 |
Основные методы тайм-менеджмента
|
|
|
|
«Тайм-менеджмент» - совокупность методик, ориентированных на решение проблем, связанных с вопросом рационального использования рабочего времени. Однако не стоит утверждать, что тайм-менеджмент строгий свод правил, который поможет максимально рационализировать свой рабочий процесс и рабочий день своих подчиненных. Таким образом, тайм менеджмент есть ни что иное как совокупность общих методов и рекомендаций, которые следует применять в индивидуальном порядке к конкретному человеку и к конкретной организации.
Основатель школы научного управления Фредерик Тейлор является одним из родоначальников философии тайм-менеджмента, он установил хронометраж трудовой деятельности. Также, к отцам основателям можно отнести Генри Форда, который, благодаря введению на производстве конвейера, смог сократить время сборки автомобилей, уменьшил расход времени рабочих, тем самым сделав их деятельность более специализированной.
В нашей стране одним из известных специалистов в области тайм-менеджмента является Глеб Архангельский, который занимается научными разработками данной проблемы.
Анализ использования временного ресурса
В случае если руководитель решил всерьез заняться проблемой неправильного распределения времени, первым его шагом должен стать анализ использования временного ресурса. Он выявит временные потери, покажет плюсы и минусы практикуемого рабочего стиля. Такой анализ будет полезен, если руководитель не понимает, на что тратиться рабочее время, и не известно, сколько времени требует выполнение тех или иных дел, не известно, какие факторы стимулируют или ограничивают работоспособность.
|
|
|
Для анализа проблемы необходимо правильно вести учет времени. Самый эффективный способ учета времени - ведение записей. Также, полезно будет использовать для этих целей компьютер.
Время, затраченное на работу можно учитывать в таблицах, где учтены следующие критерии:
· вид деятельности – для определения вида деятельности;
· время начала и окончания соответствующего вида деятельности;
· длительность соответствующего вида деятельности – для определения необходимого для данного вида деятельности времени.
Необходимо учитывать время непосредственно в процессе работы, так как если делать эту операцию потом, можно забыть и упустить важные детали. В результате анализа становятся видны сильные и слабые стороны использования временного ресурса. Чтобы процесс был наиболее эффективен, необходимо ответить на следующие вопросы:
· Насколько проделанная работа была необходима? В случае если 10% рабочего времени потрачено на неважную работу, стоит обратить внимание на расстановку приоритетов.
· Насколько оправданы затраты рабочего времени? В случае, если 10% рабочего времени составляли дела, затраты времени на которые не оправданы, нужно проанализировать причины, по которым расход времени был слишком велик и постараться учитывать их в будущей работе.
· Было ли целесообразно выполнение работы? Если более 10% рабочего времени пошло на задачи, выполнение которых было нецелесообразно, значит нужно уделить внимание планированию, организации.
· Был ли сознательно определен временной интервал для выполнения работы? Если более 10% рабочего времени было потрачено на задачи, временной интервал выполнения которых определялся спонтанно, значит, существуют проблемы с планированием рабочего времени.
С помощью такого нехитрого анализа можно выявить факторы потери рабочего времени, а также разного рода ошибки в использовании рабочего времени. Далее нужно определить причины неудач, создать стратегию борьбы с ними с учетом индивидуальных особенностей ситуаций.
|
|
|
Планирование времени
Основополагающим методом, с помощью которого можно эффективно использовать рабочее время, можно по праву считать грамотное планирование времени.
Планирование - это структурирование времени для хозяйственного его использования при достижении каких-либо целей и задач, стоящих для руководителя или организации в целом. Планирование бывает трех видов: долгосрочное, среднесрочное и краткосрочное.
Планирование рабочего времени дает одно неоспоримое преимущество - выигрыш по времени. Статистика показывает, что увеличение затрат времени на период планирования помогает уменьшить затраты времени в целом.
Понятно, что процесс планирования не может длиться вечно, поэтому существует оптимальный вариант - не нужно уделять на планирование больше 1% общего планового времени. Иначе данная процедура становится неэффективной.
Цель - базовая составляющая планирования. А долгосрочные цели являются основой для любого плана действий. Основопологаясь на долгосрочные цели формируются подцели (среднесрочные и краткосрочные). Как это происходит? Исходя из личных жизненных целей или миссии организации можно вывести ряд подцелей, поочерёдного достижение которых будет способствовать достижения главной цели. Такие цели называют целями долгосрочного характера, в каждой из которой подцели ранжируются по времени (дела, которые необходимо сделать в ближайшее время, год и т.п.), а их достижение приведет к достижению цели долгосрочного характера. Точно по такой же схеме можно сделать планирование на год, выделить цели на квартал, месяц, день.
Далее необходимо осуществить анализ сильных и слабых сторон самого человека, или же анализируемой организации, которые могут повлиять на скорость достижения цели. Данное действие производится для того, чтобы поощрять сильные стороны и устранять недостатки. Такой анализ является основой для среднесрочного и краткосрочного планирования.
Сам процесс планирования заключаются в том, что формулируются результаты и устанавливаются сроки, которые отводятся для их достижения.
|
|
|
Достигнутые результаты должны соответствовать поставленным в начале работы целям. При этом необходимо соблюдать основные правила планирования:
1. Планирование должно осуществляться в письменном виде. Важно, чтобы такой список являлся не просто перечнем дел, которые необходимо выполнить в течение дня, для этого нужно превратить его в главный мотивирующий инструмент - ориентировать его на результат. Как вариант психологического воздействия на подсознание можно использовать такой прием: в списке дел вместо «сделать то-то» поставить «то-то сделано», тогда, напротив графы человек гордо сможет поставить галочку. Как не странно, такой метод является мощным мотивирующим средством.
2. Обязательно нужно учесть результаты сделанного ранее анализа использования рабочего времени. Благодаря ему можно выявить ошибки, присущие данному руководителю в планировании своего рабочего времени и способы нейтрализации последствий этих ошибок.
3. Как не парадоксально это звучит, не нужно полностью планировать свой рабочий день. По плану должно идти 60% рабочего времени, остальные 40% следует оставить на решение непредвиденных задач.
4. Нужно устанавливать временные рамки на выполнение поставленных задач, которые бы не позволяли нам доделывать недоделанные дела в незапланированное время. Факт, что на любое дело необходимо ровно столько времени, сколько его есть в нашем распоряжении, именно поэтому следует устанавливать регламент на решение тех или иных задач.
5. Теперь обратимся к такой функции, как перепоручение дел. Все дела стоит ранжировать по степени важности и срочности. Важные и срочные одновременно следует решать руководителю самостоятельно, Неважные можно разделить на две группы: неважные, но срочные дела, неважные и срочные. Такие дела необходимо перепоручить подчиненным. Такие дела, как несрочные необходимо разделить по времени необходимому для каждого из них и при появлении свободного времени можно заняться сокращением этого списка – для этого желательно всегда иметь его под рукой.
6. Необходимо постоянно пересматривать планы, так как окружающая нас среда постоянно меняется и может получиться так, что некоторые планы руководства организации и менеджера уже не будут соответствовать целям организации и соответственно будут нуждаться в корректировке.
7. Все поставленные цели должны быть реально достижимы и согласованны, причем не только между собой, но и с планами сотрудников, подчиненных и руководства организации.
|
|
|
