 |
В основе управления закупками лежит материально-техническое обеспечение проектов.
|
|
|
|
Система обеспечения проекта ресурсами должна:
– гарантировать устойчивое обеспечение проекта материалами, сырьем, комплектующими в объемах и ассортименте, диктуемых потребителями проекта;
– создавать материальные условия для постепенной диверсификации номенклатуры продукции;
– обеспечивать своевременный переход к выпуску новых, конкурентоспособных видов продукции;
– способствовать снижению материалоемкости производства, в том числе за счет применения новых технологий и материалов, сокращению уровня материальных запасов и транспортно-заготовительных расходов;
– обеспечивать поставку ресурсов в соответствии с проектной документацией и технологией реализации проекта.
Потребности в материалах и поставках для реализации проекта должны определяться, анализироваться и уточняться как в количественном, так и в качественном отношении. При этом должны быть рассмотрены различные факторы, которые могут оказать влияние на виды, количество и качество ресурсов. К ним, в частности, относятся:
– социально-экономические факторы – социальная и культурная среда, социально-экономическая инфраструктура (государственная политика, регулирование, система транспорта и коммуникаций и т.д.);
– финансово-экономические факторы – размер проекта, квалификация и производительность труда персонала, требования рынка в отношении качества продукта, конкуренция среди поставщиков материалов и услуг и др.;
– технические факторы – отрасль промышленности, технология и производственный процесс, тип машин и оборудования, производственная мощность и расчетный объем производства и т.д.
Договор поставки – это договор, по которому поставщик, являющийся предпринимателем, обязуется в установленные сроки передать в собственность (полное хозяйственное ведение, оперативное управление) покупателю товар, предназначенный для предпринимательской деятельности или иных целей, не связанных с личным потреблением, а покупатель обязуется принять товар и уплатить за него определенную цену.
|
|
|
В договоре указываются:
– наименование, количество, развернутая номенклатура продукции, подлежащей поставке. На поставку машин и оборудования договор заключается на основе спецификации;
– качество, комплектность, сортность продукции, подтверждаемая стандартами, техническими условиями, номера которых указываются в договоре. Гарантийный срок на продукцию также указывается в договоре;
– общий срок действия договора и сроки поставки конструкций, строительных материалов;
– договорная цена за единицу поставляемой продукции;
– порядок и формы расчетов;
– платежные, почтовые и отгрузочные реквизиты поставщика и покупателя;
– вид транспорта, которым осуществляется поставка оборудования и материалов;
– другие условия, предусмотренные в соответствии с законодательством, и условия, которые поставщик и потребитель признают необходимым предусмотреть в договоре или в прилагаемых к нему особых условиях;
– порядок отгрузки оборудования и ответственного хранения его узлов на строительной площадке.
В договоре должны отмечаться обязанности потребителя:
– предоставление заказов исходя из плановых нужд в строгом соответствии с проектно-сметной документацией;
– обеспечение своевременного приема и разгрузки транспортных средств, а также оплата поступлений в соответствии с заказами строительных материалов, конструкций и деталей. Важное значение для успеха проекта имеет правильный выбор его поставщиков. Для этого необходимо ответить на следующие вопросы.
|
|
|
• Какие типы контрактов будут использоваться при поставке ресурсов проекта?
• Если необходимы независимые оценки поставщиков и ресурсов, то кто и когда их будет производить?
• Как будет выстроено взаимодействие команды проекта и организации-поставщика (контрактора), ее подразделений по снабжению?
• Какие стандартные контрактные документы необходимы?
• Как будет организована работа со многими поставщиками?
• Как поставки координируются с другими процессами проекта?
Исходными данными для планирования ресурсного обеспечения проектов являются:
– расписание и бюджет проекта, в разбивке по кварталам и месяцам;
– квартальный план ввода объектов в эксплуатацию и задания по окончанию работ проекта;
– годовой план закупок ресурсов;
– годовой график поставки материалов от специализированных организаций.
По договору поставки покупатель обязан совершить все необходимые действия, обеспечивающие принятие товаров, и проверить качество и количество принятых товаров.
При контроле приемки продукции по сроку и количеству различаются:
• просрочка поставки – когда поставщик задержал поставку против срока, обусловленного в договоре;
• недопоставка продукции – если поставщик в обусловленный в договоре срок поставил меньшее количество продукции, чем это предусмотрено в спецификации;
• восполнение – дополнительная поставка ранее недоданной продукции;
• ответственное хранение – принятие заказчиком поставленной продукции без права ее использования с обязательством ее сохранности.
Различают следующие оценки поставленной продукции при контроле технологического оборудования по критерию качества:
• качественная – налицо совокупность потребительских свойств и способность удовлетворять определенные потребности строительства объектов и пусковых мощностей, обеспечивая технические, социальные, эстетические требования, установленные в нормативных документах;
• ненадлежащего качества – оборудование соответствует требованиям нормативных документов и может использоваться по прямому назначению, но показатели качества ниже указанных в отгрузочных документах поставщика;
• некомплектная – нет в наличии всех необходимых деталей, аппаратуры, принадлежностей, вспомогательных устройств, запасных частей, всех предметов, входящих в строго установленный ассортимент;
|
|
|
• с производственными недостатками – из-за нарушений технологических процессов при изготовлении и отступлений от проекта имеются недостатки или дефекты;
• с конструктивными недостатками – имеются недостатки или дефекты, вызванные недостаточной проработкой проектных решений, определяющих конструкцию;
• недоброкачественная – продукция не соответствует но своим показателям требованиям нормативной документации, и ее нельзя использовать по прямому назначению.
Качество поставляемой продукции должно соответствовать показателям государственных стандартов, отраслевых технических условий, утвержденным образцам. При их отсутствии контроль качества продукции осуществляется но стандартам и техническим условиям, утвержденным поставщиком по согласованию с заказчиком. По окончании приемки продукции составляется акт, который подписывается всеми лицами, участвующими в проверке качества и комплектности оборудования.
Основная задача проектно-закупочной фазы проекта — обеспечить поступление оборудования, конструкций, материалов и услуг в точном соответствии с планом проекта.
Этот процесс можно разделить на две части:
закупки ресурсов и услуг на конкурсной основе;
поставки на место производства работ.
Различают следующие организационные формы закупок:
прямые, в которых правовая связь существует между двумя субъектами закупок; междуними заключается соответствующий договор. Предваряют прямые закупки, как правило, торги, но могут осуществляться и прямые закупки без торгов;
посреднические, в которых лицо, осуществляющее проект, вступает в правовые отношения с посредником, т. е. лицом, которое способствует обеспечению проекта необходимыми ресурсами;
биржевые, в которых члены биржи осуществляют биржевую торговлю: а) непосредственно от своего имени и за свой счет; б) от имени клиента и за его счет; в) от своего имени за счет клиента; г) от имени клиента за свой счет. Посетителями биржевых торгов могут быть юридические и физические лица, не являющиеся членами биржи и имеющие право на совершение биржевых сделок.
|
|
|
Требования к некоторым из вышеперечисленных шагов в цикле закупок и поставок, характерные для рыночной экономики:
закупки и поставки осуществляются на основе данных проектной документации;
графики разрабатываются в увязке с общим планом проекта и учитывают длительность всех его фаз;
план должен охватывать весь проект в целом;
выбор места закупок определяется на основе расчета стоимости вариантов;
в плане определяются структуры и лица, ответственные за каждую позицию, подлежащую поставке.
Выбор поставщиков осуществляется на основе изучения т.н. квалификационных анкет, призванных осветить управленческие, технические, производственные и финансовые возможности оферента. Окончательный выбор поставщиков осуществляется в результате торгов.
Требования к порядку размещения заказов:
совместно с проектной организацией разрабатываются мероприятия по стандартизации(сокращению номенклатуры) закупок;
общие заказы оформляются только на основе работ по сокращению номенклатуры закупок;
оценка заявок и проведение торгов предшествуют заключению контрактов;
заключение контрактов производится в результате дополнительных встреч и согласований с победителями торгов по вопросам требований к перевозке и хранению грузов, а также порядка платежей и премирования.
Контроль за поставками:
осуществляется на основе специальных графиков, включающих плановые и фактические сроки и объемы поставок;
организуется по каждому из перечисленных выше видов поставок (оборудование, работы, местные материалы, услуги);
основывается на общем плане проекта;
все изменения вносятся в общий график проекта;
основывается на стандартных формах отчетности.
Все перечисленные работы возглавляет служба руководителя проекта, работающая в контакте со всеми предприятиями и организациями, обеспечивающими проект ресурсами. В крупных проектах главный руководитель (главный менеджер) проекта делегирует соответствующие полномочия специальному менеджеру по поставкам (или даже специальной службе).
|
|
|
