 |
Правила проведения ревизии
|
|
|
|
Отличие ревизии от аудита
| Ревизия | Аудит |
| Цель – проверка обоснованности и целесообразности действий должностных лиц приемами и методами, характерными для ревизии | Цель – выявить по документам отклонения в действиях работников при выполнении операций конкретного бизнес-процесса |
| Потребность в ревизиях более четко выражена в организациях, в которых система управления построена преимущественно структурно. | Потребность в аудиторских проверках наиболее актуальна в организациях, в которых работники действуют строго в соответствии с утвержденными бизнес-процессами. |
| Ревизор выявляет ответственность должностного лица. По итогам работы ревизора могут быть собраны материалы для принятия решения о соответствии лица занимаемой должности, его материальной и уголовной ответственности. | Аудитор выявляет слабые стороны бизнес-процессов. По итогам его работы ставится задача изменения правил ведения процессов или ужесточения требований к их соблюдению. |
| Специальных нормативных документов, где прописывались бы требования к действиям ревизора, нет. | Деятельность аудитора регламентирована специальными документами, которые получили название стандартов аудиторской деятельности. |
| Ревизор проверяет финансовую и хозяйственную деятельность | Аудитор проверяет бухгалтерскую и финансовую отчетность. |
| Обязанность ревизора состоит в определении обоснованности и целесообразности действий должностных лиц | Обязанность аудитора в представлении квалифицированного мнения об отчетности организации |
| Ревизия выявляет виновных лиц и причины неэффективных действий и нарушения действующего законодательства. По ее итогам принимаются решения о мерах дисциплинарного воздействия, возможна передача дел в следственные органы. | В ходе аудита проверяется соответствие процессов нормам и правилам, определенным положениями по бухгалтерскому учету (ПБУ) и другими нормативными документами. По аудиторским документам, содержащим отрицательное мнение, принимаются решения об изменении процессов в учетном органе и движении первичных документов. |
| Ревизор может высказать строго обоснованное мнение о должностных лицах. | Этические нормы аудита запрещают высказывать свое мнение о должностных лицах, определять их виновность. |
Существуют два противоположных подхода к управлению организацией: структурный и процессный.
|
|
|
При структурном подходе строится управление из различных комбинаций линейной и функциональной подчиненности. Линейная субординация — директор, главный инженер, начальник цеха, мастер. Функциональная зависимость — главный экономист, начальник планового отдела, экономист цеха. Взаимодействие работников в таких организациях осуществляется через должностных лиц.
По-иному обстоит дело при процессном подходе. Он ориентирован не на организационную структуру, а на бизнес-процессы. Как правило, основу для классификации бизнес-процессов составляют четыре базовые категории:
1) основные бизнес-процессы;
2) обеспечивающие бизнес-процессы;
3) бизнес-процессы развития;
4) бизнес-процессы управления.
Основные бизнес-процессы ориентированы на производство продукции или оказание услуг, представляющих ценность для клиента, и обеспечивают получение доходов для организации.
Обеспечивающими бизнес-процессами являются вспомогательные процессы, предназначенные для обеспечения выполнения основных бизнес-процессов.
Бизнес-процессы развития включают в себя проектирование, стратегическое планирование и т.д.
|
|
|
Бизнес-процессы управления основаны на выделении систем управленческих действий по работе с документами.
Задачи ревизии
Ревизия как элемент контроля наиболее эффективна в тех организациях, где преобладает административная система управления.
Ревизорские действия всегда направлены на усиление иерархии в организации и укрепление субординационных начал в структуре управления.
Задачи ревизии подразделяются на:
I Общие:
1. Выявление должностных лиц, ответственных за незаконные и нецелесообразные операции, совершенные в прошедшем периоде.
К незаконным относятся такие операции, которые запрещены действующим законодательством и внутренними нормативными актами проверяемой организации. Они трактуются ревизором как злоупотребление служебным положением.
Нецелесообразными операциями являются те, которые ведут к прямым потерям или снижению эффективности работы.
2. Выявление сбоев в системе постоянно действующего оперативного
контроля.
Сбои могут возникнуть из-за того, что устарели требования
внутренних нормативных документов организации, формы первичных
документов. К причинам неэффективности оперативного контроля
относятся отсутствие у новых процессов и процедур соответствующих
инструкций и положений, а также неувязка должным образом оборота
электронных и бумажных документов и т.п.
II Частные, подразделяются на две группы, соответствующие факторам производства:
1) задачи ревизии, соответствующие труду. В эту группу входят задачи по проверке исполнительской дисциплины персонала.. При этом выполняется контроль следующих факторов:
1. Обеспеченность организации управленческой документацией:
ü проверка соответствия уровней управления организационным документам;
ü эффективности структурных подразделений организации;
ü целесообразности филиалов и представительств;
ü исполнения распорядительных документов;
ü делопроизводства и документооборота;
ü норм материальной ответственности, действующих в организации.
2. Договорная дисциплина:
ü проверка оформления документами договорных отношений;
ü соответствия договоров действующему законодательству;
|
|
|
ü эффективности условий заключенных договоров;
ü договорных отношений;
ü правомерности крупных сделок.
3. Дебиторская и кредиторская задолженность:
ü экспертиза состава дебиторской и кредиторской задолженности
ü проверка оперативной системы контроля дебиторской задолженности;
ü обоснованности применяемых способов погашения дебиторской и кредиторской задолженности (зачет, перемена лиц в обязательстве, вексель, договоры мены, поручения, комиссии, агентирования).
4. Обязательства организации:
ü проверка целесообразности займов и ссуд;
ü обоснованности кредитных операций.
5. Расчеты с подотчетными лицами:
ü проверка обоснованности командировочных расходов организации;
ü обоснованности расходов должностных лиц на хозяйственные
нужды; и обоснованности представительских расходов организации;
ü правил оформления должностными лицами отчетов по расходованию подотчетных сумм.
6. Расчеты по заработной плате:
ü анализ потерь рабочего времени;
ü проверка соотношения производительности труда и заработной платы;
ü соблюдения положений штатного расписания и утвержденных схем должностных окладов;
ü соответствия действующих премиальных систем распорядительным документам предприятия;
ü целесообразности привлечения совместителей и внештатных
сотрудников по договорам подряда;
ü эффективности учета рабочего времени;
ü соблюдения норм и нормативов в использовании трудового
потенциала организации.
2) задачи ревизии, соответствующие материально-вещественным условия труда. В эту группу входят задачи по проверке сохранности и эффективности использования имущества. При этом выполняется контроль следующих факторов:
1. Основные средства:
ü проверка целесообразности действующей структуры основных
фондов;
ü поступления основных средств;
ü сохранности основных средств;
ü соответствия изменения стоимости основных средств требованиям законодательства Российской Федерации;
ü внутреннего перемещения основных средств;
|
|
|
ü соответствия ремонта основных средств корпоративным требованиям;
ü консервации основных средств
ü обоснованности аренды основных средств;
ü выбытия основных средств.
2. Нематериальные активы и НИОКР:
ü проверка прав предприятия на нематериальные активы (НМА),
числящиеся в учете;
ü операций с НМА;
ü прав предприятия на НИОКР, числящихся в учете;
ü НИОКР, осуществляемых собственными силами;
ü НИОКР, проводимых сторонней организацией по договору.
3. Товарно-материальные ценности:
ü проверка поступления ТМЦ;
ü сохранности ТМЦ в центральном складе и цеховых кладовых;
ü списания ТМЦ в производство;
ü выбытия материалов на сторону;
ü сохранности и использования горюче-смазочных материалов
(ГСМ);
ü сохранности и использования тары;
ü сохранности и использования запасных частей;
ü сохранности и использования шин;
ü сохранности и использования инвентаря;
ü сохранности и использования инструментов.
4. Готовая продукция:
ü проверка обоснованности формирования себестоимости продукции, работ, услуг;
ü эффективности учета выпуска готовой продукции;
ü контроля качества готовой продукции;
ü сохранности готовой продукции и незавершенного производства;
ü отгрузки готовой продукции.
5. Денежные средства:
ü проверка безопасности хранения денежных средств и операций в центральной кассе;
ü безопасности операций кассиров-операционистов;
ü безопасности операций кассиров-раздатчиков.
6. Вложения в ценные бумаги:
ü проверка прав предприятия на бездокументарные акции;
ü операций с акциями внебиржевого оборота;
ü операций с акциями биржевого оборота;
ü обоснованности передачи акций в доверительное управление;
ü обоснованности операций с собственными векселями;
ü операций с векселями банков и других лиц.
7. Капитальные вложения:
ü проверка целевого использования вложений собственников;
ü экономного и целевого использования прибыли;
ü обоснованности затрат капитального характера.
