Инвентаризация, ее роль в бухгалтерском учете

Документация

Для обеспечения рационального ведения учета требуется не только правильное оформление документами всех хозяйственных операций, но и своевременное представление документов в бухгалтерию организации. Необходима такая система их выписки и обработки, которая способствует максимальному ускорению документооборота. Документооборот — это движение документа от момента его составления через все стадии учетной обработки до передачи на хранение. С целью рациональной организации бухгалтерского учета в организации должен разрабатываться план-график документооборота, который утверждается ее руководителем и является обязательным для всех работников, связанных с оформлением документов. В плане-графике указываются: назначение каждой формы документа, сроки сдачи в бухгалтерию, обработки их в бухгалтерии, записи в учетные регистры и др., т.е. план-график документооборота предусматривает необходимый порядок движение документов и равномерную нагрузку не только учетного аппарата, но и всех других работников, связанных с первичным учетом. План-график документооборота составляет главный бухгалтер и контроль за его выполнением также возлагается на главного бухгалтера.

Учетная обработка документов в бухгалтерии осуществляется следующим образом. Поступившие в бухгалтерию документы должны быть всесторонне проверены с трех позиций:

• по форме, т.е. в отношении правильности и полноты заполнения реквизитов. Эта проверка заключается в выяснении бухгалтером подлинности подписей лиц, составивших документ; установлении наличия всех требуемых в форме документа реквизитов, выявлении подчисток и неоговоренных или неправильно сделанных исправлений и т.д.

• проверить документ по существу. Это значит выяснить соответствие хозяйственных операций в документе действующему законодательству, т.е. ее законность и хозяйственную целесообразность.

• подвергнуть арифметической проверке, т.е. проверить правильность подсчетов, выведения итогов, вычисленных процентов.

Проверенные и принятые бухгалтерией документы подвергаются обработке, которая состоит из следующих этапов:

1. Таксировка — это определение денежной оценки хозяйственных операций, зафиксированных в документе. Многие поступившие в бухгалтерию документы имеют только натуральные показатели, поэтому их необходимо перевести в денежный измеритель.

2. Группировка — предусматривает объединение документов по однородным признакам и за определенный период. Ее целью является подготовка сводных данных за какой либо период. Например, кассовые документы группируются за каждый день по приходу и расходу, что находит отражение в отчете кассира.

3. Контировка — это указание в документе взаимосвязи между счетами, она обозначается на самих документах проставлением корреспонденции счетов исходя из содержания хозяйственных операций. После проставления корреспонденции счетов документы используются для записи операций по счетам в учетные регистры.

После составления бухгалтерской отчетности первичные документы передаются на хранение. Время хранения документов определено специальным перечнем, в котором по конкретным видам документов установлены сроки хранения. Так, годовые бухгалтерские отчеты хранятся постоянно, лицевые счета работников по начислению заработной платы — 75 лет, кассовые и банковские документы, а также наряды, табели, акты — 3 года и т.д. Документы постоянного хранения передаются в ведомственные и государственные архивы (годовые балансы и отчеты, Главная книга, лицевые счета рабочих и служащих, паспорта зданий, сооружений, оборудования).

В случаях реорганизации или ликвидации организации государственной формы собственности ее документы переходят к правопреемнику, а если его нет — документы сдаются на государственное хранение. При ликвидации или банкротстве организаций негосударственной формы собственности сохранность их доку­ментов должна быть обеспечена органом, зарегистрировавшим их устав. Изъятие документов у организации может производиться только на основании постановлений органов дознания и судов. Изъятие оформляется актом, копия которого вручается под расписку соответствующему должностному лицу организации. С разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, главный бухгалтер (или другое должностное лицо) может снять копии с изымаемых документов с указанием оснований и даты их изъятия. Обеспечение сохранности документов и форм отчетности, а также документооборота возложено на руководителя организации.

Инвентаризация, ее роль в бухгалтерском учете

Одним из важнейших требований, предъявляемых к учету, является требование реальности и точности его показателей. Однако при ведении учетных записей могут возникнуть расхождения между показателями учета и фактическим состоянием имущества и финансовых обязательств. Причинами расхождений и несоответствия учетных данных фактическому наличию имущества и финансовых обязательств могут быть:

• естественные изменения в имуществе (усушка, утруска, распыливание, выветривание и т.д.);

• ошибки, допускаемые при приеме и отпуске имущества (излишки, недостачи, пересортица и т.д.);

• ошибки в учете (арифметические ошибки в подсчетах, описки в документах, неправильные записи);

• злоупотребления материально ответственных лиц.

Поэтому необходима сверка фактического наличия имущества с учетными данными, которая производится при помощи инвентаризации.

Инвентаризация — это один из элементов метода бухгалтерского учета, обеспечивающий достоверность учетных данных путем сверки и документального подтверждения фактического наличия имущества и финансовых обязательств, выявления отклонений от учетных данных и принятия решений по внесению изменений в данные бухгалтерского учета.

Проведение инвентаризации регулируется Законом "О бухгал­терском учете и отчетности" и Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств. Инвентаризация имеет очень важное контрольное значение, ее целью является установление:

• фактического наличия денежных средств и материальных ценностей по ответственным за их сохранность лицам;

• наличия неполноценного и ненужного организации имущества, что дает возможность своевременно принять меры к его реализации, уценке и т.п.;

• условий, организации и состояния сохранности денежной на­личности, основных средств, продукции и материальных ценностей и т.п.;

• недостатков в постановке первичного и организации бухгалтерского учета имущества предприятия, а также состояния внутреннего контроля за их сохранностью и наличием;

• ошибок и злоупотреблений, имевших место в документах по движению имущества и в учетных регистрах;

• реальности сумм, учтенных по статьям баланса;

• обоснованности подбора материально ответственных лиц и наличия с ними договора о полной материальной ответственности.

Инвентаризацию проводят все организации в соответствии с действующими методическими указаниями. Ее проведение обязательно в следующих случаях:

• при смене собственника или реорганизации организации;

• при ликвидации организации;

• перед составлением годовой отчетности;

• при смене руководителя организации или другого материально ответственного лица;

• при установлении фактов хищений, других злоупотреблений имущественного характера, порчи, утраты имущества или по иным причинам (пожар, стихийное бедствие);

• по решению контролирующих, судебных и иных уполномоченных на то органов.

Проведение инвентаризации должно обязательно соответствовать следующим позициям:

• комиссионность проведения. Инвентаризация проводится специально назначенной комиссией;

• внезапность проведения. Для проверяемых инвентаризация должна быть неожиданной;

• действительность проведения. Все инвентаризируемое имущество подлежит обязательному обмеру, подсчету, взвешиванию и т.д.;

• непрерывность проведения. Инвентаризация не должна прерываться. Если ее нельзя закончить в течение одного дня, то в этом случае на время перерывов в работе (обед, ночное время и т.д.) складские помещения опечатываются.

В теории и практике инвентаризации подразделяются на следующие виды:

Полная инвентаризация охватывает все имущество, как принадлежащее организации, так и принятое на ответственное хранение, в переработку и прочее, а также все права и обязательства организации. Такую инвентаризацию проводят один раз в год перед составлением годового отчета. Ее называют годовой (обязательной) инвентаризацией.

Частичная — это инвентаризация, охватывающая отдельные виды имущества организации: основные средства, продукцию, материалы, денежные средства и т.п.

Сплошная инвентаризация охватывает проверку всего без исключения наличного имущества, предъявленного конкретным материально ответственным лицом.

Выборочная — это инвентаризация, при которой проверяют только некоторые (на выборку) ценности у конкретного материально ответственного лица.

Плановая — это инвентаризация, проводимая в соответствии с планом работы бухгалтерии организации.

Внеплановая — это такая инвентаризация, которую проводят внезапно, без предварительного плана, по инициативе администрации организации, по сигналам работников (или граждан) о злоупотреблении материально ответственного лица и т.п.

Необходимая инвентаризация проводится при смене материально ответственных лиц, после стихийных бедствий, при переоценке материальных ценностей, краже.

Повторная инвентаризация проводится в случае, когда возникли сомнения не только в качестве проведенной инвентаризации, но и в том, что материально ответственное лицо заранее знало срок начала инвентаризации и подготовилось к ней.

Контрольно-перепроверочная инвентаризация проводится в период инвентаризации или сразу же после ее окончания. Она охватывает не менее 10% проверенных ценностей. В случае выявления расхождений руководитель организации требует письменные объяснения от лиц, проводивших ранее инвентаризацию, и от материально ответственного лица. При выявлении фактов приписок, пропусков ценностей или же других злоупотреблений руководитель распускает такую комиссию и ставит вопрос о привлечении виновных к ответственности. Немедленно назначается инвентаризационная комиссия для проведения повторной инвентаризации.

Перманентная (непрерывная) инвентаризация проводится в соответствии с внутренним планом работы бухгалтерии в течение календарного года по отдельным видам имущества на различные даты.

Порядок инвентаризации определяется организацией в ее учетной политике. Количество инвентаризаций в году, а также конкретные даты их проведения устанавливаются в календарном плане инвентаризационной работы, ежегодно составляемом главным бухгалтером и утверждаемом руководителем организации при создании инвентаризационных комиссий. Эти сведения не подлежат разглашению.

В организациях создаются постоянно действующие инвентаризационные комиссии в составе: руководителя организации (его замены); главного бухгалтера; руководителей подразделений; главных специалистов; представителей службы внутреннего аудита, независимых аудиторских организаций.

При большом объеме работ проведение инвентаризаций возлагается, как правило, на рабочие инвентаризационные комиссии, которые выполняют возложенные обязанности под руководством постоянно действующих комиссий.

Условно инвентаризацию можно разделить на три этапа: подготовительный; основной (рабочий); заключительный.

Инвентаризация проводится в присутствии материально ответственного лица в следующей последовательности:

• перед началом инвентаризации членам рабочих комиссий вручается приказ о проведении инвентаризации, а председателям комиссий — контрольный пломбир (печать). В приказе установлены сроки начала и окончания инвентаризации. Должен быть полный состав членов инвентаризационной комиссии.

• комиссия составляет оперативный план проведения инвентаризации. Для этого она предварительно решает, какие виды имущества необходимо проверить в натуре; у каких материально ответственных лиц, кого из специалистов организации необходимо привлечь к проведению инвентаризации;

• председатель комиссии проводит инструктаж с лицами, привлеченными для проведения инвентаризации, по вопросам порядка и техники ее проведения, оформления результатов, сроков начала и окончания;

• на местах инвентаризации члены комиссии предлагают материально ответственным лицам разнести в книги (карточки) складского учета все приходные и расходные документы и составить отчет с выведением остатков на момент инвентаризации. На отчете и приложенных к нему документах председатель комиссии делает надпись "до инвентаризации" и ставит свою подпись и дату.

• комиссия проверяет весоизмерительные приборы, берет у материально ответственного лица расписку о том, что им предъявлены все документы по операциям с инвентаризируемыми ценностями. В расписке обязательно указывается, что к началу инвентаризации все приходные и расходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все поступившие ценности, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.

Основной этап инвентаризации заключается в фактическом снятии остатков. Члены комиссии закрывают и опечатывают все места хранения ценностей, подлежащих инвентаризации. Затем приступают к проверке их путем взвешивания, измерения, пересчета и т.п. Выявление, подсчет и описание имущества в натуре называется снятием остатков. Если проверяемые ценности находятся на различных складах, то все складские помещения, за исключением того, где в данный момент производится инвентаризация, запираются, опечатываются или пломбируются. Члены комиссии несут ответственность за правильный подсчет остатков имущества.

Результаты снятия натуральных остатков обобщают в инвентаризационных описях, составляемых не менее чем в двух экземплярах. Ошибки и неправильные записи в них исправляют путем зачеркивания неправильного и написания правильного текста (цифры). Исправления удостоверяются подписями всех участников инвентаризации и материально ответственными лицами. Каждая страница описи нумеруется. В конце страницы цифрами и прописью выводится общий итог натуральных единиц, записанных по странице независимо от единиц измерения ценностей. После окончания записей прописью указывается количество заполненных строк, т.е. число порядковых номеров внесенных наименований товарно-материальных ценностей. Каждая страница и опись в целом подписываются всеми участниками инвентаризации. К инвентаризационным описям прилагаются акты обмеров и расчеты. В инвентаризационных описях не допускается оставлять незаполненные строки. В последних листах описей незаполненные строки прочеркиваются. На имущество, находящееся на ответственном хранении, арендованное или полученное для переработки, составляются отдельные описи. В конце описи материально ответственное лицо дает расписку в том, что предъявлены для проверки все ценности, что инвентаризация проведена в его присутствии правильно, претензий к инвентаризационной комиссии у него нет и перечисленное в описи имущество принято на ответственное хранение.

8.3. Выявление результатов инвентаризации И их отражение в учете

По поступившим инвентаризационным описям в бухгалтерии составляются сличительные ведомости, в которые записывают только те ценности, по которым выявлены расхождения. Сличительные ведомости должны быть подписаны членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами. О всех выявленных расхождениях материально ответственные лица дают инвентаризационной комиссии подробные письменные объяснения (в срок 2-3 дня). На основании этих объяснений комиссия определяет порядок и способы регулирования обнаруженных расхождений. Решение инвентаризационной комиссии фиксируют в протоколе, где приводят подробные сведения о причинах и виновниках недостач и потерь и указывают меры для принятия по отношению к виновным лицам. Протокол заседания инвентаризационной комиссии утверждает руководитель организации, который выносит окончательное решение. Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете.и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации — в годовом бухгалтерском отчете. На основании документов инвентаризационной комиссии, утвержденных руководством организации, выявленные инвентаризацией расхождения против данных бухгалтерского учета (излишки, недостача) регулируются в следующем порядке:

• излишки имущества и денежных средств отражаются по дебету счетов, которые предназначены для их учета, и кредиту счета "Внереализационные доходы и расходы" как внереализационные доходы;

• биологические потери имущества (продукции, товаров) в результате хранения в пределах норм естественной убыли учитывают по направлениям ее использования, т.е. в издержках производства или обращения;

• недостачи материальных ценностей, денежных средств и другого имущества, а также порча сверх норм естественной убыли относится на виновных лиц или за счет других источников возмещения.

Невозмещенные недостачи списываются в дебет счета "Внереализационные доходы и расходы". При этом для списания недостач и порчи сверх норм естественной убыли необходимо иметь решения следственных или судебных органов, подтверждающие отсутствие виновных лиц, или отказ на взыскание ущерба с виновных лиц, или о факте порчи ценностей, полученное от отдела технического контроля или соответствующих специализированных организаций. Возмещение причиненного ущерба производится виновными лицами не по тем ценам, по которым они учитываются в текущем учете, а по действующим продажным ценам. Поэтому сумма, под­лежащая взысканию с виновных лиц, всегда будет больше той, по которой числится в учете имущество. Следует отметить, что взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы может быть допущен только в виде исключения за один и тот же проверяемый период, у одного и того же проверяемого лица, по товарно-материальным ценностям одного и того же наименованияв равных количествах. Выявленные недостачи и потери от порчи ценностей учитываются на счете "Недостачи и потери от порчи ценностей".

Поделиться:

Воспользуйтесь поиском по сайту: