 |
II. Общие принципы администрирования
|
|
|
|
Анри Файоль
ОБЩЕЕ И ПРОМЫШЛЕННОЕ УПРАВЛЕНИЕ
Год
Учение об администрировании представляет собою совокупность принципов, правил и приёмов, имеющих целью облегчение управления предприятиями всех типов, большими, малыми, промышленными, торговыми, политическими, общественными и другими.
I. ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ
Все операции, имеющие место в предприятиях, можно распределить на шесть следующих групп:
1. Операции технические (производство, изготовление, переработка).
2. Операции коммерческие (покупка, продажа, обмен).
3. Операции финансовые (изыскание капиталов и управление ими).
4. Операции по охране (охрана имуществ и лиц).
5. Операции счётные (инвентарь, баланс, издержки, статистика).
6. Операции административные (предвидение, организация, распорядительство, согласование и контроль).
Учение об администрировании занимается лишь последней группой; оно не обнимает, следовательно, всего управления предприятием.
Управлять – значит вести предприятие к цели, пытаясь наилучшим образом использовать его ресурсы. Управлять – значит обеспечивать правильный ход шести основных функций.
Администрирование – лишь одна из шести функций, которым управление должно обеспечивать правильный ход. Но оно занимает столь большое место среди обязанностей, лежащих на руководителе предприятия, что может порой показаться, будто роль последнего исключительно административная.
Административная функция имеет своим предметом предвидение, организацию, распорядительство, согласование и контроль.
Предвидеть – то есть изучать будущее и устанавливать программу действий;
Организовать – то есть строить двойной организм предприятия материальный и социальный;
|
|
|
Распоряжаться – то есть приводить в действие персонал предприятия;
Согласовывать – то есть связывать и объединять, сочетать все действия и все усилия;
Контролировать – то есть наблюдать, чтобы всё происходило сообразно установленным правилам и отданным распоряжениям.
В таком понимании администрирование не есть ни исключительная привилегия, ни личная обязанность начальника или руководителей предприятия; это – функция, распределяющаяся, как и другие основные функции, между главой и членами социального организма.
Техническая функция не ограничивается рабочим или инженером, она распространяется также и на главу предприятия; с другой стороны,– административная функция не есть вовсе исключительная принадлежность начальника, она осуществляется также и низшим служащим. Но участие каждой категории работников в исполнении какой-либо определённой функции значительно разнится от участия другой близкой по положению категории; так что, в конечном итоге, исчезает всякая общность между “установками” – технической, административной или иной – низшего служащего или того же рода “установками” главы учреждения.
Таблица, помещённая в моей книге “Промышленное и общее управление”, указывает на степень различных установок, необходимых каждой из категорий служащих большого предприятия, и свидетельствует, что в предприятиях всех видов важнейшей “установкой” низших функционеров является их профессионально-техническая “установка”, характеризующая специальность данного предприятия. Между тем, основной “установкой” высших руководителей служит “установка” административная.
Благодаря предвидению, организации, распорядительству, согласованию и контролю, функция администрирования принимает участие в исполнении всех других.
Таким образом, если функция администрирования выполняется должным образом, можно сделать предположение, что также хорошо обстоит дело и с другими.
|
|
|
Первое условие, которому должен удовлетворять глава большого предприятия – быть хорошим администратором, то есть быть способным предвидеть, организовать, согласовать и контролировать. Второе условие состоит в том, чтобы глава предприятия был компетентен в специальной технической функции, характерной для данного предприятия.
Другие качества и знания, которые желательно было бы видеть у всех важнейших руководителей предприятий, заключаются в следующем:
1) здоровье и физическая сила;
2) интеллигентность и умственная сила;
3) нравственные качества: рассудительная воля, твёрдая и настойчивая энергия и, если необходимо, смелость; чувство ответственности; чувство долга и забота об общем интересе;
4) высокий уровень общей культуры;
5) общее представление о всех наиболее существенных функциях.
Административная установка частью основана на личной одарённости; частью же на углубленном и жизненном знании принципов и правил административной доктрины.
Мы бегло рассмотрим различные элементы этой доктрины.
II. ОБЩИЕ ПРИНЦИПЫ АДМИНИСТРИРОВАНИЯ
Здоровое функционирование социального организма предприятия зависит от того, насколько принимается во внимание целый ряд принципов, из которых главными являются:
Разделение труда. Цель его – производить больше и лучше при той же затрате усилий. Оно ведёт к специализации функций и разделению властей.
Авторитет. Ответственность. В начальнике можно различать авторитет “установленный”, зависящий от исполняемой им функции, и авторитет “личный”, являющийся результатом интеллигентности, знания, опыта, морального достоинства, способности распоряжаться, проделанной работы и так далее.
Чтобы начальник был хорош, ему необходимо восполнять личным авторитетом тот, которым он пользуется по своему положению. Нельзя представить себе “власть без ответственности”, то есть без воздаяния – награды или наказания,– сопровождающего пользование властью. Ответственность является необходимой принадлежностью власти. Хороший начальник должен иметь сам и распространять вокруг себя мужество ответственности.
|
|
|
Дисциплина. Дисциплина есть уважение к условностям, содержанием которых является “повиновение, прилежание, активность” и “внешние выражения уважения”. Она обязательна для высших руководящих лиц, как и для рядовых функционеров.
Наряду с формулой, находимой в воинских уставах: “дисциплина составляет важнейшую силу армии”, я охотно поместил бы вот эту: “дисциплина есть то, во что её превращает начальник”.
Единство распорядительства. В любой работе любой функционер не должен получать распоряжений более, как от одного начальника.
Как только два начальника осуществляют власть одинакового содержания над одним и тем же человеком или над одной и той же службой, тотчас же ощущается недомогание; если причина его сохраняется, равновесие нарушается ещё больше, болезнь выступает, будто в живом организме, обеспокоенном посторонним телом, и наблюдаются такие последствия:
Либо двойственность прекращается, благодаря исчезновению или устранению одного из начальников, и возрождается социальное здоровье; либо организм продолжает вырождаться.
Люди не выносят двойственности распорядительства.
Единство руководства. Оно выражается так: “один руководитель и единый план для совокупности операций, имеющих общую цель”.
Это – необходимое условие единства работы, согласованности сил, объединения усилий.
Подчинение частного интереса общему. Этот принцип напоминает, что в предприятиях интерес функционера или группы функционеров не должен преобладать над интересом предприятия в целом; что интерес семьи должен идти впереди интереса одного из её членов, что интерес государства должен первенствовать над интересами гражданина или группы граждан.
Тем не менее, при столкновении этих интересов принято их примирять.
Уважение к общему интересу достигается твёрдостью и хорошим примером со стороны самого начальника, справедливыми условиями работы и внимательным наблюдением.
Вознаграждение труда. Вознаграждение есть цена доставленных услуг. Она должна быть справедливой и, по возможности, удовлетворять персонал и предприятие, служащего и нанимателя.
|
|
|
Ещё не найден способ оплаты, вполне отвечающий последнему условию.
Централизация. Централизация не есть сама по себе ни хорошая, ни дурная система администрирования, которую можно было бы принять или отвергнуть по желанию руководителей или сообразно обстоятельствам; она всегда существует в той или иной степени. Вопрос о централизации и децентрализации является простым вопросом меры. Необходимо найти степень её, наиболее благоприятную для предприятия.
Иерархия. Иерархия представляет собой ряд руководящих должностей, идущих от высшей власти к низшим её агентам. “Иерархическая колея” есть тот путь, по которому следуют, проходя все ступени иерархии, сообщения, идущие от высшей власти или адресованные ей.
Этот путь диктуется одновременно необходимостью “обеспеченной передачи” и единством распорядительства: но он иногда гибельно долог.
Можно совместить уважение к “иерархической колее” обязательством быстро доходить до цели, употребляя “мостки”.
Порядок. Передаётся следующим лапидарным правилом: “Определённое место для каждого лица и каждое лицо на своём месте”. ”The right man in the right place” – ”Определённое место для всякой вещи и всякая вещь на своём месте”.
Справедливость. Это сочетание благожелательности с правосудием, позволяющее умерять строгость распорядка, но не исключая твёрдости, и стимулирующее преданность и добрую волю функционеров.
Устойчивость персонала. Опыт давно доказал, что начальник среднего достоинства, долго пребывающий на своём месте, предпочтительнее нескольких руководителей высшего порядка, только мимоходом занимающих должность. На практике это вопрос меры.
Инициатива. Это возможность нечто задумать и осуществить. Это один из могущественнейших стимулов человеческой деятельности.
Чтобы развить инициативу, полезно предоставлять функционерам полную самостоятельность в исполнении обязанностей, связанных с их должностью, ограничиваясь надзором и направлением их работы, поощрением заслуг, даже ценой некоторых жертв со стороны собственного самолюбия.
Единение персонала. Это применение поговорки: ”В единении – сила”.
Среди многих пригодных для создания такого единения средств, я отмечу один принцип, который следует соблюдать, и две опасности, которых надо избегать.
Принцип, который надо соблюдать, это – “единство распорядительства”. Опасности же, которых следует избегать, состоят:
а) в дурном толковании принципа “разделяй и властвуй”;
б) в злоупотреблении письменными сношениями.
|
|
|
Таковы принципы, к которым чаще всего прибегают, применяя административную доктрину.
III. ОБЩИЕ ПРАВИЛА
Администратор должен предвидеть, организовывать, распоряжаться, согласовывать и контролировать. Несколько правил облегчают его миссию.
А). Предвидение
Предвидение состоит в подготовке будущего. Оно выражается в программе действия, обнимающей все операции предприятия (технические, коммерческие, финансовые и другие).
Программа действия состоит из предположений на долгий и на краткий период (десятилетних, годичных, месячных, недельных и даже ежедневных).
Она устанавливается начальниками служб в пределах их полномочий. Она представляется первоначально в виде специальных исследований – технических, коммерческих, финансовых, административных..,– произведённых функционерами различных рангов иерархической лестницы. Надо затем согласовать эти исследования и привести их в соответствие с общими директивами предприятия. Это – случай ценнейшего сотрудничества между различными членами руководящего персонала. Ещё не отдают себе достаточно отчёта, какую силу придаёт установление программы в деле согласования усилий и единения воль.
Десятилетние предположения, довольно употребительные, представляют собой программы на долгий срок, изменяемые каждый год с целью согласовать их с годичными предположениями, гораздо более точными и учитывающими наличное положение предприятия и обстоятельства, имеющие место в момент их установления.
Программа действия. Одновременно – намечаемая цель, линия поведения, которой надо придерживаться, этапы, которые нужно пройти, средства, какими придётся пользоваться; это – некоторая картина будущего, где близкие события обозначены с известной чёткостью, сообразно сложившемуся представлению о них, и где события отдалённые кажутся всё более и более неопределёнными; это – ход предприятия, предусмотренный и приготовленный на известное время.
Зная, что оно может и чего хочет, предприятие идет твёрдой поступью; оно приступает к текущим делам с уверенностью, и оно готово напрячь все силы против неожиданностей и несчастий всякого рода, которые могут явиться.
Программа тем более необходима, чем более трудные обстоятельства приходится преодолевать. Конечно, она не могла предвидеть всех грядущих событий; но она приготовила оружие, чтобы встретить эти события лицом к лицу, и, упорядочивая общий ход всех служб, она оставила руководителю возможность мгновенно сосредоточить всё своё внимание на главнейшей проблеме данного момента.
Программа предохраняет предприятие не только от ошибок ориентации, которые могут вызываться важными событиями, но так же и от изменений, происходящих иногда просто от непостоянства высших властей. Эта последняя опасность особенно остро сказывается в некоторых государственных учреждениях, в которых руководство неустойчиво и некомпетентно.
Программа действий имеет ещё и то преимущество, что она устанавливает единство взглядов – и, следовательно, доверие между высшими властями, располагающими судьбами предприятия (Административный Совет и Главный директор в акционерных обществах; Парламент, Министерства, как правительственные органы в государстве).
Изготовление хорошей программы требует от руководящего персонала:
1) искусства управлять людьми;
2) большей активности;
3) известного нравственного мужества;
4) достаточной устойчивости;
5) известной компетентности в производственной области, которой принадлежит предприятие;
6) известной общей опытности в делах.
Это одна из наиболее значительных и трудных операций во всяком предприятии.
Б). Организация
Организовать предприятие, это – снабдить его всем необходимым для работы: материалами, оборудованием, капиталами, персоналом. В этой совокупности можно наметить два больших раздела: организм “материальный” и организм “социальный”.
Снабжённый необходимыми материальными ресурсами персонал, социальный организм, должен быть способен выполнить все операции, свойственные предприятию.
Администрирование социального организма содержит следующие обязанности:
1) установить программу действия, в которой социальный и материальный организм приводятся в соответствие с задачами, средствами и нуждами предприятия;
2) наблюдать за исполнением программы;
3) установить единое, компетентное и энергичное руководство;
4) содействовать хорошему подбору персонала, энергичных и компетентных людей в качестве начальников отдельных служб, функционеров, вполне соответствующих их служебной роли;
5) точно определить полномочия;
6) объединять работу, согласовывать усилия;
7) ясно, отчётливо и точно формулировать решения;
8) поощрять дух ответственности и инициативы;
9) справедливо и умело вознаграждать выполненные услуги;
10) предупреждать ошибки и недоразумения;
11) принуждать к соблюдению дисциплины;
12) блюсти, чтобы частные интересы были подчинены интересу предприятия;
13) обращать особое внимание на единство распорядительства;
14) установить всеобщий контроль;
15) бороться с злоупотреблениями регламентации, бюрократического формализма, бумажной волокиты и так далее.
