Главная | Обратная связь | Поможем написать вашу работу!

Должностные обязанности

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ЗАВЕДУЮЩЕГО АРХИВОМ ОРГАНИЗАЦИИ ООО «Инстрой»

______________________ООО «Инстрой»__________________ (наименование учреждения, организации)

	УТВЕРЖДАЮ __________директор ____________________________ (наименование должности руководителя организации)
_________Иванова О.В. Иванова____ _____________________ (подпись) (фамилия, инициалы)
Дата 21.06.2001
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
________21.06.2001____ № __121______ заведующего архивом

ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Заведующий архивом осуществляет руководство архивом ___ООО «Инстрой»____________________ (наименование организации).

1.2. Заведующий архивом является лицом, ответственным за обеспечение отбора, учета, сохранности, качества обработки и использования документов, образующихся в деятельности __________________ООО «Инстрой» _____________________________ (наименование организации).

1.3. Заведующий архивом подчинен непосредственно руководителю службы ДОУ__ ООО «Инстрой» ___________________ (наименование организации) и выполняет свою работу в соответствии с утвержденной должностной инструкцией и планом работы.

1.4. Заведующий архивом назначается и освобождается от занимаемой должности руководителем______________ ООО «Инстрой» ____________________(наименование организации) по представлению руководителя службы ДОУ (наименование службы ДОУ).

1.5. В своей деятельности заведующий архивом руководствуется актами законодательства Республики Беларусь, уставом (положением) организации _____ ООО «Инстрой» ________________________ (наименование организации), положением об архиве, методическими документами по архивному делу и делопроизводству, приказами (распоряжениями), указаниями руководства организации, инструкцией по делопроизводству организации, настоящей должностной инструкцией.

1.6. Заведующий архивом должен знать:

1.6.1. перспективы развития организации, ее финансово-хозяйственной деятельности;

1.6.2. структуру организации и ее подведомственной сети;

1.6.3. нормативные правовые акты и методические документы Государственной архивной службы Республики Беларусь, относящиеся к деятельности ведомственных архивов;

1.6.4. организацию работы с документами, составление и оформление документов;

1.6.5. применение средств вычислительной и организационной техники;

1.6.6. правила охраны труда и техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

ФУНКЦИИ

2.1. Руководство деятельностью архива, обеспечение сохранности документов, поступивших в архив.

2.2. Методическое руководство и практическая помощь структурным подразделениям организации по оформлению документов, подлежащих сдаче в архив.

2.3. Прием документов структурных подразделений организации ___ ООО «Инстрой» ____________________ (наименование организации), их учет в архиве.

2.4. Проведение экспертизы научной и практической ценности документов (отбор дел на хранение и уничтожение), оформление ее результатов.

2.5. Передача дел постоянного хранения в государственный архив.

2.6. Участие в работе экспертной комиссии (ЭК) организации ________ ООО «Инстрой» _________________ (наименование организации).

ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

3.1. Принимает участие в разработке методических пособий, инструкций, рекомендаций по архивному делу и делопроизводству.

3.2. Участвует совместно со службой ДОУ_____ ООО «Инстрой» _________________ (наименование службы ДОУ) в составлении номенклатуры дел __________ ООО «Инстрой» ______________________ (наименование организации).

3.3. Оказывает помощь структурным подразделениям организации в проведении экспертизы ценности документов, оформлении дел и их подготовке к передаче в архив ________ ООО «Инстрой» __________ (наименование организации).

3.4. Участвует в работе ЭК организации, устанавливает совместно с ЭК порядок проведения экспертизы ценности документов в организации и подведомственной сети;

3.5. Осуществляет прием документов структурных подразделений в архив, обеспечивает учет принятых на хранение дел.

3.6. Составляет годовые разделы сводных описей дел постоянного хранения, по личному составу, временного (свыше 10 лет) хранения.

3.7. Составляет ежегодно по структурным подразделениям организации график передачи дел в архив.

3.8. Составляет акт на уничтожение документов с истекшими сроками хранения согласно проведенной экспертизе.

3.9. Обеспечивает учет принятых на хранение дел, создание, совершенствование и пополнение научно-справочного аппарата к хранящимся в архиве делам и документам.

3.10. Составляет план работы архива.

3.11. Участвует в проведении проверок работы с документами и архивов в организации и подведомственной сети.

3.12. Организует использование документов, хранящихся в архиве организации.

3.13. Участвует в организации и проведении мероприятий по повышению деловой квалификации работников службы ДОУ и архивов ___ ООО «Инстрой» ______________ (наименование организации) и подведомственной сети.

3.14. Осуществляет контроль за соблюдением инструкций и правил по организации работы с документами в структурных подразделениях.

3.15. Выдает документы архива во временное пользование работникам организации в соответствии с действующими требованиями.

3.16. Организует проверки наличия хранящихся в архиве дел.

3.17. Совместно с другими структурными подразделениями организации внедряет в практику работы архива современные средства хранения, размножения и использования документов.

3.18. Представляет в государственный архив паспорт архива _______ ООО «Инстрой» _____________ (наименование организации) по форме, установленной органами Государственной архивной службы.

3.19. Организует передачу по описям, утвержденным ЭПК (ЭМК) архивного учреждения, документов и дел на государственное хранение6.

3.20. Участвует в работе ЭПК (ЭМК) государственного архива, осуществляющего контроль за работой архива организации.

ПРАВА

4.1. Контролировать выполнение в организации установленных правил работы архивов.

4.2. Давать указания структурным подразделениям организации __ ООО «Инстрой» _________________ (наименование организации) и подведомственной сети по вопросам подготовки документов к передаче в архив.

4.3. Запрашивать от руководителей структурных подразделений организации и подве-домственной сети сведения, необходимые для работы архива.

4.4. Проверять в структурных подразделениях соблюдение требований к документам, подлежащим передаче в архив.

4.5. Не принимать на хранение в архив документы, формирование и оформление которых не соответствует требованиям правил работы архивов.

4.6. Требовать от структурных подразделений организации передачи в архив документов, законченных делопроизводством, согласно графику.

4.7. Докладывать руководителю организации по вопросам деятельности архива.

4.8. Проводить совещания в организации и подведомственной сети по вопросам работы архивов.

4.9. Давать консультации и разъяснения работникам организации и подведомственной сети по вопросам, входящим в его компетенцию.

4.10. Привлекать в необходимых случаях в качестве экспертов и консультантов специалистов организации _____ ООО «Инстрой» ____________________ (наименование организации) и подведомственной сети.

4.11. Осуществлять обмен опытом в архивной работе с родственными службами других организаций.