Инвентаризация, ее значение и виды

Бухгалтерский учет должен обеспечить достоверную информацию о состоянии и движении активов организации и источников их образования.

Данные бухгалтерского учета о поступлении, выдаче, остатках товарно-материальных ценностей, денежных средств, о состоянии расчетов с разными предприятиями и организациями должны соответствовать действительным их величинам.

Все записи в бухгалтерском учете производятся на основании документов. Однако при ведении учетных записей могут возникнуть расхождения между показателями текущего учета и фактическим состоянием товарно-материальных ценностей и расчетов. Остатки средств по данным учета могут не совпадать с их фактическим наличием вследствие изменений, происходящих с товарно-материальными ценностями, которые в текущей работе не поддаются бухгалтерскому учету, и, следовательно не могут быть документально оформлены. К ним относятся так называемые естественные потери (естественная убыль), возникающие под влиянием биологических (в продуктах в первую очередь), физических и химических воздействий внешней среды. Происходит изменение веса или количества средств в результате усушки, утруски, утечки, распыла, порчи грызунами и насекомыми и др. Фактические остатки могут не соответствовать данным учета в результате неправильного отражения в учете данных на основании документов (ошибки, описки и т.д.), наличия ошибок в самих документах, а также из-за неисправности или неточности весоизмерительных приборов, пересортицы, взаимозаменяемых материалов или изделий, несоблюдения норм вложения сырья в изготовляемую продукцию.

Расхождения между данными учета и фактическими остатками могут быть вызваны и прямыми злоупотреблениями материально-ответственных лиц путем обмера, обвеса, хищения, присвоения ценностей.

Разницы по расчетам предприятия с другими предприятиями и организациями могут быть следствием ошибок в записях, возникновения разногласий и споров по поводу отдельных требований и обязательств. Для их разрешения необходимо вновь вернуться к уже ранее сделанным записям, проверить их и при необходимости внести соответствующие поправки и уточнения. Таковы основные причины, являющиеся поводом для периодических сверок данных учета с фактическими данных о наличии товарно-материальных ценностей, денежных средств и расчетов на предприятии, для обеспечения соответствия учетных данных действительному состоянию средств.

Такая сверка фактических остатков с учетными данными производится при помощи инвентаризации. Инвентаризация – это способ определения фактического наличия имущества и финансовых обязательств организации и сопоставления полученных данных о них с данными бухгалтерского учёта в целях установления достоверности учётных показателей и их уточнения в случае выявления расхождений.

Инвентаризация имеет очень важное контрольное значение и выступает в качестве необходимого дополнения к документации хозяйственных операций. В ходе инвентаризации проверяется наличие материальных ценностей и денежных средств, находящихся на хранении у материально-ответственных лиц. Таким образом, инвентаризация дает возможность проверить их работу и тем самым повысить ответственность за вверенные ценности и правильное документальное оформление их движения. Например, выясняется, нет ли остатков продукции, не оформленных документами, или в большем количестве, чем отражено в документах. В ходе инвентаризации не только подсчитываются наличные запасы, но и проверяются условия их хранения и расположения. При этом обращается особое внимание на состояние складских и торговых помещений (в торговле) и устанавливается, соблюдаются ли условия, обеспечивающие сохранность товарно-материальных ценностей, а также санитарные нормы и правила. Члены инвентаризационной комиссии получают возможность сделать выводы об общем состоянии складского хозяйства, отметить имеющиеся недостатки и принять меры к их устранению.

Инвентаризация является действенным средством контроля за рациональным использованием производственных и складских площадей, различного оборудования. При этом проверяется состояние хранения и использования инвентаря и другого имущества, устанавливается степень изношенности имущества и причины (естественный износ или небрежное отношение со стороны отдельных работников). Выявление случаев бесхозяйственного отношения к имуществу способствует более бережному его использованию.

Инвентаризация служит средством не только вскрытия и выявления недостач и злоупотреблений, но и предупреждения их в дальнейшем. Это достигается путем воспитания у работников чувства ответственности и бдительности за сохранность имущества.

Инвентаризация расчетов способствует укреплению расчетно-финансовой дисциплины, выявлению потерь от несвоевременного взыскания дебиторской задолженности в результате пропуска возможных сроков ее взыскания.

Основными задачами инвентаризации являются:

- контроль за сохранностью имущества путем сопоставления фактического его наличия с учетными данными;

- выявление неходовых, залежавшихся и излишних товарно-материальных ценностей, товаров, потерявших свое первоначальное качество;

- проверка соблюдения правил хранения ценностей;

- проверка реальности сумм, учтенных по статьям баланса.

В зависимости от назначения и характера различают плановые и внеплановые инвентаризации. Плановые инвентаризации (их называют также периодическими) проводят согласно плану (графику) в заранее намеченные сроки. Внеплановые инвентаризации проводят по распоряжению руководителя предприятия или вышестоящей организации, следственных и других контролирующих органов в случаях особой необходимости.

По полноте охвата различают полные, частичные, выборочные и сплошные инвентаризации. Полную инвентаризацию проводят в предусмотренные инструкцией сроки, при этом инвентаризуют не только товарно-материальные ценности и денежные средства предприятия, но и проверяют правильность расчетов с другими организациями, предприятиями и лицами, выверяют сальдо по другим статьям баланса, например, в связи с составлением годового отчета. При частичной инвентаризации проверке подлежит лишь часть ценностей. Выборочные инвентаризации являются разновидностью частичных. Их проводят на складах, производственных цехах и других структурных подразделениях предприятий где ведется натуральный учет по отдельным наименованиям материалов (продуктов). Такие инвентаризации проводят также при документальных ревизиях, если нет необходимости в полной инвентаризации всех материальных ценностей. Сплошные инвентаризации проводят одновременно на всех предприятиях или ряде предприятий, расположенных в одном районе (микрорайоне), городе. К сплошной инвентаризации относятся также проверки ценностей во всех структурных подразделениях предприятия.