Бюджетирование на предприятиях туризма: цели, формы, методы.

Бюджетирование является первым этапом разработки системы регулярного экономического управления и способствует оптимизации финансовых потоков и ресурсов предприятия, что позволяет значительно снизить их объем и потребность в них, себестоимость и повысить конкурентоспособность предприятия. Особо следует выделить бюджетирование как важнейшее связующее звено между стратегическим и оперативным управлением всеми хозяйственными операциями, направленное на координацию экономических процессов предприятия и, как следствие, на повышение его конкурентоспособности.

В любом туристском предприятии существует необходимость внедрения механизма бюджетного планирования, как универсального инструмента управления. Так как бюджетирование способно обеспечивать долгосрочную конкурентоспособность предприятия за счет поддержания функции лидера в снижении затрат, в принятии оптимальных управленческих решений, повышении качества предоставляемых услуг, и достижении стратегических целей исходя из ограниченного набора средств и ресурсов. Бюджетирование-это последовательность операций,необходимых для составления бюджета в пределах отдельного туристского предприятия. С его помощью принимаются управленческие решения, связанные с будущими событиями, на основе систематической обработки данных. Бюджет – фин.документ, до выполнения предполагаемых действий в виде прогноза будущих фин.операций. Целями бюджетирования являются: · осуществление периодичного планирования; · обеспечение координации, кооперации, коммуникации; · требование к менеджерам количественно обосновать их планы; · обеспечение осведомленности по затратам; · создание системы оценки и контроля исполнения; · мотивация сотрудников путем ориентации на достижение цели; · исполнение требований законов и договоров.

С точки зрения последовательности подготовки документов для составления общего бюджета выделяют две составных части бюджетирования: 1. ПОДГОТОВКА ОПЕРАЦИОННОГО(ТЕКУЩЕГО) БЮДЖЕТА; 2. ПОДГОТОВКА ФИНАНСОВОГО БЮДЖЕТА.

1.Операционный (текущий) бюджет представляет собой совокупность бюджетов, характеризующих доходы и расходы по операциям, планируемым на предстоящий период для сегмента или отдельной функции туристского предприятия. В структуре общего бюджета туристского предприятия операционный бюджет является доминирующим. В ходе его составления формируются бюджеты различных расходов: на закупку сырья и материалов, коммерческих и административных расходов и т.д.

Общая структура операционного бюджета включает в себя ниже перечисленные составляющие.

1.1.БЮДЖЕТ ПРОДАЖ. Объединяет информацию об объёмах реализации туристской продукции, ценах,и соответственно, о выручке от реализации. Цель данного бюджета- рассчитать прогноз объёма продаж вцелом. Исходя из стратегии развития туристского предприятия, его производственных мощностей, главное, прогнозов в отношении ёмкости туристского рынка сбыта, определяется количество потенциально реализуемой туристской продукции (в натуральных единицах). Прогнозные отпускные цены используются для оценки объема продаж в стоимостном выражении. Сложность окончательного расчета бюджета продаж связана с тем, что объём реализации определяется не только производственными возможностями туристского предприятия, но и факторами рыночной конъюнктуры. К таким факторам относят:

-деятельность конкурентов; -общее положение на национальном и мировом туристских рынках; -политика ценообразования в сфере туризма и на конкретном туристском предприятии; -сезонные колебания туристского спроса; -эффективность рекламной политики; -качество туристской продукции и т.д.

Расчёт объёма реализации туристской продукции на предприятиях туризма, как правило, осуществляется на основе статистических методов с использованием ретроспективного анализа, а также на основе экспертных оценок. Причем ретроспективный анализ не должен охватывать временной период более 2 лет, поскольку развитие туристского рынка крайне динамично, и результаты анализа в данном случае могут не соответствовать тенденциям будущего. Для сферы туризма особое значение имеют предстоящие мероприятия в рамках будущего бюджетирования,как национального,так и мирового значения,оказывающие на развитие туризма стимулирующее действие.К числу таких мероприятий могут быть отнесены: -карнавалы(например, карнавал в Рио-де-Жанейро) -чемпионаты мира (чемпионат мира по футболу привлекает значительные массы любителей спортивного пассивного туризма) -олимпийские игры.

Бюджет продаж обычно строится дифференцированно и содержит информацию о прогнозируемых объемах продаж по каждому туристскому продукту, также ожидаемую цену единицы каждого туристского продукта. Для туристской фирмы, занимающейся, тремя различными туристскими направлениями, - это расчет объема продаж по каждому направлению (например, по Италии, по Чехии). Бюджет производства показывает, сколько единиц туристской продукции или туристских услуг необходимо произвести, чтобы обеспечить запланированные продажи и требуемый уровень запасов. При этом необходимо отметить, что туризм - это специфическая сфера деятельности, в которой отсутствуют запасы (за исключением предприятий ресторанного рынка), и туристский продукт относится к числу неосязаемых и поэтому не может быть складирован. Потери от непроданных турпакетов относятся к невосполнимым.

1.2.БЮДЖЕТ ПРЯМЫХ ЗАТРАТ. Данные об объемах туристского производства, содержащиеся в бюджете производства, вместе с данными о прямых материальных затратах составляют смету прямых материальных затрат. Так как туристский продукт является «скоропортящимся» товаром, его производство и предоставление должны быть хорошо спланированы. В противном случае каждый невостребованный тур принесет потери фирме в размере совокупной стоимости элементов туристского пакета.

1.3.БЮДЖЕТ НАКЛАДНЫХ РАСХОДОВ. Представляет собой совокупность всех общих расходов, за исключением прямых затрат на материалы и оплату труда. Сюда относятся амортизационные отчисления, арендные платежи, налог на имущество и т.д.

1.4.БЮДЖЕТ ТЕКУЩИХ ЗАТРАТ. Данный бюджет отражает ожидаемые расходы по реализации, а также общие и административные расходы. Он включает в себя все остальные расходы, которые не были включены ни в один другой бюджет, например, такие как: расходы по страхованию, юридические расходы, расходы на аудит, на оплату директоров, бумагу для печатающих устройств, почтовые расходы.

В содержательную часть бюджета текущих затрат включены затраты, понесенные в процессе реализации туристской продукции и организации туристского бизнеса

1.5.БЮДЖЕТ КАДРОВЫХ ЗАТРАТ ТУРИСТСКОГО ПРЕДПРИЯТИЯ. При составлении этого вида бюджета определяют требуемое количество персонала (кадровый ресурс), необходимого для производства туристской продукции по объему, представленному в бюджете продаж. Выбранный алгоритм расчета здесь зависит от многих факторов, в том числе и от системы нормирования труда и оплаты работников.

В любом случае величина прямых затрат труда должна быть тщательно скоординирована с имеющимися в наличии кадровыми ресурсами для обеспечения достаточного использования труда в туристском производстве. Эффективная организация производственного процесса позволяет минимизировать простои и устранить нехватку трудовых ресурсов, а также может способствовать высвобождению персонала в случаях необходимости (что очень характерно на сегодняшний день для туристской сферы, особенно в периоды снижения туристской активности). Например, многие гостиницы в период спада туристских потоков, вызванных сезонностью, высвобождают часть персонала или же снижают заработную плату работникам. Именно из-за учета фактора сезонности в сфере туризма необходимо формировать бюджет продаж не только на год, но и дифференцированно по месяцам, в целях более эффективного бюджетирования.

1.6.БЮДЖЕТ СТОИМОСТИ ТУРИСТСКОЙ ПРОДУКЦИИ. Данный бюджет составляется на основе сводных данных по натуральным и стоимостным оценкам, взятым из бюджетов прямых затрат, затрат по оплате труда, текущих и накладных расходов. Таким образом, операционный бюджет туристского предприятия составляется на базе бюджета продаж, который является базой формирования бюджетов, характеризующих затраты на: туристское производство и реализацию туристской продукции (туристских услуг); внедрение нового технологического процесса (бюджет закупки сырья и материалов для ресторанного бизнеса); бюджет текущих затрат, бюджет по труду и т.д.

2. Финансовый бюджет туристского предприятия - это план, в котором отражаются объем и структура предполагаемых источников денежных средств и планируемые направления их использования. Состоит финансовый бюджет из 4-х основных бюджетов.

2.1. БЮДЖЕТ КАПИТАЛЬНЫХ ВЛОЖЕНИЙ. Данный бюджет отражает количество денежных средств, которые туристское предприятие намеревается тратить на приобретение дополнительных основных фондов в течение планового периода. Таким образом, капитальный бюджет включает в себя приобретение активов, необходимых для выполнения оперативных планов. Информация, содержащаяся в этом бюджете, влияет на бюджет движения денежных средств (включая вопросы выплаты процентов), на бюджетный отчет о прибылях и убытках, на бюджетный бухгалтерский баланс (изменяя величину основных средств и других долгосрочных активов). Существенные капитальные затраты могут возникнуть в результате выбытия, физического и морального износа оборудования и других вне-оборотных активов. Кроме того, увеличение производственных мощностей в связи с ростом потребительского спроса на продукцию туристского предприятия может потребовать дополнительного финансирования (капитальных затрат).

Различные варианты финансирования, рассматриваемые в бюджете капитальных затрат, должны приниматься в расчет при составлении элементов (бюджетов) операционного бюджета. Например, ожидаемая величина амортизации нового туристского оборудования, приобретенного туристским предприятием, например, гостиницей или рестораном, в текущем году, должна учитываться при составлении бюджета накладных расходов и текущих затрат. Кроме того, способ финансирования капитальных затрат отразится на смете денежных расходов

2.2. БЮДЖЕТ ОТЧЕТА О ПРИБЫЛЯХ И УБЫТКАХ. Данный бюджет сводит воедино планируемые оценки доходов и расходов на бюджетный период. Необходимо рассчитать прогнозные значения таких показателей, как: объем туристской реализации; себестоимость реализованной туристской продукции (туристских услуг); себестоимость коммерческих и управленческих расходов; себестоимость расходов финансового характера (проценты к выплате по ссудам и займам); величина налогов к уплате и т.д.

Большая часть исходных данных формируется в ходе построения операционных бюджетов. Величину налоговых и прочих обязательных платежей можно рассчитать по среднему проценту. Таким образом, бюджет отчета о прибылях и убытках содержит в сжатой форме прогноз всех операций туристского предприятия и тем самым позволяет финансовому менеджеру проследить за влиянием индивидуальных бюджетов на годовой бюджет прибылей.

2.3.БЮДЖЕТ ДВИЖЕНИЯ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ. Данный бюджет представляет собой план денежных поступлений и платежей, рассчитанный на будущий временной период. При расчете бюджета движения денежных средств принципиально важно определить время фактических поступлений и платежей, а не время исполнения хозяйственных операций. Приход классифицируется по источнику поступления средств, а расход - по направлениям использования. Ожидаемое сальдо денежных средств на конец периода затем сравнивается с минимальной суммой денежных средств, которая должна постоянно поддерживаться. Разность представляет собой либо неизрасходованный излишек, либо недостаток денежных средств.

Бюджет движения ден средств показывает ожидаемое конечное сальдо по ден средствам и финансовое положение туристского предприятия на каждый анализируемый период. Т.о. могут быть запланированы и учтены периоды наибольшего и наименьшего наличия денеж средств, проанализированы эффективность использования средств и перспективный уровень платежеспособности туристского предприятия.

2.4. БЮДЖЕТНЫЙ БАЛАНС (БЮДЖЕТНЫЙ БУХГАЛТЕРСКИЙ БАЛАНС) Этот бюджет - завершающий шаг в процессе подготовки не только финансового, но и общего бюджетов. Он характеризует изменения в финансовом и имущественном положении туристского предприятия при условии выполнения запланированных в предыдущих бюджетах хозяйственных и финансовых операций.

Построение прогнозной отчетности в рамках бюджетирования текущей деятельности или на более длительную перспективу является неотъемлемой функцией финансовой службы (отдела или департамента) любого туристского предприятия. Эта отчетность может использоваться в таких целях, как: ориентир для контроля текущей деятельности; при прогнозировании степени удовлетворительной структуры баланса и тд

Для полного осмысления бюджетирования необходимо перечислить функции, которые оно выполняет:

1. Аналитическая функция: переосмысление бизнес-идеи; коррекция стратегии; постановка дополнительных целей; анализ операционных альтернатив. 2. Функция финансового планирования: вынуждает планировать и тем самым обдумывать будущее

3. Функция финансового учета: вынуждает учитывать и обдумывать совершенные действия в прошлом и тем самым помогает принимать правильные решения в будущем. 4. Функция финансового контроля: позволяет сравнивать поставленные задачи и полученные результаты; выявляет слабые и сильные стороны. 5. Мотивационная функция: осмысленное принятие плана; ясность постановки целей; наказание за срыв; поощрение за выполнение и перевыполнение. 6. Координационная функция:· координация функциональных блоков оперативного планирования. 7. Коммуникационная функция: согласование планов подразделений компании; нахождение компромиссов; закрепление ответственности исполнителей.