Главная | Обратная связь | Поможем написать вашу работу!

Использовать записанный макрос по необходимости.

Макросы

Макросы – это небольшие программы. В Microsoft Office они создаются с использованием языка Visual Basic for Applications (VBA).

Макросы служат для автоматизации часто выполняемых задач, что позволяет сэкономить время за счет сокращения объема работы с клавиатурой и мышью.

Макросы всегда выполняются в активном файле.

Макросы бывают двух типов:

· внутренние, т.е. внедренные непосредственно в документ (с расширением DOCM) или шаблон[1] (с расширением DOТM). Преимущество таких макросов в том, что они вместе с документом перемещаются по жесткому диску, а также с компьютера на компьютер;

· внешние. В этом случае файл макроса нужно сохранить с расширением BAS. Его можно применять для работы с любыми документами, а также свободно переносить с компьютера на компьютер.

Задача: создайте внутренний макрос, с помощью которого можно применить к выделенному участку текста шрифт Arial, полужирное начертание и размер шрифта 14. Макрос будет вызываться на выполнение сочетанием клавиш. Храниться макрос будет в текущем документе.

Задание:

1. Откройте новый документ.

2. Введите несколько абзацев произвольного текста.

3. Сохраните документ в папке МОИ ДОКУМЕНТЫ.

Безопасность при работе с макросами

Макросы могут быть удобным средством для перенесения вирусов с одного компьютера на другой. Вирусы, содержащиеся в макросах, называются макровирусами. Поэтому не следует разрешать выполнение макросов, если точно не известно для чего нужен конкретный макрос.

При открытии документа с подозрительным, с точки зрения системы, макросом, при соответствующих настройках безопасности, этот макрос блокируется. В Microsoft Word выводится сообщение (Рисунок 1).

Рисунок 1. Предупреждение системы безопасности

Установка соответствующего уровня доверия макросам производится в окне ЦЕНТР УПРАВЛЕНИЯ БЕЗОПАСНОСТЬЮ, которое открывается:

· либо нажатием кнопки БЕЗОПАСНОСТЬ МАКРОСОВ (вкладка РАЗРАБОТЧИК/группа КОД);

· либо более сложным способом – выберите вкладку ФАЙЛ, команду ПАРАМЕТРЫ, перейдите в раздел ЦЕНТР УПРАВЛЕНИЯ БЕЗОПАСНОСТЬЮ, нажмите кнопку ПАРАМЕТРЫ ЦЕНТРА УПРАВЛЕНИЯ БЕЗОПАСНОСТЬЮ и перейдите в раздел ПАРАМЕТРЫ МАКРОСОВ.

В диалоговом окне ЦЕНТР УПРАВЛЕНИЯ БЕЗОПАСНОСТЬЮ (Рисунок 2) выберается один из четырех вариантов:

· ОТКЛЮЧИТЬ ВСЕ МАКРОСЫ БЕЗ УВЕДОМЛЕНИЯ — макросы не открываются;

· ОТКЛЮЧИТЬ ВСЕ МАКРОСЫ С УВЕДОМЛЕНИЕМ — при открытии документа программа будет спрашивать, хотите ли вы запустить макрос;

· ОТКЛЮЧИТЬ ВСЕ МАКРОСЫ, КРОМЕ МАКРОСОВ С ЦИФРОВОЙ ПОДПИСЬЮ — открываются только макросы, снабженные цифровой подписью. Таким образом, можно запускать макросы, которые создал и подписал конкретный пользователь;

· ВКЛЮЧИТЬ ВСЕ МАКРОСЫ (не рекомендуется, возможен запуск опасной программы) — все документы, содержащие макросы, будут открываться без запроса.

Рисунок 2. Диалоговое окно ЦЕНТР УПРАВЛЕНИЯ БЕЗОПАСНОСТЬЮ

Наиболее приемлем для повседневного использования вариант ОТКЛЮЧИТЬ ВСЕ МАКРОСЫ С УВЕДОМЛЕНИЕМ, настроенный по умолчанию, т.к. даже используя антивирусное ПО, нельзя забывать о потенциальной опасности макросов.

Задание:

В данной работе выберите в этом перечне ВКЛЮЧИТЬ ВСЕ МАКРОСЫ, т.к. нужно корректировать макросы. В конце работы установку по умолчанию ОТКЛЮЧИТЬ ВСЕ МАКРОСЫ С УВЕДОМЛЕНИЕМ верните обратно.

