Практическая работа по MS Outlook № 2 «Формирование практических навыков использования приложения MS Outlook в профессиональной деятельности»

Практическая работа по MS Outlook № 1 «Изучение возможностей приложения»

1. Создайте на рабочем столе отчетный файл Word, назовите его по своей фамилии.

2. Для добавления своего файла данных выполните следующие действия: Пуск - Настройка - Панель управления - Почта - Файлы данных. Далее добавьте/выберите свой файл данных, назовите его по своей фамилии (не удаляйте точку и расширение файла), путь сохранения не меняйте, пароль не назначайте. Назначьте свой файл по умолчанию. Закройте окно настройки учетных записей и окно настройки почты. Запустите Outlook.

3. Запустите программу MS Outlook,

4. Внимательно ознакомьтесь с интерфейсом программы. Особое внимание уделите главному меню программы. В отчетном файле опишите функциональное назначение MS Outlook.

5. Откройте раздел Календарь,в разделе Мои календари оставьте галочку только у своего (должен быть выбран только Ваш раздел, названный по Вашей фамилии). Изучите возможности редактирования этого раздела.

1. В разделе Календарь откройте меню Вид – Панели инструментов – Настройка – Команды – Дополнительно. Вытяните мышью на панель инструментов команды Текущее представление и Определить представления. Сделайте экранную копию, нажав сочетание клавиш Ctrl+PrintScreen, вставьте ее в созданный отчетный файл Word. После этого Удалите с панели инструментов команды Текущее представление и Определить представления.
2. Поупражняйтесь в изменении форматов Календаря (1, 5, 7 дней).
3. Потренируйтесь создавать и редактировать события в Календаре.
4. Изучите раздел Задачи (должен быть выбран только Ваш раздел, названный по Вашей фамилии). Потренируйтесь в добавлении, редактировании задач. Изучите группировку задач по категориям.
5. Ознакомьтесь с разделом Заметки.
6. Изучите раздел Дневник (должен быть выбран только Ваш раздел, названный по Вашей фамилии). Потренируйтесь в занесении и редактировании информации в дневнике.
7. В разделе Контакты (должен быть выбран только Ваш раздел, названный по Вашей фамилии) запишите данные (можно условные, вымышленные) по 10 сотрудникам: подчинённым, руководителям, коллегам. При этом можно использовать Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР).
8. В разделе Календарь опишите типичную, на Ваш взгляд, рабочую неделю.
9. Отправьте файл данных преподавателю. Для этого выполните следующие действия в Outlook:

§ Файл

§ Управление файлами данных...

§ Открыть папку, автоматически будет выделен созданный Вами файл данных с расширением pst, названный по Вашей фамилии

§ Закройте Outlook, чтобы файл данных можно было копировать

§ Отправьте СВОЙ файл данных преподавателю.

Практическая работа по MS Outlook № 2 «Формирование практических навыков использования приложения MS Outlook в профессиональной деятельности»

1. Запустите программу MS Outlook, добавьте свой файл данных в меню Файл - Управление файлами данных. Для каждой практической работы создавайте новый файл данных и называйте его по своей фамилии. Назначьте свой файл по умолчанию.

2. Внимательно прочитайте следующий материал.

Планирование времени, как и сама жизнь, основано на циклах. Основной цикл в данной работе – недельный. Каждая стандартная рабочая неделя имеет типовой формат: пять рабочих дней и два выходных. Используя заготовки предыдущей работы, классифицируйте дела недельного цикла по следующим категориям.

Жесткие встречи — дела, исполнение которых назначено на заранее определенное точное время дня. Как правило, жесткие встречи подразумевают договоренность о точном времени с кем-либо: вашим руководителем, клиентом, подчиненными.

Регулярные жесткие встречи — жесткие встречи, имеющие строго определенную периодичность.

Повторяющиеся встречи удобны тем, что в Outlook их можно запланировать всего один раз. Он автоматически расставит их по всем будущим неделям вашего календаря. Открывая календарь в понедельник, вы уже увидите ключевые предстоящие дела, создающие костяк недельного круга. Повторяющиеся встречи в Outlook отличаются специальным значком — круговыми стрелками в левом верхнем углу.

Многодневные события — продолжающиеся несколько дней и не требующие вашего личного участия в строго определенное время. В Outlook такие события изображаются горизонтальными полосами в верхней части календаря. Не перепутаешь с жестко запланированными делами, но и не забудешь.

Гибкие задачи — дела, не имеющие жестко определенного момента выполнения. Например:

— уточнить место проведения переговоров: сегодня;

— проконтролировать подготовку к совету директоров: к 15 мая;

— изучить коммерческие предложения поставщиков: до конца месяца.

При этом «гибкие» не означает «не имеющие срока исполнения» или «неважные». Задача может иметь срок исполнения; более того, она может быть горящей, неотложной. Но у нее нет четкой привязки ко времени, ее можно сделать и в 11.00, и в 13.50 — в любое время дня. В Outlook такие задачи отображаются справа от календаря, в панели задач.

Бюджетируемые («плавающие») задачи — дела, не имеющие жесткого срока выполнения, но требующие выделения некоторого бюджета времени. Например:

— подготовить отчет — потребуется 2—3 часа;

— сделать слайды к презентации — потребуется около часа;

— написать статью — необходимо 2 часа.

Если задача не очень срочная или срочная, но требует небольшого времени (краткий телефонный звонок), мы записываем ее как гибкую, в Задачи. Если же задача требует заметного ресурса времени (больше часа) и при этом является достаточно срочной, ее полезно занести в календарь в качестве бюджетируемой. Таким образом, мы сможем увидеть, хватает ли нам времени на ее исполнение, реалистично ли распределен наш рабочий день.

3. Определите цвета меток для соответствующих категорий задач. Если нужно, измените метки Outlook. Позаботьтесь, чтобы в вашем Календаре фигурировали задачи всех пяти типов. Учтите полезную особенность программы: все формулировки должны начинаться с определенного ключевого слова, всегда в именительном падеже. Ключевое слово отделяется двоеточием; после двоеточия можно добавить подробности, связанные с запланированной встречей. Такая система нужна для поиска по ключевым словам.

4. После того, как все пять рабочих дней недели оказались заполненными делами, экспортируйте данные об этих днях в MS Excel. Для этого выберите в меню Файл — Импорт и экспорт — Экспорт в файл — MS Excel. Выберите для экспорта папку Календарь. Укажите, куда следует сохранить файл MS Excel, используя кнопку Обзор. В пункте «Соответствие полей» выберите поля Тема, Дата начала, Дата завершения, Время начала, Время завершения. Можно включить несколько других полей, но тогда следует продумать, зачем. Промежуток времени задайте от начала до конца интересующей нас недели. Будьте внимательны.

5. После завершения экспорта данных откройте файл MS Excel. В полученной таблице, справа от данных, добавьте два столбца.

В первом рассчитайте продолжительность каждого дела (не вручную, а задав в ячейке второй строки столбца продолжительности формулу вида:

=АдресЯчейкиВстолбцеВремяЗавершения-АдресЯчейкиВстолбцеВремяНачала

Не забудьте нажать Enter.

Задайте формат ячейки с продолжительностью не Общий, а Время. Затем скопируйте формулу в ниже расположенные ячейки.

 

Во втором столбце каждую тему классифицируйте, присвоив соответствующий класс: Дело (дела, зпланированные лично Вами и не зависящие ни от кого, кроме Вас), Сервис (дела, связанные с обязательствами перед другими людьми, контролируемые не только лично Вами), Пустота (время безделья). Будьте объективны!

 

6. Постройте диаграммы (задание является дополнительным, за его невыполнение баллы не вычитаются), показывающие соотношение затрат времени по трём категориям за неделю в целом и для каждого дня в отдельности. При этом можно использовать в Excel функции СУММЕСЛИ, СЧЕТЕСЛИ, ЕСЛИМН. Ячейки с исходными данными должны содержать исключительно числовые значения, поэтому полученные при экспорте значения должны быть преобразованы, например: "1 час" нужно преобразовать в "60" (если в диаграмме единица измерения - минута) или "1" (если в диаграмме единица измерения - час), а "15 мин" - в "15" (если в диаграмме единица измерения - минута) или "0,25" (если в диаграмме единица измерения - час), соответственно.

7. Проанализируйте затраты времени по одному конкретному направлению, которое можно отследить по соответствующему ключевому слову. Выводы впишите под диаграммой.

8. Сохраните файл Excel, чтобы в конце практического занятия отправить его преподавателю вместе с файлом данных Outlook.

9. Теперь в Outlook поработайте с разделом Задачи. Создайте категории, по которым ваши задачи будут группироваться (Задачи - Создать задачу - Выбрать категорию - Все категории - Создать...). Например, категории Подчиненные, Руководство, Клиенты, Поставщики, Проекты, и т.п. Придумайте и подробно опишите не менее десяти задач, находящихся в разных стадиях выполнения, и имеющих различные приоритеты.

10. Настройка пользовательских представлений. Пользовательское представление — это некий взгляд на ваш список задач, возможность представить их именно так, как хотите вы, пользователь. Первое, что мы сделаем в пользовательском представлении нашей панели задач, — сгруппируем задачи по категориям, т.е. удобным нам контекстам.

· Зайдите в меню настройки пользовательского представления панели задач. Для этого кликните правой кнопкой мыши на надписи Панель задач и выберите в контекстном меню пункт Изменить текущее представление).

· В появившемся окне Настройка представления нажмите кнопку Группировка.

· Появится окно Группировка. В подменю Группировать элементы по полю выберите Категории.

· Наконец, выберите в подменю Развернуть/свернуть группы пункт Как при последнем просмотре.

· Теперь нажмите OK в окне Группировка и затем ОК в окне Настройка представления.

Если все сделано правильно, на панели задач вы увидите ваши задачи разбитыми на те категории, которые вы им присваивали. Нажимая на крестик слева от названия категории, можно ее открывать и закрывать. Например, к вам зашел подчиненный. Вы открываете категорию Подчиненные, видите и задаете все относящиеся к этому человеку вопросы. Подчиненный ушел — категорию можно закрыть, чтобы находящиеся в ней задачи вам не мешали.

При этом, что очень удобно, одна задача может быть видна из разных категорий.

11. Выделение главного. По аналогии с вышеизложенным алгоритмом самостоятельно найдите и настройте пользовательское представление, позволяющее главные задачи автоматически выделять красным шрифтом и перемещать в начало списка. Подсказка: это делается в окне Автоформат.

1. Задание повышенной сложности. Настройте список задач таким образом, чтобы выполненные задачи в нём не отображались (но и не удалялись). Подсказка: используем окно «Отбор».
2. Отправьте преподавателю файл Excel. Удалите файл Excel, чтобы не переполнять постоянную память

14. Отправьте файл данных преподавателю. Для этого выполните следующие действия в Outlook:

§ Файл

§ Управление файлами данных...

§ Открыть папку, автоматически будет выделен созданный Вами файл данных с расширением pst, названный по Вашей фамилии

§ Закройте Outlook, чтобы файл данных можно было копировать

§ Отправьте СВОЙ файл данных преподавателю.

Поделиться:

Воспользуйтесь поиском по сайту: