 |
Логическая структура экономической информации
|
|
|
|
Экономическая информация имеет дискретный характер, т.е. может быть представлена как совокупность отдельных структурных единиц информации.
Выделяют простые и сложные информационные совокупности.
Реквизит – простейшая структурная единица информации, неделимая на смысловом уровне, отражающая количественную или качественную характеристику объекта. Различают два вида реквизитов: реквизит-признак и реквизит-основание.
Реквизит-признак – содержит качественную характеристику объекта, имеют цифровое или символьное обозначение. (Например, наименование предприятия, его код, номер документа, номер счета, дата) Над реквизитом-признаком выполняются только логические операции (например: сортировка, выборка).
Реквизит-основание – содержит количественную характеристику объекта (например: количество, сумма, расценки). С ними можно производить арифметические действия, они, как правило, имеют числовое значение.
Пример: 20кгпеченья. Здесь 3 реквизита.
Реквизит-основание – 20
Реквизиты-признаки – кг, печенье.
Каждый реквизит имеет форму и содержание.
Форма – это наименование реквизита.
Содержание отражает конкретное значение реквизита. Одной форме могут соответствовать несколько содержаний.
| Форма | Содержание |
| Количество | 20, 50, 100 |
| Единицы измерения | кг, г |
| Наименование продукции | печенье, вафли, пряники |
Реквизиты классифицируются еще по некоторым признакам:
- по значимости (обязательные и необязательные);
- по стабильности (постоянные, переменные);
- по способам обработки (обрабатываемые и необрабатываемые);
орабатываемые реквизиты: реквизиты-основания, группировочные реквизиты. Они подвергаются арифметической и логической обработке.
|
|
|
- по назначению (справочные, группировочные, специальные).
Справочные реквизиты характеризуют признаки. Например, дата, наименование подразделения, материала; фамилия, имя, отчество работника). Позволяют отличать одно сообщение от другого.
Группировочные реквизиты. Это ключевые признаки. С их помощью после логической и арифметической обработки данных получают показатели в виде итогов. Например, сумма з/пл по ведомости; наличие материалов на складе по оборотно-сальдовой ведомости – на сумму.
Специальные реквизиты – это реквизиты, применение которых необходимо только в условиях обработки на ПЭВМ. Например, скорость передачи данных по модему (или пропускная способность коммутационной сети?) – 33600 бод (или бит/сек.); ввод данных с дискеты А:\; номер кластера на магнитном диске при проверке на вирусы.
В АИТ выделение реквизитов необходимо для определения объемов информации, организации ее ввода в компьютер, формирования базы данных.
Однако отдельные реквизиты не имеют экономического смысла, поэтому их объединяют в совокупности более высокого уровня.
Составные единицы информации (СЕИ): Показатель, Документ, Информационный массив, Информационный поток, Информационная подсистема, Информационная система.
Показатель – минимальная СЕИ, сохраняющая информативность (имеющая экономический смысл), представляет собой сочетание одного реквизита-основания и относящихся к нему реквизитов-признаков.
Показатель является минимальной совокупностью, достаточной для образования документа.
Пример показателя:
Сумма заработной платы работникам Хлебозавода «2 за октябрь 20011 года составила 500 000 рублей.
Одно основание – 500 000, все остальные – реквизиты-признаки.
| Форма | Содержание |
| Объект изучения | работники |
| Состояние действия | начисленная заработная плата |
| Место действия | Хлебозавод №2 |
| Время действия | октябрь 2011 г |
| Единица измерения | рубли |
| Суммовая характеристика объекта изучения | 500 000 |
|
|
|
Документ – СЕИ, которая представлена на материальном носителе (бумажном или электронном) и имеет самостоятельное значение. Документы, характеризующие производственную деятельность, содержат большое количество показателей.
Рассмотрим более подробно документ, который является основным носителем информации в ИС, состоит из логически связанных реквизитов и показателей.
Форма (макет) документаопределяет расположение и формат значений реквизитов. Типовая форма документа содержит части: заголовочную (зона общих признаков); содержательную; оформляющую (зона подписей).
Заголовочная часть документа включает постоянные, справочные и группировочные реквизиты, идентифицирующие форму и отдельный экземпляр документа. К ним относятся: наименование ИС, наименование и код документа, код формы, дата выписки документа.
