Система информационного обеспечения управления и основы ее организации.

Основы управления сбором и анализом информации о деятельности организации и управление знаниями.

Система информационного обеспечения управления и основы ее организации.

Принципиальная схема построения и взаимодействия основных элементов современной информационной системы организации приведена на рис. 11.5.1

Рис. 11.5.1. Современная информационная система организации

Изменения в организации и технике управления под влиянием информационных технологий и автоматизированных офисов происходят по следующим направлениям. Во-первых, в корне меняются организация и техника информационного обеспечения руководителя. Особое значение приобретает массовое внедрение мини- и микрокомпьютеров, персональных компьютеров как составных частей информационных систем, связанных с сетью банков данных. При этом работа по сбору, обработке и распространению информации осуществляется удобными интерфейсами «человек-ЭВМ», не требующими специальной подготовки (диалоги на естественном языке, речевой ввод-вывод информации и т. д.). Существенно меняется также техника хранения и обработки информации. Автоматизируются системы принятия, упорядочения, хранения и передачи информации, в которых поддерживается чистота информационных каналов и не допускается неполнота информации, дублирование, ввод информации, рассчитанной на другие уровни управления, и т. д.

Во-вторых, осуществляется автоматизация отдельных функций руководителя. Выросло количество эффективно функционирующих автоматизированных систем, охватывающих производство, хозяйственную деятельность, организационно-технологические процессы и т. п. Все большая часть работ при составлении планов передается компьютеру. При этом существенно повышается качество планов, разработанных с использованием микрокомпьютеров, на более низком уровне управления. Кроме того, четко согласуются планы для отдельных подсистем системы управления. Совершенствуются системы контроля, в том числе дающие возможность обнаружить отклонения от запланированного уровня и обеспечивающие обнаружение причин возникновения таких отклонений.

В-третьих, существенно изменяются и средства коммуникации, не считая обмена сообщениями через сеть микропроцессоров. Особое значение приобретает система телекоммуникаций, которая дает возможность проведения заочных совещаний, конференций и т. п. (участники которых могут находиться друг от друга на значительных расстояниях), оперативной передачи информации. Соответственно меняются методы и техника коммуникационных отношений руководителей с подчиненными и вышестоящими органами.

При обучении кадров большое внимание в настоящее время уделяется так называемым корпоративным системам, т. е. комплексным информационным системам управления предприятиями. В этом случае электронная обработка данных обеспечивает все стороны управления предприятиями. Находясь на своем рабочем месте, управляющие получают необходимую информацию по новым изделиям, производству, поставкам, финансам, экономике и др. Появление персональных компьютеров, которые могут быть подключены к другим ЭВМ, значительно расширило возможности использования баз данных конкретными пользователями для оперативного получения необходимой информации из больших массивов. Персональная ЭВМ дает возможность получать сопоставимые данные, отслеживать динамику изменения показателей, в том числе и в графическом виде.

По данным одного из отчетов, 40% компаний, входящих в список «Fortune 1000», имеют в своем составе специального сотрудника (CKO -Chief Knowledge Officer), ответственного за создание инфраструктуры и развитие культуры совместного использования знаний.

Knowledge Management – это установленный в корпорации формальный порядок работы с информационными ресурсами для облегчения доступа к знаниям и повторного их использования с помощью современных информационных технологий. При этом знания классифицируются и распределяются по категориям в соответствии с предопределенной, но развивающейся онтологией структурированных и полуструктурированных баз данных и баз знаний. Основная цель КМ – сделать знания доступными и повторно используемыми на уровне всей корпорации.

Ресурсы знаний различаются в зависимости от отраслей индустрии и приложений, но как правило, они включают руководства, письма, новости, информацию о заказчике, сведения о конкурентах и данные, накопившиеся в процессе работы. Для применения систем КМ используются разнообразные технологии: электронная почта; базы и хранилища данных; системы групповой поддержки; браузеры и системы поиска; корпоративные сети и Internet; экспертные системы и системы баз знаний; интеллектуальные системы.

В системах искусственного интеллекта базы знаний генерируются для экспертов и систем, основанных на знаниях, в которых компьютеры используют правила вывода для получения ответов на вопросы пользователя. Традиционно проектировщики систем КМ ориентировались лишь на отдельные группы потребителей – главным образом менеджеров, работающих с тем, что обычно называется Исполнительной информационной системой (EIS -Executive Information System). Такая система содержит набор инструментальных средств для нисходящего доступа к базам данных, – все, что необходимо для поддержки принятия решений в процессе управления корпорацией. Более современные КМ системы спроектированы уже в расчете на целую организацию. Если руководству организации необходим доступ к информации и знаниям, рядовые сотрудники тоже могут быть заинтересованы в этой информации. Кроме того, технология КМ идеально подходит для рабочих групп, не связанных с управлением, например, групп поддержки клиентов, когда запросы пользователей и ответы на них кодируются и вводятся в базу данных, доступную всем сотрудникам компании, обслуживающим клиентов.

Чем больше накапливается информации, тем сложнее становится хранить ее на бумажных носителях или запоминать. К несчастью, бумажные документы имеют ограниченный доступ, и их трудно изменять. А если из организации уходит высококвалифицированный специалист, потеря ценных знаний и опыта зачастую оказывается для компании невосполнимой. Поэтому предприятия сейчас переходят к использованию хранилищ данных, чтобы все сотрудники могли использовать накопленную информацию, вносить при необходимости изменения, архивировать данные и т. д.

Во многих компаниях одним из первых инструментариев КМ были хранилища данных, которые работают по принципу центрального склада. Хранилища данных отличаются от традиционных БД тем, что они проектируются для поддержки процессов принятия решений, а не просто для эффективного сбора и обработки данных. Как правило хранилище содержит многолетние версии обычной БД, физически размещаемые в той же самой базе. Данные в хранилище не обновляются на основании отдельных запросов пользователей. Вместо этого вся база данных периодически обновляется целиком. Когда все данные содержаться в едином хранилище, изучение связей между отдельными элементами данных может быть более плодотворным, а результатом анализа становятся новые знания. Альтернативный подход, называемый «разведка знаний», применяется для поиска в данных дополнительных, скрытых в них знаний.

Если хранилища данных содержат в основном количественные данные, то хранилища знаний ориентированы в большей степени на качественные данные. КМ-системы генерируют знания из широкого диапазона баз данных (включая Lotus Notes), хранилищ данных, рабочих процессов, статей новостей, внешних баз, Web-страниц (как внешних, так и внутренних), и конечно, люди, представляют свою информацию. Таким образом, хранилища знаний подобны виртуальным складам, где знания распределены по большому количеству серверов.

В некоторых случаях в роли интерфейса к реляционной базе данных может выступать Web браузер. База данных содержит руководства и правила проектирования, спецификации и требования. Другим распространенным корпоративным приложением является база знаний кадровых ресурсов, содержащих данные о квалификации и профессиональных навыках сотрудников. Эта информация может включать данные об образовании, перечень специальностей, сведения об опыте работы и т. д.

В связи с бурным развитием Internet, КМ-системы в корпоративных решениях все чаще используют Web-технологии.