 |
Статья 186. Срок доверенности
|
|
|
|
Статья 185. Общие положения о доверенности
1. Доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу или другим лицам для представительства перед третьими лицами.
2. Доверенности от имени малолетних (статья 28) и от имени недееспособных граждан (статья 29) выдают их законные представители.
3. Письменное уполномочие на совершение сделки представителем может быть представлено представляемым непосредственно соответствующему третьему лицу, которое вправе удостовериться в личности представляемого и сделать об этом отметку на документе, подтверждающем полномочия представителя.
Письменное уполномочие на получение представителем гражданина его вклада в банке, внесение денежных средств на его счет по вкладу, на совершение операций по его банковскому счету, в том числе получение денежных средств с его банковского счета, а также на получение адресованной ему корреспонденции в организации связи может быть представлено представляемым непосредственно банку или организации связи.
4. Правила настоящего Кодекса о доверенности применяются также в случаях, когда полномочия представителя содержатся в договоре, в том числе в договоре между представителем и представляемым, между представляемым и третьим лицом, либо в решении собрания, если иное не установлено законом или не противоречит существу отношений.
5. В случае выдачи доверенности нескольким представителям каждый из них обладает полномочиями, указанными в доверенности, если в доверенности не предусмотрено, что представители осуществляют их совместно.
6. Правила настоящей статьи соответственно применяются также в случаях, если доверенность выдана несколькими лицами совместно.
|
|
|
Статья 185.1. Удостоверение доверенности
1. Доверенность на совершение сделок, требующих нотариальной формы, на подачу заявлений о государственной регистрации прав или сделок, а также на распоряжение зарегистрированными в государственных реестрах правами должна быть нотариально удостоверена, за исключением случаев, предусмотренных законом.
2. К нотариально удостоверенным доверенностям приравниваются:
1) доверенности военнослужащих и других лиц, находящихся на излечении в госпиталях, санаториях и других военно-лечебных учреждениях, которые удостоверены начальником такого учреждения, его заместителем по медицинской части, а при их отсутствии старшим или дежурным врачом;
2) доверенности военнослужащих, а в пунктах дислокации воинских частей, соединений, учреждений и военно-учебных заведений, где нет нотариальных контор и других органов, совершающих нотариальные действия, также доверенности работников, членов их семей и членов семей военнослужащих, которые удостоверены командиром (начальником) этих части, соединения, учреждения или заведения;
3) доверенности лиц, находящихся в местах лишения свободы, которые удостоверены начальником соответствующего места лишения свободы;
4) доверенности совершеннолетних дееспособных граждан, проживающих в стационарных организациях социального обслуживания, которые удостоверены администрацией этой организации или руководителем (его заместителем) соответствующего органа социальной защиты населения.
3. Доверенность на получение заработной платы и иных платежей, связанных с трудовыми отношениями, на получение вознаграждения авторов и изобретателей, пенсий, пособий и стипендий или на получение корреспонденции, за исключением ценной корреспонденции, может быть удостоверена организацией, в которой доверитель работает или учится, и администрацией стационарного лечебного учреждения, в котором он находится на излечении. Такая доверенность удостоверяется бесплатно.
|
|
|
4. Доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это в соответствии с законом и учредительными документами.
Статья 186. Срок доверенности
1. Если в доверенности не указан срок ее действия, она сохраняет силу в течение года со дня ее совершения.
Доверенность, в которой не указана дата ее совершения, ничтожна.
2. Удостоверенная нотариусом доверенность, предназначенная для совершения действий за границей и не содержащая указание о сроке ее действия, сохраняет силу до ее отмены лицом, выдавшим доверенность.
Статья 187. Передоверие
1. Лицо, которому выдана доверенность, должно лично совершать те действия, на которые оно уполномочено. Оно может передоверить их совершение другому лицу, если уполномочено на это доверенностью, а также если вынуждено к этому силою обстоятельств для охраны интересов выдавшего доверенность лица и доверенность не запрещает передоверие.
2. Лицо, передавшее полномочия другому лицу, должно известить об этом в разумный срок выдавшее доверенность лицо и сообщить ему необходимые сведения о лице, которому переданы полномочия. Неисполнение этой обязанности возлагает на передавшее полномочия лицо ответственность за действия лица, которому оно передало полномочия, как за свои собственные.
3. Доверенность, выдаваемая в порядке передоверия, должна быть нотариально удостоверена.
Правило о нотариальном удостоверении доверенности, выдаваемой в порядке передоверия, не применяется к доверенностям, выдаваемым в порядке передоверия юридическими лицами, руководителями филиалов и представительств юридических лиц.
4. Срок действия доверенности, выданной в порядке передоверия, не может превышать срок действия доверенности, на основании которой она выдана.
5. Передоверие не допускается в случаях, предусмотренных пунктом 3 статьи 185.1 настоящего Кодекса.
6. Если иное не указано в доверенности или не установлено законом, представитель, передавший полномочия другому лицу в порядке передоверия, не утрачивает соответствующие полномочия.
|
|
|
7. Передача полномочий лицом, получившим эти полномочия в результате передоверия, другому лицу (последующее передоверие) не допускается, если иное не предусмотрено в первоначальной доверенности или не установлено законом.
согласно которым доверенность ничтожна, если в ней не указана дата ее выдачи. Срок действия доверенности не может превышать трех лет.
41. Доверенности на право заключения договоров, совершения иных действий от имени Службы, представления интересов Службы в различных государственных, общественных и судебных органах оформляются в соответствии с действующими нормативно-распорядительными документами о порядке выдачи доверенностей в Службе.
42. В тексте доверенности указываются следующие сведения:
полное наименование Службы;
фамилия, имя, отчество, должность и паспортные данные доверенного лица;
данные об основаниях, подтверждающих полномочия Директора;
содержание доверенных полномочий;
срок действия доверенности.
43. Доверенность подписывает Директор или заместитель Директора, исполняющий его обязанности. Она регистрируется в Управлении делопроизводства и заверяется в Управлении делами оттиском мастичной печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.
Телеграммы
44. Телеграф используется для передачи только срочной информации.
Телеграмма оформляется без реквизитов бланка на стандартных листах бумаги белого цвета формата A4 в 2 экземплярах (оригинал - передается в Управление делопроизводства для отправки, копия - помещается в номенклатурное дело) следующим образом:
1) в правом верхнем углу указывается категория телеграммы, например: "Правительственная" ("Срочная"). В случае направления простой телеграммы категория не указывается;
2) перед текстом центровано печатается, как правило, полужирным шрифтом реквизит "наименование документа" - "Телеграмма";
|
|
|
3) после наименования от левой границы текстового поля помещается реквизит "адресат" с обязательным указанием наименования организации (фамилии и инициалов), улицы, номера дома (и квартиры), названия города (области, республики, государства), почтового индекса. Телеграммы одинакового содержания, направляемые нескольким адресатам, оформляются отдельно для каждого адресата;
4) текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов (если при этом не искажается его содержание), без знаков препинания (или с их сокращенным обозначением), печатается без переноса слов, абзацев, исправлений, прописными буквами;
5) после текста телеграммы размещается реквизит "подпись" с указанием должности, фамилии и инициалов должностного лица, подписавшего телеграмму. Личная подпись ставится только на первом экземпляре телеграммы.
Ниже подписи под чертой от левой границы текстового поля указываются полный адрес Службы и дата (день отправления).
Телеграммы подписывают Директор или его заместители, в исключительных случаях (по поручению Директора или лица, исполняющего его обязанности) - руководители структурных подразделений.
Телеграммы категории "правительственная" в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 6 февраля 2006 г. N 74 "Об утверждении перечня должностных лиц, за подписью которых телеграммы категорий "Президент Российской Федерации", "высшая правительственная" и "правительственная" передаются в приоритетном порядке" (Российская газета, 2006, N 36) подписывают Директор или заместитель Директора, исполняющий его обязанности;
6) отметка об исполнителе и визы должностных лиц, с которыми в случае необходимости согласовывается телеграмма, помещаются на ее копии в порядке, предусмотренном пп. 9 и 12 п. 36 Инструкции;
7) телеграмма в Управлении делами заверяется оттиском мастичной печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.
45. В Службе могут создаваться и иные документы, не предусмотренные настоящей Инструкцией. Их оформление осуществляется в соответствии с нормативными требованиями по согласованию с Управлением делопроизводства.
III. ПОРЯДОК ПЕРЕМЕЩЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
В СЛУЖБЕ (ДОКУМЕНТООБОРОТ)
Виды документопотоков
46. Перемещение документов в Службе с момента их создания или получения до завершения в делопроизводстве образует документооборот, который состоит из четырех основных документопотоков:
документы, поступающие в Службу (входящие);
документы, направляемые Службой (исходящие);
|
|
|
документы (переписка между структурными подразделениями и должностными лицами Службы), используемые в управленческом процессе в центральном аппарате Службы (внутренние);
организационно-распорядительные акты (индивидуальные правовые).
Обработка входящих документов
47. Доставка документов в Службу осуществляется курьером, средствами почтовой, фельдъегерской, телефонной связи и электронной почтой.
Почтовой связью доставляются письма, посылки, бандероли, телеграммы, печатные издания; фельдъегерской связью - срочная корреспонденция государственных органов; телефонной связью - факсимильные сообщения; электронной почтой - электронные сообщения.
48. Обработка, регистрация, распределение и движение входящей корреспонденции:
1) прием, обработка, регистрация и распределение поступающей в Службу корреспонденции осуществляются отделом документационного обеспечения Управления делопроизводства (далее - отдел документационного обеспечения).
В вечернее время (после 18 час. 00 мин. с понедельника по четверг, после 17 час. 00 мин. - в пятницу и в предпраздничные дни), утреннее время (до 09 час. 00 мин.) рабочих дней, в выходные и праздничные нерабочие дни документы принимаются оперативным дежурным Службы и в рабочее время (с 09 час. 30 мин. до 10 час. 30 мин.) передаются им в отдел документационного обеспечения.
Документы, доставленные курьером непосредственно в структурные подразделения и должностным лицам Службы, также оперативно передаются ими в отдел документационного обеспечения для регистрации;
2) перед вскрытием почтовых отправлений проверяется сохранность их упаковки и правильность доставки. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается почтовому учреждению или пересылается надлежащему адресату. Наличие заказных писем проверяется по записям почтовых реестров;
3) затем вскрываются все конверты (за исключением имеющих пометку "лично"). По сведениям, указанным на конверте, проверяется наличие в нем документов с соответствующими номерами, а также всех названных в документах приложений. При отсутствии в конверте указанных документов и приложений, несовпадении регистрационных номеров и неисправимом повреждении документов составляется акт в трех экземплярах, один из которых остается в отделе документационного обеспечения, другой - приобщается к поступившему документу, третий отсылается адресанту. Документы с некомплектными приложениями также возвращаются без регистрации отправителю вместе с актом. В акте обязательно указываются должность, фамилия и инициалы лица, вскрывшего конверт, дата, час и минуты вскрытия, известные реквизиты (регистрационный исходящий номер, дата и заголовок) отсутствующего или неправильно оформленного документа. Акт подписывают начальник Управления делопроизводства (заместитель, исполняющий его обязанности), начальник отдела документационного обеспечения и государственный служащий, вскрывший указанный конверт.
Конверты входящих документов, как правило, уничтожаются. В отдельных случаях для фиксации сведений о времени отправки или получения документов (нарушение сроков отправки и получения), адреса отправителя, если он отсутствует в самом документе, конверты прикрепляются к документу и помещаются вместе с ним в номенклатурное дело. Конверты, в которых поступили обращения граждан, прилагаются к обращениям. Конверты с корреспонденцией, имеющие пометку "лично", передаются адресатам.
4) вся входящая корреспонденция (за исключением по содержанию не относящейся к компетенции Службы, обращений граждан, факсимильных сообщений, личной переписки и справочных документов) подлежит обязательной централизованной регистрации в Управлении делопроизводства отделом документационного обеспечения в электронной базе данных "Служебная корреспонденция", в которую включаются основные реквизиты поступивших документов:
дата документа;
исходящий регистрационный номер документа;
корреспондент;
краткое содержание (заголовок к тексту);
почтовый адрес для ответа (если не содержится в тексте или реквизитах документа).
Факт регистрации входящего документа подтверждается оттиском регистрационного штампа Службы, который помещается на лицевой стороне первого листа в правом нижнем углу. В указанный оттиск от руки вписываются дата получения документа (арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год, например: 31.01.2008) и его регистрационный номер в электронной базе данных "Служебная корреспонденция".