Правила проведения ревизии
1. Внезапность. Ревизор должен применять неожиданные для контролируемых лиц средства и способы проверки их действий. Важнейшим условием достижения внезапности ревизии является неразглашение этапов ее подготовки и начала.
2. Активность. Ревизор должен проявлять инициативу в поиске
приемов и средств проверки, высокую оперативность в работе, а так
же соблюдать сроки проверки. Медлительность в ревизии в ряде
случаев позволяет скрыть нарушения (оформить документы, завезти
и вывезти ценности, оприходовать неучтенное и т.п.). Однако не нужно проявлять опрометчивость и делать поспешные выводы (сообщать
следствию непроверенные данные, отстранять от работы должностных лиц).
|
|
|
3. Непрерывность. Ревизоры не могут остановить проверку организации на несколько дней. Начатые ревизионные действия должны
вестись активно и непрерывно до полного объяснения обнаруженных
фактов, возмещения выявленного ущерба, привлечения виновных
к ответственности, т.е. до выполнения намеченных в программе ревизии заданий.
4. Обоснованность. Вскрытые факты и выводы ревизии должны
быть документально обоснованы, что предполагает дополнительную
проверку любого факта, приводимого заинтересованными лицами в свое оправдание. Нельзя говорить об обоснованности ревизии, если игнорируются просьбы заинтересованных лиц о выполнении каких-либо ревизионных действий, в результате которых могут быть установлены важные обстоятельства, в частности данные, оправдывающие заинтересованных лиц. Необъективность и связанная с ней односторонность ревизии приводят к тому, что отдельные нарушения так и остаются до конца не выясненными. Несоблюдение правила обоснованности является причиной повторных и дополнительных ревизий, бухгалтерских экспертиз, возврата материалов ревизии следственными органами.
5. Гласность. О проведении ревизии следует широко оповещать.
Ревизоры с момента начала ревизии устанавливают контакт с работниками всех структурных подразделений организации, объявляют о месте и времени приема лиц, желающих переговорить по вопросам, относящимся к ревизии. Первоначально результаты ревизии обсуждаются с руководством обревизованной организации, а затем о них информируют непосредственного заказчика данной работы (собственника, руководство вышестоящей организации). Правило гласности ревизии способствует устранению любой ошибки, допущенной ревизующими, и ориентирует их на объективную оценку материалов.
6. Независимость. Как известно, полной независимости не бывает. Ревизор должен быть организационно и финансово независим от
юридического лица, где проводится ревизия, и от физических лиц, чью
деятельность он проверяет.
Организационная независимость достигается соответствующим правовым статусом ревизора, который определяется организационными или распорядительными документами проверяемой организации.
Финансовой независимости можно добиться путем соразмерной оплаты ревизорских услуг, обеспечения независимыми средствами связи, средствами тиражирования, автономной от предприятия организацией быта ревизора, если он является командированным.
Нужно сделать все, чтобы у ревизора контакты с сотрудниками ревизуемого предприятия были связаны только с исполнением
им своих обязанностей.
7. Законность. Деятельность ревизора должна строго соответствовать требованиям законодательства Российской Федерации и нормативных локальных актов проверяемого предприятия. Итоговые акты
ревизии должны быть составлены так, чтобы иметь юридическую силу
для юридических и физических лиц, органов власти, судебных органов.
8. Ответственность. Ответственность ревизора определяется тем,
кто организует ревизию. На ревизора должна быть возложена организационным или распорядительным документом ответственность за сроки ревизии, за выполнение возложенных на него задач, соблюдение правил проведения ревизии, объективность и достоверность выводов, соблюдение им прав и обязанностей ревизора.
9. Сбалансированность. Для качественного выполнения задач ревизии необходимо выделить адекватный им объем финансовых ресурсов и предусмотреть разумные сроки проведения ревизии, т.е. сбалансировать деньги, время на проведение ревизии и задачи ревизии.
Виды ревизии
1) По субъекту контроля:
ü ревизии государственных органов;
ü внутрихозяйственные ревизии;
ü ревизии, проводимые аудиторскими фирмами.
2) По организационному признаку:
ü плановые ревизии, которые проводятся в соответствии с планом ревизионной работы вышестоящей организации или органа управления, но не реже одного раза в год;
ü внеплановые ревизии и проверки, которые осуществляются
по специальным заданиям собственника или вышестоящей организации (например, при ухудшении результатов работы по основным производственным и финансовым показателям), при замене руководителя или главного бухгалтера организации.
3) По объему проверки:
ü сплошные ревизии, которые предусматривают проверку финансово-хозяйственной деятельности путем изучения и анализа всех бухгалтерских документов и учетных записей организации за ревизуемый период.
При сплошных ревизиях изучаются все документы и регистры бухгалтерского учета, где отражена производственная и финансовая деятельность организации.
Сплошные ревизии могут применяться не только в целом по операциям хозяйственной деятельности организации, но и по отдельным однородным операциям (кассовым, банковским счетам, расчетам с поставщиками и заказчиками и т.д.).
Как правило, к сплошным ревизиям прибегают в случаях установления хищений и злоупотреблений, такие ревизии из-за затрат на них большого количества времени проводятся сравнительно редко;
ü выборочные ревизии предусматривают проверку части хозяйственных операций, документов и регистров бухгалтерского учета по предварительно намеченному плану после общей проверки данного вида хозяйственных операций.
При этом некоторые хозяйственные операции проверяются не за весь ревизуемый период, а лишь за отдельные отрезки времени.
При подготовке и проведении таких ревизий очень важно правильно выбрать отрезок времени, за который нужно осуществлять проверку соответствующих документов и операций, а также определить их количество. Это полностью зависит от квалификации и опыта ревизора.
Выборочные ревизии — один из основных способов проверки деятельности организаций. Однако методика их осуществления пока разработана недостаточно. Во многих случаях даже опытным ревизорам не всегда удается из общей массы выделить для исследования нужную часть документов или хозяйственных операций.
ü полные ревизии, когда проверяется вся деятельность организации;
ü частичные ревизии, в ходе которых проверяют лишь отдельные области деятельности или отдельные виды хозяйственных операций организации (ревизия затрат и выхода продукции, товарно-материальных ценностей и др.);
ü комбинированные ревизии, которые представляют собой сочетание видов ревизий по объему проверки (например, в ходе полной ревизии поставлена задача проверки всей деятельности организации, при этом финансовая деятельность проверяется сплошным методом, а производство — выборочно).
4) По кругу вопросов, подлежащих проверке.
ü тематические (частичные) ревизии, которые предусматривают проверку ряда организаций по отдельным специальным вопросам (темам) или проверку состояния отдельных разделов (частей, участков) экономической и социальной деятельности организации.
Темами подобных ревизий могут, например, быть «Ревизия сохранности и правильности использования материальных ценностей», «Ревизия правильности образования и использования фондов организации», «Ревизия правильности использования фондов заработной платы и расчетов с рабочими и служащими».
Цель тематической ревизии — получить общую характеристику состояния дел по данному вопросу.
Такие ревизии назначаются по мере необходимости для выправления положения на проверяемых участках экономической и социальной деятельности организаций, а также по требованию правоохранительных органов.
ü сквозные ревизии, которые охватывают ряд подразделений,
входящих в состав одной организации, при этом проверяется деятельность головной организации и входящих в ее состав подразделений.
Цель сквозной ревизии — наряду с проверкой финансово-экономической деятельности подразделений организации установить качество управления их деятельностью.
Сквозные ревизии весьма трудоемкие и применяются в исключительных случаях, когда имеются данные о недостаточном уровне руководства деятельностью подразделений организации со стороны вышестоящего органа управления;
ü комплексные ревизии, в ходе которых изучается широкий круг
вопросов хозяйственной деятельности организации.
Такие ревизии обычно проводят бригады, в которые кроме бухгалтера-ревизора входят работники планового отдела, отдела кадров и другие специалисты.
Комплексные ревизии — наиболее эффективный способ проверки
финансово-хозяйственной деятельности организации.
Цель таких ревизий — объективная, полная и правильная оценка работы анализируемой системы, разработка технически и экономически обоснованных
предложений по ее совершенствованию и обеспечению успешного
выполнения экономических показателей деятельности организации.
ü некомплексные ревизии, которые проводит обычно один ревизор путем проверки хозяйственно-финансовой деятельности по данным бухгалтерской документации, учетных регистров и отчетности.
5) По способу контроля за результатами ревизионной работы:
ü дополнительные ревизии, которые проводят, когда имеются
данные о том, что при проведении плановой ревизии не полностью
вскрыты факты нарушений финансово-хозяйственной деятельности организации.
ü повторные ревизии, которые практикуются для усиления контроля за качеством ревизионной работы. Обычно их проводят после
плановой ревизии за тот же период. Цель повторной ревизии — выяснить, как организация ликвидирует недостатки, отмеченные в акте плановой ревизии.
|
|
|
