 |
На тему: «организация документооборота на предприятии
|
|
|
|
КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА
По дисциплине «Документационное обеспечение управления»
на тему: «ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА НА ПРЕДПРИЯТИИ
(НА ПРИМЕРЕ ОАО «МАГНЕЗИТ» …)»
Работу выполнил:
Студент гр. 15УВ-101,
Закирова Ф.А.,
Работу проверила:
Прохорова Л.В.,
канд. техн. наук. доцент.
Челябинск 2012.
ОАО «Комбинат «Магнезит» - крупнейший производитель высоко стойких огнеупоров на основе природного магнезитового сырья, предприятие с полным технологическим циклом – от вскрытия и добычи, магнезитовых руд (открытым и подземным способом), их дробления и обогащения до получения и обжига периклазовых порошков и изготовления огнеупорных изделий. История предприятия насчитывает уже более 100 лет. В сентябре 1901г. на базе уникального Саткинского месторождения магнезита построенный российскими предпринимателями М.И. Маркусоном, А.Ф. Шуппе и М.Д. Немировским завод выдал первую огнеупорную продукцию, которая быстро получила призвание у металлургов. Добыча сырья на этих месторождениях ведется с 1900г. по настоящее время. Уже в 1905 году на первой Всемирной выставке в Бельгии магнезитовые огнеупоры завода «Магнезит» получили мировую известность и были удостоены «Золотой медали». Частная собственность. Фирма «Магнезит» предлагает прямые поставки нового современного экологически чистого и безопасного строительного материала для отделки помещений – магнезитовые плиты (стекломагниевый лист, СМЛ), которые отличаются высокой прочностью, стабильностью и высококачественным исполнением, имеют широкий спектр применения в строительстве жилых, офисных, промышленных зданий и помещений.
Основные направления деятельности:
|
|
|
· стремление к глубокому пониманию потребностей своих клиентов при условии сохранения лидерства по «традиционным» продуктам на рынке СНГ и усилении позиции на рынке «высокотехнологичных» продуктов;
· применение комплексного инжинирингового подхода в решении проблем клиентов, включая полный комплекс услуг – от проектирования и поставки отдельных видов продукции до футеровочных работ и последующего обслуживания и ремонта футеровок;
· создание гибкого производственного комплекса, способного удовлетворить потребности клиентов и обеспечить их любыми видами огнеупорной продукции;
· обеспечение стабильно высокого качества продукции и услуг;
· развитие широкой региональной дистрибьюторской сети;
· создание стратегических альянсов с ведущими зарубежными и российскими производителями огнеупоров, горизонтальная и вертикальная интеграция, в том числе в мировой рынок;
· воспитание и привлечение лучших специалистов в области управления, производства, инжиниринга и взаимодействия с клиентами;
· создание корпоративной культуры, способствующей самоуважению сотрудников компании, их личностному и профессиональному развитию.
1.2.
Схема движения входящих документов
| I | Руководитель (директор) |
| II | Исполнитель (структурное подразделение) |
| а | Экспедиционная обработка |
| b | Предварительное рассмотрение, сортировка |
| с | Регистрация |
| d | Распределение (разметка) |
| е | Перераспределение (переметка) |
| Корреспонденция | |
| Документы, регистрируемые службой ДОУ | |
| Документы, нерегистрируемые службой ДОУ |
Регистрации подлежат документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. В инструкции по делопроизводству ОАО комбината «Магнезит» в приложении представлен перечень документов, не подлежащих регистрации службой документационного обеспечения. Перечень утверждается руководителем ОАО комбината «Магнезит», если он включает нерегистрируемую документацию всего ОАО комбината «Магнезит», или руководителем того структурного подразделения, на документы которого перечень распространяется.
|
|
|
Контроль за исполнением документов и содержащихся в них поручений осуществляют руководители учреждения, руководители структурных подразделений и уполномоченные ими лица. Непосредственный контроль за исполнением документов возлагается на службу документационного обеспечения управления ОАО комбината «Магнезит». В структурных подразделениях ОАО комбината «Магнезит» контроль за исполнением документов осуществляет секретарь или лицо, ответственное за делопроизводство. Технология контроля состоит из постановки документа на контроль, проверки своевременного доведения документа до исполнителя, предварительной проверки и регулирования хода исполнения, учета и обобщения результатов контроля исполнения документов, информирования руководителя ОАО комбината «Магнезит». Срок исполнения документа - срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией. Существует два вида срока исполнения документа: типовой и индивидуальный. Типовой срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом. Индивидуальный срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией. Контроль за исполнением документа начинается с момента постановки его на контроль. На документе поставленном, на контроль в соответствии с
ГОСТ Р 6.30-97 делается отметка знаком "К" или штампом "КОНТРОЛЬ".
Документ считается исполненным и снимается с контроля руководителем после проведения исполнителем конкретной работы (подготовки ответа, составление проекта контракта, проведение делового совещания). Результаты исполнения в краткой форме записываются на самом документе (согласно ГОСТ Р 6.3-97, реквизит 27 "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело"). Также ставится отметка и в контрольно-ревизионной карточке.
Входящие документы:
|
|
|
Документы, поступившие, в ОАО комбината «Магнезит» начинают свой путь к исполнению с экспедиции (структурного подразделения общего отдела). Там они подвергаются экспедиционной обработке, которая заключается в проверке правильности доставки корреспонденции, вскрытии конвертов, проверке целостности вложений и предварительной сортировке документов на регистрируемые и нерегистрируемые. Нерегистрируемые документы и документы с пометкой "лично" передаются по назначению. В ОАО комбината «Магнезит» обязательно составляется перечень нерегистрируемых документов, который ежегодно пересматривается. Внутренние документы готовятся, оформляются в пределах ОАО комбината «Магнезит». Проект исходящего документа составляет исполнитель, правильность его оформления проверяет секретарь. Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре. Проект исходящего документа может быть согласован как со специалистами других организаций (учреждений), так и внутри организации. В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003, если документ проходит согласование с другой организацией, не автором документа, то согласование оформляется реквизитом "грифом согласования документа". Документ, проходящий согласование внутри организации (учреждения) оформляется реквизитом "визы согласования документа".
Подготовленный проект исходящего документа представляется на подпись руководителю вместе с материалами, на основании которых он готовился. К проекту документа исполнитель прилагает список организаций, которым должен быть разослан подписанный документ. Целесообразно на ОАО комбинате «Магнезит» установить порядок, при котором право подписания документов имеют не только руководитель комбината «Магнезит», но и другие руководящие работники, в пределах их компетенции.
1.3. Индексация документов в делопроизводстве - это проставление их порядковых (регистрационных) номеров и необходимых условных обозначений при регистрации, указывающих место их исполнения (составления) и хранения. Регистрационный индекс документа; регистрационный номер документа - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документы при его регистрации. Индекс входящего, исходящего и внутреннего документа, как правило, состоит из индекса дела по номенклатуре и регистрационного номера документа, например: регистрационный номер 06-10/96 входящего документа включает:
|
|
|
- 06 - индекс структурного подразделения;
- 10 - номер соответствующего дела по номенклатуре;
- 96 - индивидуальный порядковый номер входящего документа, присвоенный ему при регистрации.
Индексами распорядительных документов и протоколов являются их регистрационные номера, которые присваиваются самостоятельно в пределах каждого вида документов. Индексы заявлений и жалоб граждан могут быть дополнены первой буквой фамилии автора документа.
Список использованной литературы
1.Андреева В.И. Работа с документами в делопроизводстве. Документооборот фирмы (на основе ГОСТов РФ). М., 2007.
2. Еремченко В.А. О проблеме электронных документов // Секретарское дело 2001. №3.
3. Короткий С. Современные технологии корпоративного документооборота // Компьютерный еженедельник "Компьютерра" 2000. № 3.
4. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). М., 2002.
5. Сотов П.В., Тихомиров А.Н. Делопроизводство: образцы документов: Инструкции, ГОСТы. М., 2000.
|
|
|
