и коммуникации в управлении

Тема 7. Система информационного обеспечения

План лекции:

1. Понятие и классификация информации;

2. Уровни информационного обеспечения менеджмента. Типы информации;

3. Коммуникационный процесс;

4. Виды коммуникаций;

5. Преграды в коммуникациях в современных организациях;

6. Улучшение системы коммуникаций современной организации.

1. Понятие и классификация информации

Под управленческой информацией понимают сведения, являю­щиеся объектом хранения, передачи, преобразования.

Информация в процессе управления является и объектом, и про­дуктом труда. Она устраняет неопределенность, позволяет изучить состояние объекта, формы и методы деятельности. Без сведений о его состоянии и развитии не может быть выработано управленчес­кое решение, в свою очередь, само это решение является опреде­ленной информацией для работников сферы производства.

Информация имеет две стороны:

– количественную (единица измерения ее объема – бит (количество информации, содержащееся в сообщении об определенном исходе вероятного события с двумя равновероятными исходами)).

– смысловую (семантическую).

Виды информации, используемые в управлении, классифициру­ют по следующим признакам:

· содержанию – политическая, директивная, правовая, научно-техническая, экономическая, плановая, административная, произ­водственная, бизнесная, нормативно-справочная, учетно-бухгалтерская, статистическая;

· направлениюдвижения – входящая, исходящая;

· характеруфиксации – фиксированная, нефиксированная;

· способуфиксации – документированная, звуковая, аудиовизу­альная;

· отношению к субъектууправления – внешняя, внутренняя;

· степениобработки – первичная, производная, итоговая;

· степенипостоянства – постоянная, переменная;

· формепредставления – буквенная, цифровая, кодированная, графическая;

· возможностиобработки – поддающаяся и не поддающаяся об­работке;

· насыщенности – достаточная, недостаточная, избыточная;

· правдивости – достоверная, недостоверная,

Наиболее важной является классификация по содержанию информации, рассмотрим ее более подробно:

Политическая – отражает политику государства в об­ласти экономики, социально-экономического развития, различ­ных форм собственности и хозяйствования.

Директивная – вырабатывают вышестоящие орга­ны. Она определяет стратегию хозяйственной деятельности менед­жеров, является основой управления.

Правовая – определяет статус каждого работника, его должностное положение. С ее помощью устанавливают нормы хозяйствования и административного права, добиваются соблюде­ния законности.

Научно-техническая – представляет данные о дости­жениях науки и техники. Для ознакомления работников с новей­шими разработками и рекомендациями научно-исследовательских учреждений и опытом передовых предприятий в отдельных органи­зациях созданы бюро научно-технической информации.

Экономическая – используется для обоснования уп­равленческих решений и управления экономическим развитием организации. Она включает расчеты экономических показателей, результатов хозяйственной деятельности и т. д.

Плановая – представлена заданиями, технологичес­кими картами, планами по периодам работ, планами-нарядами и т.д.

Административная – предназначена для оформле­ния деловых взаимоотношений между организациями, гражданами и устранения сбоев, неполадок; оформляется в виде приказов, рас­поряжений, указаний, положений.

Производственная – содержит оперативные сведе­ния о технике, технологии, выполнении планов производства и ре­ализации продукции.

Бизнесная – представляет собой сведения о ценах на рынке, их тенденциях, уровне конкуренции, сроках и объеме поступ­ления продукции, сервисе и рекламе, возможностях коммерческих операций, предпринимательском, коммерческом риске и т. д.

Нормативно-справочная – включает нормы выра­ботки и обслуживания, тарифную систему оплаты труда, размеры Должностных окладов, справочные данные о технике, технологии, организации труда.

Учетно-бухгалтерская – позволяет проконтролировать ход производства и его результаты, расходование средств, по­лучение прибыли.

Статистическая – позволяет получить достоверные, научно обоснованные законы, позволяющие принять правильные решения.

Содержание информации определяется потребностями управ­ленческих звеньев и вырабатываемых управленческих решений.

Требования, предъявляемые к информации:

Достоверность поступающей информации определяется прав­дивостью, правильностью, однократностью регистрации, точнос­тью передачи. Если информация проходит три-четыре передаточ­ных звена, ее правдивость снижается на 8-10% за счет того, что све­дения стареют и искажаются.

Информация должна быть достаточной, то есть ее количество должно в полной мере отражать состояние дел. Следует учитывать, что дефицит сведений приводит к принятию некачественных реше­ний, а излишняя информация усложняет выработку решения и де­лает его более дорогостоящим. Необходимо точно установить, кто должен передавать и получать информацию, какую и когда.

Доступность информации состоит в том, что она поступает и на­капливается в таком виде, чтобы ее можно было быстро и легко вос­принимать и использовать в управлении. Язык сообщений должен быть понятным адресату, важное значение также имеет наглядная информация: графики, планшеты, световые табло, слайды и т. д.

Информация должна поступать к менеджерам своевременн о. Если она поступает с опозданием, это приводит к экономическому ущербу. Из-за неоперативно переданной информации простаивает техника, страдает организация производства.

2. Уровни информационного обеспечения менеджмента. Типы информации.

Чтобы понять, как менеджеры используют информацию, необ­ходимо охарактеризовать информационные потребности в двух из­мерениях:

– уровень, на котором используется информация в органи­зации;

– тип используемой информации.

Управленческая деятель­ность на различных уровнях иногда требует различных видов ин­формации.

1. На стратегическом уровне (высший уровень управления) менеджеры нуждаются в информа­ции, которая помогает планировать и принимать решения о долго­срочном направлении деятельности фирмы. Они должны внима­тельно анализировать внешнее окружение организации, чтобы найти и применить решения, которые помогут ей эффективно дей­ствовать в этом окружении через определенное время. Требуемая на этом уровне информация – комплексная, нерутинная, ориентиро­ванная на перспективу.

2. Информация, необходимая на уровне менеджмента подразделе­ний (средний уровень менеджмента), касается направляющих и контрольных действий в отношении подчиненных единиц внутри организации.

3. Менеджеры на оперативном уровне (низовой уровень управления) следят за ежедневным вы­полнением различных задач в пределах их сфер ответственности. Они планируют, организуют и контролируют повседневную работу внутри организации.

4. Четвертый уровень – это совершение сделок и регистрация. Ре­гистрация сделок и операций является основой для генерирования информации внутри организации. Прежде такая регистрация про­водилась в различного рода документах – в главных книгах, на спе­циальных карточках, в формулярах и т. д. С появлением компьюте­ров объемы накопления информации резко возросли.

Существуют различные типы информации:

Общая информация возникает случайно или в ответ на специфи­ческие запросы, поиски. Отвечает на вопросы типа: «Что вы хотите знать?» или «Есть ли что-нибудь интересующее вас?» Например, когда менеджеры исследуют окружающую среду, они делают это для получения общей информации. Поскольку общая информация обширна, ее трудно накопить за­ранее и сложно поддерживать в компьютерных системах. Она боль­ше используется на стратегическом уровне, чем на оперативном. Общая информация не используется на уровне совершения сделок.

Совершение сделок всецело опирается на специфическую инфор­мацию, то есть информацию, которая удовлетворяет особым требо­ваниям. Специфическая информация может быть запрошена при проверке баланса на вашем контрольном счете в автоматизирован­ной кассовой машине. Она может быть ине запрошена, например, когда вы получаете уведомление, что стоимость пользования вашим телефоном увеличилась.

Стимулирующая информация подобна специфической. Однако если специфическая информация только осведомляет получателя о чем-либо, то стимулирующая требует действий. Действие соверша­ется почти автоматически, оно заранее запрограммировано. Стиму­лирующая информация может быть запрошенной и незапрошенной, стимулируемое действие может быть любого типа.

Исключительная информация подобна стимулирующей. Однако возникают сложности из-за того, что она стимулирует специфичес­кий тип действия и запрашивается общим требованием, поступает, когда событие уже произошло. Следует отметить, что ни стимулирующая, ни исключительная информации не требуют комплексно­го решения.

