Что такое информационная система?

В подготовке и принятии хозяйственных решений информа­ционные системы используются постоянно. Причем это могут быть системы общего назначения, например Reuters, Bloomberg, российская Росбизнесконсалтинг {www.rbc.ru), снабжающие пользователей самыми последними сведениями о котировках ценных бумаг, валют и публикующие авторитетные аналитичес­кие обзоры с прогнозами изменения показателей. Есть более общие поисковые информационные системы Yahoo!, Alta Vista, Google или российские Рамблер и Rndex. С каждой из них вы мо­жете легко познакомиться, набрав их адрес в Интернете.

Это ре­альные системы, к которым ежедневно обращаются тысячи пользователей. Впрочем, они, может быть, выглядят слишком фор­мальными, неблизкими, при некоторых запросах требуют ввести пароль или дать сведения о кредитной карте. Чтобы посмотреть что-то более осязаемое, попробуем описать гипотетическую ин­формационную систему студента, которую каждый может создать для себя, пользуясь стандартными средствами типа ACCESS или EXCEL, прежде чем изучать реальную систему класса 7.С или SAP R/3.

В качестве ИТ-основы будем рассматривать обычный персо­нальный компьютер со стандартным микрософтовским вооруже­нием, включающим помимо операционной системы Windows ре­дактор тестов Word, электронную таблицу Excel, базу данных Accesss, почтовый пакет Outlook Express и сетевой навигатор Internet Explorer. Так в нашем случае выглядит ИТ-компонент информа­ционной системы.

Для описания функциональных подсистем надо прежде опре­делить конкретные потребности в информации пользователя си­стемы. Какие основные задачи решает студент? Прежде всего учебные: это посещение занятий, выполнение практических за­даний и контрольных работ, чтение литературы, сдача зачетов и экзаменов. Какая информационная поддержка для решения этих задач требуется? Доступное расписание занятий, в которое легко было бы вносить изменения; график контрольных работ, зачетов и экзаменов; контрольные вопросы к зачетам и экзаменам; спис­ки рекомендованной литературы и адреса сетевых источников по различным предметам и темам. Кроме того, «правильный» сту­дент может фиксировать наименования и реквизиты (год и место издания, цена, владелец) полученных для учебы книг, а также одолженных коллегам материальных носителей (книг, дискет, CD и т.п.). Это полезно, чтобы по окончании семестра или учебного года легко провести инвентаризацию и вернуть книги в библио­теку, коллегам и друзьям, а также получить от коллег и друзей свои ресурсы.

Дополнительно будет полезной информация о транспорте, доставляющем студента до университета или института, — рас­писания электричек, автобусов. В этом случае функциональные подсистемы нашей информационной системы студента могут быть такими: «Расписания», «Контрольные вопросы» и «Источники».

«Расписания» представляются в виде набора файлов: «Заня­тия», «Контрольные», «Зачеты и экзамены», «Транспорт». Пер­вые три файла могут представлять обычные таблицы из Excel, а «Транспорт» — просто содержать ссылки на веб-источни­ки расписаний движения транспорта, с помощью которого сту­дент обычно добирается к месту учебы. «Контрольные вопросы» могут существовать в системе в виде обычных файлов Word с именами по предметам и темам. «Источники» будут легко обес­печивать пользователя нужными сведениями о книгах и дискетах с помощью продуманного набора файлов Access с рубриками «По­лученные» и «Выданные».

Теперь, чтобы система заработала, надо прежде всего назван­ные файлы создать и под соответствующими именами поместить в память персонального компьютера. Но только ли это? Здесь полезно вспомнить о третьем компоненте информационных си­стем — управлении. Конечно, если всю необходимую информа­цию ввести в память компьютера, дело создания системы во многом сделано. Однако работать с созданной системой будет намного легче, а сама она станет более надежным помощником, если будут правильно решены вопросы проектирования, дизай­на, безопасности и надежности. Как будет организован вход в систему, каков регламент доступа, как часто и каким образом осуществляется копирование для сохранения информации — все это лишь некоторые вопросы организации и управления инфор­мационной системой. На уровне обсуждаемой упрощенной сис­темы эти проблемы порой трудно отделить от чисто технологи­ческих, и они не всегда выглядят принципиальными, однако для крупных систем недооценка проблем управления созданной сис­темой может свести на нет все затраченные усилия на создание ИТ-основы и формирование функциональных подсистем.