 |
Организация вычислений в Excel
|
|
|
|
Форматирование ячеек
Форматирование в Excel применяется для облегчения восприятия данных, что играет немаловажную роль в производительности труда.
Назначение формата
1. Выделите ячейку (диапазон ячеек).
2. Выберите команду "Формат"-"Ячейки" (Ctrl+1).
3. В появившемся окне диалога (подробно окно будет рассмотрено позже) введите нужные параметры форматирования.
4. Нажмите кнопку "Ок"
Форматированная ячейка сохраняет свой формат, пока к ней не будет применен новый формат или не удален старый. При вводе значения в ячейку к нему применяется уже используемый в ячейке формат.
Удаление формата
1. Выделите ячейку (диапазон ячеек).
2. Выберите команду "Правка"-"Очистить"-"Форматы".
3. Для удаления значений в ячейках надо выбрать команду "Все" подменю "Очистить".
Следует учитывать, что при копировании ячейки наряду с ее содержимым копируется и формат ячейки. Таким образом, можно сберечь время, форматируя исходную ячейку до использования команд копирования и вставки.
Форматирование с помощью панелей инструментов
Наиболее часто используемые команды форматирования вынесены на панель инструментов "Форматирование". Чтобы применить формат с помощью кнопки панели инструментов, выделите ячейку или диапазон ячеек и затем нажмите кнопку мышью. Для удаления формата надо нажать кнопку повторно.
Для быстрого копирования форматов из выделенных ячеек в другие ячейки можно использовать кнопку "Формат по образцу" панели "Форматирование".
Форматирование отдельных символов
Форматирование можно применять к отдельным символам текстового значения в ячейке так же, как и ко всей ячейке. Для этого выделите нужные символы и затем в меню "Формат" выберите команду "Ячейки". Установите нужные атрибуты и нажмите кнопку "Ок". Нажмите клавишу Enter, чтобы увидеть результаты своего труда.
|
|
|
Применение автоформата
Автоматические форматы Excel - это заранее определенные сочетания числового формата, шрифта, выравнивания, границ, узора, ширины столбца и высоты строки.
Чтобы использовать автоформат, надо выполнить следующие действия:
1. Введите нужные данные в таблицу.
2. Выделите диапазон ячеек, которые необходимо форматировать.
3. В меню "Формат" выберите команду "Автоформат". При этом откроется окно диалога.
4. В окне диалога "Автоформат" нажмите кнопку "Параметры", чтобы отобразить область "Изменить".
5. Выберите подходящий автоформат и нажмите кнопку "Ок".
6. Выделите ячейку вне таблицы для снятия выделения с текущего блока, и вы увидите результаты форматирования.
Организация вычислений в Excel
Вычисление — это процесс расчета формул с последующим выводом результатов в виде значений в ячейках, содержащих формулы. При изменении значений в ячейках, на которые ссылаются формулы, значения формул обновляются (т. е. происходит повторное вычисление). Этот процесс называется перерасчетом. Он затрагивает только те ячейки, которые содержат ссылки на изменившиеся ячейки.
По умолчанию Excel выполняет пересчет всегда, когда изменения воздействуют на значения ячеек. Если пересчитывается достаточно много ячеек, в левой части строки состояния появляются слова «Расчет ячеек» и некоторое число. Число показывает процент выполненного перерасчета ячеек. Процесс пересчета можно прервать. При вводе какой-либо команды и значения в ячейку во время выполнения пересчета Excel приостановит обновление вычислений и продолжит его, когда пользователь закончит операцию.
|
|
|
При внесении изменений в большую книгу с множеством формул бывает удобно отказаться от автоматического пересчета и выполнять его вручную. В этом случае Excel будет выполнять пересчет только тогда, когда пользователь даст явно соответствующую команду. Чтобы установить ручное обновление вычислений, следует включить режим Вручную на вкладке Вычисления команды Параметры меню Сервис. Чтобы обновить значения формул после изменений, следует нажать кнопку F9. Excel вычислит значения всех ячеек во всех листах, на которые воздействуют изменения, сделанные после последнего пересчета. Чтобы пересчитать только активный лист, следует нажать комбинацию клавиш Ctrl и F9. Даже если установлено ручное обновление вычислений, Excel обычно пересчитывает всю книгу при ее сохранении на жестком диске. Чтобы отменить такой режим, следует в диалоговом окне рассмотренной команды снять флажок Пересчет перед сохранением.
Циклическая ссылка — это формула, которая зависит от своего собственного значения. При обнаружении циклической ссылки Excel выдает сообщение об ошибке. Многие циклические ссылки могут быть разрешены. Для установки этого режима следует установить флажок Итерации на вкладке Вычисления команды Параметры меню Сервис. В этом случае Excel пересчитывает заданное число раз все ячейки во всех открытых листах, которые содержат циклическую ссылку. Если установлен флажок Итерации, можно задать предельное число итераций (по умолчанию 100) и относительную погрешность (по умолчанию 0,001). Excel выполняет пересчет указанное предельное число раз или до тех пор, пока изменение значений между итерациями не станет меньше заданной относительной погрешности. При использовании циклических ссылок целесообразно установить ручной режим вычислений. В противном случае программа будет пересчитывать циклические ссылки при каждом изменении значений в ячейках.
Функция — это специальная, заранее подготовленная формула, которая выполняет операции над заданными значениями и возвращает результат. Значения, над которыми функция выполняет операции, называются аргументами. В качестве аргументов могут выступать числа, текст, логические значения, ссылки. Аргументы могут быть представлены константами или формулами. Формулы в свою очередь могут содержать другие функции, т. е. аргументы могут быть представлены функциями. Функция, которая используется в качестве аргумента, является вложенной функцией. Excel допускает до семи уровней вложения функций в одной формуле.
|
|
|
Существуют следующие правила ввода функций:
1. Имя функции всегда вводится после знака «=».
2. Аргументы заключаются в круглые скобки, указывающие на начало и конец списка аргументов.
3. Между именем функции и знаком «(» пробел не ставится.
4. Вводить функции рекомендуется строчными буквами. Если ввод функции осуществлен правильно, Excel сам преобразует строчные буквы в прописные.
Для ввода функций можно использовать Мастер функций, вызываемый нажатием кнопки Вставка функции на панели инструментов.
Excel содержит широкий набор функций, позволяющих выполнять стандартные вычисления.
1. Арифметические и тригонометрические.
2. Инженерные, предназначенные для выполнения инженерного анализа (функции для работы с комплексными переменными; преобразования чисел из одной системы счисления в другую; преобразование величин из одной системы мер в другую).
3. Информационные, предназначенные для определения типа данных, хранимых в ячейках.
4. Логические, предназначенные для проверки выполнения условия или нескольких условий (ЕСЛИ, И, ИЛИ, НЕ, ИСТИНА, ЛОЖЬ).
5. Статистические, предназначенные для выполнения статистического анализа данных.
6. Финансовые, предназначенные для осуществления типичных финансовых расчетов, таких как вычисление суммы платежа по ссуде, объема периодической выплаты по вложению или ссуде, стоимости вложения или ссуды по завершении всех платежей.
7. Функции баз данных, предназначенные для анализа данных из списков или баз данных.
8. Текстовые функции, предназначенные для обработки текста (преобразование, сравнение, сцепление строк текста и т. д.).
9. Функции работы с датой и временем. Они позволяют анализировать и работать со значениями даты и времени в формулах.
|
|
|
10. Нестандартные функции. Это функции, созданные пользователем для собственных нужд. Создание функций осуществляется с помощью языка Visual Basic.
Командная кнопка Автосумма б на панели инструментов предназначена для автосуммирования, т. е. для получения итоговых данных для любых указанных диапазонов данных с помощью функции СУММ. Технология работы с командой автосуммирования следующая:
1. выделить ячейку, в которой должен располагаться итог;
2. щелкнуть по кнопке Автосумма;
3. будет предложен диапазон для суммирования (он окружен подвижной рамкой). Если диапазон неверен, следует выделить нужный диапазон (ячейка, смежные ячейки, несмежные ячейки — в любой комбинации);
4. щелкнуть по кнопке Автосумма.
|
|
|
