Главная | Обратная связь | Поможем написать вашу работу!

Ділові папери як засіб писемної професійної комунікації

Лекція 3

План:

1. Документ та його функції.

2. Класифікація документів.

1. Документ та його функції

В основі поняття документ лежить латинське documentum – це абстрактне поняття, яке означає «повчальний приклад», «взірець», «доказ». Цей термін має кілька значень:

1) письмовий акт, здатний служити доказом юридичних відносин або юридичних фактів, що спричиняють правові наслідки;

2) письмове посвідчення, яке офіційно посвідчує особу;

3) письмовий твір, рисунок, грамота як достовірне історичне джерело, як свідчення про щось важливе;

4) матеріальний об’єкт, у якому міститься певна інформація.

Багатозначність терміна зумовлена тим, що документи використову-ються в багатьох сферах людської діяльності з різною метою. Так, для юриста документ – засіб доказу, для історика – першоджерело, для працівника управління – засіб фіксації, передавання інформації тощо.

Для офіційно-ділового стилю документ – це матеріальний об’єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформа-цію про факти, події, явища, діяльність людини чи організації, оформлений за визначеним стандартом і має відповідно до чинного законодавства юридичну силу.

Оформляють документи на папері, фотоплівці, магнітній та перфострічці, дискеті, перфокарті. У практичній діяльності установ, організацій і підприємств використовуються текстові документи як найбільш прийнятний спосіб збереження і передачі інформації у просторі та часі.

Документи створюються з метою задоволення різноманітних людських потреб, тобто виконують ряд важливих функцій. Усі функції документа можна виділити загальні й специфічні.

Загальними функціями документів є:

інформаційна – будь-який документ створюється з метою збереження й передачі інформації, є її носієм, а водночас „матеріалом”, „сировиною для обробки” і, зокрема, підставою для створення на його основі інших документів;

соціальна – кожен документ є соціально значимим об’єктом, складається у зв’язку із соціальною потребою (для вирішення питань особистого, службового чи колективного характеру);

комунікативна – документ є засобом спілкування між фізичними та юридичними особами;

культурна – документ є засобом закріплення та передачі культурних традицій, тобто у документах, особливо науково-технічної сфери, відображається рівень наукового, технічного й культурного розвитку суспільства.

До специфічних функцій документів належать:

управлінська – властива документам, що функціонують в системі управління і є його інструментом, засобом реалізації управлінських завдань: планування, контроль за виконанням, прийняття рішень та доведення їх до відома тощо;

правова – притаманна законодавчим документам та правовим нормативним актам, які створюються з метою закріплення правових норм та правовідносин у суспільстві (а також будь-яким документам, що використовуються як судовий доказ, тобто набувають правової функції);

історична – характерна, як правило, для архівних документів, що дають можливість відтворити факти діяльності установи, організації, підприємства, знайти в закінчених і зданих до архіву справах такі відомості, які мають значення для поточної оперативної роботи й для історії.

2. Класифікація документів

Документи організацій, закладів, установ залежно від сфери їх застосування і функціонування класифікують за такими основними критеріями:

1. За походженням:

– особисті (складаються фізичними особами від свого власного імені; це заяви, автобіографії, резюме, пояснюваньні записки тощо);

– службові (складаються від імені юридичних осіб (організацій, установ, підприємств, закладів); до них належать накази, довідки, статути).

2. За місцем виникнення:

– внутрішні (такі, що складаються і діють у межах організації чи підприємства; це накази по підприємству, заяви про надання відпустки);

– зовнішні (такі, що діють в організації, але надійшли з інших організацій чи вищих інстанцій, або ті, що складені в організації й відправлені іншим організаціям чи окремим особам; це накази Мінтрансу чи Міносвіти, службові листи, заяви про прийом на роботу чи вступ до ВНЗ).

3. За напрямком (для зовнішніх):

– вхідні (закони, положення, постанови уряду чи Президента України, службові листи тощо);

– вихідні (доповідні записки, звіти, листи-відповіді, різного виду довідки тощо).

4. За призначенням:

– організаційні (що регламентують організацію як юридичну особу, а також документи з питань та напрямків її діяльності і функціонування; це статути, правила, інструкції, положення);

– розпорядчі (накази, витяги з наказів, розпорядження, постанови);

– кадрові (щодо собового складу) – це документи з кадрової діяльності, які включають: заяви працівників з кадрових питань, кадрові накази, особові справи, контракти, трудові угоди, особові картки (анкети), автобіографії, резюме, характеристики, трудові книжки;

– довідково-інформаційні (що містять довідкову інформацію про людину чи організацію; до них належать довідки, звіти, службові записки);

– господарсько-договірні (документи з господарської діяльності; це різні види договорів (на спільну діяльність, на постачання, на матеріальну відповідальність, оренди, підряду), акти списання інвентарю, обстеження);

– обліково-фінансові (документи бухгалтерського обліку та звітності, також документи, що відображають матеріально-грошові відносини чи мають обліковий характер; це акти ревізії каси, квитанції, накладні, чеки);

– колегіальних органів (тобто зборів, засідань, нарад; до них належать протоколи та витяги з протоколів).

5. За складністю (за кількістю відображених питань):

– прості (що відображають одне питання, викладене суцільним текстом без поділу на окремі розділи, пункти, підпункти, а також такі, що не містять переліку документів; це заяви, розписки, доручення, довідки);

– складні (відображають два і більше питань, мають складну структуру тексту чи перелік документів; це статути, правила, інструкції, договори).

6. За терміном виконання:

– звичайні безстрокові (такі, що не містять у тексті терміну їх дії, а лише служать для передачі окремих відомостей, або такі, що виконуються (опрацьовуються) в порядку загальної черги чи є нормативними в процесі виконання службових обов’язків; це статути, правила, інструкції, звіти, накази про оголошення подяки чи догани, довідки, характеристики);

– термінові (у яких зазначений термін дії або які потребують термінового розгляду й опрацювання; це накази, розпорядження, заяви про прийняття на роботу, надання відпустки, розписки, доручення, телеграми);

– дуже термінові (містять позначку „терміново” або „дуже терміново”, виконуються негайно).

7. За ступенем гласності:

– для загального користування (документи, з якими знайомляться всі працівники підприємства чи установи, часто під підпис із зобов’язанням їх виконувати; це правила внутрішнього трудового розпорядку, техніки безпеки, інструкції, статути, оголошення, накази);

– для службового користування (ДСК) – документи, з якими працюють службовці окремих відділів чи структурних підрозділів; це документи відділу кадрів, бухгалтерії тощо, які не мають широкого розголошення; до них належать автобіографії, резюме, характеристики працівників;

– секретні;

– цілком секретні (документи цих двох груп мають відповідну позначку вгорі ліворуч, а ознайомлення і користування ними попередньо обумовлюються угодою, розпискою тощо про міру відповідальності у разі розголошення їх змісту).

8. За терміном зберігання:

– тимчасового (до 10 років; документи, які втратили свою силу чи значення; для кожного виду встановлюється свій термін зберігання);

– тривалого (понад 10 років);

– постійного зберігання (для цього в організаціях, закладах чи на підприємствах створюються архіви).

9. За формою (за ступенем стандартизації):

– стандартні (типові) – це документи, які мають однакову форму й заповнюються у певній послідовності й за обов’язковими правилами (типові листи, інструкції, правила, положення), а також ті, що мають стандартні форми висловлювання, які дають змогу виготовити бланки для їх складання (заяви про вступ до навчальних закладів, довідки про місце навчання);

– нестандартні (індивідуальні) – документи, що створюються в кожному конкретному випадку для розв’язання окремих ситуацій; їх друкують або пишуть від руки (протоколи, накази, заяви, розписки).

10. За стадіями створення:

– оригінал (перший примірник документа, його основний вид, що належним чином оформлений і засвідчений підписом, а при необхідності – і печаткою; деякі документи, як-от договори, акти, складають у кількох примірниках, проте всі вони мають оригінальні підписи й печатки);

– копія (повне й точне відтворення оригіналу з поміткою вгорі праворуч „копія”; останнім часом більше поширення отримала ксерокопія; копія не має юридичної сили оригінала, в окремих випадках (наприклад, при вступі до ВНЗ) потребує нотаріального засвідчення);

– витяг (відтворення частини документа; витяги роблять із великих, об’ємних документів із зазначенням тієї інформації, яка в даному випадку має найбільшу цінність (поширеними є витяги із правил, інструкцій, трудових чи залікових книжок, наказів, протоколів, законів, постанов, указів); документи цієї групи так і називаються: „витяг із трудової книжки”, „витяг із правил” тощо; витяги повинні мати підпис посадової особи, а в разі потреби (при поданні в іншу організацію) – печатку);

– дублікат (другий примірник посвідкового документа (студентського, читацького, військового квитка, залікової книжки, посвідчення, водійських прав, перепустки, довідки про надання ідентифікаційного коду), який видається у випадку його втрати (викрадення чи загублення); містить позначку „дублікат”; у юридичному відношенні оригінал і дублікат рівноцінні; якщо втрачено паспорт, то на його місце видається не дублікат, а новий паспорт).

11. За юридичною силою:

– справжні (оригінальні документи, що мають підписи їх укладачів і не перечать загальноприйнятим нормам та правилам їх укладання);

– підробні (фальсифікати).

12. За технікою відтворення:

– рукописні;

– друковані (відтворені механічним способом);

– комбіновані (змішаного типу, друковано-рукописні, тобто такі, що оформляють на бланках).