Процедура создания диаграммы с помощью Мастера диаграмм

Лабораторная работа № 5. Диаграммы в Excel.

Цель работы:

· закрепить основные понятия электронной таблицы: диаграммы, типы диаграмм;

· освоить основные приемы при работе с диаграммами;

· закрепить умения и навыки по способам создания диаграмм.

Оборудование и ТСО: Компьютерный класс, программа MS EXCEL.

 

Ход занятия.

 

I. Изучение теоретического материала.

 

 

1. Диаграммы: основные понятия и термины

 

Одно из основных свойств, которое сделало Microsoft Excel мощным деловым пакетом - это возможность отображать числовые данные в виде полноцветных, легких для понимания диаграмм. Excel предоставляет широкий диапазон стандартных типов диаграмм научного и делового назначения, каждый из которых имеет несколько вариантов. Например, при создании гистограммы можно использовать перекрывающиеся, сгруппированные, составные или нормированные столбцы. Кроме того, предусмотрена возможность получения нового типа диаграмм на основе основных типов. К примеру, можно наложить график на гистограмму, чтобы отобразить на диаграмме цены акций и объемы их продаж. Можно создать «рисованные» диаграммы, которые для представления значений используют графические рисунки вместо обычных столбцов и линий. Эти типы диаграмм в сочетании со средствами форматирования Excel предоставляют необычайно широкие возможности. Обзор стандартных типов диаграмм Excel приведен в разд.2.

Диаграммы в Excel включают много объектов, каждый из которых можно выделять и изменять отдельно. Табл.1 предоставляет краткие сведения об основных элементах диаграмм Excel.

В Excel можно построить внедренные диаграммы и диаграммы на отдельных листах диаграмм.

Внедренные диаграммы создаются на рабочем листе рядом с табли­цами, данными и текстом. Внедрение диаграмм имеет смысл при созда­нии отчетов, для демонстрации диаграмм рядом с данными, по которым они построены. Перед внедрением диаграммы необходимо подготовить место, вставив строки, столбцы или ячейки.

Для работы с диаграммой отдельно от данных на рабочем листе можно построить ее на отдельном листе диаграмм. Этот лист помещает­ся в активную рабочую книгу и сохраняется вместе с ней. Диаграмма на отдельном листе удобна, если, например, нужно вывести ее на печать.

Диаграммы легко строятся с помощью Мастера диаграмм. Он ру­ководит процессом создания диаграмм шаг за шагом и дает возможность перед завершением процесса просмотреть диаграмму и внести в нее не­обходимые изменения.

Если выделить данные и нажать клавишу F11, Excel создает диа­грамму на листе диаграмм, используя тип диаграммы по умолчанию.

 

Таблица 1. Элементы диаграммы Excel

 

Название элемента	Описание
Ось	Линия, используемая как основа измерений для построения данных на диаграмме. Ось категорий (X) и ось значений (Y) образуют границы диаграммы и имеют шкалу для нанесения данных. Ось значений Z используется в трехмерных диаграммах
Точка данных	Элемент данных
Ряд данных	Совокупность точек данных, отображающая значения строк или столбцов рабочего листа. Каждый ряд дан­ных отображается по-своему. На диаграмме может быть отображен один или несколько рядов данных
Легенда	Подпись, определяющая закраску или цвета точек данных или категорий диаграммы
Маркер	Элемент, который представляет точку данных на диа­грамме. Вид маркера зависит от типа и вида диаграммы. Все маркеры одного ряда данных имеют одинаковую форму и цвет
Область построения	В двухмерной диаграмме это прямоугольная область, ограниченная двумя осями и содержащая на себе все ряды диаграммы. В трехмерной диаграмме это область, ограниченная осями и включающая ряды данных, названия категорий, подписи делений и названия осей
Область диаграммы	Вся диаграмма вместе со всеми ее элементами
Формула рядов	Формула с внешними ссылками на данные определен­ного листа, по которым построена диаграмма
Текст	Надписи (название диаграммы, значения и категории на осях) и подписи (текст, связанный с точками данных). Любой текст на диаграмме можно изменять и перемещать
Деление	Деление шкалы вдоль оси категорий (X) и осей значений (Y и Z)
Таблица данных	Таблица, содержащая отображаемые на диаграмме данные; обычно связана с осью категорий и заменяет подписи оси категорий. Каждая строка таблицы содержит ряд данных

