документами, и касающиеся уничтожения документов или передачи их на последующее хранение ОТБОР И ПЕРЕДАЧА
совокупность действий по созданию, использованию, хранению и уничтожению документов в организациях, осуществляющих деловую деятельность планомерно и эффективно, в целях доказательства проведения деловых (управленческих) операций УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАМИ
действие по присвоению документу уникального идентификатора при его вводе в систему РЕГИСТРАЦИЯ
процесс уничтожения документов без какой-либо возможности восстановления УНИЧТОЖЕНИЕ
Вопрос 39
Укажите верное определение термина "документ" в соответствии с ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007:
Выберите один ответ.
информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), управление документами и доступ к ним в течение времени
учреждение, ответственное за отбор документов на хранение, комплектование и обеспечение сохранности архивного фонда, предоставление доступа к архивным документам и согласование уничтожения этих документов
зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или частным лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности
право, возможность, средства для поиска, использования или извлечения информации
Вопрос 40
Укажите государственные стандарты, в соответствии с которыми сформулированы руководящие указания ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007:
Выберите правильные варианты ответа:
ГОСТ Р ИСО 9001
ГОСТ Р ИСО 12301
ГОСТ Р ИСО 9008
ГОСТ Р ИСО 14001
Вопрос 41
Укажите характеристики, которые относятся к понятию "метаданные" (в соответствии с ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007):
Выберите правильные варианты ответа:
данные, описывающие работников, создавших документы
данные, описывающие контекст документов
данные, описывающие содержание документов
данные, описывающие управление документами
Вопрос 42
Укажите верное определение термина "уничтожение" в соответствии с ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007:
Выберите один ответ.
действие по присвоению документу уникального идентификатора при его вводе в систему
процессы реализации управленческих решений, зафиксированных в перечнях документов или других инструментах управления документами, и касающиеся уничтожения документов или передачи их на последующее хранение
процесс уничтожения документов без какой-либо возможности восстановления
совокупность действий по созданию, использованию, хранению и уничтожению документов в организациях, осуществляющих деловую деятельность планомерно и эффективно, в целях доказательства проведения деловых (управленческих) операций
Вопрос 43
Укажите термин, соответствующий приведенному определению (в соответствии с ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007):
создание, включение в систему и сохранение информации о движении и использовании документов КОНТРОЛЬ
процесс перемещения документов с одного носителя на другой или из одного формата в другой КОНВЕРТИРОВАНИЕ
систематическая идентификация и упорядочение деловой деятельности и (или) документов по категориям в соответствии с логически структурированными условиями, методами и процедурными правилами, представленными в классификаторе КЛАССИФИКАЦИЯ
процесс проставления условных обозначений и составления указателей, служащих для упрощения доступа к документам и (или) информации ИНДЕКСИРОВАНИЕ
Вопрос 44
Укажите термин, соответствующий приведенному определению (в соответствии с ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007):
право, возможность, средства для поиска, использования или извлечения информации ДОСТУП
информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), управление документами и доступ к ним в течение времени СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ
зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или частным лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности ДОКУМЕНТ
учреждение, ответственное за отбор документов на хранение, комплектование и обеспечение сохранности архивного фонда, предоставление доступа к архивным документам и согласование уничтожения этих документов АРХИВНЫЙ ОРГАН - АРХИВНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ
Вопрос 45
Установите соответствие задачи и стадии проектирования и внедрения документной системы (в соответствии с ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007):
сбор информации на основе анализа документальных источников и путем интервьюирования
сбор информации, касающейся идентификации и документирования каждой функции, вида деловой деятельности и операции
идентификация и анализ существующих документных и других информационных систем в целях оценки их эксплуатационных харак<