 |
Редактирование документа, работа с документом в группе
|
|
|
|
Основные функциональные возможности системы ЕВФРАТ-Документооборот
Общее функциональное описание
ЕВФРАТ-Документооборот обеспечивает технологию учета, контроля и перемещения документа в соответствии с принятыми в организации стандартами делопроизводства и документооборота. При этом на любом этапе ЕВФРАТ-Документооборот позволяет получить информацию о состоянии задания, сформировать типовой отчет о ходе исполнения документов и поручений.
Функциональные возможности
Набор операций, описанных ниже, может полностью или частично размещаться на любом рабочем месте. Необходимый для данного рабочего места набор операций формируется администратором системы ЕВФРАТ-Документооборот в соответствии с утвержденными должностными обязанностями пользователей.
Документ системы ЕВФРАТ-Документооборот
Документом в системе может являться как бумажный, так и электронный документ. На все типы документов формируется электронная регистрационно-контрольная карточка (РКК) документа. Электронные документы в системе могут быть созданы ранее или в процессе текущей работы в каком-либо редакторе (текстовом или графическом) и прикреплены к РКК. К одной РКК может быть прикреплено сколь угодно много электронных документов разных форматов.
ЕВФРАТ-Документооборот имеет встроенные технологии сканирования и распознавания, разработанные компанией Cognitive Technologies. Данные технологии позволяют оперативно помещать в систему графическое или текстовое представление бумажного документа. Помимо этого, используются технологии экспорта в любое зарегистрированное в MS Windows приложение.
Регистрация документа
При регистрации каждому документу в системе присваивается уникальный номер и набор реквизитов в соответствии с принятыми в организации стандартами, и формируется соответствующая РКК документа.
|
|
|
Поля РКК могут заполняться как вручную (набивка с клавиатуры), так и с использованием различных средств автоматизации. Система ЕВФРАТ-Документооборот обладает рядом функциональных особенностей, которые значительно упрощают регистрацию и работу с электронными документами. Например:
ž автоматическая генерация номера и текущей даты;
ž подстановка значений из словарей, справочников, классификаторов;
ž подстановка даты из календаря;
ž использование уникальной технологии Drag&Recog (перетащи и распознай);
ž контроль заполнения полей РКК.
Регистрируемые документы распределяются по потокам, например, входящий, внутренний, исходящий. Администратор имеет право корректировать их (создавать/удалять, давать название, регулировать текущее значение счетчиков). При необходимости возможна модификация РКК потоков или создание новых типов потоков. Для этого в стандартную поставку программы входит модуль «Дизайнер форм».
В системе «ЕВФРАТ-Документооборот» обеспечивается ведение единой базы данных, исключающей дублирование документов и информации. Это позволяет экономить время как на регистрации и копировании документов, так и на их транспортировке между удаленными структурными подразделениями.
Рассылка документа
Целый ряд документов носят статус информационных, по которым задания могут и не появиться, но ознакомиться с которыми должны те или иные сотрудники. Такие документы подлежат рассылке по отдельным пользователям системы ЕВФРАТ-Документооборот или по заранее созданному списку рассылки.
Рассылка документов производится по внутренней почтовой службе системы ЕВФРАТ-Документооборот.
Контроль исполнения документов
|
|
|
Данная функция системы позволяет автоматически контролировать сроки исполнения документа и поручений по нему и формировать отчеты о ходе их исполнения. Постановка документа на контроль – это формирование поручения конкретному сотруднику организации или группе сотрудников с указанием ответственных исполнителей и сроков исполнения документа.
Результатом исполнения документа является отчет об исполнении (информация по исполнению документа и результаты, полученные в процессе исполнения документа).
При задании нескольких поручений по документу дается возможность выбора режима их исполнения – последовательный или произвольный. При этом возможно построение иерархической цепочки выполнения поручения.
Система позволяет визуально контролировать статус того или иного поручения – выполнено в срок, выполнено с нарушением срока, не выполнено, просрочено.
Оповещения и напоминания
Для оповещения пользователей о возникновении тех или иных событий (например, о появления у пользователя нового поручения, снятии поручения с контроля, о назначении пользователя контролером и т.п.) в системе ЕВФРАТ-Документооборот используется целый ряд служебных сообщений. Эти сообщения значительно повышают эффективность работы сотрудников, не позволяя им забывать о текущих делах, а также обеспечивают возможность качественного контроля за состоянием дел со стороны руководства или специальной службы.
Надо отметить, что все служебные сообщения, относящиеся к данному поручению, группируются вместе. Это позволяет пользователю мгновенно ориентироваться в текущем состоянии статуса любого поручения, а также в любой момент просмотреть историю переписки по данному поручению.
Для получения информации о ходе исполнения любого поручения в системе ведется журнал хода исполнения.
Поиск документа
Функция обеспечивает мгновенный поиск документов по любому виду запроса. Результат поиска – это список документов, удовлетворяющих запросу, с перечнем значений реквизитов найденных документов.
Для документов, имеющих текстовое представление, система обеспечивает возможность поиска по словам и фразам, содержащимся в документе – контекстный поиск. Кроме того, если в регистрационной карточке заполнено поле «Краткое содержание», то можно осуществлять контекстный поиск по словам и словосочетания, записанным в этом поле. Также возможно организовывать поиск одновременно по реквизитам и по контексту документа.
|
|
|
Отдельный вид поиска – поиск по контрольным документам и поручениям. Данный вид поиска позволяет получить оперативную информацию о состоянии того или иного задания.
Просмотр документа
Для просмотра документа в системе ЕВФРАТ-Документооборот необходимо вызывать его РКК. Просмотр присоединенных файлов делается в отдельном окне путем вызова из списка этих файлов и осуществляется с помощью встроенной программы просмотра системы ЕВФРАТ-Документооборот. В окне просмотра файлов дается возможность экспорта их во внешнее приложение, а также печати.
Кроме этого, РКК документа содержит таблицу связанных документов. Работая с текущим документом, пользователь может мгновенно перейти к связанному с ним документу, например, для перехода к входящему документу, в ответ на который готовится данный исходящий, пользователю достаточно щелкнуть мышкой в таблице связанных документов на этом входящем и он откроется в соседнем окне.
Редактирование документа, работа с документом в группе
Редактирование документов, зарегистрированных в системе ЕВФРАТ-Документооборот, осуществляется пользователями, имеющими право на это действие.
Администратор системы ЕВФРАТ-Документооборот со своего рабочего места может получить список редактируемых в настоящий момент документов как для всех пользователей, так и для одного выбранного, и принудительно прервать редактирование.
|
|
|
