Главная | Обратная связь | Поможем написать вашу работу!
МегаЛекции

бланков исполнительных листов на судебных участках мировых судей

о порядке приема, учета, хранения, выдачи и уничтожения

в Республике Хакасия

 

1. Общие положения

 

1.1. Настоящая Инструкция разработана в соответствии с Правилами изготовления, учета, хранения и уничтожения бланков исполнительных листов, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 31 июля 2008 г. N 579, и определяет порядок приема, учета, хранения, списания и выдачи бланков исполнительных листов на судебных участках мировых судей в Республике Хакасия (далее – судебные участки).

1.2. Управление по обеспечению деятельности мировых судей Республики Хакасия (далее – Управление) обеспечивает судебные участки бланками исполнительных листов (далее – бланки) в соответствии с нагрузкой на судебных участках и с учетом количества бланков, поступивших в Управление.

1.3. Выдача бланков на судебные участки осуществляется лицом, уполномоченным начальником Управления, на основании составляемой в двух экземплярах накладной, один экземпляр которой остается в Управлении, второй направляется на судебный участок.

1.4. Ответственным за прием, выдачу бланков работникам аппарата мирового судьи, осуществляющим оформление исполнительных листов, а также за учет, хранение и списание бланков является секретарь судебного участка или лицо, его замещающее, в соответствии с должностным регламентом секретаря судебного участка.

1.5. Ответственные работники, получившие бланки, несут персональную ответственность за их учет, хранение, надлежащее оформление и выдачу.

1.6. Ответственным за выдачу исполнительных листов участникам гражданского и уголовного судопроизводства является работник аппарата мирового судьи, осуществляющий оформление исполнительных листов.

1.7. В соответствии с требованиями, предусмотренными настоящей Инструкцией, на судебном участке создается комиссия из 3 человек, в состав которой входят мировой судья, помощник мирового судьи и секретарь судебного участка.

 

2. Прием, учет и хранение бланков

 

2.1. Прием бланков производится на судебных участках с одновременной проверкой фактического количества бланков, а также соответствия их серий и номеров (далее – реквизиты) данным, указанным в накладной.

В случае обнаружения расхождений количества поступивших бланков (их реквизитов) с количеством (реквизитами) указанными в накладной, составляется акт, один экземпляр которого в течение трех рабочих дней направляется в Управление, второй подшивается в наряд по учету бланков исполнительных листов (далее – наряд).

При обнаружении бланков, имеющих дефекты или механические повреждения, также составляется акт, один экземпляр которого вместе с дефектными бланками в течение пяти дней направляется в Управление, второй подшивается в наряд.

2.2. Бланки подлежат учету (по сериям и номерам) в журнале учета бланков исполнительных листов (далее – журнал учета) (Приложение 1). Журнал учета должен быть прошит и пронумерован. Количество листов в журнале учета заверяется на последней странице подписью мирового судьи и оттиском гербовой печати.

2.3. При поступлении бланков на судебный участок в журнале учета должна быть внесена запись о дате и количестве поступивших бланков, их серии и номерах, а также реквизиты накладной (например: 10.08.2009 поступило 200 бланков исполнительных листов, серия АА №№ 000759001-000759200, накладная № 3 от 05.08.2009).

По истечении месяца секретарь судебного участка вносит в журнал учета итоговую запись о количестве выданных (испорченных) бланков (например: 31.08.2009 г. выдано 48 ИЛ, испорчено - 2, итого – 50).

2.4. Бланки хранятся в металлических шкафах или сейфах в помещениях судебных участков в условиях, исключающих их порчу или хищение. По окончании рабочего дня места хранения бланков опечатываются
или опломбировываются (допускается опечатывание бумажной наклейкой,
на которой ставится дата опечатывания, подпись секретаря судебного участка и оттиск гербовой печати).

2.5. В случае увольнения секретаря судебного участка либо его временного отсутствия (отпуск, болезнь и т.д.) передача бланков замещающему лицу производится комиссией с составлением акта приема-передачи, в котором отражаются количество и реквизиты передаваемых бланков, в том числе испорченных.

2.6. При невозможности присутствия секретаря судебного участка при передаче бланков другому лицу, шкаф (сейф), в котором хранятся бланки, вскрывается комиссией с составлением акта, в котором отражается количество бланков с указанием их реквизитов. При этом в журнале учета делается отметка о принятии бланков замещающим лицом.

 

3. Выдача и списание бланков

 

3.1. Выдача бланков ежедневно отражается в журнале учета.

3.2. Бланки выдаются лицу, который обращает к исполнению судебное постановление (решение), под роспись в журнале учета.

3.3. Заполнение бланков осуществляется как рукописным способом, так и при использовании оргтехники, исключающем порчу бланков. При оформлении в рукописном виде бланк заполняется четким, разборчивым почерком, без ошибок и исправлений.

3.4. Действия по выдаче исполнительных листов для исполнения отражаются в справочном листе дела, журнале учета исходящей корреспонденции, журнале учета исполнительных документов, переданных судебным приставам-исполнителям, разносной книге с указанием серии и номера исполнительного листа.

3.5. В случае утраты бланков ответственный за их хранение работник аппарата суда немедленно сообщает об этом начальнику Управления.

По факту утраты бланков проводится служебная проверка, по результатам которой составляется акт. В случае выявления вины работника, ответственного за хранение бланков, в Управлении издается приказ о применении к нему мер дисциплинарного взыскания.

3.6. В случае порчи бланков ответственный за их хранение работник аппарата суда делает отметки в журнале учета о том, что бланк испорчен, с указанием его реквизитов.

Испорченный бланк должен быть погашен. Для этого все листы бланка перегибаются пополам и прокалываются дыроколом около линии сгиба таким образом, чтобы образовалось четыре симметричных отверстия. Затем все листы бланка перечеркиваются по диагонали (от правого верхнего угла к нижнему левому) красным маркером, вдоль линии перечеркивания ручкой выполняется надпись «Погашено», с указанием даты погашения исполнительного листа, фамилии, имени, отчества секретаря судебного участка, осуществившего погашение, и его подписи.

Погашенный таким образом бланк подшивается в номенклатурное дело, специально заводимое для этих целей.

3.7. Испорченные бланки подлежат хранению в сроки, установленные приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 09.06.2011 № 112 «Об утверждении перечня документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков хранения», после чего уничтожаются.

3.8. Уничтожение испорченных бланков, а также списание утраченных бланков производятся по акту комиссией, определяемой мировым судьей. В журнале учета бланков делаются необходимые отметки со ссылкой на утвержденный акт.

4. Порядок и формы контроля

 

4.1. Контроль за соблюдением порядка приема, учета, хранения и выдачи бланков осуществляет помощник мирового судьи.

4.2. Помощник мирового судьи проводит на судебном участке ежеквартальные проверки наличия бланков, по итогам которых составляются акты и хранятся в отдельном наряде из предусмотренных номенклатурой нарядов судов.

4.3. При проверках, проводимых специалистами Управления, проводится сверка бланков, находящихся на судебных участках. При выявлении расхождений фактического наличия бланков с данными учета оформляется ведомость расхождений по результатам инвентаризации с приложением объяснений по выявленным расхождениям. О результатах инвентаризации составляется акт.

Инструкция по организации работы архива

мирового судьи в Республике Хакасия

 

Инструкция по организации работы архива мирового судьи в Республике Хакасия разработана в целях установления единого порядка оформления и сроков подготовки документов для сдачи в архив каждого из мировых судей в Республике Хакасия (далее – мировых судей).

В Инструкции регламентированы правила подготовки и оформления документов к последующему хранению, порядок учета, использования и хранения документов в архиве мирового судьи в Республике Хакасия (далее – архив), методика отбора уголовных дел, гражданских дел, дел об административных правонарушениях (далее – судебных дел), материалов, нарядов, регистрационных книг, журналов, учетно-статистических карточек, номенклатуры дел и других документов для постоянного хранения, выделения их к уничтожению, а также правила передачи судебных дел, нарядов и других документов в государственные архивы.

Своевременное оформление судебных дел, формирование нарядов[1] и документов общего делопроизводства, имеющих научную и практическую ценность, обеспечение их сохранности является важнейшей задачей аппарата мирового судьи в Республике Хакасия (далее – аппарат мирового судьи).

Качественно организованная работа с документами, своевременный и квалифицированный отбор, четкий порядок передачи указанных документов в архив, их надлежащее использование и хранение обеспечивают оперативное получение достоверной справочной и научной информации о деятельности мирового судьи.

Положения Инструкции распространяеются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами, создаваемыми с применением средств вычислительной, компьютерной и электронной техники.

 

1. Общие положения

 

1.1. Инструкция по организации работы архива мирового судьи в Республике Хакасия (далее – Инструкция) разработана в соответствии с Федеральным конституционным законом от 31 декабря 1996 года № 1-ФКЗ «О судебной системе Российской Федерации», Федеральным законом от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Федеральным законом от 08 января 1998 года № 7-ФЗ «О Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации», Федеральным законом от 17 декабря 1998 года № 188-ФЗ «О мировых судьях в Российской Федерации», Законом Республики Хакасия от 22 февраля 2000 года № 73 «О мировых судьях в Республике Хакасия», Положением о Федеральном архивном агентстве, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 17 июня 2004 года № 290, Основными правилами работы ведомственных архивов, утвержденными Приказом Главархива СССР от 05 сентября 1985 года № 263, Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации 25 августа 2010 года № 558, Перечнем документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 09 июня 2011 года № 112, Типовой номенклатурой дел и документов, образующихся в деятельности мировых судей, утвержденной Генеральным директором Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации 30 декабря 2008 года, Инструкцией по судебному делопроизводству в районном суде, утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 29 апреля 2003 года № 36, Инструкцией о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учета и использования, утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 28 декабря 2005 года № 157, Инструкцией по судебному делопроизводству на судебных участках мировых судей в Республике Хакасия, утвержденной приказом Управления по обеспечению деятельности мировых судей Республики Хакасия 03 июля 2013 года № 98-п, положением об архиве мирового судьи, другими нормативными правовыми документами.

 

2. Оформление судебных дел (нарядов) и документов общего делопроизводства к последующему хранению

в архиве мирового судьи

 

2.1. Решение на передачу в архив судебных дел, регистрационных книг, журналов, учетно-статистических карточек, номенклатуры дел и других документов общего делопроизводства (далее – дел (нарядов)) принимает мировой судья соответствующего судебного участка или замещающий его мировой судья. Мировой судья проверяет все производство по делу (наряду), полноту и правильность заполнения регистрационных книг, журналов, учетно-статистических карточек и других документов.

Передача (списание) в архив дел (нарядов) производится на основании резолюции мирового судьи соответствующего судебного участка, рассмотревшего дело, или замещающего его мирового судьи.

2.2. Все оконченные производством дела (наряды) для передачи в архив оформляются секретарем суда мирового судьи в соответствии с требованиями Основных правил работы ведомственных архивов, утвержденных Приказом Главархива СССР от 05 сентября 1985 года № 263 (далее – Основные правила работы ведомственных архивов), Инструкцией по судебному делопроизводству на судебных участках мировых судей в Республике Хакасия, утвержденной приказом Управления по обеспечению деятельности мировых судей Республики Хакасия 03 июля 2013 года № 98-п (далее – Инструкция по судебному делопроизводству на судебных участках мировых судей в Республике Хакасия) и настоящей Инструкции.

2.3. Судебные дела подлежат оформлению для передачи в архив не позднее одного месяца после обращения к исполнению вступившего в законную силу завершающего судебного постановления, вынесенного в форме приговора, решения, определения, судебного приказа. Обращение к исполнению производится в соответствии с разделом 9 Инструкции по судебному делопроизводству на судебных участках мировых судей в Республике Хакасия.

2.4. При оформлении судебных дел, подлежащих передаче в архив на постоянное или временное (свыше 10 лет) хранение, секретарь суда мирового судьи обязан просмотреть все производство по делу, обращая особое внимание на исполнение вступившего в законную силу судебного постановления и произвести другие действия по подготовке дела к сдаче в архив в соответствии с п. 2.17. настоящей Инструкции.

2.5. Групповое либо многоэпизодное уголовное дело, по которому вынесен оправдательный приговор в части предъявленного обвинения в связи с непричастностью подсудимого (подсудимых) к совершению преступления (преступлений) (пункт 2 части второй статьи 302 Уголовно-процессуального кодекса Российской Федерации), подлежит передаче в архив после направления сообщения о вынесенном приговоре в органы прокуратуры и в орган, производивший окончание предварительного расследования по данному уголовному делу.

2.6. При рассмотрении мировым судьей представлений и ходатайств в порядке исполнения приговоров, связанных с отбыванием наказания в виде лишения свободы, основаниями для передачи соответствующих материалов в архив являются случаи, предусмотренные пунктом 9.2.36. Инструкции по судебному делопроизводству на судебных участках мировых судей в Республике Хакасия, в отношении осужденных к иным мерам наказания – в соответствии с пунктом 9.2.37. указанной Инструкции.

2.7. По истечении срока, установленного на обжалование постановления мирового судьи об отказе в удовлетворении представления или ходатайства, либо при непоступлении в этот срок жалобы или представления, материал для передачи в архив оформляется в соответствии с пунктом 2.6. настоящей Инструкции.

2.8. Основаниями для оформления и передачи в архив гражданских дел являются:

обращение к исполнению вступившего в законную силу судебного акта;

вступление в законную силу судебного акта, решение по которому подлежит немедленному исполнению;

вступление в законную силу определения о прекращении производства по делу;

вступления в законную силу определения об оставлении иска, заявления, жалобы без рассмотрения;

вынесения судебного приказа и обращения его к исполнению.

2.9. Производство по гражданскому делу, по которому иск удовлетворен, считается оконченным и дело подлежит передаче в архив после передачи (направления) исполнительных документов подразделению службы судебных приставов либо вручения их взыскателям.

Если взыскатель не обратился за получением исполнительного документа и не просил о его направлении для исполнения в подразделение службы судебных приставов в соответствии с частью первой статьи 428 Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации, дело подлежит передаче в архив не позднее десяти дней после истечения срока, установленного пунктом 2.3. настоящей Инструкции.

2.10. В случае вынесения мировым судьей решения (определения) о взыскании штрафа, государственной пошлины или иных сумм в доход соответствующего бюджета, гражданское дело считается оконченным и подлежит передаче в архив после приобщения к нему квитанции или иного документа об оплате либо поступления копии постановления судебного пристава-исполнителя об окончании исполнительного производства.

2.11. Гражданское дело, по которому в иске отказано или иск оставлен без рассмотрения, либо производство по делу прекращено, считается оконченным и подлежит оформлению для передачи в архив после вступления решения (определения) в законную силу.

2.12. Основаниями для оформления и передачи в архив дел об административных правонарушениях являются:

обращение к исполнению вступившего в законную силу судебного акта;

вступление в законную силу постановления о прекращении производства по делу;

вступление в законную силу постановления о наложении взыскания в виде предупреждения, возмездного изъятия орудия совершения правонарушения (его вручения под расписку или получения направленной по почте копии лицом, в отношении которого оно было вынесено).

2.13. Полное оформление дел (нарядов) для передачи в архив производит секретарь суда мирового судьи, который в соответствии с Основными правилами работы ведомственных архивов осуществляет:

подшивку и (или) переплет в обложку всех документов дела (наряда);

изъятие из дела металлических скрепок и скобок;

нумерацию листов и составление внутренней описи;

заполнение листа-заверителя;

внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение индекса и заголовка дела, указание дат начала и окончания срока хранения и др.).

2.14. Все документы в делах (нарядах) систематизируются в хронологической последовательности (документ-ответ помещается за документом-запросом), Внутренняя опись(приложение 1) составляется с указанием номера и индекса документа, даты, заголовка (наименования) и номера листа в деле (наряде).

2.15. Листы, на которых сделана внутренняя опись, нумеруются отдельно. Заверительная надпись составляется на отдельном листе-заверителе дела (наряда) (приложение 2).Количество листов внутренней описи указывается в заверительной надписи после общего количества листов в наряде через арифметический знак плюс.

2.16. Если дело (наряд) было сформировано (прошито или переплетено) без листа-заверителя, то он наклеивается на верхнюю часть внутренней стороны обложки дела (наряда). Запрещается выносить заверительную надпись на обложку или чистый оборот листа последнего документа.

2.17. На обложке судебного дела (приложение 3) должны быть указаны:

наименование судебного участка мирового судьи,

категория дела (уголовное, гражданское или административное); по уголовному делу – фамилия, имя, отчество осужденного лица и полное наименование статьи Уголовного кодекса Российской Федерации, по которой лицо осуждено; по гражданскому делу – фамилия, инициалы истца, ответчика, либо наименование организации, суть иска (заявления);

даты начала и окончания дела (вступления в законную силу судебного постановления и его обращения к исполнению); количество листов в деле;

дата передачи в архив, архивный номер;

срок хранения дела, номер статьи в соответствии с Перечнем документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом Генерального директора Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 09 июня 2011 года № 112;

подпись мирового судьи.

2.18. На обложке наряда (приложение 4) должны быть указаны индекс и заголовок (наименование) наряда в точном соответствии с указанным в номенклатуре основных дел и документов, образующихся в деятельности мирового судьи или в номенклатуре дополнительных дел, утвержденной соответствующим приказом мирового судьи.

Все остальные реквизиты заполняются так же, как на обложках судебных дел, указанных в подпунктах 1, 3-6 пункта 2.17. настоящей Инструкции.

2.19. Реквизиты обложки дела (наяда) должны быть написаны светостойкими чернилами четким почерком. Наряды постоянного хранения должны быть подшиты в твердую обложку.

2.20. При оформлении к передаче в архив нарядов, подлежащих постоянному и временному (свыше 10 лет) хранению, секретарь суда мирового судьи обязан проверить помещенные в наряд документы, обращая особое внимание на то, чтобы в наряд не были подшиты несколько экземпляров (дубликатов) одного и того же документа, черновики документов, документы без подписи исполнителя или неисполненные документы.

2.21. Наряд должен содержать не более 250 листов при толщине не более 4 см. Если количество листов в наряде превышает 250, материалы формируются в тома в хронологическом порядке. Том № 2 может быть начат лишь после окончания тома № 1. Дата открытия тома № 2 не должна быть более ранней, чем дата окончания тома № 1.

Если наряд состоит из нескольких томов, то на обложке каждого тома проставляется общий номер, индекс по номенклатуре нарядов (основных или дополнительных) и заголовок, и уточняется содержание каждого тома в отдельности. Например:

Наряд № 12. Копии судебных постановлений вышестоящих судов по делам мирового судьи судебного участка № 1, в 3-х томах. Том № 1 – копии судебных постановлений вышестоящих судов по уголовным делам.

Наряд № 12. Копия судебных постановлений вышестоящих судов по делам мирового судьи судебного участка № 1, в 3-х томах. Том № 2 – копии судебных постановлений вышестоящих судов по гражданским делам.

Наряд № 12. Копии судебных постановлений вышестоящих судов по делам мирового судьи судебного участка № 1, в 3-х томах. Том № 3 – копии судебных постановлений вышестоящих судов по делам об административных правонарушениях.

2.22. Оформление к передаче в архив нарядов с текстами судебных актов, подлежащих размещению на официальном сайте судебного участка в соответствии с Регламентом организации размещения сведений о находящихся в суде делах и текстов судебных актов в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» на официальном сайте суда общей юрисдикции, утвержденным постановлением Президиума Совета судей Российской Федерации от 27.01.2011 № 253, производят ответственные работники аппаратов мировых судей.

К оформлению нарядов со сведениями о находящихся в суде делах и текстов судебных актов предъявляются требования, предусмотренные пунктами 2.2., 2.13. – 2.16., 2.18. – 2.21. настоящей Инструкции. В наряды формируются тексты на бумажном носителе с резолюцией мирового судьи. Основанием для оформления и передачи в архив указанных документов является факт размещения согласованных текстов судебных актов на сайте суда.

2.23. При оформлении к передаче в архив оконченных регистрационных журналов, книг, учетно-статистических карточек секретарь суда мирового судьи обязан произвести следующие действия:

пронумеровать все листы и на оборотной стороне последнего чистого листа составить заверительную надпись;

указать срок хранения и количество листов на обложке регистрационного журнала или книги согласно номенклатуре нарядов (основных или дополнительных);

проверить соответствие учетно-статистических карточек с алфавитными
указателями и заполнение всех необходимых реквизитов.

После передачи в архив учетно-статистические карточки вместе с алфавитными указателями должны храниться в картотеках (ящиках, картотечных шкафах) отдельно по уголовным, гражданским делам, делам об административных правонарушениях в порядке их номеров по годам. В одном томе должно быть не более 100 – 150 прошитых учетно- статистических карточек.

2.24. Дела (наряды), регистрационные книги, журналы, учетно-статистические карточки, номенклатуры дел и другие документы общего делопроизводства, оформленные с нарушением установленных требований, в архив не принимаются.

 

3. Номенклатура дел и документов,

образующихся в деятельности мирового судьи

 

3.1. Номенклатура судебных дел и документов общего делопроизводства (далее – дел (нарядов)), образующихся в деятельности мирового судьи (далее – Номенклатура), является нормативным документом, определяющим сроки хранения всех категорий документов, представляет собой систематизированный перечень заголовков дел и нарядов, оформленный в установленном порядке, и служит целям обеспечения сохранности документов, их отбора на постоянное хранение и выделения к уничтожению.

3.2. Номенклатура составляется на основе Типовой номенклатуры дел и документов, образующихся в деятельности мировых судей, утвержденной Генеральным директором Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации 30 декабря 2008 года (далее – Типовая номенклатура). Установленные в Типовой номенклатуре сроки хранения дел и документов, а также индексы, определенные для соответствующей категории дел, являются обязательными для всех мировых судей.

3.3. Номенклатура составляется на каждый год не позднее 30 октября предшествующего года на основе изучения содержания и количества документов, образующихся в процессе деятельности мирового судьи (приложение 5), согласовывается с экспертно-проверочной комиссией государственного архива Республики Хакасия (далее – государственный архив) и утверждается мировым судьей.

Номенклатура пересогласовывается с экспертно-проверочной комиссией государственного архива не реже чем один раз в пять лет. В случае значительных изменений функций, состава документации, номенклатура подлежит пересоставлению и утверждению независимо от срока ее согласования.

3.4. В случае если дела (документы), образующиеся в деятельности мирового судьи, являются источником комплектования государственного архива и отнесены в установленном порядке и в соответствии с Типовой номенклатурой к составу архивного фонда Российской Федерации, они подлежат передаче на постоянное хранение в указанные архивы.

Дела и документы, срок хранения которых определен Типовой номенклатурой «постоянно», подлежат постоянному хранению и передаются в государственный архив в виде подлинников в установленные сроки.

При наличии соответствующей отметки в примечании дела и документы имеющие срок хранения «постоянно» хранятся в архиве мирового судьи и на государственное хранение не передаются.

3.5. Графы Номенклатуры заполняются следующим образом.

В графе 1 указывается индекс дела, включенного в Номенклатуру.

Индексы дел состоят из указания на номер раздела Номенклатуры и порядковых номеров заголовков дел. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами (например: 01-01, где 01 – номер раздела Номенклатуры, 01 – порядковый номер заголовка дела).

В графе 2 указывается заголовок дела (тома, части).

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов Номенклатуры определяется последовательностью, указанной в ПФС и Типовой номенклатуре, в остальной части – степенью важности документов дела и их взаимосвязью. Заголовки дел должны в обобщенной форме отражать основное содержание и состав входящих в них документов. Не допускается употребление в заголовках дел неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.п.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов. Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются переходящими и вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом. Если дело состоит из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

В графе 3 указывается срок хранения дела.

В графе 4 указывается статья по Перечню (ПФС).

В графе 5 «Примечание» в течение всего срока действия Номенклатуры проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о передаче дел и другие необходимые сведения.

3.6. После введения в действие новой номенклатуры дел и документов по истечении соответствующего календарного года Номенклатура, составленная за предыдущий период, не позднее одного месяца с начала нового года подлежит передаче в государственный архив по общим правилам, установленным настоящей Инструкцией.

 

4. Экспертиза ценности документов

 

4.1. Экспертиза ценности дел и документов общего делопроизводства (далее – нарядов) проводится в целях оценки их юридической, исторической и иной значимости, отбора для постоянного хранения и выделения к уничтожению в соответствии с нормативными и методическими документами, утвержденными специальным уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела.

4.2. Проведение экспертизы необходимо:

а) при определении сроков хранения документов;

б) составлении номенклатуры дел и документов, образующихся в деятельности мирового судьи;

в) формировании дел по номенклатуре и проверке правильности отнесения документов к делам;

г) подготовке документов к последующему хранению в архиве мирового судьи и их передаче на постоянное хранение.

4.3. Не допускается проведение экспертизы ценности документов только по заголовкам дел (нарядов), без полистного просмотра самих документов.

4.4. Для организации и проведения экспертизы ценности документов на судебном участке содается постоянно действующая экспертная комиссия мирового судьи (далее – экспертная комиссия).

Экспертная комиссия создается приказом старшего мирового судьи (мирового судьи) из числа наиболее квалифицированных работников в составе не менее 3 человек. Председателем экспертной комиссии назначается старший мировой судья (мировой судья), секретарем – работник аппарата мирового судьи, ответственный за ведение архива. В состав экспертной комиссии возможно включение представителя соответствующего уполномоченного органа исполнительной власти в области архивного дела (по согласованию). Решение о включении в состав экспертной комиссии представителя уполномоченного органа исполнительной власти в области архивного дела принимается старшим мировым судьей (мировым судьей). В качестве экспертов к работе экспертной комиссии могут привлекаться представители любых сторонних организаций и учреждений.

4.5. Экспертная комиссия работает в соответствии с Примерным положением о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденным Приказом Росархива от 19 января 1995 года № 2.

4.6. Экспертная комиссия осуществляет следующие функции:

а) дает заключения о характере документов для определения сроков хранения дел (нарядов);

б) рассматривает годовые разделы описей судебных дел (нарядов) постоянного хранения, подлежащих передаче в государственный архив;

в) рассматривает описи документов временного (свыше 10 лет) хранения;

г) организует работу по ежегодному отбору документов и рассматривает акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих дальнейшему хранению;

д) рассматривает акты о неисправимых повреждениях документов постоянного и временного хранения и акты об отсутствии документов, подлежащих передаче в государственный архив;

е) принимает участие в подготовке и рассмотрении проектов методических рекомендаций по организации делопроизводства и работы архива мирового судьи.

4.7. Заседания экспертной комиссии проводятся по мере необходимости (но не реже двух раз в год) и оформляются протоколами, которые подписываются председателем и секретарем экспертной комиссии и утверждаются старшим мировым судьей (мировым судьей).

4.8. Ведение делопроизводства экспертной комиссии, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность возлагается на секретаря экспертной комиссии.

 

5. Отбор документов и оформление их на уничтожение

 

5.1. Находящиеся в архиве дела и документы общего делопроизводства (далее – дела (наряды)), по которым истек установленный срок хранения, установленный Перечнем (ПФС), отбираются к уничтожению. Работу по отбору документов к уничтожению осуществляет работник аппарата мирового судьи, ответственный за работу архива.

5.2. Отбор к уничтожению дел (нарядов) за определенный период оформляется актом о выделении к уничтожению дел (нарядов), не подлежащих дальнейшему хранению(приложение 6) и производится только после составления сводных описей дел (нарядов) постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения за этот же период.

5.3. Акты мирового судьи о передаче дел (нарядов) на постоянное хранение (приложение 7) подлежат утверждению мировым судьей только после соответствующегоутверждения экспертно-проверочной комиссией государственного архива описей дел постоянного хранения за этот период. После этого мировой судья имеет право уничтожить дела (наряды), включенные в акты о выделении к уничтожению дел (нарядов) за определенный период в соответствии с установленным порядком.

5.4. Из отобранных к уничтожению судебных дел остаются на постоянное хранение подлинники решений, приговоров, последующих определений и постановлений, в том числе вышестоящих судов.

Из прекращенных дел, дел по искам, оставленным без рассмотрения, остаются на хранение подлинники определений о прекращении производства по делу, об оставлении иска без рассмотрения

Личные документы остаются на хранение и помещаются в отдельную папку, содержащую внутреннюю опись документов. В опись вносятся: фамилия, имя, отчество владельца документа, наименование документа, номер дела, из которого он изъят, год рассмотрения дела, номер и дата акта об уничтожении дела. Невостребованные личные документы хранятся в архиве 50 лет, после чего уничтожаются.

5.5. На решениях, приговорах и последующих определениях и постановлениях вышестоящих судов проставляются регистрационные номера дел, из которых они изъяты. Затем документы подшиваются по порядку номеров дел в алфавитном порядке в отдельные наряды и помещаются в твердую обложку.

5.6. При составлении акта на выделенные к уничтожению дела должны соблюдаться следующие правила:

дела в акте располагаются по годам их рассмотрения;

в конце акта делается запись о том, что из дел изъяты подлинники судебных решений и личные документы.

5.7. Об уничтожении дел в учетно-статистических карточках делается отметка с указанием номеров и дат составления акта и протокола заседания экспертной комиссии.

5.8. Одновременно с судебными делами, рассмотренными в определенном году, к уничтожению выделяются документы общего делопроизводства (наряды), по которым истекли установленные сроки хранения.

5.9. Дела (наряды) временного хранения не могут быть уничтожены ранее установленных для них сроков хранения. По решению экспертной комиссии мирового судьи сроки хранения отдельных дел могут быть продлены исходя из их научной и практической ценности по согласованию с экспертно-проверочной комиссией государственного архива.

Уничтожение документов временного хранения производится только после утверждения описей дел постоянного хранения экспертно-проверочной комиссией государственного архива.

5.10. Акты о выделении к уничтож<

Поделиться:





Воспользуйтесь поиском по сайту:



©2015 - 2024 megalektsii.ru Все авторские права принадлежат авторам лекционных материалов. Обратная связь с нами...