Реквизит "Регистрационный номер" входящего документа оформляется отделом документационного обеспечения и состоит из его порядкового номера в пределах календарного года в электронной базе данных "Служебная корреспонденция", который для отдельных видов документов дополняется индексом дела по номенклатуре дел (кодом по классификатору корреспондентов).
Корреспонденция, по содержанию не относящаяся к компетенции Службы, пересылается по принадлежности, если известен правильный почтовый адрес адресата, если неизвестен - возвращается оператору почтовой связи с отметкой "возврат" в накладной на передачу почтовых отправлений.
Если при регистрации входящих документов используется технология штрих-кодирования, то на документе печатается уникальный штрих-код, включающий регистрационный номер и дату регистрации документа, его тематику, краткое содержание, вид документа и др., или помещается наклейка с уникальным штрих-кодом;
5) документы, поступившие факсимильной связью, регистрируются в электронной базе данных (журнале) факсимильных сообщений в порядке, аналогичном предусмотренному в пп. 4 настоящего пункта Инструкции, без проставления оттиска регистрационного штампа Службы и с добавлением к регистрационному номеру буквенного литера "ф";
6) не подлежит регистрации в отделе документационного обеспечения (фиксируется только дата поступления) следующая входящая корреспонденция:
копии документов, в том числе полученные с использованием информационных систем общего пользования, справочная информация, присланная для сведения;
поздравительные письма и телеграммы;
пригласительные билеты;
бухгалтерские документы (счета на оплату товаров и услуг, платежные поручения, накладные и т.п.), поступившие без сопроводительного письма;
заявления граждан о приеме на работу, заявления государственных служащих Службы об увольнении (о переводе, предоставлении отпуска и по другим кадровым вопросам), поступившие без сопроводительного письма;
печатные издания (книги, журналы, бюллетени и т.п.);
формы статистической отчетности, поступившие без сопроводительного письма;
7) отдел документационного обеспечения осуществляет предварительное рассмотрение содержания входящих документов с целью их распределения;
8) зарегистрированная и предварительно рассмотренная корреспонденция направляется:
помощникам Директора для доклада Директору;
помощникам заместителей Директора для доклада заместителям Директора;
государственным служащим, ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях, для доклада их руководителям.
Документы передаются по журналам (реестрам) установленного образца;
9) поручения Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации (в том числе содержащиеся в их актах), поручения, содержащиеся в письмах Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, Министерства юстиции Российской Федерации, парламентские и депутатские запросы Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, обращения членов Совета Федерации, а также документы за подписью руководителей федеральных органов исполнительной власти, Генеральной прокуратуры Российской Федерации, Верховного Суда Российской Федерации, Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации, обращения членов Общественной палаты Российской Федерации, Уполномоченного по правам человека в Российской Федерации, Уполномоченного Российской Федерации при Европейском Суде по правам человека, обращения руководителей субъектов Российской Федерации в течение дня (до 16 час. 00 мин.) направляются Директору (заместителям Директора) в соответствии с существующим распределением обязанностей через помощников Директора (через помощников заместителей Директора). Срочная корреспонденция, в том числе содержащая информацию о преступлениях, докладывается Директору (заместителю Директора, курирующему Управление дознания и административной практики) после регистрации немедленно (в течение одного часа);
10) все поступившие в Службу федеральные конституционные законы, федеральные законы, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, постановления Государственной Думы и Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, приказы и распоряжения Минюста России направляются Директору;
11) к документам, направляемым Директору (заместителям Директора), прилагаются оформленные на отдельных листах проекты резолюций (поручений), в которые включаются: фамилии, инициалы должностных лиц, которым даются поручения, регистрационные номера входящих документов, подписи Директора (заместителей Директора), даты резолюций (поручений).
Проекты резолюций (поручений) оформляются соответственно помощниками Директора или его заместителей.
Тексты подписанных Директором резолюций (поручений) вносятся отделом документационного обеспечения в электронные регистрационные карточки базы "Служебная корреспонденция".
Тексты подписанных заместителями Директора резолюций (поручений) вносятся секретарями заместителей Директора в электронные регистрационные карточки базы "Служебная корреспонденция";
12) на исполнение в структурные подразделения документы направляются только через отдел документационного обеспечения, при этом подлинник получает ответственный исполнитель, а всем соисполнителям направляются копии.
Подготовку копий документов с резолюциями (поручениями) заместителей Директора осуществляют секретари заместителей Директора;
13) без доклада Директору (заместителям Директора) в структурные подразделения направляются корреспонденция по вопросам, отнесенным к их ведению, не подлежащая рассмотрению руководством Службы, а также документы, поступившие в адрес конкретного структурного подразделения;
14) документы, содержащие информацию о преступлениях, с резолюциями Директора, а также заместителя Директора, курирующего работу Управления организации дознания и административной практики, передаются в Управление организации дознания и административной практики (при необходимости и в другие структурные подразделения) через отдел документационного обеспечения немедленно;
15) документ, поступивший для исполнения, передается из одного структурного подразделения в другое через отдел документационного обеспечения не позднее одних суток с момента его поступления. Документ передается на основании мотивированной служебной записки руководителя структурного подразделения, согласованной с заместителем Директора, если деятельность обоих структурных подразделений координирует один заместитель Директора. Если деятельность структурных подразделений координируется разными заместителями Директора, передача документа между ними осуществляется по решению Директора;
16) копии всех поступивших в Службу для заключения по вопросам, отнесенным к компетенции Службы, законопроектов, проектов иных правовых актов направляются в Правовое управление (при необходимости и в другие структурные подразделения).
Обработка исходящих документов
49. Реквизиты исходящих документов (служебных писем) оформляются структурными подразделениями в соответствии с правилами, установленными разделом II Инструкции.
50. После подписания исходящие документы централизованно регистрируются в отделе документационного обеспечения (ответы на обращения граждан - в отделе писем и приема граждан) в следующем порядке:
1) регистрационные номера оформляются в соответствии с пп. 4 п. 36 Инструкции.
На копиях отправленных исходящих документов делается отметка об отправке оригинала, включающая регистрационный номер и дату документа;
2) документы (не являющиеся ответами на обращения граждан) с подписью Директора и его заместителей представляются на регистрацию в трех экземплярах, из которых после регистрации первый экземпляр (оригинал) и приложения к нему (если имеются) направляются отделом документационного обеспечения адресату; второй экземпляр (копия) с визами согласования возвращается в структурное подразделение, подготовившее служебное письмо, с отметкой об отправке оригинала для включения в соответствующее номенклатурное дело; третий экземпляр (копия) хранится в отделе документационного обеспечения до минования надобности.
Документы с подписями руководителей структурных подразделений и их заместителей представляются на регистрацию в двух экземплярах. Первый экземпляр (оригинал) и приложения к нему направляются адресату, на втором экземпляре (копии) делается отметка об отправлении оригинала, после чего он возвращается в соответствующее структурное подразделение с отметкой об отправке оригинала для включения в номенклатурное дело;
3) документы, являющиеся ответами на обращения граждан, после подписи представляются на регистрацию:
при ответе гражданину по существу обращения - в двух экземплярах, из которых первый экземпляр, подготовленный на официальном бланке Службы (оригинал), направляется отделом документационного обеспечения адресату; второй экземпляр (копия с визами) и производство по обращению возвращаются в структурное подразделение, подготовившее ответ, с отметкой об отправке оригинала для включения в соответствующее номенклатурное дело;
при пересылке обращения по принадлежности или в территориальный орган ФССП России (с поручением о рассмотрении) - в трех экземплярах, из которых первый экземпляр, подготовленный на официальном бланке Службы (оригинал с приложением обращения), направляется по принадлежности или в территориальный орган ФССП России (с поручением о рассмотрении); второй экземпляр, подготовленный на официальном бланке Службы (оригинал без приложения), направляется заявителю для сведения; третий экземпляр (копия с визами) возвращается в структурное подразделение, подготовившее ответ, с отметкой об отправке оригинала для включения в соответствующее номенклатурное дело.
51. Доверенности на право совершения действий от имени Службы, представления ее интересов в государственных, общественных и судебных органах и иных организациях, оформленные в соответствии с п. 39 - 43 Инструкции, регистрируются отделом документационного обеспечения в журнале регистрации доверенностей в порядке, предусмотренном пп. 4 п. 36 Инструкции.
Зарегистрированный оригинал доверенности выдается под роспись представителю, а его завизированная копия помещается в номенклатурное дело в отделе документационного обеспечения.
52. Отправка исходящих документов (служебных писем) осуществляется в следующем порядке:
1) служебные письма за подписью Директора и его заместителей, организационно-распорядительные документы Службы рассылаются фельдсвязью по реестру. Копии служебных писем за подписью Директора (его заместителей), подлежащих массовой рассылке в территориальные органы ФССП России, содержащих поручения о представлении к указанному сроку оперативной информации о деятельности, могут дополнительно направляться адресатам с использованием информационных систем общего пользования или факсимильной связи;
2) документы, не предусмотренные пп. 1 п. 52 Инструкции, отправляются почтовой связью.
Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется отделом документационного обеспечения в порядке, установленном Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 N 221 "Об утверждении правил оказания услуг почтовой связи" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 17, ст. 1556);
3) в реквизите "адресат" служебных писем с подписями руководителей структурных подразделений и их заместителей, переданных на отправку, должен содержаться почтовый адрес. Документы, оформленные с нарушением требований Инструкции, возвращаются исполнителю;
4) документы отправляются в конвертах. На конвертах указываются адресат, его почтовый адрес и индекс. В один конверт могут помещаться несколько документов.
Простые почтовые отправления передаются в почтовое отделение по накладным, фиксирующим количество отправленных конвертов;
5) заказными письмами и бандеролями с уведомлением и без него направляются документы, требующие письменного подтверждения почтовым отделением факта их рассылки и (или) получения адресатом.
Заказные письма передаются в почтовое отделение по описи, составляемой в двух экземплярах. В описи и на конвертах указываются регистрационные номера документов, дата отправки, ее вид и почтовый адрес. Экземпляр описи с письменным подтверждением почтового отделения получения заказных писем помещается отделом документационного обеспечения в номенклатурное дело;
6) документы массовой рассылки отправляются в соответствии с указателем рассылки, который составляет исполнитель исходящего документа, подписывает руководитель (заместитель руководителя) структурного подразделения и утверждает начальник Управления делопроизводства. Указатель рассылки, в котором делается отметка о дате отправки документов, помещается в номенклатурное дело отделом документационного обеспечения.
Обработка внутренних документов
53. Регистрация, учет и движение в Службе внутренних документов (служебных записок), оформленных в порядке, предусмотренном п. 37, 38Инструкции, других документов, предназначенных для использования в центральном аппарате, осуществляется структурными подразделениями, а также секретарями заместителей Директора.
Регистрация внутренних документов (присвоение им регистрационных номеров) производится в журналах (или регистрационных формах базы данных "Внутренние документы"), в которые вносятся сведения об основных реквизитах документов (дата, адресат, заголовок (аннотация), исполнитель), а также фиксируется их прохождение.
Тиражирование внутренних документов осуществляется в структурном подразделении - исполнителе документа. Рассылка адресатам центрального аппарата внутренних документов осуществляется отделом документационного обеспечения, в который они передаются исполнителем по реестру.
Завершенные в делопроизводстве внутренние документы помещаются в номенклатурные дела структурных подразделений.
Обработка организационно-распорядительных документов
и договоров (соглашений)
54. Приказы (распоряжения), оформленные в соответствии с п. 11 - 21 Инструкции, после подписания представляются на регистрацию вместе с указателями рассылки, подготовленными исполнителями, подписанными руководителями (заместителями руководителей) соответствующих структурных подразделений и утвержденными начальником Управления делопроизводства.
55. Приказы (распоряжения) по основной деятельности (в том числе и по кадровым вопросам), а также приказы о заграничных командировках и по административно-хозяйственным вопросам регистрируются, тиражируются, рассылаются и формируются в номенклатурные дела отделом документационного обеспечения.
56. Приказы и распоряжения по личному составу, в том числе о командировках государственных служащих на территории Российской Федерации, регистрируются, тиражируются, рассылаются и формируются в номенклатурные дела Управлением государственной службы и кадров.
57. Копии приказов (распоряжений) с удостоверяющими надписями, оформленными в соответствии с пп. 10 п. 21 Инструкции, заверенными печатью Управления делопроизводства (Управления государственной службы и кадров), направляются в соответствии с указателем рассылки адресатам. Указатель рассылки помещается в соответствующее номенклатурное дело вместе с копией приказа (распоряжения).
58. Договоры (соглашения), оформленные в соответствии с п. 24 Инструкции, регистрируются отделом документационного обеспечения.
Регистрация договоров (соглашений) осуществляется порядковой нумерацией в пределах календарного года. При регистрации на договоре указываются номер и дата регистрации, которые вносятся в журнал регистрации. Подпись Директора (заместителя Директора) на договоре заверяется оттиском мастичной печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.
Один экземпляр договора (соглашения) помещается в номенклатурное дело отделом документационного обеспечения, остальные экземпляры направляются сторонам договора (соглашения).
Копии договора (соглашения) заверяются надписью и печатью Управления делопроизводства и направляются адресатам в соответствии с указателем рассылки. Подлинник указателя рассылки помещается в номенклатурное дело вместе с соответствующим договором (соглашением).
59. Финансово-хозяйственные и иные гражданско-правовые договоры, оформленные в соответствии с п. 25 Инструкции, после подписания регистрируются и заверяются в Управлении делами оттиском мастичной печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Один экземпляр договора Управлением делами помещается в номенклатурное дело, остальные экземпляры через отдел документационного обеспечения направляются сторонам договора (соглашения).
Обработка документов в структурных подразделениях
60. Функция обработки документов в структурных подразделениях закрепляется положениями об управлениях и отделах, а также должностными регламентами конкретных государственных служащих.
61. К процедурам обработки документов в структурных подразделениях относятся:
1) получение в отделе документационного обеспечения под роспись в реестре входящих, организационно-распорядительных и иных документов, адресованных в структурное подразделение;
2) учет документов в электронной базе "Служебная корреспонденция" ("Обращения граждан") или регистрационных журналах (входящие, исходящие и внутренние документы учитываются в отдельных журналах). В электронную базу заносится дополнительная информация, касающаяся исполнения документа в соответствующем структурном подразделении;
3) представление документов руководителю структурного подразделения;
4) своевременное доведение документов и соответствующих поручений руководителя структурного подразделения до сведения государственных служащих;
5) контроль исполнения документов и поручений руководителя структурного подразделения;
6) подготовка и ведение номенклатурных дел;
7) оформление (полное и частичное) номенклатурных дел, завершенных в делопроизводстве (внутренних описей, листов-заверителей, обложек и т.д.);
8) отправка документов структурного подразделения адресатам через отдел документационного обеспечения.
62. Устанавливается следующий обязательный перечень учитываемых в регистрационных журналах структурных подразделений реквизитов документов:
регистрационный номер Службы;
корреспондент;
наименование документа;
дата документа;
исходящий номер документа;
краткое содержание (о чем документ);
резолюция (исполнитель, содержание поручения, срок исполнения, автор резолюции, дата подписи резолюции);
отметка об исполнении.
63. В регистрационных журналах могут помещаться следующие дополнительные сведения:
внутренняя переадресация документов по исполнителям;
ход исполнения;
наличие приложений;
перенос сроков исполнения;
роспись в получении документа.
Обработка документов Управлением делопроизводства
64. Обработка документов, поступающих Директору, заместителям Директора и образующихся в их деятельности, осуществляется государственными служащими Управления делопроизводства.
65. Осуществляются следующие процедуры обработки документов:
1) учет документов в электронной базе (регистрационных журналах) отдельно по видам документов (входящие, исходящие, организационно-распорядительные, внутренние, обращения граждан);
2) заполнение в отделе документационного обеспечения реестров (ведение журналов учета) документов (федеральных законов, актов и поручений Президента Российской Федерации, актов и поручений Правительства Российской Федерации, Министерства юстиции Российской Федерации, корреспонденции государственных органов, иных входящих, внутренних и организационно-распорядительных документов, адресованных Директору и его заместителям), передаваемых для доклада Директору (его заместителям);
3) передача по реестрам (журналам учета) секретарям Директора (заместителей Директора) документов на рассмотрение Директору (заместителям Директора);
4) своевременное доведение через отдел документационного обеспечения документов и соответствующих пору
|
|
|
