 |
A. Буфер обмена в Word 2007
|
|
|
|
Все операции по перемещению текста производятся через буфер обмена.
Для того чтобы добавить текст в буфер, необходимо произвести его выделение. После того как блок выделен, откройте вкладку «Главная», блок команд «Буфер обмена» и выполните одну из следующих команд. «Копировать» – после вызова данной команды выделенный блок скопируется в буфер обмена. «Вырезать» – данная команда производит копирование текстового блока с одновременным удалением его из документа.
После того как текст помещен в буфер, можно произвести его вставку в произвольном месте документа. Для этого откройте вкладку «Главная», блок команд «Буфер обмена» и выполните команду «Вставить», при этом произведется добавление текста в документ, начиная с позиции, в которой установлен текстовый курсор.
Если же вам потребовалось произвести замену текста, то для вызова диалогового окна замены текстового фрагмента откройте вкладку «Главная» и в блоке команд «Редактирование» выполните команду «Заменить». На экране появится диалог замены текста.
В поле ввода «Заменить на» вводится текст, на который будет заменен найденный текст в документе. После этого можно производить работу одним из следующих способов. Если требуется произвести замену по всему документу, то нажимаем кнопку «Заменить все». После того как программа закончит работу, она выдаст сообщение с количеством произведенных замен.
Если же требуется заменить только определенные фрагменты текста, то нажимайте кнопку «Найти далее», пока не найдете требуемы текст и после этого нажмите на кнопку «заменить».
15. Создание колонтитулов
Под колонтитулом понимается текст, повторяющийся на каждой странице документа в разных ее частях – вверху или внизу.
|
|
|
Для вставки колонтитулов зайдите на вкладку «Вставка» и в блоке команд «Колонтитулы» выберите тип колонтитула – верхний или нижний. В выпадающем списке выберите нужный колонтитул.
Если вы хотите установить пользовательский колонтитул, нажмите на кнопку «Изменить колонтитул». Вы перейдете в область редактирования колонтитула. Обратите внимание, что на ленте команд появилась новая вкладка – «Конструктор». На ней располагается полный набор команд по настройке колонтитулов. После установки всех параметров нажмите на кнопку «Закрыть окно колонтитулов».
В качестве примера рассмотрим в программе возможность быстро добавлять номера страниц.
В блоке команд «Колонтитулы» нажмите на кнопку «Номер страницы».
В появившемся списке выберите нужный вариант нумерации страниц. Если ни один из вариантов не подходит, то для дополнительных настроек выполните команду «Формат номеров страниц». В появившемся диалоге можно изменить формат нумерации, а также указать с какого номера вести начало отсчета.
Также можно задать указание номера главы. После установки всех параметров нажмите на кнопку «ОК».
16. Поиск текста
Откройте вкладку «Главная» и в блоке команд «Редактирование» выполните команду «Найти».
На экране отобразится диалоговое окно поиска текста. В его нижней части имеется кнопка с названием «Больше» или «Меньше». При ее нажатии, появляется дополнительная часть диалогового окна с набором дополнительных параметров поиска.
В поле ввода «Найти» вводится текст для поиска, после этого необходимо установить все параметры в нижней части диалогового окна. Можно установить режим поиска, при котором учитываться регистр букв.
Если необходимо произвести ввод символов, которые невозможно ввести с клавиатуры, нажмите кнопку «Специальные» и выберите его название из списка. После этого он будет добавлен в строку поиска текста.
|
|
|
После того как все параметры установлены, нажмите кнопку «Найти далее» и программа начнет поиск в документе. Если в результате выполнения команды, текстовый фрагмент, удовлетворяющий всем условиям запроса, найден, то работа команды приостанавливается, и найденная часть текста выделяется. Если необходимо продолжить поиск текста, нажмите кнопку «Найти далее» еще раз.
17. Вставка специальных символов
Многие специальные символы доступны на клавиатуре на цифровых клавишах.
Помимо символов, которые можно ввести с клавиатуры, в программе Word имеется возможность использовать специальные символы. Для вставки зайдите на вкладку «Вставка» и в блоке команд «Символы» нажмите на кнопку «Символ».
В появившемся списке выберите необходимый символ. Если в списке нужного символа нет, то нажмите на кнопку «Другие символы».
В диалоге «Символ» на вкладке «Символы» или «Специальные знаки» выберите необходимый и нажмите кнопку «Вставить».
Необходимо отметить, что набор символов зависит от того, какой шрифт вы используете. Наибольшее количество символов содержится в специальном символьном шрифте Symbol.
Во вкладке «Специальные знаки» диалога «Символ» можно найти дополнительный набор специальных значков, необходимых для профессионального оформления документа.
18. Вставка оглавления
Любой профессионально оформленный документ в Word имеет оглавление. Версия программы Word 2007 позволяет очень быстро сделать оглавления.
Выделите заголовок, к которому необходимо применить тот или иной стиль заголовка.
На вкладке Начальная страница в группе Стили выберите необходимый стиль. После чего перейдите на вкладку «Ссылки» ленты команд.
В блоке «Оглавление» раскройте список «Оглавление». Щелчком левой кнопки мыши выберите необходимый вид оглавления. Если ни один из готовых форматов вас не устаивает, то нажмите на кнопку «Оглавление» в конце списка.
В появившемся диалоге произведите все необходимые установки формата номеров и подписей оглавления. По завершении нажмите кнопку «ОК».
Если заголовки или другие элементы оглавления были добавлены в документ или удалены из него, обновить оглавление можно достаточно простым способом.
|
|
|
На вкладке Ссылки в группе Оглавление и указатели выберите команду Обновить таблицу.
Установите переключатель в положение обновить только номера страниц или обновить целиком.
19. Оформление документов в Word 2007. Предварительный просмотр.
Для более профессионального и быстрого оформления документов в программе Word 2007 имеется возможность вставки готовых титульных страниц.
Для вставки титульной страницы перейдите на вкладку «Вставка» и раскройте список «Титульная страница».
Если вызвать контекстное меню каждого из вариантов титульной страницы путем клика правой кнопкой мыши на соответствующий образец, то можно обратить внимание, что существует возможность указать месторасположение титульной страницы в теле документа.
Выберите подходящий для вашего документа вариант щелчком левой кнопки мыши.
После вставки просто заполните необходимые текстовые и графические контейнеры нужным вам содержимым путем ввода в соответствующие поля требуемой информации.
Для удаления титульной страницы в списке «Титульная страница» выберите команду «Удалить титульную страницу».
Режим предварительного просмотра удобно использовать для подготовки к печати. Чтобы перейти в режим предварительного просмотра, нажмите на кнопку «Офис», наведите курсор на строку «Печать» и выполните команду «Предварительный просмотр».
После выбора команды на экране отобразится одна или несколько страниц документа, а так же панель с набором команд. С их помощью можно задавать масштаб отображения документа.
Задание масштаба отображения можно произвести несколькими способами. Его можно выбрать в выпадающем списке или с использованием кнопки «Несколько страниц». Нажмите на нее и задайте количество страниц, которые будут одновременно отображаться на экране.
В режиме предварительного просмотра возможна правка текста. Щелкните по тексту, который требуется изменить. Масштаб изображения увеличится.
Нажмите кнопку «Увеличение». Когда указатель в виде лупы примет изменит форму, внесите в документ необходимые изменения.
|
|
|
Чтобы выйти из режима предварительного просмотра и вернуться в предыдущий режим, нажмите кнопку «Закрыть».
20. Просмотр документов в Word 2007. Режимы просмотра документа.
Для перехода в данный режим на ленте команд раскройте вкладку «вид» и в блоке команд «Режим просмотра документа» выберите пункт «Режим чтения».
Для навигации по документу в режиме чтения используются следующие способы:
Для перемещения по документу используйте полосу прокрутки. Для быстрого перемещения от экрана к экрану используйте клавиши PAGE DOWN и PAGE UP.
Нажмите сочетание клавиш CTRL+HOME (Контрол плюс Хоум) или CTRL+END (Контрол плюс Энд), чтобы переместиться в начало или в конец документа, соответственно.
Введите номер экрана и нажмите клавишу Enter. Ввести номер экрана возможно, если курсор находится вне документа, поэтому не следует помещать его в документ перед вводом номера.
На вкладке «Вид» в блоке команд «Режим просмотра документа» доступны следующие варианты.
«Черновик» – является стандартным режимом работы с документом.
Режим «Веб-документ» позволяет упрощенно отображать документ, что служит для облегчения его просмотра на экране. Этот режим работы с документом интересен тем, что только в нем можно задавать цвет фона для документа а также вводить рисунок в виде фона для страниц. При этом необходимо помнить, что фон, устанавливаемый при этом режиме работы с документом, не отображается при его печати, а служит только для разнообразия вывода документа на экран.
Режим «Разметка страницы» обеспечивает отображение документа постранично в точном соответствии с тем, как он будет выведен на печать.
«Режим Чтение» - предназначен для чтения документа с различными настройками отображения страниц.
Режим «Структура» позволяет сворачивать и разворачивать заголовки и относящийся к ним текст, работать с заголовками определенной глубины вложенности.
21. Создание и закрытие документа
Перед началом работы с редактором необходимо научиться создавать новый текстовый документ и производить его предварительную настройку.
Откройте меню команд и вызовите команду «Создать». После ее вызова на экране отображается дополнительное окно «Создание документа». С помощью него можно создать как новый абсолютно пустой документ, так и новый документа на основе уже имеющегося шаблона.
После нажатия на кнопку «Новый документ» и «Создать» на экране отобразиться чистая страница в составе, которой не имеется никаких элементов. Для того чтобы создать документ на основе шаблона выбираем шаблон из предустановленных в системе. После выбора файла с шаблоном нажимаем кнопку «Создать». На экране отобразиться новый текстовый документ с набором уже существующих в нем элементов. Далее в них вводятся новые значения.
|
|
|
Для закрытия текущего документа можно воспользоваться одним из двух вариантов.
Первый вариант закрытия документа – нажмите на кнопку в виде крестика на строке заголовка. Если документ не был сохранен, то программа предложит произвести сохранение.
Также имеется возможность закрытия документа с помощью кнопки «Офис». Нажмите на кнопку «Офис» и выполните команду «Закрыть».
22. Настройка изображений. Вставка надписей и формул
После вставки иллюстрации, ее необходимо настроить. Как всегда после вставки рисунка, на ленте команд доступна вкладка «Формат».
В блоке команд «Изменить» имеется возможность настроить основные параметры графического файла, такие как размер, способ сжатия, а также яркость и контраст.
В блоке «Стили» содержится широкий набор готовых форматов, которые можно применить к иллюстрации в один клик. Также в этом блоке доступны команды по настройке заливки и обводки контура изображения.
Команды блока «Упорядочить» позволяют настроить положение рисунков относительно друг друга, а также относительно текста.
Надпись – это текст, обведенный рамкой, который можно поместить в любое место документа.
Для вставки надписи перейдите на вкладку «Вставка» и блоке кнопок «Текст» выполните команду «Надпись».
В появившемся списке выберите любую из готовых надписей – и она добавится в документ. Осталось только ввести текст.
Имеется возможность также вставки произвольной надписи. Для этого из списка выполните команду «Нарисовать надпись». После этого в документе просто протащите рамку надписи и отформатируйте ее. Введите текст и надпись готова.
В программе Word 2007 имеется также возможность вводить математические формулы на профессиональном уровне.
Для вставки перейдите на вкладку «Вставка» и блоке команд «Символы» нажмите на кнопку «Формула». При этом раскроется список самых распространенных математических формул. Выберите нужную – она вставится в документ. Теперь только осталось ее изменить.
Если ни одна из стандартных формул не подходит – выберите в списке «Вставить новую формулу» и, используя появившуюся вкладку «Конструктор» введите формулу.
Помните, что часто используемые формулы с помощью контекстного меню можно сохранить как стандартные.
23. Создание таблиц и нумерация ячеек Изменение параметров ячеек
Часто возникает необходимость изменять ширину столбцов и высоту строк в таблице.
После вставки таблицы, подведите курсор к вертикальной или горизонтальной странице – он изменит свой внешний вид. После этого зажмите левую кнопку мыши и, не отпуская ее, переместите границу таблицы.
Также, имеется возможность изменения размеров строк и столбцов с помощью линейки.
После вставки таблицы на линейке появляются дополнительные маркеры. Перемещая их с помощью левой кнопки мыши, будут соответственно меняться размеры элементов таблицы.
Все операции по работе с ячейками доступны на закладке «Макет». Данная закладка отображается, если в документе выделена таблица.
Для объединения ячеек необходимо выделить их набор и нажать кнопку «Объединить ячейки». При этом вся выбранная область будет отображена одной ячейкой.
Разделение ячеек – для разделения ячеек как по горизонтали, так и по вертикали используется команда «Разбить ячейки». После ее вызова на экране появляется диалоговое окно, в котором производится работа с разбиением ячеек. В нем вводится число строк и столбцов, на которое разбивается ячейка. При этом работа производится над ячейкой, которая в данный момент выделена или над той в которой установлен текстовый курсор.
В программе существует несколько способ создания таблиц. Откройте закладку «Вставка» и нажмите кнопку «Таблица». Отобразится список команд для работы с таблицами. Нажмите в данном списке команду «Вставить таблицу». При этом на экране отобразиться диалоговое окно «Вставка таблицы». В группе параметров «Размер таблицы» задается количество строк и столбцов создаваемой таблицы. В группе параметров «Автоподбор ширины» столбцов задается ширина колонок в сантиметрах. Можно использовать значение «Авто» при выбранной опции «Постоянная», тогда ширина будет подобрана автоматически так, чтобы таблица по ширине поместилась в рамки полосы набора, при этом первоначально ширина всех колонок одинакова. После того как заданы размеры и параметры таблицы нажимаем на кнопку «ОК» и таблица будет помещена в документ. Так же как и при работе с текстом перед тем как применить к колонкам или строкам какую либо операции, необходимо произвести их выделение. В программе Word предусмотрена операция нумерации ячеек. Для ее выполнения произведите следующие действия. Выделите набор ячеек, которые нужно пронумеровать, после этого подведите курсор к пиктограмме нумерованного списка в ленте команд и произведите щелчок левой кнопкой мыши, после этого таблица будет пронумерована. Далее если с таблицей будут проводиться какие либо изменения, например, будет изменено количество ячеек, то нумерация будет автоматически пересчитана
1. Microsoft Office Excel 2007
представляет собой мощный табличный процессор, который широко используется как рядовыми пользователями, так и специалистами узкого профиля для работы с электронными таблицами.
Электронная таблица – это информационная технология для профессиональной работы с данными, представляющая собой аналог обычной таблицы и позволяющая производить разнообразные вычисления с числовыми данными. Электронные таблицы позволяют автоматизировать выполнение однотипных вычислений и пересчета с изменяющимися исходными данными, а также обрабатывать числовую информацию в массиве баз данных, анализировать финансы, доходы, налоги и так далее. В ячейки электронной таблицы можно вносить текст, числа, формулы. Электронные таблицы часто используются в качестве простых баз данных или как приложение для построения графиков и диаграмм. Для управления электронной таблицей созданы специальные программные продукты – табличные процессоры.
Табличный процессор – комплекс программных средств для математической, статистической и графической обработки текстовых и числовых данных в табличном виде.
Основными возможностями применения Excel 2007 являются
- решение числовых задач, требующих больших вычислений (создание отчетов, анализ результатов);
- создание диаграмм;
- организация списков (создание и использование сложно структурированных таблиц);
- доступ к данным других типов (возможность импортирования данных из множества различных источников);
- создание рисунков и схем (использование фигур и объектов SmartArt);
- автоматизация сложных задач (с использованием макросов).
Нововведениями в Excel 2007 является следующее (см. [1, с. 61-70]):
- новый пользовательский интерфейс, основанный на лентах и вкладках;
- большая размерность рабочих листов (количество строк 1 048 576 против 65 536 в Excel 2003; количество столбцов 16384 против 256 в Excel 2003);
- увеличение количества возможных уровней сортировки (до 64), уровней вложений в формуле (до 64), аргументов функции (до 255), отображаемых в ячейке символов (до 32 000), отображаемых в списке автофильтра элементов (до 10 000);
- новые форматы файлов (основанные на формате xml);
- таблицы на рабочих листах (новый объект с расширенными возможностями по работе с ним);
- стили и темы (усовершенствованные средства для оформления таблиц), добавление новых полезных шаблонов рабочих книг;
- улучшение внешнего вида диаграмм и графиков;
- усовершенствованный режим «Разметка страницы»;
- расширенные возможности условного форматирования (неограниченное количество накладываемых на ячейку условий, новые средства визуализации данных в зависимости от значений);
- обобщенные опции (сведение множества различных опций в одно диалоговое окно);
- средства SmartArt (полезные для построения схем и рисунков);
- автозаполнение формул (помощь при записи формулы в ячейку) и возможность изменения размера строки формулы при вводе;
- новые функции в списке функций (введены 5 новых функций);
- улучшенные сводные таблицы;
- улучшенные возможности масштабирования рабочих листов;
- использование центра управления безопасностью (для различных настроек доступа и работы с конкретным файлом);
- проверка совместимости с другими версиями Excel.
2. Интерфейс табличного процессора Microsoft Excel 2007
В окне Microsoft Excel 2007, как и в других программах MS Office 2007, используется новый ленточный интерфейс В верхней части окна расположена лента со вкладками инструментов,
кнопка Office, панель быстрого доступа, строка заголовка. Под лентой меню расположена строка, в которой отображается название активной ячейки, а также строка ввода формул или содержимого выделенной ячейки. В нижней части окна расположена строка состояния, которая содержит различного рода вспомогательную информацию по работе с программой.
Кнопка Office
Кнопка Office (рис. 1.2) предназначена для вызова наиболее часто использующихся команд по работе с файлами книг: Создать, Открыть, Преобразовать, Сохранить, Сохранить как, Печать, Подготовить, Отправить,Опубликовать, Закрыть. Также в открывающемся меню кнопки можно найти последние используемые файлы (пункт «Последние документы»), настроить основные параметры Excel (кнопка Параметры Excel), выйти из программы (кнопка Выход из Excel).
На панели размещены кнопки наиболее часто выполняемых операций. По умолчанию это: Сохранить, Отменить ввод, Повторить ввод. На панель могут быть добавлены кнопки из раскрывающегося по кнопке списка настройки, либо любые другие команды при использовании пункта Другие Команды – Настройка. Для добавления и удаления определенных команд, необходимо их выделить в левой части окна и добавить на правую, а также указать, будет ли панель иметь заданный вид при открытии всех других документов, выбрав из списка пункт Для всех документов, или только для определенного документа.
Лента главного меню
Лента главного меню включает в себя вкладки: Главная, Вставка, Разметка страницы, Формулы, Данные, Рецензирование, Вид. Каждая вкладка содержит группы инструментов, предназначенных для выполнения определенного класса задач. Также существуют специализированные вкладки, которые появляются в ленте меню на время работы с определенными объектами.
На панелях инструментов вкладок вынесены наиболее часто используемые кнопки. Другие нужные команды группы можно вызвать, нажав на небольшую стрелку в правом нижнем углу определенной группы. Это позволит вызвать диалоговое окно, содержащее все команды данной группы. При наведении на курсора на кнопки инструментов появляется всплывающая подсказка, которая информирует об их предназначении.
3. Вкладка Главная
состоит из следующих групп инструментов, позволяющих осуществлять базовые операции по редактированию и оформлению текста в ячейках, форматированию самих ячеек и работе с ними:
- буфер обмена (позволяет осуществлять копирование, вставку, специальную вставку, удаление, формат по образцу);
- шрифт (позволяет задавать разнообразные параметры шрифта, заливки и границ ячеек);
- выравнивание (позволяет устанавливать выравнивание текста в ячейках по горизонтали и вертикали, направление и перенос текста, объединение/разъединение ячеек);
- число (используется для задания формата отображения значений ячейки, регулирования разрядности числовых значений);
- стили (позволяет задавать разнообразные параметры стилей оформления ячеек, условное форматирование);
- ячейки (позволяет выполнять операции вставки, удаления, формата ячеек, строк, столбцов, листов, а также выставлять параметры защиты различных
объектов);
- редактирование (предназначена для вставки функций в формулы, задания прогрессии, сортировки и фильтрации, очистки содержимого ячеек, поиска и выбора различных объектов листа).
Вкладка Вставка состоит из следующих групп, позволяющих осуществлять вставку в электронную таблицу различных элементов:
- таблицы (позволяет создать на листе новый объект – таблицу, вставить сводную таблицу и диаграмму);
- иллюстрации (позволяет вставлять рисунки, клипы, фигуры, объекты SmartArt);
- диаграммы (позволяет вставить на листы диаграммы и отформатировать их),
- связи (осуществляет вставку гиперссылок);
- текст (позволяет вставить предварительно отформатированные надписи, объекты WordArt, специальные символы, колонтитулы и другие объекты).
4. Вкладка Вставка
(состоит из следующих групп, позволяющих осуществлять вставку в электронную таблицу различных элементов:
- таблицы (позволяет создать на листе новый объект – таблицу, вставить сводную таблицу и диаграмму);
- иллюстрации (позволяет вставлять рисунки, клипы, фигуры, объекты SmartArt);
- диаграммы (позволяет вставить на листы диаграммы и отформатировать их),
- связи (осуществляет вставку гиперссылок);
- текст (позволяет вставить предварительно отформатированные надписи, объекты WordArt, специальные символы, колонтитулы и другие объекты).
Вкладка Разметка страницы (рис. 1.5в) состоит из следующих групп инструментов, ориентированных на установку и настройку различных параметров разметки страницы:
- темы (изменение вида оформления электронной таблицы, в том числе, цветов, шрифтов, эффектов);
- параметры страницы (выбор размеров полей, ориентации и размера бумаги, добавление в документ разрывов страниц, включение режима печати заголовков таблицы, задание подложки листов);
- вписать (изменение масштаба документов, задание распределения таблицы на
определенное количество листов при печати);
- параметры листа (задание вида отображения данных на листе);
- упорядочить (корректировка параметров размещения выделенного объекта на листе, привязка к сетке).
5. Вкладка Формулы
состоит из групп инструментов по созданию и использованию формул на листах таблицы:
- библиотека функций (используется для вставки функций различных типов);
- определенные имена (задание и использование имен для более удобной
работы ячейками в формулах);
- зависимости формул (нахождение зависимостей и проверка формул);
- вычисление (задание пересчета формул).
Вкладка Данные состоит из групп инструментов для различных
операций с данными:
- получить внешние данные (импорт данных из различных приложений);
- подключения (интерактивный сбор данных);
- сортировка и фильтр (расширенные возможности сортировки и отбора данных);
- работа с данными (проверка, объединение данных, подбор заданных параметров, удаление повторяющихся значений);
- структура (группировка и подведение итогов).
6. Вкладки Рецензирование, Вид
состоит из следующих групп:
- правописание (проверка орфографии, грамматики, использование
справочников, перевод выделенного текста на другой язык);
- примечания (создание, редактирование и удаление примечаний к ячейкам);
- изменения (настройка параметров защиты листов и книг).
Вкладка Вид состоит из следующих групп инструментов,
предназначенных для настройки режимов просмотра документов:
- режимы просмотра книги (просмотр документов в различных видах);
- показать или скрыть (дополнительные элементы настройки отображения
элементов окна);
- масштаб (изменение масштаба книги и ее частей);
- окно (открытие нового окна, упорядочивание и управление открытыми
окнами, разделение текущего окна на два окна для одновременного просмотра
разных частей документа);
- макросы (работа с макросами в таблицах).
7. Создание новой книги
Все создаваемые в Excel файлы называются книгами, они состоят из множества рабочих листов и имеют расширение.XLSX (если книга не содержит макросы) и.XLSM (если книга содержит макросы), также книга может иметь расширение.XLTX (книга-шаблон) и.XLTM (книга-шаблон с макросами). При запуске программы автоматически создается новая пустая книга. Для создания новой книги также предназначен пункт Создать кнопки Office. При его выборе появляется окно Создание книги. В его левой части необходимо указать категорию шаблонов, на основе которых будет создана книга. По умолчанию используется вариант Пустые и последние, но может быть выбран необходимый шаблон из имеющихся (Установленные шаблоны) или созданных пользователем (Мои шаблоны, Из существующего документа) заготовок. Для завершения создания нового файла необходимо в правом нижнем углу нажать кнопку Создать.
