Управление электронными документами в Великобритании

Основными законодательными актами, действующими в Соединенном Королевстве в области электронных документов, являются:

1. Закон о защите данных. В соответствии с редакцией 1984 года закон регулирует использование только автоматически обработанной информации.16 июля 1998 года он получил королевскую санкцию, с этого времени сфера действия закона распространилась и на бумажные документы. Государственный архив выпустил руководство, устанавливающее порядок применения закона о защите данных в деятельности управляющих документацией правительственных учреждений и архивов. Это руководство объясняет новые термины, которые содержатся в законе, суммирует права в области данных и принципы защиты данных, а также объясняет условия их обработки в исторических и научных целях.

2. Закон о свободе информации. Данный закон получил королевскую санкцию 30 ноября 2000 года и вступил в силу с января 2005 года. Он закрепляет право на доступ к публичным документам и информации о деятельности государственных органов. Одна из целей этого закона - обязать государственные власти размещать в Интернете сообщения о планах, сроках и месте публикации по тем вопросам, которые станут доступными общественности в определенное время.

Текущей работой Национального архива руководит хранитель архива, а ответственность за архивы страны возложена на лорда-канцлера. По закону о свободе информации он издает два Свода практических указаний по управлению документами. Свод практических указаний, изданный в развитие 45-й части закона, устанавливает практические требования для органов власти по работе с запросами, обеспечению доступа к информации государственных учреждений (за исключением обращений граждан в архивы, которое регулируется законодательством о защите данных). Свод практических указаний, изданный в развитии 46-й части закона, устанавливает правила управления документацией, которые должны соблюдаться всеми органами власти.

Национальный архив Соединенного Королевства Великобритании и Северной Ирландии принимает активное участие в области управления электронными документами. Он включает: Комиссию по историческим документам и Государственный (публичный архив).

Комиссия по историческим документам была создана в 1869 году. Она является консультативным органом по архивам и отдельным рукописям, относящимся к истории страны. Это основной источник информации для исследователей о содержании и местонахождении определенных документов: комиссия ведет Национальный реестр архивов, архивный портал в Интернете (ARCHON).

Государственный архив в Кью под Лондоном - центральный государственный архив Великобритании, он был образован еще в 1838 году. Государственный архив хранит документы за период с 11 века и по настоящее время. Он предоставляет в распоряжение пользователей Интернета общедоступный БД, который содержит свыше 8 млн. электронных описаний на уровне заголовков дел. [50] В его виртуальном музее можно увидеть старейшие документы являющиеся национальным достоянием, например знаменитую Кадастровую книгу - земельную опись Англии, произведенную Вильгельмом Завоевателем в 1086 году.

Государственный архив консультирует служащих центральных и местных государственных архивов по вопросу обеспечения сохранности документов, помогает центральным правительственным учреждениям отбирать документы, доступ к которым будет открыт общественности только через 30 лет. Здесь важно отметить, что доступ к документам центральных правительственных учреждений Великобритании открывается по истечении 30-летнего срока после их утверждения. Есть документы, не подлежащие оглашению в течение 75 и даже 100 лет, если их опубликование затрагивает безопасность государства, может нанести ущерб, а также затронуть интересы еще живущих людей или их прямых наследников.

В Великобритании также как и в США (хотя и позже) получили распространение архивные АИПС. В Государственном архиве была внедрена поисковая система PROSPEC и автоматизированная система контроля выдачи документов PROMT, которая печатала требования на документы, осуществляла проверку запросов, которые пользователи вводили с терминалов в специальном справочном зале. [51]

В Великобритании, помимо законодательных актов, действует и ряд национальных стандартов по управлению электронной документацией.

Государственный архив выпускает стандарты, руководства и методики по управлению документами любого формата на протяжении их полного жизненного цикла - от создания до уничтожения или передачи на государственное хранение. В 1995 году Государственный архив ввел программу управления служебными электронными документами правительственных учреждений - EROS. В нее входили различные стандарты и методики, а именно:

"Руководство по управлению, оценке и сохранности электронных документов";

"Корпоративная политика в области электронных документов";

"Практические рекомендации по управлению электронными данными при использовании программы Office 97 в локальной сети";

"Руководство по управлению электронными документами на веб-сайтах и в локальных сетях";

"Руководство по совершенствованию методики управления электронной почтой".

В 2001 году для Европейского Союза британской компанией Cornwell Affiliates plc. была подготовлена спецификация Модельных требований к управлению электронными документами (MoReq). [52] MoReq содержат функциональные требования к системе управления электронными документами и предназначены как для управляющих документацией и архивистов, так и для всех офисных служащих и технических работников государственных и коммерческих организаций, ежедневно создающих, получающих и ведущих поиск документов, а также учебных заведений, разработчиков, поставщиков и пользователей систем управления электронными документами, поставщиков услуг в области управления документацией и их потенциальных клиентов.

Государственный архив на основе MoReq в 2002 году разработал "Функциональные требования к системам управления электронными документами", а также "Стандарт метаданных". Фирмы-разработчики систем управления электронными документами, заинтересованные в том, чтобы их программные продукты были оценены на соответствие этим требованиям, могут заключить контракт на тестирование с Национальным архивом. Результаты тестирования действительны в течение двух лет и не являются обязательным условием для использования в правительственных учреждениях.

В Великобритании очень важной частью концепции управления веб-документами, является архивирование сайтов. В Национальном архиве из 2.5 тысячи отдельных сайтов британских правительственных учреждений был отобран 51 сайт, и 24 сентября 2003 года состоялось открытие Британского сетевого архива центральных государственных органов. Сетевой архив включил выборочную коллекцию архивируемых с определенной периодичностью веб-сайтов государственных органов (10 сайтов архивируются еженедельно, а остальные 41 - раз в полугодие). [53] Работа с коллекцией веб-сайтов обеспечивается Национальным архивом при помощи услуг международного Архива Интернет, который представляет собой электронную библиотеку интернет-сайтов, содержащих копии памятников культуры в цифровой форме.

Национальный архив, кроме того, что он отбирает для коллекции сайты государственных органов, но он еще и предоставляет информацию и услуги в Интернете. На сайте Государственного архива (www.pro.gov. uk) можно узнать, как пользоваться архивом, исследовать состав коллекции посредством он-лайновых каталогов, заказать копии документов, "скачать" оцифрованные документы, посетить виртуальные выставки, книжный магазин и образовательный сайт. На сайте Комиссии по историческим документам (www.hmc.gov. uk) можно определить местонахождение манускриптов, относящихся к истории страны, найти ресурсы и текущие проекты определенных архивов при помощи архивного портала ARCHON и воспользоваться обучающими ресурсами.