Копирование форматирования
Во время стандартно выполняемого копирования ячейки осуществляется ее полное копирование, то есть копируются содержимое, примечание и формат ячейки. Если нужно перенести в другую ячейку какие-либо отдельные элементы, то обычное копирование через буфер обмена или буксировкой не приведет к желаемому результату. В этом случае вместо команды Правка > Вставить следует использовать команду Правка > Специальная вставка... В окне этой команды (рис. 13.9) в группе Вставить нужно включить переключатель, соответствующий тому элементу ячейки, который требуется скопировать. Например, для копирования только формата нужно включить переключатель форматы. К сожалению, за одно обращение к окну можно скопировать только один элемент. Поэтому для копирования нескольких элементов, например примечания и формата, команду Правка > Специальная вставка... потребуется выполнить несколько раз.
Рис. 13.9. Окно команды Специальная вставка Для копирования параметров форматирования, которые уже имеют одна или несколько ячеек, можно использовать и прием, известный по текстовому редактору MS Word. Ячейку, которая имеет нужные параметры форматирования, следует выделить и затем щелкнуть на кнопке Формат по образцу в панели Стандартная. Рядом с курсором мыши появится кисточка. Теперь достаточно щелкнуть клавишей мыши на левой верхней ячейке выделенного диапазона ячеек, которому следует присвоить скопированный формат. При использовании форматирования по образцу копируются все параметры форматирования, в том числе параметры форматирования чисел, текстовых фрагментов, цвет, обрамление, узор заливки. Автоматизация вычислений В таблицах, содержащих числовую информацию, довольно часто приходится выполнять различные вычисления. Основное преимущество программы MS Excel состоит в богатом наборе средств автоматизации вычислений. Всевозможные вычисления в программе MS Excel основаны на формулах, которые, собственно, и задают правила выполнения этих вычислений.
Автосуммирование Одной из самых распространенных вычислительных операций в таблицах является суммирование чисел, расположенных в некотором диапазоне ячеек. Суммирование, как и все остальные вычисления, основано на использовании формулы, но в связи с массовым характером применения этой операции в MS Excel предусмотрен ряд способов автоматизации суммирования без явного использования соответствующей формулы. Самый простой способ автоматизации некоторых простых вычислений состоит в использовании строки состояния. При выделении любого фрагмента таблицы автоматически подсчитывается сумма всех чисел, находящихся в ячейках фрагмента. Результат суммирования отображается в строке состояния уже в процессе выделения ячеек (рис. 13.10). В контекстном меню этого участка строки состояния можно выбрать и другие варианты операций над содержимым выделенного фрагмента: найти среднее арифметическое, максимальное или минимальное значение и т. д. (рис. 13.10). ВНИМАНИЕ Используя этот способ автосуммирования, необходимо иметь в виду, что во время подсчета суммы используются значения из всех выделенных ячеек, игнорируются только ячейки, содержащие текст. Все остальные данные (типа дата, время, формула) участвуют в вычислении суммы после соответствующего автоматического преобразования в числовой формат. Так, например, значение 1/2/1, трактуемое как дата 01.02.2001 года, в числовом формате рассматривается как число 36 923. И если ячейка с такой датой попадет в выделенный фрагмент, то ее содержимое будет включено в общую сумму.
Второй способ состоит в использовании кнопки Автосуммирование
Рис. 13.10. Результаты автовычислений в строке состояния и контекстное меню СОВЕТ Необходимо внимательно проверить, совпадает ли предлагаемый программой диапазон ячеек с тем, который намечен для вычисления суммы. Если программа правильно определила слагаемые, то для получения результата нужно нажать клавишу Enter. Программа вставит в выделенную ячейку соответствующую формулу и отобразит в ней вычисленную сумму. Если программа ошиблась и предложила диапазон ячеек, отличающийся от требуемого, то нужно выполнить буксировку пунктирного контура от ячейки с первым слагаемым к ячейке с последним слагаемым и после этого нажать клавишу Enter. Формулы в MS Excel Как уже неоднократно отмечалось, в ячейках таблицы могут содержаться не только значения, но и формулы, т. е. инструкции, указывающие, что и как следует вычислять. Формула представляет собой выражение, состоящее из чисел, знаков математических операций, адресов ячеек таблицы, названий функций, круглых скобок и т. д. Отличительным признаком формул в программе MS Excel является наличие знака равенства (=), плюс (+) или минус (-) в начале формулы. Обычно формулы в качестве аргументов используют значения из других ячеек рабочей таблицы. Рассмотрим, например, формулу =А1+А2. Она интерпретируется как указание MS Excel сложить числовые значения, хранящиеся в ячейках А1 и А2, после чего отобразить результат вычислений в ячейке, заменив находящуюся в ней формулу. Операции и функции В формулах допускается использование знаков математических и логических операций, а также операции конкатенации, объединяющей текстовые строки. Если в одном выражении используется несколько операций, то порядок их выполнения диктуется правилами старшинства, аналогичными правилам, действующим в арифметике. Например, действие умножения выполняется раньше, чем действие сложения или вычитания. Так, в формуле =А1+А2*АЗ сначала выполняется умножение содержимого ячеек А2 и A3, а потом выполняется сложение полученного результата с содержимым ячейки А1. Если нужно изменить порядок, определяемый старшинством операций, то применяются круглые скобки. Как и в арифметике, действия в круглых скобках выполняются в первую очередь. Поэтому в формуле =(А1+А2)*АЗ сначала будет выполнено сложение, а затем умножение. Ниже приведены обозначения операций, которые могут использоваться в формулах программы MS Excel (в порядке убывания их приоритета):
§ - (унарный минус или отрицание); § % (вычисление процента); § ^ (возведение в степень); § *, / (умножение и деление); § +, - (сложение и вычитание); § & (оператор конкатенации); § <, <=, >, >=, =, <> (операции сравнения: «меньше», «меньше или равно», «больше», «больше или равно», «равно» и «не равно» соответственно). Рис. 13.11. Диалоговое окно Мастер функций Кроме операций в формулах могут использоваться функции. В MS Excel определено более 200 различных функций — математических, статистических, финансовых, для работы с базами данных и ряд других. Командой Вставка > Функция..,, а также с помощью кнопки Вставка функций Чтобы включить функцию в формулу в списке Категория: окна первого шага, нужно выбрать строку, соответствующую характеру включаемой функции, а затем в обновившемся после выбора категории списке Функция: отобрать строку с ее названием. Во время выбора функции в нижнем секторе окна отображаются ее описание и требуемые аргументы. После нажатия кнопки ОК произойдет открытие окна второго шага мастера функций, в котором предоставляется возможность ввести все необходимые для вычисления значения функции аргументы. Аргументы функции записываются в круглых скобках после ее названия. Если аргументов у функции несколько, то они перечисляются через запятую. Например, функция вычисления суммы называется СУММ. Если требуется просуммировать числа, находящиеся в ячейках Al, A2 и A3, то это можно сделать с помощью функции СУММ(А1,А2,АЗ) с тремя аргументами.
Если аргументом функции или формулы является адрес ячейки, то вместо ввода этого адреса с клавиатуры можно выполнить щелчок клавишей мыши на нужной ячейке — ее адрес автоматически станет аргументом выбранной функции или записываемой в ячейку формулы. Кроме того, с помощью кнопки Некоторые функции, например функция вычисления суммы СУММ, среднего арифметического (она называется СРЗНАЧ), наименьшего (МИН) или наибольшего (МАХ) значений, могут иметь много аргументов, которые должны быть расположены в некоторых ячейках таблицы. В этом случае адреса всех аргументов должны быть указаны в обращении к такой функции. В программе MS Excel предусмотрена возможность упрощения обращения к функциям с помощью задания так называемого диапазона ячеек. Диапазон ячеек задается адресами первой и последней ячейки диапазона, которые отделены друг от друга двоеточием. Например, запись В2:В6 аналогична перечислению совокупности ячеек В2, ВЗ, В4, В5, В6, а диапазон А1:ВЗ задает прямоугольный фрагмент, он эквивалентен следующему списку аргументов Al, A2, A3, Bl, B2, ВЗ. Обращаем внимание читателя на то, что обычный список может содержать произвольные, не смежные адреса ячеек, в то время как диапазон всегда включает в список аргументов все его ячейки. Ошибки в формулах При работе с формулами могут возникнуть ошибки, связанные с использованием адресов пустых или удаленных ячеек, некорректным вводом аргументов формул. В этом случае Excel выдает сообщение об ошибке, записанное в условном виде. В таблице 13.3 приведены наиболее часто встречающиеся сообщения об ошибках и описывается их смысл.
Таблица 13.3. Сообщения об ошибках в формулах
#ДЕЛ/0! Попытка деления на ноль #Н/Д! Отсутствуют данные, необходимые для расчетов (возможно, ячейка пуста)
#ИМЯ! Ссылка на несуществующее имя #ЧИСЛО! Использован недопустимый числовой аргумент #ССЫЛКА! Неправильно указан адрес ячейки #ЗНАЧ! Тип значения не совпадает с типом данных, допустимых для данного аргумента
Воспользуйтесь поиском по сайту: ![]() ©2015 - 2025 megalektsii.ru Все авторские права принадлежат авторам лекционных материалов. Обратная связь с нами...
|