Содержательная часть документа может иметь различное представление:
- линейное, реквизиты (показатели) размещаются последовательно по строкам, для каждого реквизита предусматривается место для записи его наименования (сверху)и содержания (снизу);
- анкетное, реквизиты (показатели) располагаются вертикально, каждая строка документа отводится для одного реквизита или показателя (слева размещается наименование реквизита, справа – его значение);
- табличное, реквизиты (показатели) располагаются в виде таблицы, по одному и тому же реквизиту может быть записано несколько значений, имеются итоговые строки;
- комбинированная форма.
Оформляющая часть документа содержит реквизиты, придающие ему правовую силу: дата составления документа, подписи лиц, удостоверяющих документ.
Жизненный цикл документа – это интервал времени от момента создания до момента сдачи документа в архив или уничтожения. Между этими моментами осуществляется движение документа – документооборот, происходит обработка и использование документа для целей управления.
Классификация документов:
1) Согласно длительности жизненного цикла различают:
|
|
|
- документы длительного срока пользования; содержат нормативно-справочную или условно-постоянную информацию, сохраняющую свою актуальность для многократного решения задач;
- документы короткого срока пользования, содержат оперативную информацию, актуальную для однократного решения задач.
2) В соответствии с содержанием операций обработки и схемой документооборота, документы по отношению к конкретной задаче делятся на первичные и производные, содержащие результаты ее обработки.
3) В зависимости от функции управления, для которой используются документы, различают: нормативные, плановые, учетные, расчетные, аналитические другие виды документов.
(Проектирование ПД и результатных документов самостоятельно).
Пример:
При обследовании участка учета материальных ценностей установлено, что ежемесячно в строительном управлении составляется примерно 250 накладных на внутреннее перемещение материальных ценностей. В каждой накладной в среднем заполняется по 8 строк. Накладная выписывается на складе – отправителе в двух экземплярах, один из которых остается на складе – отправителе, другой – передается получателю.
| Наименование реквизита | Тип | Значность | Основание или признак | Постоянные или переменные | Обрабатываемый или необрабатываемый |
| Зона общих признаков: | |||||
| Предприятие | символьный | Признак | Постоянный | Необрабатываемый | |
| Вид операции | числовой | Признак | Постоянный | Обрабатываемый | |
| Склад-отправитель | числовой | Признак | Постоянный | Обрабатываемый | |
| Склад-получатель | числовой | Признак | Постоянный | Обрабатываемый | |
| Дата | дата | Признак | Переменный | Обрабатываемый | |
| Содержательная зона: | |||||
| Корреспондирующий счет | числовой | 6*8=48 | Признак | Постоянный | Обрабатываемый |
| Номенклатурный номер | числовой | 4*8=32 | Признак | Постоянный | Необрабатываемый |
| Наименование материала | символьный | 20*8=160 | Признак | Постоянный | Необрабатываемый |
| Единицы измерения | символьный | 2*8=16 | Признак | Постоянный | Необрабатываемый |
| Количество | числовой | 6*8=48 | Основание | Переменный | Обрабатываемый |
| Цена | числовой | 3,2*8=48 | Основание | Переменный | Обрабатываемый |
| Сумма | числовой | 5,2*8=64 | Основание | Переменный | Обрабатываемый |
| Зона подписей: | |||||
| Отпустил | символьный | Признак | Постоянный | Необрабатываемый | |
| Принял | символьный | Признак | Постоянный | Необрабатываемый | |
| Всего реквизитов-14 | Всего символов-494 |
|
|
|
Определить объем информации в символах, битах, байтах, Кбайтах.
Объем информации в символах: 494*250*2=247000
Объем информации в байтах: 1 символ=1 байт → 247000 байт
Объем информации в битах: 1 байт=8бит → 247000*8=1976000
Объем информации в Кбайтах: 1Кбайт=1024байт → 247000/1024=241,2
Информационный массив (файл) – представляет собой основную структурную единицу при автоматизированной обработке данных, является основой для создания баз данных. В массиве содержится группа однородных документов, объединенных по определенному признаку.
Структурные единицы массива на магнитном носителе:
Символ – самая малая структурная единица. Символ – буква, цифра или любой допустимый в ЭВМ знак.
Поле – объединение символов. Например: Фамилия, Имя работника, Наименование материала.
Запись – совокупность полей. Одна строка в документе.
Массив – совокупность записей, одинаковых по структуре, но разных по содержанию.
Пример. Входной массив «Сотрудники»
| ФИО | должность | Дата поступления | подразделение | Табельный номер | оклад |
| Алексеев В.А. | Директор | 10.10.1956 | Администрация | ||
| Иванова Т.Ю. | Гл.бухгалтер | 1.01.1967 | Бухгалтерия | ||
| Сергеева А.С. | кассир | 2.07.1985 | Бухгалтерия |
|
|
|