 

Типы диаграмм

Гистограммы. В качестве маркеров используются вертикальные столбцы, чтобы создать впечатление отдельных измерений, относящихся к разным интервалам времени (рис.1). Категории располагаются по горизонтали, а значения - по вертикали. Этот тип диаграмм будет лучшим выбором, если отображается информация, собираемая через ре­гулярные интервалы времени. Например, если доход подсчитывается ежемесячно, можно поставить в соответствие каждому месяцу собствен­ный блок. Этот тип диаграмм часто используется компаниями для показа своих прибылей за определенный промежуток времени.

Линейчатые. Очень похожи на гистограммы за исключением того, что осью категорий является вертикальная ось (Y), а осью значений -горизонтальная ось (X) (рис.2).

Используются в основном для сопос­тавления отдельных значений в определенный момент времени. Гори­зонтальное расположение полос позволяет подчеркнуть положительные или отрицательные отклонения от некоторой величины. Можно исполь­зовать для отображения отклонений по разным статьям бюджета в опре­деленный момент времени. Линейная диаграмма с накоплением показы­вает вклад отдельных элементов в общую сумму.

 

 

Рис.1. Гистограмма Рис.2. Линейчатая диаграмма

 

Графики. Отображают зависимость данных (ось Y) от величины, ко­торая меняется с постоянным шагом (ось X) (рис.3). Применяются для отображения ситуации с производством, продажей или уровнем цен на бирже, чтобы продемонстрировать тенденцию дохода или продаж во времени.

Круговые. Отображают соотношение частей и целого. Строятся только по одному ряду данных, первому в выделенном диапазоне. Эту диаграмму следует использовать, когда компоненты в сумме составляют 100%. Сектора круговой диаграммы можно выдвинуть из общего круга, чтобы подчеркнуть точки данных, которые они отображают. Трудно де­лать сопоставление частей круговой диаграммы, если их больше пяти. Для отображения вклада в общую сумму каждого из поставляемых про­дуктов или каждого дохода в процентах. Эти диаграммы хороши для рекламных материалов и презентаций, когда требуется только общее впечатление. Для облегчения работы с маленькими долями диаграммы в основной диаграмме их можно объединить в один элемент, а затем раз­бить их в отдельную диаграмму рядом с основной (рис.4).

 

Рис.3. График и точечная

 

 

Точечные. Предназначены для демонстрации тенденции изменения данных при неравных интервалах времени или других интервалах изме­рения, отложенных по оси категорий (рис.3). Используются для пред­ставления дискретных измерений по осям X и Y. Например, данные опроса можно представить так, чтобы ответы были расположены по оси значений, а возраст опрашиваемых - по оси категорий, и тем самым ото­бразить разбиение мнений по возрастным группам. Многие научные и технические данные представляются точечными диаграммами.

Диаграммы с областями. Позволяют проследить непрерывное изме­нение суммы значений всех рядов данных и вклад каждого ряда в эту сумму (рис.5). Удобны для отображения процесса производства или продажи изделий. Объектами диаграмм с областями могут быть поставки за день или объем заказов в зависимости от времени.

 

 

Рис.4. Круговая диаграмма с круговой вторичной диаграммой

 

 

Рис.5. Диаграмма с областями

 

Кольцевые. Сравнивают вклад частей в целое, однако, в отличие от круговых диаграмм, в них могут быть представлены два и более ряда данных. Каждое кольцо в кольцевой диаграмме представляет отдельный ряд данных. Когда необходимо различать точные процентные соотноше­ния, лучше использовать гистограмму с ее осью значений.

Лепестковые. Используются, чтобы показать соотношения отдель­ных рядов данных, а также одного определенного ряда данных и всех остальных рядов. Каждая категория имеет собственную ось координат. Точки данных располагаются вдоль луча. Линии, соединяющие точки данных одного ряда, охватывают площадь, характеризующую совокуп­ность значений в этом ряду. Трудны для восприятия и интерпретации. С помощью такой диаграммы можно отобразить динамику затрат време­ни на проект, включающий несколько задач. В этом случае каждой кате­гории (лучу диаграммы) соответствует определенная задача проекта, а точки на луче представляют собой затраты времени на нее к какому-то сроку. Каждый ряд данных характеризует время, потраченное на проект к определенному сроку. Чем больше площадь, охватываемая диаграм­мой, тем больше затраченное на проект время. Если все задачи требуют одинакового времени, диаграмма приближается к кругу (рис.6).

Поверхности. Подобно топографическим картам показывают низкие и высокие точки поверхности (рис.7). Это превосходный способ на­глядного представления высоких и низких значений в наборе данных, который зависит от двух переменных. Форматы предлагают объемные отображения в виде каркаса и в виде поверхности. Диаграмма с поверх­ностью представляет собой натянутую на точки поверхность. Одинако­вым цветом закрашены области, принадлежащие одному интервалу ве­личин по вертикальной оси значений (Z).

На диаграмме в виде прово­лочного каркаса проще сравнивать точки данных, которые могут быть скрытыми на диаграмме с поверхностью. Цветная контурная диаграмма и контурная диаграмма являются проекциями поверхности на плоскость и служат как бы топографическими картами, на которых изменения в высоте по оси значений обозначены только цветом или только контуром. Диаграмму с поверхностью можно поворачивать и видеть ее с разных точек зрения. Для этого нужно щелкнуть по одному из углов на любой оси диаграммы. После появления черных маркеров во всех углах области по­строения можно перетаскивать любой из них до получения желаемого ракурса.

 

Рис.6. Лепестковая диаграмма Рис.7. Поверхность

 

Пузырьковые. Позволяют отображать на плоскости наборы данных из трех значений. Первые два значения откладываются по оси категории (X) и по оси значений (Y) так же, как и при построении XY-точечных (рис.8).

 

 

Рис.8. Пузырьковая диаграмма

 

Третье значение представляется размером пузырька. Для построения пузырьковой диаграммы необходимо три строки или столбца значений: один - для значений по оси X, один – для значений по оси Y и один - для размера пузырька. Можно использовать, например, для сравнения цены, сроки эксплуатации и количество выходящих за это время из строя компьютеров.

Биржевые. Используются для отображения изменения курса акций во времени (рис.9). Можно отображать следующие данные:

а) самый высокий курс, самый низкий курс и курс закрытия;

б) курс открытия, курс закрытия, самый высокий курс и самый низкий курс;

в) объем, высокий курс, низкий курс и курс закрытия;

г) объем, курс открытия, высокий курс, низкий курс и курс закрытия.

 

 

 

Рис.9. Биржевая диаграмма

 

При выборе одного из форматов биржевой диаграммы, который отображает вместе с курсами и объем, создаются две оси значений: од­на - для объема, представляемого на диаграмме столбцами, а другая - для курсов, изображаемых вертикальными линиями. При вводе одного из форматов биржевой диаграммы, который отображает вместе с курса­ми и объем, создаются две оси значений: одна - для объема, представ­ляемого на диаграмме столбцами, а другая - для курсов, изображаемых вертикальными линиями. При вводе данных для биржевой диаграммы необходимо размещать данные в последовательности, которая указыва­ется внизу диалогового окна Тип диаграммы, при выборе соответст­вующего формата диаграммы.

Цилиндрические, конические и пирамидальные. Объемные варианты гистограмм и линейчатых диаграмм. Маркеры, используемые в этих диа­граммах, украсят и придадут эффект всей диаграмме. Однако эти типы объемных диаграмм не добавляют новой информации к представлению данных на обычных объемных гистограммах и линейчатых диаграммах.

 

Процедура создания диаграммы с помощью Мастера диаграмм

Шаг 0: вызов Мастера диаграмм. Выделить данные, по которым будет строиться диаграмма, и нажать кнопку Мастера диаграмм или выбрать команду Вставка | Диаграмма. Мастер диаграмм позволяет задать исходные данные для построения диаграммы в процессе диалога, но предварительное выделение упрощает процесс. С помощью четырех окон диалога Мастер диаграмм соберет всю информацию, необходи­мую Excel для построения диаграммы.

 

Шаг 1: выбор типа диаграммы. В первом диалоговом окне задается тип (гистограмма, график, линейчатая и т.д.) и вид (обычная гистограм­ма, гистограмма с накоплением и т.д.) диаграммы. Это окно диалога со­держит две вкладки: для стандартных и нестандартных типов диаграмм. К последним относятся как пользовательские типы диаграмм, получен­ные на основе встроенных диаграмм, так и смешанные (гистограмма с графиком, гистограмма с областями, график с двумя осями значений и т.п.) диаграммы Excel.

 

Шаг 2: уточнение исходных данных. Второе окно диалога Мастера диаграмм, как и первое, содержит две вкладки. Вкладка Диапазон дан­ных позволяет проверить или задать диапазон исходных данных. Excel автоматически выбирает ориентацию рядов, предполагая, что диаграмма должна содержать рядов меньше, чем точек. Но при необходимости можно указать, где расположены ряды данных: в строках или столбцах.

Вкладка Ряд предоставляет возможность задать имена рядов, значе­ния рядов, а также текст, идентифицирующий точки в рядах данных.

Чтобы увидеть, из каких ячеек для конкретного ряда будут посту­пать значения и имя, которое появится в легенде, нужно выбрать имя ряда в списке Ряд.

В поле Значения отображается ссылка на диапазон ячеек рабочего листа, в котором находятся значения ряда данных. Кроме того, это поле позволяет задать новый диапазон, что приведет к измене­нию значений ряда. Если исходный диапазон не содержит заголовков строк и столбцов, которые можно использовать в качестве имен рядов данных, то Excel назначает каждому ряду стандартные именования: Ряд 1, Ряд 2 и т.д. Чтобы изменить стандартное имя, нужно ввести текст в поле Имя или после щелчка на этом поле выделить ячейку рабочего листа, содержащую нужный текст. Если исходный диапазон содержит заголовки, в поле имя для каждого ряда отображается ссылка на ячейку, из которой поступает имя ряда. Если значение этой ячейки изменится, то автоматически изменится и имя ряда.

Если исходный диапазон не содержит заголовки строк или столбцов, которые именуют точки ряда данных, то в этом случае для точек исполь­зуются стандартные обозначения 1, 2, 3 и т.д. Чтобы изменить их, необ­ходимо ввести текстовые значения прямо в поле Подписи оси X (Под­писи категорий, Подписи второй оси X), разделяя их точкой с запятой, или после щелчка на этом поле выделить диапазон рабочего листа, со­держащий нужные подписи.

 

Шаг 3: задание параметров диаграммы. Третье окно диалога Масте­ра диаграмм содержит шесть вкладок. Они позволяют задать различные параметры диаграммы:

- название диаграммы и заголовки для ее осей,

- характеристики осей,

- легенду,

- подписи значений в рядах данных,

- линии сетки,

- таблицу данных.

Название диаграммы и заголовки для ее осей. На вкладке Заголовки можно задать название диаграммы и заголовок для каждой ее оси. При выводе текста в диаграмме Excel использует установленные по умолча­нию шрифт, выравнивание и расположение. Заголовки - это обычные поля надписей, которые можно перемещать, форматировать и редактиро­вать после создания диаграммы.

Характеристики осей. Некоторые диаграммы выглядят лучше без одной или нескольких осей. Вкладка Оси позволяет отменить в диа­грамме вывод любой ее оси. Для этого нужно снять соответствующий флажок.

Если данные для оси X являются датами, то Excel распознает этот факт и автоматически применяет временное масштабирование к этой оси. Временное масштабирование отличается от обычного в нескольких отношениях:

1) Excel располагает точки в хронологическом порядке с учетом относительных значений дат. Например, если на оси времени есть значения для 1 января, 2 января и 6 января, то точка 2 января располагается ближе к 1 января, чем к 6 января;

2) Excel автоматически отображает точки данных в возрастающем порядке, даже если исходные значения дат не были отсортированы по возрастанию.

Ось времени может применяться как в плоских, так и в объемных графиках, гистограммах, диаграммах с областями и линейчатых диа­граммах. В этих типах диаграмм можно использовать для оси X обычную шкалу (категории) (даже если данные имеют формат даты) или шкалу времени (даже если данные не имеют формат даты), установив в группе Основная ось переключатель категории или ось времени соответственно. Если установлен переключатель автоматическая, Excel выберет тип оси (категории или ось времени) сам.