Сохранение книги
Excel 2007 по умолчанию сохраняет файлы в формате.xlsx. Этот формат не поддерживается старыми версиями программы. Поэтому, чтобы файл был совместим с предыдущими версиями Excel, необходимо сохранять его в формате Книга Excel 97-2003 (кнопка Office – Сохранить как…). Также при помощи этой команды можно сохранить книгу в других доступных форматах.
8. Открытие книги
При открытии книги, созданной в Excel более ранних версий, она будет открыта в режиме совместимости. Чтобы для книги были доступны все функции Excel 2007, необходимо преобразовать файл с помощью команды Преобразовать кнопки Office.
Excel позволяет работать с несколькими книгами одновременно, открытыми в отдельных окнах. Кнопки панели Окно (рис. 2.2) вкладки Вид помогают упростить работу пользователя при этом:
Новое окно – создает новое окно для рабочей книги;
Упорядочить все – позволяет по разному разместить окна всех открытых книг;
Сохранить рабочую область – сохранение положения всех открытых книг;
Перейти в другое окно – переключение между окнами открытых книг.
Для более удобной работы с частями одной книги, используются следующие команды:
Закрепить области – позволяет оставить на месте во время прокрутки
определенные строки и столбцы;
Разделить – разделение одного окна на несколько частей;
Рядом – располагает окна открытых книг или листов рядом для сравнения их содержимого;
Синхронная прокрутка – становится активной, при нажатой кнопки Рядом и позволяет синхронно прокручивать книги.
9. Защита книг и совместное использование
Для случаев, когда книгу нужно защитить от копирования и модификаций,
в Excel 2007 существуют способы защиты файлов книг.
Защита может быть задана:
- паролем для открытия книги;
- запретом манипулирования с ее листами;
- запретом изменения положения и размера окна рабочей книги.
Пароль на открытие книги можно задать командой Office – Подготовить –
Зашифровать документ, либо при сохранении файла выбрать Office –
Сохранить как и в диалоговом окне сохранения файла выбрать Сервис – Общие
параметры – Пароль для открытия.
Запретить производить какие-либо действия с листами книги можно через команду Рецензирование – Изменения – Защитить книгу – Структуру.
Чтобы не изменялось положение и размер окон книги, можно применить команду Рецензирование – Изменения – Защитить книгу – Окно.
Также для защиты от изменений книге может быть присвоен статус «окончательная» рабочая книга (Office – Подготовить – Пометить как окончательный), тогда книга сможет быть открыта только для чтения без возможности внесения изменений и сохранения под новым именем.
Для удаления из книги личных данных, сведений об организации и проч. при демонстрации другим пользователям нужно применить команду Office – Подготовить – Инспектор документов и удалить лишние сведения. При необходимости работы с одной книгой нескольких пользователей можно определить совместный доступ к «общей» книге через команду Рецензирование – Изменения – Доступ к книге и установку необходимых параметров. Для отслеживания внесенных исправлений можно применять команду Рецензирование – Изменения – Исправления.
10. Основные операции с листами
Каждая рабочая книга в Excel состоит из рабочих листов. Лист состоит из ячеек, образующих строки и столбцы. На одном листе может содержаться 1 048 576 строк и 16 384 столбцов. Для активизации листа нужно нажать на его название в группе ярлыков листов, либо на кнопки со стрелками для перехода к нужному листу Листы можно добавлять, удалять, перемещать, копировать, переименовывать, выделять, задавать цвет для ярлыка. Для этого можно воспользоваться соответствующей командой из контекстного меню по нажатию правой кнопки мыши на ярлыке листа
Замечание. Выделение ярлычков листов при нажатой клавише Shift позволяет выделить несколько листов подряд, при нажатой Ctrl – несколько вразброс.
Лист может быть разделен на несколько частей по горизонтали или вертикали для удобства просмотра с помощью двойного нажатия мышью по маркерам разделения листа.
Лист может быть скрыт от просмотра в книге по команде Скрыть контекстного меню и вновь отображен по команде Отобразить.
Для листа может быть задана защита от изменений его определенных элементов, она задается через команду Рецензирование – Изменения – Защитить лист.
11. Основные операции с ячейками, строками и столбцами
Выделение
Перед выполнением каких-либо действий (копирование, перемещение и удаление данных, размещение ссылок на ячейки в формулах и т. д.) с ячейками, строками, столбцами необходимо их выделить.
Чтобы выделить ячейки, установите курсор в нужную позицию и выделите смежные ячейки при помощи левой кнопки мыши. Чтобы выделить диапазон ячеек, установите курсор в левый верхний угол диапазона, удерживая клавишу Shift, установите курсор в правый нижний угол диапазона. Блок ячеек между этими позициями будет выделен. Чтобы выделить несмежные ячейки, производите выделение нужных ячеек при нажатой клавише Ctrl.
Чтобы выделить строку/столбец, установите курсор на заголовок строки/столбца. Чтобы выделить несколько смежных строк/столбцов, установите курсор на заголовок строки/столбца начала диапазона, удерживая клавишу Shift, переместите курсор на заголовок строки/столбца конца диапазона. Чтобы выделить несмежные строки/столбцы, начинайте выделение нужных строк/столбцов при нажатой клавише Ctrl.
Чтобы выделить все ячейки листа, примените комбинацию клавиш Ctrl+A, либо нажмите на кнопку на пересечении заголовков строк и столбцов Для выделения текста внутри ячейки нужно войти в режим редактирования (по клавише F2 или дважды щелкнуть мышью по ячейке) и выделить нужный текст.
Замечания.
В Excel 2007 возможно выделение ячеек, отвечающих определенным требованиям. Для этого используйте команду Главная – Редактирование – Найти и выделить – Выделение группы ячеек и задайте в диалоговом окне нужные параметры выделения. выделите нужные ячейки и щелкните на ярлыках листов, где вы хотите их выделить.
Добавление и удаление
Чтобы добавить новую ячейку на лист, нужно выделить место вставки новой ячейки, по контекстному меню выбрать команду Вставить… и в появившемся окне Добавление ячеек выбрать нужный вариант.
Чтобы добавить новую строку/столбец, нужно выделить строку/столбец, перед которой будет вставлена новая/новый, и по контекстному меню командой Вставить осуществить вставку элемента, либо использовать команду Главная – Ячейки – Вставить.
Чтобы удалить строку/столбец, нужно выделить данный элемент, и по контекстному меню командой Удалить, выполнить удаление, либо применить Для удаления ячеек со сдвигом выберите из контекстного меню команду Удалить.. и укажите способ удаления.
Для удаления данных из ячеек воспользуйтесь командой контекстного меню Удалить – Очистить содержимое. Также на панели Редактирование
вкладки Главная существует кнопка Очистить, позволяющая выбрать, что именно вы хотите очистить в ячейке (все, формат, содержимое, примечания).
12. Копирование и перемещение
Чтобы скопировать данные из ячейки/строки/столбца, нужно выделить необходимый элемент и по контекстному меню по нажатию правой кнопки мыши выбрать пункт Копировать, затем Вставить, переместив курсор и выделив нужное для вставки место. Также можно воспользоваться сочетаниями клавиш Ctrl+Insert или Ctrl+C (для копирования) и Shift+Insert или Ctrl+V (для вставки), либо с помощью левой кнопки мыши с нажатой одновременно клавишей Ctrl «перетащить» элемент в нужное место для получения там его копии, либо воспользоваться соответствующими кнопками на панели Буфер обмена вкладки Главная.
Чтобы переместить данные из ячейки/строки/столбца, нужно выделить необходимый элемент и по контекстному меню по нажатию правой кнопки мыши выбрать пункт Вырезать, затем Вставить, переместив курсор и выделив нужное для вставки место. Также можно воспользоваться сочетаниями клавиш Shift+Delete или Ctrl+X (для вырезания) и Sh