Создание и выполнение макроса

Самый простой способ создания макроса — запись нужных действий с помощью специальной программы макрорекордера, запоминающей все действия пользователя в виде программ-макросов.

Алгоритм работы с макрорекордером:

1. Включить запись макроса с его предварительной настройкой;

2. Выполнить действия, которые необходимо автоматизировать;

3. Остановить запись;

Использовать записанный макрос по необходимости.

Учтите, что во время записи макроса все неправильные действия будут записаны в макрос. Поэтому до записи макроса необходимо точно спланировать свои действия или даже их проделать без записи макроса.

Задание:

Выделите фрагмент текста. Выделять текст, который будем форматировать, нужно до начала записи макроса, иначе в макрос попадет команда выделения текста и каждый раз после запуска, программа будет выделять текст, а это не нужно.

Для настройки макроса:

1. или щелкните по стрелке под кнопкой МАКРОСЫ (вкладка ВИД/группа МАКРОСЫ). Выберите в меню команду ЗАПИСЬ МАКРОСА (Рисунок 3);

или щелкните кнопку ЗАПИСЬ МАКРОСА(вкладка РАЗРАБОТЧИК/группа КОД).

Рисунок 3 Выбор команды ЗАПИСЬ МАКРОСА

2. В диалоговом окне ЗАПИСЬ МАКРОСА (Рисунок 4) определите:

2.1. имя макроса. Имена макросов должны начинаться с буквы, не содержать пробелов. Рекомендуется давать макросам осмысленные имена;

2.2. описание. Рекомендуется давать макросам описание, т.к. это помогает их различать при большом количестве.

2.3. место сохранения макроса - список МАКРОС ДОСТУПЕН ДЛЯ определяет доступность макроса для различных документов. По умолчанию выбран параметр ВСЕХ ДОКУМЕНТОВ (NORMAL.DOTM[2]).

2.4. запуск макроса с помощью кнопок на панели быстрого доступа (кнопка КНОПКЕ) или сочетания клавиш (кнопка КЛАВИШАМ);

2.5. при необходимости можно сразу же начать запись макроса - кнопка OK.

Рисунок 4. Диалоговое окно ЗАПИСЬ МАКРОСА

После закрытия окна назначения макроса панели инструментов или клавишам, указатель мыши примет форму . Теперь можно выполнять необходимые действия (запись макроса).

При записи макроса придется пользоваться вкладками, т.к. щелчок правой кнопкой мыши не действует.

Для того, чтобы остановить запись макроса:

· или щелкните по стрелке под кнопкой МАКРОСЫ[3] (вкладка ВИД/группа МАКРОСЫ ), выберите команду ОСТАНОВИТЬ ЗАПИСЬ (Рисунок 5);

· или нажмите кнопку ОСТАНОВИТЬ ЗАПИСЬ (вкладка РАЗРАБОТЧИК/группа КОД ).

Рисунок 5. Выбор команды ОСТАНОВИТЬ ЗАПИСЬ

Задание:

В окне ЗАПИСЬ МАКРОСА укажите:

1. имя макроса – Часто_используемое_форматирование1;

2. описание - изменение форматирования текста на Arial 14, полужирное начертание;

3. макрос доступен для - название текущего файла-документа (документ). Выбрав этот пункт, мы сохраняем макрос в текущем документе, то есть сможем вызывать макрос лишь из этого документа.

4. клавишам - в открывшемся диалоговом окне НАСТРОЙКА КЛАВИАТУРЫ (Рисунок 6):

4.1. в списке СОХРАНИТЬ ИЗМЕНЕНИЯВ выберите документ, который в данный момент редактируется;

4.2. установите курсор в поле НОВОЕ СОЧЕТАНИЕ КЛАВИШ и нажмите на клавиатуре сочетание, с помощью которого будет вызываться макрос. Обычно удобно использовать "горячие" клавиши <F1> - <F12>, а также сочетания клавиш <ALT> и <CTRL> с цифрами и буквами, например <ALT> + <Z>. При этом следите, чтобы это сочетание клавиш уже не использовалось другим макросом (появится надпись ТЕКУЩЕЕ НАЗНАЧЕНИЕ). В этом случае следует использовать другое сочетание клавиш.

ВАЖНО. Запомните данное сочетание клавиш. Если вы забыли выбранное сочетание, то его можно просмотреть в окне НАСТРОЙКА КЛАВИАТУРЫ.

4.3. нажмите кнопку НАЗНАЧИТЬ (выбранное сочетание клавиш переместиться в поле ТЕКУЩИЕ СОЧЕТАНИЯ), а затем нажмите кнопку ЗАКРЫТЬ. После завершения этого шага начнется непосредственная запись последовательности действий в макрос.

Рисунок 6. Диалоговое окно НАСТРОЙКА КЛАВИАТУРЫ

5. в режиме записи макроса, сделайте следующее:

5.1. щелкните по кнопке в виде стрелки, направленной вниз, в нижней части группы ШРИФТ на вкладке ГЛАВНАЯ (Рисунок 7);

Рисунок 7. Вызов диалогового окна ШРИФТ

5.2. в диалоговом окне ШРИФТ выберите шрифт ARIAL, начертание — ПОЛУЖИРНЫЙ, размер — 14;

5.3. нажмите кнопку ОК;

5.4. остановите запись макроса;

6. проверьте действие макроса, нажав на выбранное сочетание клавиш для выделенного фрагмента текста.

При сохранении документа Microsoft Word, содержащего макросы, необходимо указать формат docm (документ Word с поддержкой макросов). Формат.docx (документ Word) не поддерживает макросы.

Задание:

Сохраните документ с дальнейшей возможностью использования созданного макроса.

Если требуется создать макрос, вызываемый нажатием на соответствующую кнопку на панели быстрого доступа, то в диалоговом окне ЗАПИСЬ МАКРОСА (Рисунок 4) нажмите кнопку КНОПКЕ. В появившемся диалоговом окне ПАРАМЕТРЫ WORD (Рисунок 8) сделайте следующее:

1. в списке НАСТРОЙКА ПАНЕЛИ БЫСТРОГО ДОСТУПА выберем документ, который мы в данный момент редактируем — тем самым мы внесем изменения лишь в панель быстрого доступа этого документа;

2. в списке ВЫБРАТЬ КОМАНДЫ ИЗ выберите МАКРОСЫ;

3. выделите название макроса в области ниже и нажмите кнопку ДОБАВИТЬ. Макрос будет добавлен на панель быстрого доступа. Ссылка на него появится в поле НАСТРОЙКА ПАНЕЛИ БЫСТРОГО ДОСТУПА;

Рисунок 8. Диалоговое окно ПАРАМЕТРЫ WORD

чтобы изменить отображаемое имя макроса и его значок, выделите строку с его названием в области справа и нажмите кнопку ИЗМЕНИТЬ;
в окне ИЗМЕНЕНИЕ КНОПКИ (Рисунок 9) выберите подходящий значок для макроса, а также введите в поле ОТОБРАЖАЕМОЕ ИМЯ название, которое будет показываться при наведении курсора на его кнопку;

Рисунок 9. Диалоговое окно ИЗМЕНЕНИЕ КНОПКИ

Нажмите кнопку OK, чтобы подтвердить свой выбор. Значок макроса появится на панели быстрого доступа (Рисунок 10).

Рисунок 10. Панель быстрого доступа

Если макрос уже существует и надо его подключить к кнопке, то нужно активизировать кнопку настройки панели быстрого доступа и выбрать команду ДРУГИЕ КОМАНДЫ.

Для удаления кнопки запуска макроса с панели быстрого доступа следует использовать команду УДАЛИТЬ С ПАНЕЛИ БЫСТРОГО ДОСТУПА из контекстного меню данной кнопки.

Задание:

Подключите ранее созданный макрос к произвольной кнопке (на панели быстрого доступа) для использования в данном документе. Проверьте действие макроса, нажав на соответствующую кнопку для выделенного фрагмента текста.

Работа с макросом

Для выполнения, отладки, изменения, удаления макроса, а также для создания нового макроса, можно воспользоваться диалоговым окном МАКРОС. Чтобы вызвать данное окно, на вкладке ВИД в группе МАКРОСЫ нажмите одноименную кнопку или воспользуйтесь сочетанием клавиш Alt+F8.

В диалоговом окне МАКРОС представлен полный список макросов, доступных для работы. Чтобы посмотреть макросы, сохраненные в других файлах, воспользуйтесь списком МАКРОСЫ ИЗ.

Рисунок 11. Диалоговое окно МАКРОС

В частности, диалоговое окно МАКРОС для выделенного в списке макроса дает возможность:

1. выполнитьмакрос. Это удобно для запуска макросов, которые используются очень редко;

2. изменить или отладить макрос с помощью редактора Visual Basic[4], который позволяет изменять макросы и создавать собственные программы;

3. удалить макрос.

Задание:

1. в списке МАКРОСЫ ИЗ выберите название текущего файла-документа (документ);

2. удалите ранее созданный макрос;

3. если работа с макросами закончена, то верните настройки безопасности в первоначальное состояние (ОТКЛЮЧИТЬ ВСЕ МАКРОСЫ С УВЕДОМЛЕНИЕМ).

Задания

Напоминаем, что в конце работы, после предъявления её преподавателю, необходимо удалить созданные Вами макросы и вернуть настройки безопасности в первоначальное состояние (ОТКЛЮЧИТЬ ВСЕ МАКРОСЫ С УВЕДОМЛЕНИЕМ).

Задание 1.

Создайте внутренний макрос для текущего документа, меняющий цвет и начертание выделенного текста. Присвойте имя макросу. Создайте кнопку, измените вид кнопки, или закрепите макрос за комбинацией клавиш (по выбору преподавателя).

Задание 2.

Создайте внутренний макрос для текущего документа, удаляющий текст от начала строки до позиции курсора (нажатие клавиш <Shift>+<Home>). Присвойте имя макросу. Создайте кнопку, измените вид кнопки, или закрепите макрос за комбинацией клавиш (по выбору преподавателя).

Задание 3.

Создайте внутренний макрос для текущего документа, вставляющий в документ определенного вида таблицу. Присвойте имя макросу. Создайте кнопку, измените вид кнопки, или закрепите макрос за комбинацией клавиш (по выбору преподавателя).

Задание 4.

Создайте внутренний макрос для текущего документа, центрирующий данные в таблице и устанавливающий другой размер шрифта. Присвойте имя макросу. Создайте кнопку, измените вид кнопки, или закрепите макрос за комбинацией клавиш (по выбору преподавателя).

Задание 5.

Создайте внутренний макрос для текущего документа, меняющий ориентацию страниц в документе. Присвойте имя макросу. Создайте кнопку, измените вид кнопки, или закрепите макрос за комбинацией клавиш (по выбору преподавателя).

Задание 6.

Создайте внутренний макрос для текущего документа, меняющий интервал между абзацами в документе. Присвойте имя макросу. Создайте кнопку, измените вид кнопки, или закрепите макрос за комбинацией клавиш (по выбору преподавателя).

Задание 7.

Создайте внутренний макрос для текущего документа, меняющий текущий регистр букв в абзаце на прописные. Присвойте имя макросу. Создайте кнопку, измените вид кнопки, или закрепите макрос за комбинацией клавиш (по выбору преподавателя).

Задание 8.

Создайте внутренний макрос для текущего документа, удаляющий текст от текущей позиции курсора до конца текущей строки. Присвойте имя макросу. Создайте кнопку, измените вид кнопки, или закрепите макрос за комбинацией клавиш (по выбору преподавателя).

Задание 9.

Создайте внутренний макрос для текущего документа, устанавливающий отступы и выравнивание в выделенном абзаце. Присвойте имя макросу. Создайте кнопку, измените вид кнопки, или закрепите макрос за комбинацией клавиш (по выбору преподавателя).

Задание 10.

Создайте внутренний макрос для текущего документа, обрисовывающий границей выделенный абзац. Присвойте имя макросу. Создайте кнопку, измените вид кнопки, или закрепите макрос за комбинацией клавиш (по выбору преподавателя).

[1] Если создан макрос для шаблона, то его можно будет выполнять для документов, созданных на основе этого шаблона.

[2] Normal.dotm —это общий шаблон, доступный для всех документов Microsoft Word. При сохранении макроса в Normal.dotm его можно запустить из любого документа Word. Не следует сохранять все записываемые макросы в Normal.dotm. Рекомендуется это делать, только когда макрос понадобится в различных документах.

[3] Обратите внимание на кнопку ПАУЗА. С ее помощью можно приостановить запись макроса, выполнить какие-нибудь действия, которые не войдут в него, после чего возобновить запись.

[4] Редактор Visual Basic - специальная утилита, входящая в Microsoft Office. Содержит функции, которые позволяют работать с макросом – создавать, тестировать, отлаживать и запускать на выполнение.

Воспользуйтесь поиском по сайту: