 |
Измерение существующего бизнес – процесс
|
|
|
|
ВВЕДЕНИЕ
Курсовая работапо дисциплине «Реинжиниринг бизнес-процессов» имеет целью: получение навыков самостоятельного анализа и перепроектирования бизнес-процессов в соответствии с принципами реинжинринга, рассмотренными в процессе изучения дисциплины.
АНАЛИЗ СУЩЕСТВУЮЩЕГО БИЗНЕСА
ñ Цель процесса.
Целью процесса является выпуск не дорогой, но качественной мебели по индивидуальным заказам
ñ Содержательное описание процесса.
Если клиент желает заказать мебель в нашей компании он обращается в отдел заказов, после чего договор отправляется в расчетной центр для оценки стоимости и размера предоплаты. После того как будут готовы результаты заказчик подтверждает свой заказ и вносит предоплату.
После получения проекта от отдела заказов изготовитель реализует его в жизни и отправляет на склад.
Склад производит контрольк качества изделия и принимает его, после чего отправляет сообщение о готовности в отдел заказов.
Отдел заказов сообщает о готовности заказа клиенту и заказывает транспорт для доставки. После полной оплаты в расчетный отдел продукт доставляется заказчику.
ñ Переодичность проведения процесса: Выполняемый при определенных условиях (поступление заказа).
ñ Краткая характеристика компании.
«Брест» -молодая, но конкурентоспособная Российская фирма по производству надежной мебели, по индивидуальным заказам.Спрос на продукцию стабильно растет, при этом компания старается не только укреплять партнерские отношения с уже имеющимися клиентами, но и расширять рынок сбыта своей продукции.
ñ Организационная структура компании: Линейно-функциональная.
|
|
|
ñ Метрики: время обслуживания клиента; стоимость товара; качество продукта; уровень обслуживания.
АНАЛИЗ ОКРУЖЕНИЯ
Анализ требования клиентов
ñ Время обслуживания клиента(выполнения заказа) — 2 балла из 5.
ñ Стоимость товара — 4 балла из 5.
ñ Качество продукта — 5 баллов из 5.
ñ Уровень обслуживания — 3 балла из 5.
С точки зрения клиентов, из за того что заказ приходится отправлять в расчетный центр время исполнения заказа значительно увеличивается. Несмотря что качество продукции на высшем уровне, клиенты не довольны уровнем обслуживания из за того что приходится дважды ездить в офис для оформления договора и его подтверждения, а так же для внесения расчета по заказу приходится обращаться в другой отдел, в то время как у конкурентов расчет заказа и прием предоплаты осуществляется в день обращения клиента.
Оценка уровня компании
ñ Время обслуживания клиента(выполнения заказа) — 2 балла из 5.
Наша фирма оформляет все заказы через расчетный центр, в то же время фирмы конкуренты оформляют и расчитывают заказы в одном отделе, что значительно сокращает время производства одной единицы продукции.
ñ Стоимость товара — 4 балла из 5.
Компания производит относительно дешовую продукцию, по сравнению с рыночными ценами, но из за индивидуальности заказа она стоит немного дороже, но клиенты довольны данным уровнем цен.
ñ Качество продукта — 5 баллов из 5.
За счет индивидуального подхода к каждому клиенту, качество продукции фирмы оценено очень хорошо.
ñ Уровень обслуживания — 3 балла из 5.
Клиенты не довольны обслуживанием из за того, что приходится не только дважды ездить для оформления, но и оплачивать заказ в другом месте, в то время как у конкурентов этот процесс более простой, они оформляют заказ полностью в день обращения.
|
|
|
Главная проблема — это отсутствии единой базы данных, из за чего процес выполняется значительно дольше.
СПЕЦИФИКАЦИЯ ЦЕЛЕЙ
|
Рисунок 4.1 — дерево целей реинжиниринга компании.
ПРЕЦЕДЕНТНАЯ МОДЕЛЬ
Рисунок 5.1 — Внешняя модель существующего бизнеса (Use case diagram).
На диаграмме 5.1 показано взаимодействие бизнес-процесса с окружением. Акто-
ром является заказчик, им может быть как один клиент, так и целая организация. В качестве
Прецедента выступает продажа заказного прозукта. Между прецедентами установлены отношения зависимости (Dependency or instantiates). На диаграмме они отображены
пунктирной линией со стрелкой на конце. Эти отношения отражают взаимосвязь прецедентов с окружение, отражающие определѐнные потоки. В данном случае от прецедентов Продажа
заказного продукта идѐт поток, в виде заказной продукт.
Описание потока событий бизнес – процесса:
Рисунок 5.2 ― Диаграмма деятельности прецедента ― изготовление мебели на заказ.
Диаграмма 5.2 отображает пошаговый процесс изготовления мебели на заказ. Дуги озна-
чают переходы от одного действия к другому. Ветвление, в данном случае, говорит о том,
что существует два условия: если заказ подтвержден процесс продолжается, а если нет — прекращается и соответственно качество если соответствует нормам, процес продолжается, а если нет то заказ отправляется на стадию изготовления заказа для устранения неполадок.
ОБЪЕКТНАЯ МОДЕЛЬ
Диаграмма вариантов использования показывает функции системы, ее окружение и
процессы, которые она предлагает внешнему миру. Диаграммы деятельности показывают
в деталях ход выполнения процессов. Однако для полного понимания системы такого
описания недостаточно. Необходима модель, показывающая как, за счет чего реализуются
процессы, т.е. какие объекты участвуют в выполнении процесса и как они взаимодейст-
вуют между собой и с окружением системы. Диаграмма последовательности позволяет
отразить динамику процесса, т.е. последовательность коммуникаций между участниками
процесса.
Рисунок 6.1 - Диаграмма последовательности прецедента ―изготовление мебели на заказ.
|
|
|
Диаграмма 6.1 отображает пошаговый процесс, выполняемый для осуществления
производства мебели на заказ. Выполнив все шаги, клиент в итоге получит заказанную им мебель.
Для более полной картины выделим объекты исследуемого процесса (диаграмма
классов):
На диаграмме 6.2 отражены классы исполнителей, выполняющих прецедент (Отдед заказов, Расчетный отдел, Изготовитель, Склад), а также классы объектов-сущностей, используе-
мых в ходе выполнения прецедента (Заказ, мебель).
ИЗМЕРЕНИЕ СУЩЕСТВУЮЩЕГО БИЗНЕС – ПРОЦЕСС
После того как были составленны модели бизнесс процессов, выполним анализ. Для измерения времени выполнения процесса ―изготовление мебели по индивидуальному заказу используем метод календарного планирования (диаграммы Ганта).
Таблица 7.1 - Диаграмма Ганта для процесса ―изготовление мебели по индивидуальному заказу.
| Поэтапное изготовление мебели | 1 день — 3 дня | 4 дня — 6 дней | 7 дней — 13 дней | 14 дней — 17 дней |
| Получение заказа | .. | |||
| Расчет заказа | .......... | |||
| Получение сметы | .... | |||
| Подтверждение заказа | .... | ....... | ||
| Внесение предоплаты | ........... | |||
| Отправка изготовителю | ....... | |||
| Изготовление мебели | ….................... | |||
| Отправка на склад | ... | |||
| Получение сообщения о готовности | .... .... | |||
| Сообщение о готовности заказчику | ... ... | |||
| Оплата заказа | ......... | |||
| Заказ на доставку мебели | ... | |||
| Доставка | ..... |
При обращении заказчика, оформление заказа. занимает продолжительное время, вся проблема заключается в том, оформлением заказа занимаются два отдела, находящиеся в разных местах: расчетный отдел и отдел заказов. Отправка заказа для составления сметы занимает одинь день и один день идет ответ. Так же длительное время может занять
подтверждение заказа клиентом и внесение предоплаты.
Положительные стороны, заключаются в том, что в случае не приемлемой цены для покупателя он может снять заказ, однако если он откажется компания потеряет много времени. Которое она могла бы уделить другому клиенту.
|
|
|
Следовательно, по диаграмме 7.1 можно сделать вывод о том, что необходимо ус-
корить процесс оформление заказа. Например, создать возможность составление сметы на месте и возможность внести предоплату сразу при заказе и т.д., что значительно сократит время
или объединить расчетный отдел и отдел заказов.
ОЦЕНКА ШАГОВ, ПРОБЛЕМЫ
Следующий этап моей работыэто оценка шагов процесса, с точки зрения их не-
обходимости. Для этого классифицируем каждое действие процесса, как «Увеличивающее
потребительскую Ценность продукта» (УЦ-действие) или «Не Увеличивающее Ценность
продукта» (НУЦ-действие). НУЦ-действия(их отсутствие не повлияет на качество про-
дукта). Поэтому рассмотриваем возможность устранения таких действий.
Таблица 8.1 — Оценка шагов бизнес — процесса.
| Шаги прецендента изготовление мебели по индивидуальным заказам. | УЦ/ НУЦ действие | Возможность удаления | Стоимость |
| Получение заказа | УЦ | нет | Средняя |
| Расчет заказа | НУЦ | да | Высокая |
| Получение сметы | НУЦ | да | Высокая |
| Подтверждение заказа | НУЦ | да | Средняя |
| Внесение предоплаты | УЦ | нет | Средняя |
| Отправка изготовителю | УЦ | нет | Средняя |
| Изготовление мебели | УЦ | нет | Средняя |
| Отправка на склад | УЦ | нет | Средняя |
| Получение сообщения о готовности | НУЦ | да | Низкая |
| Сообщение о готовности заказчику | УЦ | нет | Низкая |
| Оплата заказа | УЦ | нет | Средняя |
| Заказ на доставку мебели | НУЦ | да | Низкая |
| Доставка | УЦ | нет | Средняя |
ВЫРАБОТКА НОВАТОРСКИХ ИДЕЙ, РАЗРАБОТКА ВАРИАНТОВ
Эвристические правила представляют собой рекомендации, какими должны быть
новые, перепроектированные бизнес-процессы, на каких принципах они должны быть ос-
нованы, чтобы обеспечить резкое скачкообразное улучшение показателей. Перечислим
эвристические правила реконструкции бизнеса:
1. Несколько работ объединяются в одну (горизонтальное сжатие процесса).
2. Исполнители принимают самостоятельные решения (вертикальное сжатие про-
цесса).
3. Шаги процесса выполняются в естественном порядке.
4. Процессы имеют различные варианты исполнения.
5. Работа выполняется там, где это наиболее целесообразно.
6. Уменьшение проверок и управляющих воздействий.
7. Минимизация согласований.
8. Уполномоченный менеджер обеспечивает единую точку контакта.
9. Преобладает смешанный централизованный / децентрализованный подход.
Применив эти правила к процессу Изготовление мебели на заказ делаем следую-
|
|
|
щие выводы:
1. Можно объединить Расчетного отдела и отдела заказов так, чтобы клиент
обращался уже к менеджеру продаж. Так же клиент мог бы там вносить сразу предоплату и договариваться о сроках и доставке.
2. Второе правило — выполняется.
3. Шаги процесса выполняются в естественном порядке, но без использования
информационных технологий, что существенно снижает скорость оформления заказа.
4. Процессы имеют различные варианты исполнения - Выполняется
5. В результате реинжиниринга будет необходимо сделать, чтобы отдел заказов самостоятельно осуществлял деятельность (а не через расчетный отдел).
6. Следует получать подтверждение заказа сразу при оформление, через взятие предоплаты.
7. Необходимо исключить излишние согласования с отделом рассчета
8. Будет применен смешанный подход, так как планируется создать ИС с базой
данных.
Чтобы преобразовать бизнес – процесс в лучшую сторону нужно обратить
внимание на все вышеперечисленные метрики в совокупности и сделать на них ак-
цент в ходе реинжиниринга.
МОДЕЛЬ НОВОГО БИЗНЕСА
Рисунок 10.1 — Внешняя модель нового бизнеса (Use case diagram)
На рисунке 10.1 отражены планируемые изменения нового бизнеса. Внешняя модель нового бизнес-процесса не была изменена.
Описание потока событий бизнес – процесса:
Рисунок 10.2 — Диаграмма деятельности прецедента ―Изготовление мебели на заказ.
На рисунке 10.1 Представлена диаграмма отображают деятельность прецедентов по
изготовлению мебели по индивидуальному заказу.
Объектная модель нового бизнеса:
Рисунок 10.2 — Диаграмма последовательности прецедента ―Изготовление мебели по индивидуальным заказам.
Диаграмма 10.2 отображает пошаговый процесс, выполняемый для осуществления
изготовления мебели по индивидуальным заказам. Если сравнивать с диаграммой 6.1, то заметим изменения. Шагов стало меньше. Деятельность отдела продаж и расчетного отдела обеденилась, эти функции стал исполнять менеджер продаж.
В связи с изменениями процесса изменилось и описание объектов:
|
|
|
