 |
Система функциональных стилей
|
|
|
|
ЛЕКЦИЯ № 1
ДЕЛОВОЙ РУССКИЙ ЯЗЫК. ПИСЬМЕННАЯ ДЕЛОВАЯ КОММУНИКАЦИЯ.
Вопросы:
Официально-деловой стиль в системе функциональных стилей современного русского литературного языка.
Понятие делового письма и правила его оформления.
1.1.Официально-деловой стиль в системе функциональных стилей современного русского литературного языка.
СИСТЕМА ФУНКЦИОНАЛЬНЫХ СТИЛЕЙ
| Стиль | Сфера ГДЕ? | Ситуация | Адресант КТО? | Адресат КОМУ? | Цель ДЛЯ ЧЕГО? | Жанры ЧТО и КАК? |
| Официально-деловой стиль | Служебная | Офици-альная | Деловой человек, работник офиса, учреждения. | Массовый и единичный | Регламенти-ровать служебные отношения | Заявление, объявление, жалоба, приказ, благодарность, отчет, объясни-тельная записка. |
| Научный стиль | Наука | Офици-альная | Ученый, исследова-тель | Массовый | Трансляция научных знаний | Статья, реферат, аннотация, курсовая работа, дипломная работа. |
| Публицисти-ческий стиль | Политика | Офици-альная | Политик, журналист, обществен-ный деятель | Массовый | Передача информации, воздействие на мысли и чувства адресата | Очерк, газетная и журнальная статья, аналитический обзор, фельетон. |
| Разговорный стиль | Быт | Неофи-циальная | Человек – член семьи, друг, знакомый | Единичный | Общение | Беседа, ссора, бытовой телефонный разговор |
| Художест-венный стиль | Культура -искусство, литература | Офици- альная | Писатель, поэт | Массовый | Воздействие на мысли и чувства читателя | Повесть, поэма, рассказ, роман, стихотворение. |
Литературный язык стилистически расчленён. Стиль – это разновидность языка, характеризующаяся особенностями в отборе, сочетании и организации языковых средств в связи с задачами общения.
|
|
|
Стиль определяет выбор слова в зависимости от цели, сферы применения и речевого жанра. Есть экспрессивные стили, отбор средств в которых определяется их экспрессивно-стилистической окраской (высокий, нейтральный, сниженный) и функциональные стили: научный (книжный), публицистический, официально-деловой, литературно-художественный и разговорно-бытовой.
Русский литературный язык – язык нормированный. Он подчиняется определённым законам. Различают следующие нормы: орфоэпические, лексические, синтаксические и т.д. Нас в первую очередь интересуют нормы стилистические, которые позволяют дифференцировать функциональные стили речи.
Функциональные стили - это исторически сложившаяся система речевых средств, которые используются в определённой сфере общения.
Функциональных стилей обычно выделяют пять: разговорный, литературно-художественный, деловой, научный и публицистический. Эти стили выделяются в зависимости от языковых функций - общения, передачи информации, воздействия и т.п.
Разговорный стиль служит для обмена мыслями в повседневном общении, для передачи информации по бытовым вопросам. Характеризуется непринуждённостью, отсутствием формальностей, эмоциональностью, образностью и простотой. Сфера употребления: дружеская беседа, записка, частное письмо. Лексический состав: нейтральная лексика, разговорная, просторечная.
Научный стиль - это язык научных трудов, рефератов, сообщений. Используется в официальной обстановке и характеризуется строгой логичностью, объективностью, точностью и обобщённостью. Лексика: слова-термины, профессионализмы и проч.
Публицистический стиль - стиль произведения и выступления на общественно-политические темы. Главная функция этого стиля – воздействие через средства массовой коммуникации. Сфера использования – официальная обстановка (статьи газет и журналов, телевидение, радио, митинги, собрания). Характеризуется использованием специальной общественно-политической лексики, логичностью и вместе с тем эмоциональностью.
|
|
|
Литературно-художественный стиль – это стиль образно-поэтический, сфера его применения - художественные произведения русской литературы. Главная функция - изображение и воздействие. Используется во всех литературных жанрах: комедия, трагедия, повесть, рассказ, роман и прочее. В литературном произведении для речевой характеристики литературного героя употребляется лексика и других стилей: разговорная лексика, жаргонизмы, профессионализмы, диалектизмы и др.
Официально-деловой стиль - это один из книжных стилей, обслуживающий сферу делового общения. Это язык документов, законов и деловых бумаг. Официально-деловой стиль ещё называют административным. Главная функция - сообщение, передача информации. Используется в официальной среде: законодательстве, делопроизводстве, административно-управленческой деятельности. Своеобразие лексического состава: официально-деловая лексика, устойчивые обороты речи и синтаксические конструкции, канцеляризмы. Главное требование - точность, не допускающая двоякого истолкования.
На протяжении всей сознательной жизни человеку приходится вступать в деловые отношения, то есть в такие отношения, которые возникают в процессе делового (официального) общения. В жизни любого человека документы играют огромную роль. Практически в любой сфере нашей деятельности требуются какие-либо документы.
Итак, предмет нашего внимания - официально-деловой стиль. Основные черты этого стиля: точность, неличный характер, стереотипность построения текста, предписывающий характер.
Сфера применения: законы, подзаконные акты, приказы, постановления, справки, инструкции, объявления, деловые письма, рапорты, докладные и прочее.
Официально-деловой стиль - это набор языковых средств, предназначенных для обслуживания сферы письменных деловых отношений между организациями и частными лицами, а также устных форм делового общения: телефонный разговор, деловая встреча. Наша цель - научиться правильно писать деловые бумаги: письма, заявления, заключение договора и другие документы.
|
|
|
Хотя специфика официально-делового стиля проявляется как в письменной, так и в устной речи, термином «официально-деловой стиль» принято обозначать особенности языка служебных, в первую очередь, организационно-распорядительных документов (акт, отчёт, служебное письмо, постановление, приказ и т.д.) и дипломатических документов.
Диапазон письменных жанров официально-делового стиля широк: от государственных законов, международных договоров до различных видов канцелярских документов и индивидуальных деловых бумаг.
В зависимости от области применения деловой речи и стилистического своеобразия соответствующих текстов обычно выделяют внутри официально-делового стиля три подстиля:
1) дипломатический (виды документов: международные договоры, соглашения, конвенции, меморандумы, ноты, коммюнике и т.д.; устные формы практически не применяются);
2) законодательный (виды документов, как законы, указы, гражданские, уголовные и другие акты государственного значения; основная устная форма - судебная речь);
3) управленческий (виды документов: уставы, договоры, приказы, распоряжения, заявления, характеристики, доверенности, расписки и т.д.; устные формы - доклад, выступление, служебный телефонный разговор, устное распоряжение).
Большинство жанров официально-делового стиля отличаются «внеиндивидуальностью» в том смысле, что содержат сведения, касающиеся лишь социально-типизированных, официальных сторон жизни. Нарушением стиля будут, например, оценочные суждения в автобиографии: «Мать была на редкость начитанна и музыкально одарена; отец отличался большими педагогическими задатками», – или конкретизация сведений личного характера в заявлении: «Прошу освободить от занимаемой должности в связи с моим замужеством и переездом в Москву». Официально-деловой стиль диктует, чтобы в автобиографии пишущий упоминал родных и близких только в связи с указанием на своё социальное происхождение, семейное положение: «Мать – служащая, отец – рабочий», «…женат, имею несовершеннолетнего сына»; чтобы в заявлении или в объяснительной записке сведения личного характера передавались в обобщённой формулировке: «Прошу освободить от занимаемой должности по семейным обстоятельствам», «…в связи с переездом», «…представление отчёта было задержано по причине моей болезни».
|
|
|
Другие общие особенности официально-делового стиля в сравнении с другими стилями речи – резкое сужение диапазона используемых речевых средств и высокая степень повторяемости отдельных языковых форм.
1.2. Понятие делового письма и правила его оформления.
Под деловой коммуникацией, деловым общением понимается процесс обмена информацией, осуществляемый в связи с решением административных, финансово-экономических, правовых вопросов, с использованием устной и письменной формы речи, то есть процесс взаимодействия деловых партнёров, направленный на организацию и оптимизацию того или иного рода предметной деятельности. Это предметно-целевая деятельность: предметом общения является дело, и деловой партнёр выступает как личность, значимая для другого. Основные задачи деловой коммуникации – продуктивное сотрудничество, улучшение партнёрских отношений.
Письменная деловая коммуникация, традиционно называемая деловой перепиской, состоит из деловых текстов – самостоятельных единиц делового общения, обладающих следующими свойствами: коммуникативной мотивированностью, социальной тематичностью, ситуативной стереотипностью. Совокупность конструктивных параметров делового текста называют мо делью письменной деловой коммуникации. Компонентами модели являются:
-общественно коммуникативная целеустановка (достижение договорённости в виде документа);
- предмет коммуникации (письмо, контракт, договор и т.п.);
- социальные взаимоотношения участников коммуникации;
- признаки ситуации делового общения (официальность, объективность, логичность, стереотипность и др.);
- канал общения (преимущественно письменный).
Термин деловое письмо используется в двух значениях: как аналог деловой переписки (включающей в себя все разновидности документов: справки, приказы, доверенности и т.д.) и как вид информационно-справочных документов, посредством которых передаются сведения, относящиеся к служебной и общественной деятельности.
Деловое письмо – обобщённое название широко применяемого вида официальных документов, служащих средством обобщения различных организаций по поводу осуществляемый ими своей деятельности. К категории деловых писем относится также переписка между частными лицами и организациями, если содержание её касается взаимных интересов.
|
|
|
Основным признакам, по которому деловые письма из всех видов управленческой документации выделяются в особую группу документов, является пересылка их по почте, хотя в настоящее время они могут пересылаться также с помощью электронной почты.
Деловое письмо выполняет ряд важных функций. Прежде всего это – информационная функция. В письме фиксируются факты, сведения, мнения и другие явление практической и мыслительной деятельности людей. Письмо обладает организационной функцией. С помощью письма обеспечивается воздействие на людей в целях организации и координации их деятельности. Внешние связи организаций обеспечивает коммуникативная функция письма. Письмо несёт юридическую функцию, поскольку его содержание используется в качестве свидетельства, доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами отношений.
Наконец, письмо выполняет воспитательную функцию, поскольку требует повышенного уровня образовательной подготовки, дисциплинирует исполнителей, а хорошо оформленное письмо воспитывает эстетический вкус управленческого персонала, поддерживает престиж организации – автора документа.
Информация, которую содержит в себе письмо, может быть выражена на любом языке, зафиксирована любым способом и на любом носителе с целью последующего её обращение в сфере делопроизводства. Обращение содержит себе последовательную смену информационных процессов – передачу, приём, обработку, хранение, поиск, копирование.
Деловому письму свойственны:
1) точность, детальность изложения;
2) неличный характер;
3) логичность и аргументированность.
Точность. Это качество проявляется в использовании специальной терминологии, однозначности нетерминологической лексики, ограниченные возможности синонимической замены, оправданная тавтология.
Неличный характер. Выражается в том, что в деловой речи глаголы 1 и 2 лица и местоимения употребляются в неопределённо-личном значении. Также неличный характер деловой речи проявляется в частом употреблении собирательных существительных: граждане, крестьяне, студенчество и проч.
Логичность и аргументированность изложения проявляется в синтаксисе: обилие сложных предложений с придаточными, которые передают логические отношения. Это придаточные предложения причины с союзами: «так как», «потому что», придаточные условия и следствия с союзами «если», «по причине». Уточнения текста передаются причастными и деепричастными конструкциями.
Структура текста делового письма – это последовательность расположения его составных частей. Текст любого письма состоит из следующих частей: 1) вступления, 2) основной части, 3) заключения.
Деловое письмо имеет строгую структурную схему:
Вступление.
Делается для того, чтобы адресат сразу имел возможность получить четкое представление, о чем письмо. Включает в себя:
a) Заголовок – кратко о теме письма.
b) Обращение. Используется стандартное обращение (должность, фамилия, имя, отчество). Если не предполагается конкретное лицо, обращение можно опустить. Отсутствие пофамильного и поименного обращения допустимо только при наличии коллективного адресата и в трафаретных письмах, а также при адресовании письма юридическому лицу.
Уважаемый господин Иванов!
Уважаемые господа!
c) Вводная часть или преамбула. Излагается повод для письма. В этой части поясняют причины и цели написания письма. Часто в этой части ссылаются на даты, документы и факты, напоминающие адресату необходимую информацию. Информация, изложенная в преамбуле, должна подвести читателя к адекватному восприятию основной части письма. По объему эта часть варьируется: может быть краткой (одно предложение) и развернутой (несколько предложений и даже абзацев).
– В связи с...
– Согласно контракту от 21.10.16. №15/10...
– Нами рассмотрены Ваши предложения...
Основная часть.
Формулируется главная цель письма: сообщение, предложение, ответ, запрос, просьба, гарантия, благодарность, рекламация. В ней излагается описание события, сложившейся ситуации, их анализ и приводимые доказательства. Именно в этой части необходимо убедить, доказать.
Суть дела излагается от первого лица единственного числа или множественного числа, а также от третьего лица. Необходимо соблюдать чёткое деление на абзацы.
– Рады сообщить Вам...
– Информируем Вас о том, что...
– Извещаю, что...
– Просим выслать...
– Высылаем Вам...
– Напоминаем Вам...
– Подтверждаю, что...
3. Заключение. В заключении вы кратко подводите итоги всего написанного.Чаще всего представляет собой формулу вежливости – вежливая подпись. Заключительные фразы зависят от темы письма и степени знакомства с адресатом.
– Надеемся получить ответ в ближайшее время...
– Просим ответить в двухнедельный срок...
– Выражаем надежду (надеемся) на дальнейшее сотрудничество...
– Заранее благодарны...
– Искренне Ваш...
– С уважением...
Под этими фразами указывается Ваша должность и подпись – фамилия, имя, отчество. Если Вы довольно хорошо знакомы с адресатом, можете просто без указания должности написать:
– С наилучшими пожеланиями.
– Всего наилучшего.
Если Вы решили сообщить адресату о важном событии, которое произошло уже после написания письма, или передать ему информацию, которая имеет косвенное отношение к теме письма, то можете воспользоваться необязательным вспомогательным элементом Постскриптум (P.S.).
Если письмо имеет приложение к основному тексту, дополняющее, разъясняющее или детализирующее отдельные вопросы, затронутые в документе, то оно оформляется на отдельных листах – каждое приложение на своем листе. Можно воспользоваться необязательным вспомогательным элементом Приложение.
Таким образом, язык делового письма должен соответствовать традициям официально-делового стиля литературного языка, основными признаками которого являются точность и стандартизированность используемых языковых средств. Необходимо избегать неточностей, двусмысленности, излишнего употребления профессиональных слов. Текст письма должен быть корректен и прост для понимания.
Источником структурных ошибок является неверное построение делового письма, несоразмерное расположение его частей. Важно, чтобы каждый аспект содержания занимал определенное место в логической структуре делового письма и не совпадал с другим аспектом. Несоблюдение этого условия приводит к длинным введениям и сложным системам мотивировок. В связи с тем, что в бланке письма отведено специальное место для указания связи между предыдущим и последующим письмом, не следует текст письма начинать с повторения того, что уже трачено в индексах, дате отправления и теме письма. Нет необходимости указывать наименование предприятия рядом с должностью лица, подписавшего письмо, поскольку это уже указано на бланке или в прямоугольном штампе, поставленном в верхнем левом углу письма.
Каждую новую мысль или идею начинайте с красной строки и выражайте эту мысль как можно проще и лаконичнее. Помните, что длинные фразы звучат официальнее, чем короткие. Следуйте правилу: короткие слова, короткие фразы (10 - 12 слов) - короткие абзацы (от двух до четырех предложений). Наибольшего зрительного эффекта вы добьетесь, если сохраните такие его пропорции: в ширину абзац должен быть больше, чем в длину. Не рекомендуется:
- разрывать абзац так, чтобы одна строка оставалась на первой странице, а все остальные - на второй;
- переносить от абзаца одну строку на следующую страницу - там должно быть не менее двух строк;
- заканчивать страницу словом, разделенным переносом, или словом с дефисом.
Письмо не должно быть длинным, оно, как правило, занимает одну страницу. Все подробности о товаре, его техническое описание и т.д. следует изложить в специальном буклете, прикладываемом к письму. Максимальный размер письма - две страницы. Психологи считают, что больший объем не воспринимается адресатом.
Не залезайте на поля. Имейте в виду, что широкие поля делают письмо более легким для чтения и более привлекательным. Широкие поля создают впечатление «свободного пространства» на странице, что также привлекает внимание к тексту, придает ему значимость. В идеале поле документа не должно быть строгим (другими словами, правые концы всех строчек не должны находиться на одной прямой); это придает документу более дружеский и доступный вид. Однако, если документ должен выглядеть как строгий и официальный, если вы опасаетесь, что страница будет казаться неряшливой, в этом случае строгое правое поле создаст эффект «приведения в порядок» страницы.
В вашем письме не должно быть ошибок, опечаток, неправильно или нескладно построенных фраз. Грамматические ошибки, отсутствие знаков препинания или неправильное их использование могут свести на нет все ваши усилия.
Благодаря появлению современных средств связи деловая переписка занимает до 80% от общего объема документации и является основным средством управленческой коммуникации.
Помимо электронной переписки деловое письмо может быть оформлено на бланках письма предприятия, структурного подразделения предприятия, должностного лица предприятия, либо на чистых листах писчей бумаги. Бланк официального письма представляет собой лист бумаги с воспроизведенными типографским способом постоянными элементами. Внешний вид фирменного бланка – это своеобразная визитная карточка вашей компании, поэтому к оформлению официального бланка следует относиться с особой тщательностью. Чем официальнее бланк письма – тем официальнее должен быть тон письма.
В случае отсутствия официального бланка деловые письма пишутся на аккуратно обрезанной, только белой бумаге (для частных писем при желании можно брать бумагу другого цвета). Конверт должен быть того же цвета и плотности, что и бумага. Никогда не пользуйтесь нестандартными конвертами и бумагой для вашей переписки. Если конверт прозрачный, то письмо вкладывают сначала в сложенный вдвое лист чистой бумаги, а затем - в конверт. Складывается письмо текстом внутрь, не более, чем в два раза. Наиболее важные деловые письма желательно не сгибать, а посылать в большом плотном конверте. При отправке письма с курьером или через третье лицо конверт не запечатывают.
В России оформление официальных бланков регламентирует ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
ГОСТом установлены два стандартных формата бланков документов – А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм). Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и не на нём, должен иметь поля не менее 20 мм - левое; 10 мм - правое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее. Данные требования к оформлению документов закреплены российским законодательством.
Текст самого письма рекомендуется печатать в бланках формата А4 через 1,5 – 2 межстрочных интервала, на бланках формата А5 – через один межстрочный интервал. Реквизиты документа (кроме текста), состоящие из несколько строк, печатаются через один межстрочный интервал.
При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Microsoft Word с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером № 12 (для оформления табличных материалов), 13, 14, 15, Times DL размером № 12, 13, 14 через 1-2 интервала.
На письменный запрос следует отвечать в течение 10 дней после получения.
На послания, полученные по факсу и электронной почте, следует отвечать в течение 48 часов, не считая выходных
Письма применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой и коммерческой деятельности. Деловое письмо – это всегда официальное сообщение, поэтому информация, содержащаяся в деловом письме, носит протокольный характер.
Составитель делового письма без затруднений составит нужный документ, если он будет иметь в своем распоряжении набор готовых, уже проверенных многолетней практикой конструкций (фраз, словосочетаний), по аналогии с которыми можно было бы сформулировать свою мысль.
Итак, существуют определенные каноны написания деловых писем, несоблюдение которых может не только отразиться на престиже фирмы, но и помешать заключению выгодных контрактов. Соблюдение же этих правил будет залогом успеха вашего дела и будет свидетельствовать о вас как о солидном партнере с устойчивым финансовым положением и серьезными намерениями.
Список использованной литературы:
1. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы организационно-распорядительной документации. М., 2003.
2. Трофимова О.В. Основы делового письма: Учебное пособие / Трофимова О.В., Е.В. Купчик. – 3-е изд., стер. – М.: ФЛИНТА: Наука, 2014. -304 с.
3. Фролова П.И. Аксиомы делового письма и делового общения: Учебно-методическое пособие / П.И. Фролова. – Омск, 2012. – 80 с.
4. Рубанов В.Г. риторика: Учебное пособие / В.Г. Рубанов. – Томск, 2008. – 295 с.
|
|
|