Когда план принимается к исполнению, менеджеры осуществляют контроль, чтобы убедиться в его выполнении. Контрольная ин­формация необходима для корректировки отклонений от плана, коррективы не были заранее предусмотрены. Это отличает конт­рольную информацию от стимулирующей.

Распределительная информация полезна для решений о распреде­лении людей, времени, оборудования или денег в соответствии с проектами. Менеджер должен решать, как распределять ресурсы, находящиеся в его распоряжении. Он нуждается в данных, позволя­ющих ему получить информацию об относительных затратах и до­ходах по отдельным проектам.

Когда менеджеры взвешивают плюсы и минусы вхождения в новый рынок, они обдумывают направляющую инфор­мацию, для того чтобы принять решение о районе экономического включения организации. Направляющая информация использует­ся до распределительной, которая, в свою очередь, применяется до контрольной, используемой для корректировки отклонений от плана.

3. Коммуникационный процесс

Коммуникации (коммуникационный процесс) – это передача информации от одного объекта к другому, причем субъектами могут быть отдельные личности, груп­пы или организации.

Основная цель коммуникационного процесса – обеспечить по­нимание информации, являющейся предметом обмена, то есть со­общений. Однако сам факт обмена информацией не гарантирует эффективности общения участвующих в нем людей. Чтобы лучше понимать процесс обмена информацией и условия его эффективности, следует иметь представление о его стадиях, в которых: уча­ствуют двое или большее число людей.

В процессе обмена информацией можно выделить четыре базо­вых элемента:

· отправитель – лицо, генерирующее идеи или собирающее ин­формацию и передающее ее;

· сообщение – собственно информация, закодированная с помо­щью символов;

· канал – средство передачи информации;

· получатель – лицо, которому предназначена информация и ко­торое интерпретирует ее.

При обмене информацией отправитель и получатель проходят через несколько взаимосвязанных этапов. Их задача – составить сообщение и использовать канал для его передачи таким образом, чтобы обе стороны поняли и разделили исходную идею. Это трудно, ибо каждый этап является одновременно точкой, в которой смысл может быть искажен или полностью утрачен. Взаимосвязанные эта­пы таковы:

· зарождение идеи;

· кодирование и выбор канала;

· передача;

· декодирование.

Эти этапы представлены на рисунке 1 в виде простой модели процесса коммуникаций.

 

Рисунок 1 – Простая модель обмена информацией

Зарождение идеи. Обмен информацией начинается с ее форми­рования или отбора. Отправитель решает, какую значимую идею или сообщение следует сделать предметом обмена. К сожалению, многие попытки обмена информацией обрываются на первой эта­пе, поскольку отправитель не затрачивает достаточно времени на обдумывание идеи. Важно помнить, что идея еще не трансформирована в слова или не приобрела другой формы, в которой может послужить для обме­на информацией. Отправитель решил только, какую именно кон­цепцию он хочет сделать предметом обмена. Чтобы осуществить его эффективно, он должен принять в расчет множество факторов. На­пример, руководитель, желающий обменяться информацией об оценке результатов работы, должен четко понимать, что идея состоит в том, чтобы сообщить подчиненным конкретные сведения об их сильных и слабых сторонах и о том, как можно улучшить результаты работы. Идея не может заключаться в общих похвалах или критике поведения подчиненных.

Кодирование и выбор канала. Прежде чем передать идею, отпра­витель должен с помощью символов закодировать ее, использовав для этого слова, интонации и жесты. Отправитель должен также выбрать канал, совместимый с типом символов, использованных для кодирования. К некоторым обще­известным каналам относятся передача речи и письменных матери­алов, а также электронные средства связи, включая компьютерные сети, электронную почту, видеоленты. Если канал непригоден для физического воплощения символов, передача невозможна. Если канал не слишком соответствует идее, зародившейся на первом эта­пе, обмен информацией будет менее эффективным.

Выбор средств сообщения не должен ограничиваться единствен­ным каналом. Желательно использовать два или более средств ком­муникации. Процесс усложняется, поскольку отправителю прихо­дится устанавливать последовательность использования этих средств и определять временные интервалы в последовательности передачи информации. Тем не менее, исследования показывают, что одновременное использование средств обмена устной и пись­менной информацией обычно эффективнее. Ориентация на оба канала заставляет тщательно готовиться и письменно регистрировать параметры ситуации. Однако каждый информационный обмен вовсе не должен быть письменным. В этом случае потоки бумаг ста­новятся неуправляемыми.

Передача. На этом этапе отправитель использует канал для дос­тавки сообщения получателю. Речь идет о физической передаче со­общения, которую многие люди по ошибке и принимают за сам процесс коммуникации. В то же время передача является лишь од­ним из важнейших этапов, через которые необходимо пройти, что­бы довести идею до другого лица.

Декодирование. После передачи сообщения отправителем полу­чатель декодирует его. Декодирование – это перевод символов от­правителя в мысли получателя. Если символы, выбранные отправи­телем, имеют такое же значение для получателя, последний будет знать, что имел в виду отправитель, когда формировалась его идея. Если реакции на идею не требуется, процесс обмена информацией на этом должен завершиться.

Значительному повышению эффективности обмена управлен­ческой информацией способствует обратная связь, когда отправи­тель и получатель меняются коммуникативными ролями. Согласно ряду исследований, двусторонний обмен информацией по сравне­нию с односторонним хотя и протекает медленнее, тем не менее эффективнее снимает напряжение, более точен и повышает уверен­ность в правильности интерпретации сообщений.

4. Виды коммуникаций

Поскольку руководитель исполняет свои роли и осуществляет основные функции с тем, чтобы сформулировать цели организации и достичь их, качество обмена информацией может прямо влиять на степень реализации целей. Это означает, что для успеха индивидов и организаций необходимы эффективные коммуникации.

Виды коммуникаций организации:

Коммуникации между организацией и внешней средой. На деятель­ность организаций оказывают влияние факторы внешней среды (см. предыдущую тему). От этих факторов зависят ее коммуникационные потребности. Орга­низация пользуется разнообразными средствами для коммуника­ций с внешним окружением. С имеющимися и потенциальными потребителями она сообщается с помощью рекламы и других про­грамм продвижения товаров на рынок. В сфере отношений с обще­ственностью первостепенное внимание уделяется созданию опре­деленного образа, имиджа организации на местном, общенацио­нальном или международном уровнях. Организации приходится подчиняться государственному регулированию и заполнять в этой связи пространные письменные отчеты. Очень часто обсуждения, собрания, телефонные переговоры, служебные записки, отчеты и т.д., циркулирующие внутри организации, являются реакцией на возможности или проблемы, создаваемые внешним окружением.

Межуровневые коммуникации в организациях. Информация пере­мещается внутри организации с уровня на уровень в рамках верти­кальных коммуникаций. Она может передаваться по нисходящей, то есть с высших уровней на низшие. Таким путем подчиненным уровням управления сообщается о текущих задачах, изменении приоритетов, конкретных заданиях, рекомендуемых процедурах и т.д. Помимо обмена по нисходящей, организация нуждается в ком­муникациях по восходящей, то есть снизу вверх. Передача инфор­мации с низших уровней на высшие может заметно влиять на про­изводительность. Коммуникации по восходящей также выполняют функции опо­вещения верха о том, что делается на низших уровнях. Таким путем руководство узнает о текущих или назревающих проблемах и затем предлагает возможные варианты исправления положения дел. Пос­ледняя управленческая инновация в коммуникациях по восходящей – это создание групп из рабочих, которые регулярно, обычно на один час в неделю, собираются для обсуждения и решения про­блем производства или обслуживания потребителей. Обмен инфор­мацией по восходящей обычно происходит в форме отчетов, пред­ложений и объяснительных записок.

Коммуникации между различными отделами (подразделениями) (горизонтальные коммуникации). В дополнение к обмену информацией по нисходящей или восходя­щей организация нуждается в горизонтальных коммуникациях. Она состоит из множества подразделений; обмен информацией между ними нужен для координации задач и действий. Поскольку организация – это система взаимосвязанных элементов, руковод­ство должно добиваться, чтобы специализированные элементы ра­ботали согласованно, продвигая организацию в нужном направле­нии. Например, в компаниях наукоемких отраслей руководители среднего звена из производственных, маркетинговых и проектно-исследовательских отделов встречаются для координации действий по обновлению продукции. На основе базовой технологии компа­нии могут выпускать разнообразные продукты, поэтому чрезвычай­но важно через проектно-исследовательский отдел получать ин­формацию о том, что востребовано на рынке. Это позволяет орга­низации сохранять близость к потребителю и продолжать эффек­тивно удовлетворять его запросы. В обмене информацией по горизонтали часто участвуют комитеты или специальные группы. Дополнительные выгоды от коммуникаций по горизонтали зак­лючаются в формировании равноправных отношений. Доказано, что такие отношения являются важной составляющей удовлетво­ренности работников организации.

Коммуникации руководитель – подчиненный. Возможно, наибо­лее очевидным компонентом коммуникаций в организации явля­ются отношения между руководителем и подчиненным. Хотя они служат примером обмена информацией по вертикали, есть смысл рассматривать их отдельно, поскольку она представляет собой со­ставную часть коммуникативной деятельности руководителя. Ис­следования показали, что две трети этой деятельности реализуется между управляющими и управляемыми.

Некоторые из разновидностей обмена информацией между руководителем и подчиненным связаны с прояснением задач, при­оритетов и ожидаемых результатов; обеспечением вовлеченности в решение задач отдела; обсуждением проблем эффективности рабо­ты; достижением признания и вознаграждения с целью мотивации; совершенствованием и развитием способности подчиненных; сбо­ром информации о назревающей или реально существующей про­блеме; оповещением подчиненного о грядущем изменении, а также получением сведений об идеях, усовершенствованиях и предложе­ниях.

Коммуникации между руководителем и рабочей группой. В допол­нение к обмену информацией между руководителем и подчиненным имеет место обмен информацией между руководителем и его рабочей группой. Коммуникации с рабочей группой в целом позво­ляют руководителю повысить эффективность ее действий. По­скольку в обмене участвуют все члены группы, каждый имеет воз­можность поразмышлять о новых задачах и приоритетах отдела, о том, как следовало бы работать вместе, о предстоящих изменениях и возможных их последствиях для этого или других отделов, о не­давних проблемах и достижениях, предложениях рационализаторс­кого характера. Кроме того, рабочая группа собирается без руково­дителей для обсуждения проблем, усовершенствований или надви­гающихся перемен. Отношения равенства могут способствовать по­вышению удовлетворенности сотрудников своей работой.

Неформальные коммуникации. Канал неформальных коммуни­каций можно назвать каналом распространения слухов (прошед­ших по системе тайного сообщения), а также сплетен. Поскольку по каналам слухов информация передается много быстрее, чем по каналу формально­го сообщения, руководители пользуются первыми для запланиро­ванной утечки и распространения определенной информации. Исследования показывают, что информация, передаваемая по каналам неформального сообщения, то есть слухи, часто оказыва­ется точной, а не искаженной (достоверность составляет порядка 70%). Сплетня в отличие от слуха не имеет достоверной основы.

5. Преграды в коммуникациях в современных организациях

К основным проблемам с которыми сталкиваются менеджеры при коммуникационном обмене относятся:

Искажение сообщений. Когда информация движется в организа­ции вверх и вниз, смысл сообщений несколько искажается.

Иска­жение может быть обусловлено рядом причин:

– сообщения могут искажаться непреднамеренно в силу затруднений в межличностных контактах;

– сознательное искажение информации может иметь мес­то, когда какой-либо менеджер не согласен с сообщением. В этом случае менеджер модифицирует сообщение так, чтобы изменение смысла было в его интересах;

– фильтрация – происходит по мере движения сообщений вверх, вниз или с уровня на уровень. Существует по­требность в фильтрации информации, чтобы с одного уровня на другой направлялись только те сообщения, которые его касаются. Для ускорения движения информации или придания сообщению большей ясности сведения можно администрировать и упрощать перед направлением в сегменты организации. Поскольку менедже­ры определяют, какие сообщения направлять, межличностные контакты могут подталкивать их к отсеиванию одних и акцентиро­ванию других сообщений. Это может стать причиной непередачи важной информации в другой сектор организации или поступления информации с существенным искажением содержания.

