 |
Информационная инфраструктура закупок как часть маркетинговой информационной системы предприятия
|
|
|
|
Тема 5. Организация системы управления закупками на предприятии
План:
5.1. Структура отдела закупок и его функции.
5.2. Информационная инфраструктура закупок как часть маркетинговой информационной системы предприятия.
Структура отдела закупок и его функции
Отдел закупок является главным подразделением предприятия, в рамках которого принимаются решения о закупке товаров, заключаются контракты на поставку продукции, решаются вопросы выбора поставщика, устанавливаются требования к качеству продукции и др. Важность этого подразделения в общей структуре предприятия трудно переоценить точно так же, как трудно переоценить важность правильно организованной закупочной деятельности для работы всего предприятия.
При этом эффективная работа отдела закупок возможна при тесном взаимодействии с отделами маркетинга и сбыта предприятия. Результаты маркетингового анализа позволяют спрогнозировать спрос и выделить основные виды товаров для осуществления товарных запасов, а также определить приоритетные направления в закупках. Взаимодействие с отделом сбыта позволяет «держать руку на пульсе» потребителей и учитывать потребности клиентов.
Организация закупочной деятельности зависит от типа и размера предприятия. В небольшой компании за все закупки может отвечать один сотрудник. В компании средних размеров может быть создан целый отдел, где работают сотрудники, осуществляющие закупки, грузовые экспедиторы, складские работники и клерки. В крупной компании закупочной деятельностью могут заниматься сотни людей, координирующих огромные по объему закупки товаров.
Основные вопросы, на которые необходимо ответить при организации работы отдела закупок:
|
|
|
1) какие вопросы будет уполномочен решать отдел закупок?
2) какова будет организационная структура и распределение обязанностей внутри отдела закупок?
3) кому будет подчиняться управляющий отделом закупок?
4) каков будет статус отдела закупок на предприятии?
Традиционно отдел закупок может состоять из одного или нескольких работников (менеджеров), осуществляющих документирование операций по закупочной деятельности. По мере увеличения объёмов закупок штатный состав отдела может расширяться и включать управляющего и нескольких менеджеров по закупкам с закреплением за каждым из них определённой группы товаров. Для эффективной работы сотрудники отдела закупок должны материально и морально стимулироваться по результатам деятельности отдела.
К основным функциям отдела закупок относят:
1) выявление и изучение источников ресурсов и поставщиков продукции;
2) определение потребности и расчет количества заказываемой продукции;
3) решение о заказе;
4) установление количества и сроков поставок и наблюдение за ними;
5) управление запасами;
6) учет и контроль хода выполнения договорных обязательств.
Управляющий отделом уполномочен решать общие вопросы планирования и организации закупочной деятельности, контролировать действия менеджеров и оказывать им всестороннюю помощь. Он сам может выступать в роли закупочного менеджера по определённой группе товаров, если это не мешает выполнению основных обязанностей. При больших объёмах закупок за каждым менеджером закрепляется необходимое количество помощников и канцелярских работников.
Менеджер по закупкам ведёт календарь закупок, в котором фиксирует все операции по осуществлению закупочной деятельности. По календарю определяется время очередной поставки груза, состояние товарных запасов, источники поступления товаров, их стоимость, условия поставки. Помимо этого, менеджер по закупкам периодически просматривает учетные документы. В результате проверки устанавливается состояние товарных запасов. При минимальном количестве товара он направляет на склад запрос с целью установления соответствия между физическим наличием товаров на складе и его количеством по учетным документам. Периодически осуществляемый выборочный учет товаров на складе облегчает работу менеджера по общему учёту наличных запасов и необходимости новых закупок.
|
|
|
Ранг руководителя, которому подчиняется менеджер по закупкам, это хороший показатель статуса отдела закупок на предприятии. Если управляющий отделом или директор по закупкам является вице-президентом и подчиняется непосредственно главе фирмы, то это показывает, что закупочная деятельность признана одной из функций уровня высшего руководства. Но существуют ситуации, когда отдел закупок подчиняется исполнительному директору по производству, либо вице-президенту по административным вопросам, либо финансовому директору предприятия, либо службе главного инженера. В этом случае статус отдела закупок значительно ниже.
Информационная инфраструктура закупок как часть маркетинговой информационной системы предприятия
Система управления закупками должна базироваться на специализированной информационной системе, связанной с информационной структурой предприятия. Фактически она должна быть составной частью маркетинговой информационной системы (МИС).
МИС – это совокупность персонала, оборудования и процедур, предназначенная для сбора, обработки, анализа и распределения необходимой своевременной и достоверной информации, которая используется для принятия маркетинговых решений.
Информационная система управления закупками включает систему расчета оптимальных складских запасов, мониторинг закупочной деятельности, систему учета и анализа поставщиков и другие необходимые функции для управления закупками.
Информационная система управления закупками имеет достаточно сложную разветвленную структуру и индивидуальна для каждого предприятия. Принципы ее построения базируются на объектно-ориентированном подходе и являются частью базы данных предприятия.
|
|
|
Для взаимодействия с поставщиками в режиме реального времени (on-line), информационная система управления закупками использует коммуникационные инфраструктуры между предприятием и поставщиками, что позволяет учитывать реальный складской запас поставщиков, передавать заявки, резервировать товар на складе поставщика и т.п.
Компонентом информационной системы может быть «учетная карточка поставщика», позволяющая получать оперативную информацию о конкретном поставщике и сравнивать поставщиков по различным критериям.
«Карточка поставщика» – это существенное дополнение к информационной базе данных отдела закупок. Учитывает как субъективные, так и объективные показатели надежности поставщика. Подготовка соответствующей базы данных и интерфейса производится аналитиками, специалистами по информационным технологиям, сотрудниками отдела закупок. Заведение первичной информации производится сотрудниками отдела закупок, а обработка с помощью специального матобеспечения (получение вторичной информации) – аналитиками отдела маркетинга.
Необходимой составляющей информационной системы закупок является система поддержки оптимальных товарных запасов.
Система поддержки оптимальных товарных запасов (пример):
Цель: определение номенклатуры товаров, по которым необходимо поддерживать товарные запасы, определение критериев по каждому товару для поддержания товарных запасов, мониторинг текущего состояния складских запасов и дефицита продукции для отдела закупок.
Состоит из системы расчета товарных запасов и системы контроля (мониторинга) оптимальных товарных запасов.
1. Система расчета товарных запасов. Для расчета товарных запасов необходимо, прежде всего, определить цели их создания:
1) снижение сроков комплектации заказов и снижения риска срыва сроков поставки;
2) вложение средств в высоколиквидные товарные активы, обеспечивающие высокую прибыльность инвестиций.
Алгоритм расчета товарных запасов следующий:
|
|
|
1. Получение выборки по результатам внутренней отчетности оплаченной (отгруженной) продукции. Период – не менее 3 лет.
2. Помесячно по каждой продукции учитываются (с объединением товаров-аналогов) закупленное количество товара и количество закупок.
3. Выбирается продукция, по которой требуется создание товарных запасов. Критерии выборки – частота закупок: в среднем за месяц за весь период, в среднем за месяц или за последний квартал с использованием метода Парето или выборки по жестким критериям по частоте оплаты (получения) продукции.
4. Корректируются отклонения величины запасов. Для этого рассчитывается максимально-допустимое значение среднеквадратического отклонения.
5. Расчет сезонной составляющей, учитывающей годовые и квартальные колебания.
6. Расчет прогноза на последующий месяц.
7. Расчет минимально-допустимого значения запаса на время комплектации (в зависимости от сроков закупки продукции) от прогнозируемого значения.
8. Расчет среднего значения между минимально-допустимым и максимально-допустимым по каждой продукции.
9. Корректировка максимального значения в зависимости от сроков комплектации.
Необходимо помнить, что данная система анализирует только данные внутренней отчетности по проведенным закупкам. Поэтому для появления запасов новой продукции, необходим дополнительный анализ.
|
|
|