Размещение и скрытие легенды. Легенда автоматически располага­ется в правой части диаграммы. Вкладка Легенда позволяет выбрать для легенды новое место или совсем удалить ее из диаграммы. Кроме того, легенду можно переместить и после создания диаграммы, перетащив ее с помощью мыши в новое место, а команды форматирования позволяют изменить используемый шрифт.

 

Подписи данных. Вкладка Подписи данных предоставляет возмож­ность подсоединять к маркерам данных различного типа подписи. Например, секторы круговых и кольцевых диаграмм могут идентифици­роваться с помощью долей (процентов), абсолютных значений или одно­временно с помощью того и другого. Столбцы в гистограммах и маркеры в графиках могут иметь подписи, показывающие значения каждой точки или текст соответствующей категории на оси X.

Таблица данных. В зависимости от типа создаваемой диаграммы Excel может позволить дополнительно включить таблицу данных. Это простой и эффективный способ визуализации диаграммы и данных. Чтобы добавить таблицу данных, нужно установить флажок Таблица данных на одноименной вкладке. Присоединяемая к диаграмме таблица связывается с данными рабочего листа, что обеспечивает изменение зна­чений в таблице при изменении соответствующих значений данных рабочего листа, взятых для построения диаграммы. После создания диа­граммы можно с помощью команд форматирования изменить тип линии и шрифт, используемый в таблице данных. Таблица данных не применя­ется в круговых, точечных, кольцевых, пузырьковых, лепестковых и по­верхностных диаграмм.

Линии сетки - это горизонтальные или вертикальные линии, кото­рые помогают определить положение маркеров данных относительно шкал осей. В большинстве типов диаграмм Excel по умолчанию исполь­зуется сетка определенного вида. Можно удалить линии сетки или ото­бразить их в диаграмме с помощью вкладки Линии сетки. Основные линии сетки продолжают основные деления шкалы, а промежуточные линии сетки - промежуточные деления. Excel автоматически определяет положение этих делений шкалы, но с помощью команд форматирования можно изменить их расположение. Линии сетки в круговых и кольцевых диаграммах не используются.

 

Шаг 4: размещение диаграммы. Четвертое окно Мастера диаграмм позволяет задать расположение диаграммы:

- на рабочем листе рядом с исходными данными (переключатель имеющемся),

- на отдельном листе диаграмм (переключатель отдельном).

 

Настройка диаграммы

В Microsoft Excel имеется широкий ассортимент команд, с помощью которых можно изменить внешний вид диаграмм. Первым шагом при настройке любой диаграммы является ее выделение. Для этого необхо­димо активизировать лист диаграммы, если она построена на отдельном листе, или выделить диаграмму в рабочем листе, если она является вне­дренным объектом. Следующий шаг - вызов контекстного меню. Четыре команды контекстного меню:

 

- Тип диаграммы...,

- Исходные данные...,

- Параметры диаграммы...,

- Размещение...

 

выводят на экран окна диалога, почти идентичные окнам Мастера диа­грамм. Таким образом, указанные команды меню можно использовать для пересмотра решений, принятых во время создания диаграммы.

Чтобы изменить конкретный элемент диаграммы, такой как ось категорий или легенда, нужно выделить этот элемент. Excel облегчает проверку правильности выделения элемента: после щелчка на элементе диаграммы Excel отображает его имя в поле имени. Контекстное меню, вызванное на выделенном элементе диаграммы, предлагает пункт:

 

Формат <название элемента диаграммы>...,

 

где <название элемента диаграммы> - это легенда, ось, область диаграммы, область построения и т.п., вызывающий диалоговое окно, элементы управ­ления которого позволяют отформатировать этот элемент. Можно просто дважды щелкнуть на элементе диаграммы, который нужно изменить.

Форматирование и изменение шкал осей

Microsoft Excel предоставляет широкие возможности для формати­рования, а также изменения расположения и масштаба шкал осей диаграммы. Можно изменить тип, цвет и толщину осей, а также скрыть или, наоборот, отобразить деления и подписи делений шкалы. Кроме того, можно изменить стандартную шкалу и точку пересечения верти­кальной и горизонтальной осей. Указанные параметры для оси (как гори­зонтальной, так и вертикальной) можно установить с помощью пяти вкладок диалогового окна Формат оси. Диалоговое окно Формат оси вызывается одноименной командой контекстного меню.

 

12345Следующая ⇒

Поделиться:

Воспользуйтесь поиском по сайту: