 |
Автоматическое вычисление сумм
|
|
|
|
Тема 1. СОЗДАНИЕ И РЕДАКТИРОВАНИЕ ТАБЛИЦ
В EXCEL
Цель работы: научиться создавать и редактировать таблицы в табличном процессоре Excel.
Содержание работы:
1. Создание таблицы в Excel.
2. Ввод данных и формул в таблицу.
3. Форматирование таблиц.
Порядок выполнения работы:
4. Изучить методические указания.
5. Выполнить задания.
6. Оформить отчет и ответить на контрольные вопросы.
МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ
Запуск программы
Запуск процессора Excel 2007 можно осуществить несколькими способами:
· нажать кнопку Пуск >Программы > Microsoft Excel;
· если на рабочем столе имеется ярлык Microsoft Excel, дважды щелкните по нему левой кнопкой мыши;
· если вы собираетесь открыть созданную ранее таблицу Excel, можно найти название этого файла в перечне документов кнопки Пуск или в соответствующей папке и дважды щелкните по нему; при этом загружается Excel с уже открытым указанным файлом.
Элементы экрана
Верхняя строка окна приложения Microsoft Excel называется строкой заголовка (рис. 1.1). В ней слева указывается имя программы Microsoft Excel и название рабочей книги Книга 1 (либо открытого файла).
Строка меню располагается под строкой заголовка. Каждое из меню объединяет набор команд, имеющих общую функциональную направленность.
При работе с Excel всегда можно использовать контекстное меню, появляющееся при щелчке правой кнопки мыши на активной ячейке, области вычислений, ярлычке листа рабочей книги и т.п. Контекстное меню содержит только те команды, которые могут быть выполнены в данной ситуации.
Под строкой меню могут располагаться одна или несколько строк, состоящих из кнопок – панели инструментов, с помощью которых можно быстро (щелчком мыши по соответствующей кнопке) получить доступ к командам и средствам Excel.
|
|
|
Строка формул располагается под панелями инструментов и демонстрирует адрес текущей ячейки и ее содержимое. Эта строка разделена по вертикали на три секции. В левой секции высвечивается адрес активной ячейки или присвоенное ей имя. В правой секции строки формул отображается содержимое (данные или формула) активной ячейки, если они введены.
Рабочий экран Excel разделен по вертикали на столбцы, а по горизонтали на строки. Столбцам присваиваются имена, соответствующие буквам латинского алфавита, либо числам (в зависимости от выбранного стиля с помощью Главное офисное меню > Параметры Excel> Формулы, а именами строк являются только числа. Области имен столбцов и строк располагаются в верхней (столбцы) и в левой (строки) части и называются заголовками. Пользуясь Excel, можно создать таблицы размером до 256 столбцов (название последнего – IV) и 65536 строк.
Рисунок 1.1 – Экран MS Excel
Пересечение строк и столбцов образует клетки, называемые ячейками таблицы. Все ячейки имеют адреса. Адрес любой ячейки состоит из имени столбца и номера строки, на пересечении которых она расположена, например, А20, BE6, IA300.
Активная ячейка выделяется жирным контуром (рамкой), называемым табличным курсором. Именно в активную ячейку осуществляется ввод данных.
На экране Excel размещаются две полосы: вертикальная – у правого края экрана и горизонтальная – у нижнего края. С помощью этих полос удобно осуществлять быстрое перемещение по таблице.
Расположенная в нижней части экрана строка состояния содержит ряд полезных при создании таблицы сведений. На этой строке выводится информация о выбранной команде или выполняемой операции. Правая часть строки состояния показывает значение суммы числовых данных в активной ячейке и состояние включения цифровой клавиатуры (клавиши <Num Lock>).
|
|
|
Ввод данных в таблицу
Любая ячейка таблицы может быть заполнена данными. Для ввода данных в ячейку надо щелкнуть левой кнопкой мыши по той ячейке, в которой предполагается разместить информацию (ячейка выделяется рамкой) и начать ввод. Вводимые символы сразу появляются в текущей ячейке и строке формул. Любая ячейка может содержать данные трех типов – это числа, текст, формулы.
Закончить ввод данных в текущей строке можно нажатием:
· клавиши <Enter> – данные зафиксируются в текущей ячейке, и выделением переместится на одну ячейку вниз.
· кнопки с «галочкой» на строке формул – данные зафиксируются в текущей ячейке, и выделение останется в этой же ячейке;
· любой клавиши со стрелкой – данные зафиксируются в текущей ячейке, и выделение переместится в ячейку в направлении, указанном стрелкой;
· кнопки с крестом на строке формул или клавиши <Esc> – ввод данных будет отменен.
По окончании ввода текстовые данные выравниваются по левому краю ячейки, числовые – по правому (по умолчанию). Если выравнивание требуется изменить, нужно воспользоваться командой Главная>Выравнивание или Формат Ячейки, вкладка Выравнивание (контекстное меню). При вводе нецелочисленных данных десятичные знаки определяются с помощью запятой. Если следует изменить десятичный разделитель на точку, надо последовательно выполнить настройки с помощью Панели управления.
Ввод формул
Ввод формулы обязательно должен начинаться со знака равенства «=» и завершаться клавишей <Enter>.
В составе формул могут быть числа, функции, ссылки на адреса и имена ячеек, операторы сложения (+), вычитания (-), умножения (*), деления (/), круглые скобки для задания приоритетности операций, а также текст заключенный в кавычки. В Excel используют логические операторы сравнения, результатом выполнения которых является логическое значение (Истина или Ложь).
Таблица 1.1 – Основные арифметические знаки и операторы сравнения
| Арифметические знаки | Операторы сравнения | ||
| + | сложение | = | равно |
| - | вычитание | <> | не равно |
| / | деление | > | больше |
| * | умножение | < | меньше |
| ^ | возведение в степень | >= | больше или равно |
| % | процент | <= | меньше или равно |
|
|
|
Когда в одной формуле объединяются несколько операций, операторы выполняются в следующем порядке:
· процент (%);
· возведение в степень (^);
· умножение и деление (*, /);
· сложение и вычитание (+, -);
· операторы сравнения (=, <>, >,<, >=, <=).
Операторы с одинаковым приоритетом выполняется слева направо.
Изменить порядок вычисления можно, объединяя выражения в формуле круглыми скобками: выражения в круглых скобках выполняются в первую очередь.
Адреса ячеек в формулы следует помещать с помощью указания мышью на соответствующую ячейку (диапазон ячеек).
После ввода формулы в ячейке появляется вычисленный результат, а сама формула отображается в строке формул. Если необходимо (в ходе выверки таблицы) отобразить в ячейках таблицы именно формулы расчета, а не результаты, то следует задать команду Формулы > Показать Формулы.
Если результат вычисления формулы или преобразования формата окажется длиннее ширины столбца, в ячейке появляются символы # # # # # #. Для получения числового изображения следует увеличить ширину столбца.
Организация ссылок
При перемещении или копировании формулы адрес в указанной ссылке изменяется, ориентируясь на ту позицию, в которую переносится формула. Такие ссылки носят название относительных ссылок (рис. 1.2).
Рисунок. 1.2. Пример относительной ссылки
Для ввода в формулу значения из фиксированной ячейки (адрес которой при копировании или перемещении формулы остается неизменным) используются абсолютные ссылки (рис. 1.3). При их обозначении в написании адреса ячейки добавляется знак доллара. (Например, $A$20, $IA200).
В случае изменения только одного значения адреса и фиксации другого используются смешанные ссылки (рис. 1.4). Знаком $ фиксируется только имя столбца (например, $А9) или имя строки (например, E$6). Для ввода смешанных и абсолютных ссылок используется клавиша <F4> (курсор в этом случае помещается либо внутрь ссылки, либо после нее).
| Рисунок 1.3 – Пример абсолютной ссылки | Рисунок 1.4 – Пример смешанной ссылки |
|
|
|
Автоматическое вычисление сумм
При необходимости суммирования большого количества данных, расположенных в смежных ячейках, может оказаться более удобным воспользоваться встроенной функцией автосуммирования, а не писать длинную формулу с перечислением всех слагаемых. Для этого следует щелкнуть мышью по кнопке Автосумма стандартной панели – при этом в строке формул появится написанная функция суммирования с указанием предлагаемого диапазона ячеек, данные которого подлежат суммированию. Если окажется, что диапазон указан правильно, то необходимо нажать клавишу <Enter>. В противном случае сначала надо ввести исправления в указанный диапазон (щелкнуть для этого по строке формул и ввести новые адреса ячеек), а затем нажать клавишу <Enter>.
Для задания функции автосуммирования сразу нескольких ячеек можно выделить их, а затем нажать кнопку Автосумма.
Если в таблице имеются промежуточные итоги, вычисляемые с помощью автосуммирования, то нажатие кнопки Автосумма приведет к вычислению общего итога как суммирования промежуточных итогов.
|
|
|