Такова административная миссия, которая должна выполняться персоналом всякого предприятия. Она проста в предприятии элементарном; она осложняется всё больше, по мере того как предприятие становится значительнее, а персонал многочисленнее.
Это правило подтверждается действительным развитием и усовершенствованием социальных организмов.
Единичный ремесленник элементарного предприятия заменяется мастером и несколькими рабочими в небольшом предприятии.
Затем, по мере того как предприятие увеличивается, последовательно появляется целая иерархия должностей. С функционерной формой возникают новые органы: собрание акционеров, административный совет, главный директор и та же подчинённая ему иерархия.
В очень больших акционерных обществах иногда появляется,– когда члены административного совета слишком многочисленны,– ещё исполнительный комитет, вклинивающийся между советом и главной дирекцией.
Этот исполнительный комитет является как бы зародышем министерства, учреждённого государством потому, что парламент слишком многочислен, чтобы играть роль, подобную административному совету акционерных обществ. Подобно мозгу в животном организме, орган управления предприятием развивается и совершенствуется по мере роста социального организма: он составлял лишь малую долю “установки” ремесленника в элементарном предприятии; это – важнейшая “установка” руководителя среднего предприятия, а в крупном предприятии руководитель наивысших достоинств уже недостаточен для управления; он нуждается в содействии известного числа других умов, составляющих штаб управления.
Штаб является группой людей, располагающих властью, осведомлённостью и временем, которые могут не доставать начальнику; это известный помощник, некоторое подкрепление и расширение личности начальника, долженствующее облегчить ему выполнение лежащих на нём обязательств. Штаб приспособляется к нуждам предприятия.
В то время, как штаб большого промышленного предприятия состоит из нескольких лиц в прямом подчинении руководителю,– штаб современной армии является крупным иерархическим организмом, к которому поступают все сведения, необходимые главнокомандующему, в котором изучаются все предложения, могущие содействовать ему в принятии компетентного решения.
Сами по себе, каковы бы ни были их качества и работоспособность, руководители больших предприятий не могут удовлетворить всем обязательствам – корреспонденции, приёма посетителей, совещаний, различных мероприятий; они должны, кроме того, обеспечить командование и контроль, следить за исследованиями, подготовляющими решение, устанавливать программу действия, стимулировать усовершенствования… Сила необходимости принуждает их прибегнуть к штабу.
Видеть некоторых руководителей государственных учреждений и даже правителей государства, лишённых штабной службы, нельзя без чувств глубокого недоумения.
Форма и объём социального организма предприятия должны соответствовать нуждам последнего; необходимо далее, чтобы каждый функционер был способен выполнять свои обязанности.
Подбор – одна из наиболее важных и трудных операций предприятия; он много влияет на судьбу последнего.
Последствия дурного выбора соответствуют рангу функционера; обычно незначительные для низшего служащего, они всегда важны для должности более высокой.
Трудности выбора увеличиваются сообразно уровню функционера: нескольких дней, иногда – нескольких часов достаточно, чтобы судить о качестве рабочего; нужны недели или месяцы, чтобы судить о способностях мастера; проходят иногда года, прежде чем точно определятся достоинства руководителя большого предприятия.
Вопрос подбора персонала занимает всякого рода предприятия и, в особенности, крупные. Наиболее важное дело собрания акционеров, это – назначение административного совета; основная забота административного совета – иметь хорошую главную дирекцию, величайшая забота нации – иметь хорошее правительство.
В). Распорядительство
Когда построен социальный организм, надо привести его в действие; это – задача распорядительства.
Эта задача распределяется между различными руководителями предприятия, на каждом из которых лежит бремя и ответственность за свою часть. Для каждого начальника цель распорядительства – извлечь наибольшую пользу из функционеров, составляющих его часть, в интересах предприятия, как целого. Во всех областях, в промышленности, в армии, в государственных учреждениях и других, распорядительство крупной частью требует редких качеств.
Я ограничусь напоминанием некоторых правил, облегчающих распорядительство.
Начальник, на которого возложено распорядительство, должен:
1) знать в совершенстве свой персонал;
2) устранить неспособных;
3) хорошо знать условия, связывающие предприятие и служащих;
4) подавать хороший пример;
5) производить периодическое инспектирование социального организма, пользуясь в этом инспектировании сводными таблицами;
6) созывать важнейших сотрудников на совещания, в которых подготовляется единство направления и согласованность усилий;
7) не давать мелочам поглощать своё внимание;
8) стремиться, чтобы среди персонала господствовала активность и преданность.
|
|
|