– сообщения, отправляемые наверх, могут искажаться в силу несовпадения статусов уровней организации. Руководители высшего звена обладают более высоким статусом, поэтому возникает тен­денция снабжать их только положительно воспринимаемой инфор­мацией. Это может приводить к тому, что подчиненный не инфор­мирует руководителя о потенциальной или существующей пробле­ме. Далее, поскольку подчиненные хотят получить одобрение руко­водителя, они могут говорить ему только то, что он хочет услышать;

– дополнительной причиной ухудшения качества поступающей на­верх информации может быть повышенное внимание руководите­лей среднего звена к сообщениям с верхних этажей власти по срав­нению с информацией от подчиненных. В числе других причин, мешающих работникам передавать информацию наверх, могут быть страх перед наказанием и ощущение бесполезности этого дей­ствия.

Информационные перегрузки. Преграды на путях обмена инфор­мацией могут также быть следствием перегрузки каналов коммуни­каций. Руководитель, поглощенный переработкой поступающей информации и необходимостью поддерживать информационный обмен, не в состоянии эффективно реагировать на всю информа­цию. Он вынужден отсеивать менее важную информацию и остав­лять только ту, которая кажется ему важной; то же относится и к об­мену информацией. К сожалению, понимание руководителем важ­ности информации может отличаться от понимания таковой други­ми работниками организации. Информационные перегрузки могут быть вызваны также элементарной нехваткой технических средств связи и обработки информации.

Нерациональная организационная структура – еще одна причи­на, способная вызвать проблемы в коммуникациях. Если структура организации продумана плохо, вызывает дублирование функций, задач и полномочий, это неизбежно приводит и к параллельным потокам информации, ее искажениям и замедлению движения. Кроме того, чем больше уровней руководства в организационной структуре, тем больше вероятность информационных искажений, так как каждый уровень фильтрует и корректирует передаваемую информацию. Нерациональная структура может вызывать конф­ликты между различными подразделениями и отдельными руково­дителями, что естественно создает серьезные проблемы при обмене информацией и принятии управленческих решений.

Психологические различия в восприятии. Люди интерпретируют одну и ту же информацию по-разному в зависимости от образова­ния, жизненного опыта, круга интересов, потребностей, эмоцио­нального состояния. Очень важен также характер взаимоотноше­ний между руководителем и подчиненным. В атмосфере доверия расширяются информационные потоки и повышается точность ин­формации: если руководители честны и открыты, информируя сво­их подчиненных, последние отвечают им тем же.

Семантические барьеры проявляются в том, что слова-символы, используемые для кодирования информации, могут иметь разные значения для разных людей в зависимости от профессии, социаль­ного статуса, национально-культурных различий, должности и т. д. Ситуация усложняется тем, что во многих организациях, а иногда даже и в структурных подразделениях, вырабатывается собствен­ный «жаргон», что также может служить источником смысловых ис­кажений.

Невербальные преграды. В невербальной коммуникации исполь­зуются любые символы, кроме слов, например, выражение лица, поза, жест, интонация, которые, как всем хорошо известно из соб­ственного опыта, способны существенно изменить смысл произно­симых слов. Согласно исследованиям психологов, значительная часть речевой информации (иногда до 90 %) воспринимается не че­рез слова, а через язык жестов, поз и интонацию. Это значит, что во многих случаях то, как мы говорим, гораздо важнее слов, которые мы произносим. Невербальные символы (точнее их противоречие или несоответствие вербальным) способны существенно исказить смысл передаваемого сообщения и создать дополнительные про­блемы в общении.

6. Улучшение системы коммуникаций современной организации

Рассмотрим некоторые способы совершенствования информа­ционного обмена в организации:

Регулирование информационных потоков. Руководитель должен научиться оценивать качественную и количественную стороны сво­их информационных потребностей, а также других потребителей информации в организации. Он должен стараться определить ми­нимум и максимум в информационных обменах. Информационные потребности в значительной мере зависят от целей руководителя, принимаемых им решений и характера показателей оценки резуль­татов его работы, а также его отдела и подчиненных.

Управленческие действия. Планирование, реализация и контроль формируют дополнительные возможности управленческого дей­ствия в направлении совершенствования информационного обме­на. Обсуждение и прояснение новых планов, вариантов стратегий, целей и назначений, необходимых для более эффективной реализа­ции намеченного, контроль за ходом работ по плану-графику, отче­ты по результатам такого контроля – вот дополнительные дей­ствия, подвластные руководителю.

Системы обратной связи. Обратная связь составляет часть конт­рольно-управленческой информационной системы в организации. Варианты систем обратной связи:

– перемещение людей из одной части организации в другую с целью обсуждения опреде­ленных вопросов. Любой руководитель преодолевает разрыв между собой и своими подчиненными путем создания продуманной системы коммуникаций, которая гарантирует прохождение сообще­ний вниз и восприятие их там.

– опросы работников – их можно проводить для получения информации от руководи­телей и рабочих по различным вопросам: четкого доведения до них цели деятельности; с какими потенциальными и реальными про­блемами они сталкиваются или могут сталкиваться; получают ли они точную и своевременную информацию, необходимую для ра­боты; открыт ли их руководитель для предложений; информирова­ны ли они о грядущих переменах, которые отразятся на их работе, и т.д.

Системы сбора предложений разработаны с целью облегчения по­ступления информации наверх. Все работники получают при этом возможность генерировать идеи, касающиеся совершенствования любого аспекта деятельности организации. Цель подобных сис­тем – снижение остроты тенденции фильтрации или игнорирова­ния идей на пути снизу вверх. Чаще всего такая система реализуется в виде:

– анонимных предло­жений, которые работники опускают в специальные ящики. К со­жалению, этот вариант не слишком эффективен, ибо часто отсут­ствует механизм подтверждения факта рассмотрения предложений, как и стимулирование работников, чьи предложения пошли орга­низации на пользу.

– развертывания частичной телефонной сети, через которую работники получают возможность анонимно звонить и задавать вопросы. Ответы на­правляются либо непосредственно работникам (если вопрос неано­нимный), либо печатаются в информационном бюллетене.

– в неко­торых организациях создаются группы руководителей и рядовых работников, которые встречаются и обсуждают вопросы, представ­ляющие взаимный интерес.

Информационные бюллетени, публикации. Относительно круп­ные организации, как правило, издают ежемесячные бюллетени, которые содержат информацию для всех работников. В подобные бюллетени могут входить статьи с обзором предложений по поводу управления, на темы охраны здоровья работников, нового контрак­та, нового вида продукции или услуг, которые намечено предло­жить потребителям в скором времени, подборка «работник меся­ца», ответы руководства на вопросы рядовых работников. Печатные материалы могут дополняться видеолентами о работе организации.

Современная информационная технология. Последние достиже­ния в области информационной технологии могут способствовать совершенствованию обмена информацией в организациях. Компь­ютер уже оказал огромное воздействие на информацию, которую руководители, вспомогательный персонал и рабочие рассылают и получают. Электронная почта дает возможность направлять пись­менные сообщения любому человеку в организации. Это должно уменьшить поток телефонных разговоров. Кроме того, электронная почта – эффективное средство связи между людьми, находящими­ся в разных конторах, городах, областях и даже странах.

 

 

Темы рефератов к семинару по теме:

1. Роль информации в управленческой деятельности (рассмотреть объем информации, достоверность информации; ценность информации, открытость информации);

2. Внутренняя система информации и технология информационной деятельности (рассмотреть: использование новейших технологических средств обработки и передачи информации, материально-техническая база, виды информационных технологий, система ведения записей, носители информации, информационные базы данных, пакеты прикладных программ);

3. Невербальные коммуникации и их роль в управлении и общении (рассмотреть: виды и трактовка невербальных коммуникаций, искажение информации).

 

Литература: учебники и учебные пособия по Менеджменту, Основам менеджмента, Теории организации, Организационному поведению, Коммуникационному менеджменту, Деловому общению, Психологии общения, Конфликтологии и др.

Поделиться:

Воспользуйтесь поиском по сайту: