Документальное оформление и учет поступления основных средств

Документальное оформление и методика учета поступления основных средств во многом зависят от условий их приобретения и источников поступления.

Основные средства могут поступать на предприятие в результате: произведенных капитальных вложений (строительство объектов основных средств и изготовление оборудования хозяйственным способом, а также приобретение за плату физическим или юридическим лицам; безвозмездного поступления (в том числе в порядке благотворительной помощи) внесение в качестве вклада в основной фонд, получение в обмен на другое имущество, поручение в аренду оприходования излишков основных средств, выявленных при инвентаризации, получение в иных случаях установленным законодательством.

Приемка в эксплуатацию основных средств на предприятие, как правило, осуществляется постепенно действующей комиссией, которая назначается приказом руководителя хозяйствующего субъекта.

На принятые в эксплуатацию объекты основных средств комиссия составляет акт (накладную)приемки передачи основных средств.

Акт – накладная приемки-передачи основных средств, составленная в одном экземпляре на каждый объект основных средств. В нем ведется подобная характеристика объекта, источник приобретения (возведения), год выпуска или постройки, дата ввода в эксплуатацию, соответствие основных средств техническим условиям, заключение и подписи членов комиссии, другая информация, необходимая для правильной эксплуатации и учета основных средств.

Акту приемки-передачи основных средств прилагается необходимая техническая документация, относящаяся к принимаемому объекту (паспорта, сертификации, документальные ведомости, которые передаются материально-ответственным лицам по местам эксплуатации основных средств).

Полностью оформленный акт приемки-передачи основных средств вместе с приложенной технической документацией передается на утверждение руководителю предприятия, а затем в бухгалтерию, которая на основании этих документов открывает инвентарные карточки основных средств по форме

Инвентарные карточки составляются в одном из инвентарей. В них указывается наименование объекта, его характеристика, первоначальная стоимость, срок полезного использования, способ начисления амортизации, предприятие-изготовителя, № акта и дата приемки основных средств, инвентарный номер и другие индивидуальные хароактеристики объекта.

Для организации учета и обеспечения контроля за сохранностью основных средств в момент составления акта по форме каждому объекту основных средств присваивается инвентарный номер. Инвентарный номер сохраняется за объектом основных средств весь период его нахождения на данном предприятии. Инвентарные номера нумеруются

В каждой классификационной группе основных средств заранее выделяется определенная серия порядковых номеров, которые в последовательном порядке присваиваются к каждому объекту данной группы основных средств. Инвентарные номера обозначают прикрепление металлического жетона или нанесение несмываемой краской на объекты основных средств. Инвентарные номера выбывших объектов основных средств не могут присваиваться другим вновь поступившим основным средствам.

Внутреннее перемещение основных средств на предприятии оформляется накладной на внутреннее перемещение формой ОС-1 в 2-х экземплярах.

Инвентарные карточки хранятся по классификационным группам основных средств, а внутри каждой группы – по видам. Это позволяет легко установить наличие основных средств по каждой группе и местам их нахождения. При выбытии основных средств инвентарные карточки из картотеки изымаются. Предприятие, имеющее небольшое количество объектов основных средств может вести их пообъектный учет в инвентарной книге формы ОС-11.

Записи в книге производятся в разрезе классификационных групп (видов основных средств) по местам их нахождения для обеспечения контроля за сохранностью инвентарных карточек их регистрируют в специальной описи инвентарных карточек основных средств форме С-10, составленных в одном экземпляре. В ней указывают наименование основных средств, их назначение, инвентарный номер и номер карточки по каждому объекту, а также делаются отметки по их выбытию. Описи инвентарных карточек ведут в разрезе классификационных групп основных средств.

Предприятие, учитывающее основные средства в инвентарной книге, описи не составляют.

Для учета движения основных средств по классификационным группам

Составляется карточка учета движения основных средств в форме ОС-12. она открывается на каждую классификационную группу основных средств на год. Для пообъектного учета основных средств в местах их нахождения (эксплуатация и по материально-ответственным лицам) применяется инвентарный список основных средств формы ОС-13.

Пи автоматизации учета основных средств данные инвентарных карточек вводят в компьютер один раз. Все инвентарные карточки в дальнейшем хранятся в памяти компьютера и сведены в картотеку основных средств. При поступлении, перемещении, выбытии основных средств в полученный массив инвентарных карточек вводят соответствующие изменения. В результате обеспечивается получение необходимой информации о наличии основных средств по местам их нахождения в разрезе материально-ответственных лиц, а также об их поступлении, перемещении и выбытии.

Учет движения основных средств отображается в машинограмме – ведомости движения основных средств за месяц. В ней отражается информация о поступлении и выбытии каждого объекта основных средств, а также о сумме начисленной амортизации.

Синтетический учет основных средств, принадлежащих предприятию на правах собственности, ведется на активном синтетическом балансовом счете 01- Основные средства. Этот счет предназначен для обобщения информации о наличии движения основных средств предприятия, находящихся в эксплуатации, запасе на консервации.

Синтетический учет собственных основных средств на этом счете ведется по первоначальной (восстановительной стоимости) в течение всего срока их эксплуатации. По дебету счета отражается оприходование и дооценка основных средств, а по кредиту – списание выбывших и ликвидирование основных средств и их уценка.

Дебетовое сальдо по счету 01 – Основные средства показывает стоимость собственных основных средств на отчетную дату. Амортизацию основных средств учитывают на регулируемом счете 02 – Амортизация основных средств. По кредиту этого счета отражается сумма начислений амортизации, а также амортизация по вновь поступившим основным средствам, бывшим ранее в эксплуатации. По дебету этого счета списывается амортизация, относящаяся к выбывшим основным средствам. Основные средства, взятые в аренду, учитываются на забалансовом счете 001 – арендованные основные средства (по стоимости основных средств, согласно договору аренды).

Все затраты предприятия на строительство и приобретение основных средств вначале концентрируются на счете 08 – Вложение во внеоборотные активы.

Учет поступления основных средств на счета бухгалтерского учета отражается следующим образом: